文/中國(guó)人民解放軍海軍軍醫(yī)大學(xué) 陳穎

檔案是社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的原始記錄，不僅準(zhǔn)確地還原了個(gè)人成長(zhǎng)發(fā)展的歷史軌跡，也為用人單位提供了重要的信息記錄和決策支持。根據(jù)2018年新修訂的《軍隊(duì)文職人員管理?xiàng)l例》，為提高檔案的實(shí)際使用效率，文職人員檔案管理由原來(lái)的委托地方人才中介服務(wù)機(jī)構(gòu)代理，調(diào)整為由軍隊(duì)按照權(quán)限統(tǒng)一管理，更好地保障了調(diào)配任免、求學(xué)深造及住房落戶等各項(xiàng)事業(yè)的順利開展。

我校檔案館曾多次被評(píng)為全軍檔案工作先進(jìn)單位，在現(xiàn)役干部檔案管理方面開展得相對(duì)成熟。在軍隊(duì)編制體制改革的大背景下，軍隊(duì)人員的組成比例發(fā)生了較大的變化，急需填補(bǔ)文職人員檔案管理這一空白領(lǐng)域。因此，我單位在近兩年時(shí)間里，從無(wú)到有地建立了文職人員檔案基礎(chǔ)工作，對(duì)適應(yīng)信息化時(shí)代聚焦備戰(zhàn)打仗的需求具有重要價(jià)值和深遠(yuǎn)意義。

一、2018～2019年我校文職人員檔案工作存在的問(wèn)題與開展情況

（一）檔案收集工作。1.存在問(wèn)題。檔案工作繁重，保存狀況不良好。2018年8月起，原社會(huì)招聘文職人員、2018～2019年新聘文職人員、轉(zhuǎn)改文職人員的人事檔案和工作檔案源源不斷地匯總到了我校檔案室，開展全方位的檔案管理工作迫在眉睫。從文職人員檔案保管情況來(lái)看，因前期管理權(quán)責(zé)在部門之間尚未明確，所有已寄到的人事檔案都堆放在儲(chǔ)物室里，處于零散無(wú)序的保管狀態(tài)。與此同時(shí)，絕大部分文職人員的入職續(xù)聘證明、學(xué)歷學(xué)位證明、獎(jiǎng)懲情況、考核鑒定文件等零散材料都保存在各業(yè)務(wù)口，缺乏專門可供對(duì)接的形成機(jī)制。從檔案整理情況來(lái)看，所有人事檔案都成套、成捆地存放在一起，沒有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的梳理。尤其是部分檔案郵件在被拆封的情況下，內(nèi)部材料沒有得到及時(shí)歸檔。鑒于此，2019年年底之前，我校文職人員的紙質(zhì)檔案存在著嚴(yán)重的流失隱患，在安全性、完整性和可靠性上都面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)。2.解決措施。整合空間資源，暢通收集渠道對(duì)檔案進(jìn)行高質(zhì)量的安全管理是為軍隊(duì)提供精準(zhǔn)服務(wù)的前提。為了創(chuàng)造良好的保管條件，我校裝配了一批新型的檔案柜，合理規(guī)劃了文職人員檔案的保存位置，并設(shè)立了由專人負(fù)責(zé)的管理區(qū)域，極大地提升了空間利用效率。與此同時(shí)，為了暢通紙質(zhì)檔案收集渠道，防止多頭管理和相互推諉現(xiàn)象的發(fā)生，檔案室與機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)口明確了歸檔責(zé)任，全面接管了歷史遺留下來(lái)的文職人員的人事檔案和工作檔案。新到的檔案將由保密室直接轉(zhuǎn)接和政工干事跟進(jìn)收集，經(jīng)檔案室核對(duì)無(wú)誤后，再進(jìn)行登記和轉(zhuǎn)移。在從被動(dòng)征集到主動(dòng)存檔的轉(zhuǎn)變過(guò)程中，文職人員檔案管理強(qiáng)調(diào)權(quán)責(zé)明確、記錄清晰，形成了常態(tài)化的信息流通機(jī)制。注重加強(qiáng)溝通合作，聯(lián)合相關(guān)負(fù)責(zé)人掌握材料的形成規(guī)律，把握好時(shí)間節(jié)點(diǎn)。唯有如此，才能從源頭上把好檔案的收集關(guān)，有效提高檔案的真實(shí)性和可信度，為高質(zhì)量開展梳理工作奠定良好的基礎(chǔ)。值得注意的是，文職人員檔案與人事活動(dòng)變化具有緊密聯(lián)系。比如，同一人可能存在兩份及以上的檔案，一是原籍地人事檔案，二是從原單位轉(zhuǎn)出的工作檔案（如具有獨(dú)立檔案管理權(quán)限的附屬醫(yī)院與學(xué)校之間的人事調(diào)動(dòng)），這對(duì)我們的收集工作提出了更加全面的要求。

（二）檔案歸檔工作。1.存在問(wèn)題：檔案材料不一，缺乏分類依據(jù)。在尚未出臺(tái)明確的檔案分級(jí)制度背景下，文職人員檔案管理工作只能借助現(xiàn)有的信息資源進(jìn)行充分挖掘和摸索。當(dāng)前，文職人員主要有三大身份屬性：一是來(lái)源于改革前原社會(huì)招聘的合同制文職人員，其最長(zhǎng)任職年限不超過(guò)10年，我校保存了他們?nèi)肼毢蟮墓ぷ鳈n案，沒有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的梳理，不但有許多龐雜的紙質(zhì)材料有待鑒定與合并，而且不斷有新的人事檔案和原崗位工作檔案并入。二是來(lái)源于2018年起面向社會(huì)招考的文職人員，該群體的檔案涵蓋了從高中求學(xué)階段起所有的社會(huì)活動(dòng)情況（如個(gè)人身份證明材料、學(xué)歷學(xué)位材料、黨團(tuán)材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)情況、健康檢查等），每年都會(huì)隨著全軍統(tǒng)一招考進(jìn)程不斷得以補(bǔ)充。三是來(lái)源于現(xiàn)役軍人轉(zhuǎn)改文職人員，其檔案材料在入伍時(shí)開始形成，內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單。在軍地迥異的培養(yǎng)模式和人事活動(dòng)中，三類人員檔案呈現(xiàn)出復(fù)雜、多元與互不兼容的特點(diǎn)。如何將他們的檔案納入同一套分類標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)人事檔案與工作檔案的有效整合是推進(jìn)文職人員檔案管理的重要挑戰(zhàn)。2.解決措施：開展空間管理，建立數(shù)字檔案。 （1）完成檔案編號(hào)與排架。根據(jù)最新的文職人員名冊(cè)，我們核查并完成了檔案編號(hào)、排架和入柜工作，做到專區(qū)專人專柜，充分保證檔案實(shí)體的安全保密性。（2）開展立卷合并工作。參照現(xiàn)役軍官檔案管理實(shí)施方法，以時(shí)間軸為順序，將文職人員人事檔案和工作檔案進(jìn)行了有效合并，重點(diǎn)保證檔案實(shí)體的有序性和邏輯完整，使每一份檔案成為文職人員成長(zhǎng)發(fā)展的“活歷史”。其中，少數(shù)曾在政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位任職的文職人員檔案已被“十分法”分類裝訂，暫時(shí)不進(jìn)行拆卸，在個(gè)人檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中注明了他們?cè)瓉?lái)的身份屬性，等分類標(biāo)準(zhǔn)體系明確之后再進(jìn)行第二輪梳理。

（三）檔案鑒定和分析工作。面對(duì)文職人員檔案樣本代表性不足、歸檔材料內(nèi)容龐雜繁瑣的情況，以《軍隊(duì)干部檔案工作實(shí)用手冊(cè)》為依據(jù)，結(jié)合十年社會(huì)招聘文職人員檔案中反復(fù)出現(xiàn)的高頻材料，歸納出文職人員檔案必需歸檔的內(nèi)容，并以此為依據(jù)開展了檔案鑒定工作。

根據(jù)表格所示，文職人員檔案分成正本第一部分和第二部分，每一部分材料都與現(xiàn)役軍人檔案材料相對(duì)應(yīng)。這不但體現(xiàn)出文職人員檔案分類的科學(xué)性，也充分考慮了轉(zhuǎn)改文職人員檔案管理的延續(xù)性。值得注意的是，在歷年政策調(diào)整過(guò)程中，同一份檔案材料可能存在不同的制表名稱。這就要求我們盡可能熟悉文職人員招錄聘用的時(shí)代背景，將不同年份的文職人員檔案視為有機(jī)聯(lián)系的整體，充分把握材料的精神內(nèi)涵，減少漏用和錯(cuò)用，以此來(lái)適應(yīng)編制體制改革調(diào)整的需要。

目前，我已經(jīng)完成了入職材料（序號(hào)1、2）的核查工作，統(tǒng)計(jì)了歷年聘用合同的延續(xù)性情況，確保所有工作經(jīng)歷完整有效；完成了個(gè)人獎(jiǎng)懲材料（序號(hào)5）真實(shí)性的鑒定，對(duì)獲得立功、嘉獎(jiǎng)表彰的文職人員進(jìn)行特別標(biāo)注，推動(dòng)任職調(diào)級(jí)工作的開展；開始收錄并建立文職人員歷年高頻表格的數(shù)據(jù)庫(kù)，為解決軍隊(duì)文職人員身份轉(zhuǎn)換、變更職務(wù)待遇等問(wèn)題提供依據(jù)。

此外，對(duì)于已離職的文職人員，我也會(huì)秉持有始有終的原則，將所有材料清單進(jìn)行一一核對(duì)后予以調(diào)出；對(duì)于不在以上征集范圍內(nèi)的個(gè)人材料，開辟了暫存專區(qū)，與相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行確認(rèn)后予以統(tǒng)一退還或銷毀。

（四）檔案數(shù)字化進(jìn)程?！皺n案數(shù)字化”已逐漸成為檔案管理工作的重要內(nèi)容，廣義上的“檔案數(shù)字化”不僅包括了檔案實(shí)體從紙質(zhì)到數(shù)字信息的轉(zhuǎn)換，還包括為建立數(shù)字檔案目錄而建構(gòu)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于加強(qiáng)信息資源整合和檢索利用，更好地為人民服務(wù)。

目前，我校文職人員檔案管理主要面向傳統(tǒng)載體文件和少數(shù)電子文件管理。相關(guān)人事檔案和工作檔案、各類政策文件（如績(jī)效考核通知、生活福利待遇等）、通知命令（如調(diào)職調(diào)級(jí)、評(píng)優(yōu)評(píng)先）的數(shù)據(jù)庫(kù)工作都在進(jìn)一步推動(dòng)過(guò)程中。

為了推動(dòng)文檔一體化進(jìn)程，我在6個(gè)月時(shí)間里同步建立了文職人員的個(gè)人檔案目錄專題數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過(guò)掃描和借助光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)（OCR），將2006年以來(lái)收集到的涉及文職人員切身利益的政策、通知、命令等，全部轉(zhuǎn)換成了便于檢索的數(shù)字檔案，為今后查漏補(bǔ)缺提供依據(jù)，為推動(dòng)信息安全提供有力支持。

二、下階段開展文職人員檔案管理工作的思考

目前，我校檔案室已經(jīng)完成所有校直文職人員的檔案立卷合并工作，初步提出了文職人員檔案分類標(biāo)準(zhǔn)體系，針對(duì)入職續(xù)聘、個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)等材料開展了審查和鑒定工作，同步建立了文職人員檔案目錄專題數(shù)據(jù)庫(kù)和政策文件數(shù)據(jù)庫(kù)，提高了紙質(zhì)檔案的完整保存效果。

不容忽視的是，隨著新一輪面向社會(huì)公開招考及軍隊(duì)現(xiàn)役軍人轉(zhuǎn)改工作的展開，文職人員檔案管理工作依舊任重而道遠(yuǎn)。按照時(shí)間軸排列的梳理方式具有一定的局限性，文職人員檔案分類方式需要結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)，向兄弟院校先進(jìn)單位看齊。在現(xiàn)階段成果基礎(chǔ)上，如何進(jìn)一步提升文職人員檔案管理的效能和提高檔案工作信息化水平，將成為今后開展工作的重要課題。我主要有以下幾點(diǎn)思考和建議：

（一）建立明確規(guī)范的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)體系。文職人員的工作檔案主要有招錄聘用、考核評(píng)價(jià)、專業(yè)技術(shù)資格評(píng)定、職務(wù)任免、崗位等級(jí)調(diào)整、教育培訓(xùn)、待遇保障、獎(jiǎng)勵(lì)處分、續(xù)聘競(jìng)聘、辭職辭退、解聘退休等內(nèi)容。隨著相關(guān)政策條例的完善和文職人員隊(duì)伍的不斷壯大，檔案材料之間的共性和個(gè)性將得到進(jìn)一步顯現(xiàn)，文職人員的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)體系也將逐步完善。因此，全體同仁將繼續(xù)秉持“檔案管理無(wú)小事”的審慎心態(tài)，不斷探索更加全面的文職人員檔案分類標(biāo)準(zhǔn)體系，結(jié)合實(shí)際情況編制本級(jí)《文職人員檔案歸檔范圍表》和檔案信息密級(jí)分級(jí)制度，開拓檔案管理新局面。

（二）深入開展檔案鑒定和分析等研究工作。隨著改革的推進(jìn)和優(yōu)秀人才的補(bǔ)充，檔案信息資源的開發(fā)程度直接決定了檔案室服務(wù)效能水平。為了更好地發(fā)揮文職人員檔案的潛在價(jià)值，檔案管理工作的重心應(yīng)逐漸從收集、整理轉(zhuǎn)移到分析和鑒定中來(lái)。根據(jù)學(xué)校在黨代會(huì)提出的改革發(fā)展目標(biāo)，檔案室將依托智慧校園建設(shè)智慧型檔案室，真正挖掘人事檔案信息資源的內(nèi)在價(jià)值。

（三）推動(dòng)檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。當(dāng)前，檔案工作正在經(jīng)歷“從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實(shí)體到管檔案數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化智能化操作，從檔案資源分散利用到聯(lián)網(wǎng)共享的變革過(guò)程”。紙質(zhì)資源數(shù)字化建設(shè)不但可以有效地維護(hù)個(gè)人信息的安全，完成雙套制向單軌制的歷史性轉(zhuǎn)變，還能最大限度地滿足軍隊(duì)單位之間溝通交流的需求?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確提出“完善檔案治理體系，提升檔案治理能力”指導(dǎo)思想，這也對(duì)我們實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的服務(wù)方式提出了新的要求。

檔案管理者作為第一手原始資料的接觸者，不僅負(fù)有妥善保管的責(zé)任，更應(yīng)該積極運(yùn)用新技術(shù)不斷探索互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能與檔案管理的融合，通過(guò)信息化推動(dòng)治理能力的現(xiàn)代化，從而真正建立健全覆蓋全校的檔案資源體系。

（四）切實(shí)提高檔案服務(wù)意識(shí)。在檔案利用過(guò)程中，檔案室管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守《中國(guó)人民解放軍保密守則》，以各項(xiàng)保密檢查和評(píng)比工作為契機(jī)，切實(shí)維護(hù)好文職人員的信息安全工作。檔案管理者應(yīng)站在軍隊(duì)檔案工作體系建設(shè)的高度，樹立“大檔案”思維，推動(dòng)檔案資源在各級(jí)系統(tǒng)共建共享，真正做到以檔案管理的工作成效促使“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展”。