王 峽

（國(guó)家電力投資集團(tuán)信息技術(shù)有限公司，北京 100080）

0 引言

國(guó)企、中央企業(yè)、事業(yè)單位各種會(huì)議較多，為解決這些痛點(diǎn)，公司從會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議到會(huì)后歸檔，資料銷毀等，造成了最大的人力和物力浪費(fèi)，而且安全性較差、不環(huán)保等缺點(diǎn)，為解決這些痛點(diǎn)，公司上線了全流程無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，會(huì)前會(huì)后資料歸檔可在全流程無(wú)紙化線上進(jìn)行，具有高安全、高效率、節(jié)能、環(huán)保等特點(diǎn)。

1 無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀

在政協(xié)第十二屆會(huì)議期間，正式停止提供紙稿，而根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，改變紙稿內(nèi)容便可為大會(huì)節(jié)省近兩百萬(wàn)的會(huì)議費(fèi)用。普通企業(yè)規(guī)模不會(huì)那么大，但是國(guó)有企業(yè)、中央企業(yè)事業(yè)單位同樣各類會(huì)議事務(wù)較多，每年會(huì)議的紙張和印刷費(fèi)用也同樣驚人。無(wú)紙會(huì)議系統(tǒng)是無(wú)紙化辦公的重要組成部分，隨著科技的不斷進(jìn)步，它依靠通信技術(shù)、視頻軟件、電子文件存儲(chǔ)、音頻技術(shù)等多種技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)，徹底顛覆了傳統(tǒng)會(huì)議模式的紙張浪費(fèi)、人力浪費(fèi)、會(huì)議內(nèi)容安全性差等缺點(diǎn)?；贐S和CS體系結(jié)構(gòu)的全流程無(wú)紙化系統(tǒng)（見(jiàn)圖1），使用嵌入式機(jī)頂盒作為與桌面相連的控制器的PAD顯示設(shè)備，具有實(shí)時(shí)交互功能。無(wú)紙會(huì)議系統(tǒng)整合了會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議控制、會(huì)后整理等其他各階段的內(nèi)容，通過(guò)PAD顯示器進(jìn)行用戶交互，通過(guò)因特網(wǎng)進(jìn)行交互，使企業(yè)能夠節(jié)省大量會(huì)議紙張，提高溝通效率，減輕會(huì)議執(zhí)行者的工作量，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)上表格展示和提醒會(huì)議內(nèi)容，能夠大大節(jié)省人力成本，利用系統(tǒng)電子化展示的特點(diǎn)能更好地展示會(huì)議內(nèi)容，提高會(huì)議質(zhì)量，保證會(huì)議內(nèi)容的機(jī)密性。今天，無(wú)紙化辦公系統(tǒng)已廣泛應(yīng)用于黨政機(jī)關(guān)、銀行、企事業(yè)單位，并以其穩(wěn)定、安全、實(shí)用等特點(diǎn)被廣泛認(rèn)同。

圖1 無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)圖

2 無(wú)紙會(huì)議系統(tǒng)需求與設(shè)計(jì)

用戶管理功能，用戶管理可通過(guò)后臺(tái)管理對(duì)用戶進(jìn)行添加、刪除和修改，并根據(jù)工作內(nèi)容劃分帳戶的權(quán)限和可視化功能?？商砑印h除、修改、綁定會(huì)場(chǎng)管理終端的會(huì)場(chǎng)管理功能。

設(shè)備管理功能，可以根據(jù)會(huì)議的級(jí)別和權(quán)限來(lái)管理使用的設(shè)備，例如：新建和更改電子銘牌顯示，移動(dòng)終端分組編號(hào)，會(huì)議內(nèi)容的權(quán)限劃分，遠(yuǎn)程控制設(shè)備終端的啟動(dòng)和重啟動(dòng)。

會(huì)議管理功能，主要用于維護(hù)會(huì)議信息，包括：會(huì)議創(chuàng)建，刪除會(huì)議，設(shè)置會(huì)議內(nèi)容主題，設(shè)置會(huì)議席位，開(kāi)始和結(jié)束會(huì)議 ，導(dǎo)出會(huì)議資料，上傳會(huì)議資料文件，以及提醒會(huì)議日程，關(guān)聯(lián)會(huì)議文件并發(fā)送到桌面終端，設(shè)定會(huì)議保密等級(jí)，標(biāo)記會(huì)議重點(diǎn)文件。

文件管理功能，文件管理功能可以添加，刪除，修改，預(yù)覽，查看文件，對(duì)于會(huì)議期間生成的文件筆記和注釋記錄，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)集中保存到服務(wù)器上，并根據(jù)需要下載發(fā)送。

會(huì)議簽到功能，會(huì)議簽到可通過(guò)電子簽名、面部識(shí)別等方式完成。

其他非功能需求，非功能需求包括可滿足7×24小時(shí)連續(xù)工作的系統(tǒng)，同時(shí)配有備份系統(tǒng)，可在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)迅速切換到備用系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)該能夠滿足數(shù)據(jù)的安全和完整性要求，避免數(shù)據(jù)丟失和泄露，表1對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了詳細(xì)的功能劃分。

表1 無(wú)紙會(huì)議系統(tǒng)的功能劃分

3 全程無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的具體應(yīng)用實(shí)例

3.1 會(huì)議簽到

與傳統(tǒng)會(huì)議用紙表格簽到相比，無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)通過(guò)事先輸入與會(huì)者信息并提醒與會(huì)者，與會(huì)人員在到達(dá)會(huì)議室后，可通過(guò)桌面交互屏幕中的簽到功能以電子簽名或面部卡采集方式進(jìn)行簽到，超時(shí)未簽到的與會(huì)人員系統(tǒng)將自動(dòng)提醒，同時(shí)會(huì)議系統(tǒng)將記錄每次會(huì)議的與會(huì)情況，通過(guò)在線方式，會(huì)議組織人員可以迅速了解到與會(huì)人員的到會(huì)情況。

3.2 桌面顯示器

后顯示屏可通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)快速生成并上傳與會(huì)人員的各種信息，如姓名、單位或其他自定義信息，受益于桌牌觸摸屏的顯示功能，可自定義桌牌顯示背景，顯示字體，使桌牌顯示更清晰明了。與傳統(tǒng)桌面品牌準(zhǔn)備和印刷準(zhǔn)備時(shí)間和紙張消耗量無(wú)關(guān)。

3.3 多種媒體播放

作為無(wú)紙會(huì)議的一項(xiàng)基本功能，多媒體播放就是在會(huì)議開(kāi)始前，將會(huì)議需要的音頻、視頻PPT或其他文件提前上傳到無(wú)紙會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行查看和調(diào)用，方便會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行解釋。演講者可以在講解過(guò)程中通過(guò)控制演講按鈕來(lái)控制文檔，包括上一頁(yè)、下一頁(yè)、放大或縮小等操作，同時(shí)桌面屏幕終端還可以為演講提供注釋。

3.4 投票方式

投票和表決內(nèi)容可通過(guò)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)設(shè)置，桌面型移動(dòng)終端可快速收集投票和表決內(nèi)容。與傳統(tǒng)的舉手表決和紙面表決相比，該系統(tǒng)能夠快速統(tǒng)計(jì)和記錄表決結(jié)果，并在主屏幕上顯示結(jié)果，提高了會(huì)議效率。

3.5 屏幕同步

熒屏同步可以同步演講者的演講內(nèi)容，也可以指定要同步某個(gè)桌面屏幕以便于顯示，例如將某個(gè)桌面終端上的注釋反向同步到一個(gè)大屏幕上。確保每個(gè)參加者都能了解會(huì)議的內(nèi)容，并隨時(shí)根據(jù)自己的需要查閱會(huì)議的其他文件，了解會(huì)議的背景，使會(huì)議能夠更加科學(xué)、有效地進(jìn)行。

4 無(wú)紙會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)用效益分析

4.1 會(huì)議的效率

傳統(tǒng)會(huì)議模式，通過(guò)對(duì)系統(tǒng)使用后的分析，在會(huì)議開(kāi)始前三天，各部門需要開(kāi)始提交會(huì)議議程和會(huì)議資料，而且需要花費(fèi)大量人力物力和時(shí)間將會(huì)議資料打印、整理。采用無(wú)紙會(huì)議系統(tǒng)，只需提前一個(gè)工作日向會(huì)議保障人員提交電子文件，節(jié)省了會(huì)議準(zhǔn)備的整理、裝訂等工作。與此同時(shí)，會(huì)議過(guò)程中，與會(huì)人員可快速查找和查找會(huì)議相關(guān)資料和文檔，使會(huì)議的效率大大提高。

4.2 強(qiáng)應(yīng)變能力

采用傳統(tǒng)會(huì)議模式，資料打印需使用大量紙張，如果資料在后期有改動(dòng)，可能需要重新打印，這往往導(dǎo)致準(zhǔn)備工作不充分，傳統(tǒng)方式受紙張影響，材料在出現(xiàn)差錯(cuò)和改動(dòng)后，需重新裝訂打印，耗費(fèi)大量人力物力。而且采用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，若出現(xiàn)資料更改只需在管理后臺(tái)重新上傳即可，在資料臨時(shí)更改的情況下，時(shí)間不再匆忙，應(yīng)變能力大增。

4.3 會(huì)議安全保密

傳統(tǒng)會(huì)議模式下的會(huì)議材料均采用紙面材料。各個(gè)部門分別打印出的數(shù)據(jù)，如果有數(shù)據(jù)修改的情況，導(dǎo)致原始數(shù)據(jù)被丟棄，同時(shí)原始數(shù)據(jù)很容易存在丟失的現(xiàn)象。而對(duì)于保密會(huì)議，會(huì)議結(jié)束后，還要安排專人負(fù)責(zé)收集會(huì)后資料并進(jìn)行銷毀，回收人員不清楚會(huì)前有多少資料準(zhǔn)備，因此在回收時(shí)也無(wú)法從數(shù)量上控制，極易造成資料泄漏丟失的情況。利用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，會(huì)議所涉及的所有資料都將統(tǒng)一上傳保存在服務(wù)器，會(huì)議召開(kāi)時(shí)通過(guò)服務(wù)器發(fā)送到桌面終端，管理后臺(tái)可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的可追溯集中管理，大大提高會(huì)議的安全性。

4.4 節(jié)省人力和物力

利用無(wú)紙會(huì)議系統(tǒng)，可將原本需要多個(gè)部門多人共同完成的打印、裝訂、分發(fā)資料工作統(tǒng)一交給會(huì)議保障處人員，大大降低了人力成本，提高了工作效率。并可完全省去傳統(tǒng)會(huì)議所使用的大量資料打印所消耗的紙張和耗材費(fèi)用，節(jié)省會(huì)議使用成本。就作者所在的某集團(tuán)應(yīng)急指揮中心而言，該中心擁有一個(gè)大型可容納150人的會(huì)議室和3個(gè)可容納30人的小型會(huì)議室，統(tǒng)計(jì)了該系統(tǒng)上線后半年的使用情況，見(jiàn)表2。

表2 使用無(wú)紙會(huì)議系統(tǒng)的好處統(tǒng)計(jì)

在系統(tǒng)上線半年后，調(diào)查用戶對(duì)系統(tǒng)的使用情況，收集系統(tǒng)使用情況，95%的用戶認(rèn)為系統(tǒng)有利于工作，方便提高效率。在短期內(nèi)，無(wú)紙會(huì)議系統(tǒng)的部署可能會(huì)增加額外的經(jīng)濟(jì)投入，但是從長(zhǎng)期來(lái)看，無(wú)紙會(huì)議系統(tǒng)的部署不僅可以降低會(huì)議成本，同時(shí)也可以提高會(huì)議質(zhì)量，確保會(huì)議的安全、保密，使與會(huì)人員的互動(dòng)變得更加方便和有效。

5 結(jié)束語(yǔ)

無(wú)紙會(huì)議系統(tǒng)正逐步取代傳統(tǒng)會(huì)議模式，它能解決傳統(tǒng)會(huì)議模式的諸多不足，提高會(huì)議效率，降低辦公成本，無(wú)紙化會(huì)議模式將越來(lái)越受到企業(yè)和會(huì)議組織者的重視。在這一階段，政府和企業(yè)都在大力提倡無(wú)紙化辦公，推行電子文件和移動(dòng)辦公，讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑路。無(wú)紙會(huì)議系統(tǒng)在現(xiàn)階段還處于相對(duì)初級(jí)的階段，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和因特網(wǎng)的不斷發(fā)展，無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)將會(huì)變得更加高效方便，無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)將是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，未來(lái)將會(huì)有越來(lái)越多的大型企業(yè)和機(jī)構(gòu)使用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行更高效、節(jié)能、環(huán)保的交流。