朱成蘭

摘要：伴隨著醫(yī)療改革的深入推進(jìn)，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)邁入全新的發(fā)展進(jìn)程，對醫(yī)院檔案管理工作的開展與落實也提出了更高的發(fā)展要求。本文以醫(yī)院檔案管理為探討主題，分析加強檔案工作建設(shè)的必要性，指出當(dāng)前醫(yī)院檔案管理技術(shù)水平低、缺乏專業(yè)化管理人才以及現(xiàn)代化模式缺失等主要問題，從重視檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)、提高管理人員專業(yè)水平以及完善現(xiàn)代化檔案管理體系的構(gòu)建等方面闡述優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的實踐策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;對策

在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平穩(wěn)步提升的環(huán)境背景下，人們在醫(yī)療衛(wèi)生方面的需求也日益增多。做好醫(yī)院管理工作，不僅是推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的基礎(chǔ)，也是激活醫(yī)院活力、助力醫(yī)療改革與時俱進(jìn)的關(guān)鍵所在。檔案管理主要是搜集、分類并匯總整合醫(yī)院各項活動中形成的檔案資料，涉及到圖表、文檔以及音像等多樣化形式，加強檔案管理，對于醫(yī)院管理以及臨床醫(yī)學(xué)研究活動的開展具有重要的支持作用。

1加強醫(yī)院檔案管理工作建設(shè)的必要性

1.1推動檔案管理規(guī)范化發(fā)展

在醫(yī)院無形資產(chǎn)管理中，檔案管理是一項重要組成部分，作為一種核心資產(chǎn)，完善的檔案資料是提升醫(yī)院管理水平、技術(shù)水平以及實現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)的首要基礎(chǔ)。通常情況下，醫(yī)療檔案大多分為管理、經(jīng)營、科研以及臨床等多種類型，覆蓋醫(yī)院日常工作的方方面面，無論是檔案內(nèi)容的全面性與真實性，還是數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)性與詳細(xì)性，均會對醫(yī)院檔案整體管理質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，也是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展進(jìn)程的直觀體現(xiàn)。內(nèi)容豐富的檔案資料具有較高的醫(yī)用價值，且各類資源多是醫(yī)院在長期建設(shè)發(fā)展過程中逐漸積累下的，某種程度上總結(jié)并再現(xiàn)了以往的各項工作活動。推動醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，主要目的在于將檔案資源的價值與實用性作用充分發(fā)揮出來，也為科研與臨床研究活動的開展提供有效參考[1]。

1.2發(fā)揮高質(zhì)量信息支撐作用

在醫(yī)療衛(wèi)生檔案系統(tǒng)中，多會對醫(yī)院內(nèi)各部門、各崗位間的信息往復(fù)予以真實和全面的記錄，永久保存此類重要的資源信息，反映著醫(yī)院工作活動的發(fā)展軌跡。對于醫(yī)療工作者而言，在日常工作中可以對此類數(shù)據(jù)資源加以靈活運用，對疾病的本質(zhì)進(jìn)行深入探究，對醫(yī)學(xué)的整體發(fā)展規(guī)律不斷探尋，進(jìn)而站在整體性與客觀化的角度上正確認(rèn)識醫(yī)療事業(yè)，了解醫(yī)院的發(fā)展歷程。對于醫(yī)院管理者來說，可以在醫(yī)院現(xiàn)代化改革發(fā)展中引入對現(xiàn)有信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用，針對性解決當(dāng)前工作存在的問題和不足之處，推動各方面管理工作水平的穩(wěn)步提升。由此可見，優(yōu)化落實醫(yī)院檔案管理工作，對醫(yī)院醫(yī)療水平與服務(wù)水平的綜合提升具有顯著利好，也是提高檔案管理工作效率的有效路徑。將檔案資源的信息支撐作用充分發(fā)揮出來，科學(xué)規(guī)劃醫(yī)院的長期發(fā)展戰(zhàn)略，確保重要工作部署得以有序落實[2]。

2醫(yī)院檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理技術(shù)水平低

傳統(tǒng)檔案管理模式在大部分醫(yī)院管理工作中得到普遍應(yīng)用，尤其是中小型醫(yī)院，對固有管理模式的依賴性更為嚴(yán)重，即運用手工記錄、紙質(zhì)文件保存的方式對重要檔案信息加以統(tǒng)一化管理，給檔案管理的實效性以及文件記錄的全面性帶來負(fù)面影響，一方面檔案信息化管理遲遲難以推進(jìn)，另一方面醫(yī)院檔案管理的預(yù)期發(fā)展目標(biāo)也無法有效落實。除此以外，紙質(zhì)文件的利用率較低，若需要對此類檔案資料進(jìn)行查閱和調(diào)用，往往需要消耗較多的時間和人力，尤其是病歷記錄較為久遠(yuǎn)的情況下，需要很多人對所需的紙質(zhì)文件進(jìn)行搜集與查詢，大幅降低了醫(yī)療工作效率。與此同時，紙質(zhì)文件對保存管理也具有較高要求，通常情況下，文件資料的保存時間越長，出現(xiàn)破損和丟失等問題現(xiàn)象的幾率越高。部分醫(yī)院對檔案管理工作的重視度不足，在管理方法與工作模式方面缺乏創(chuàng)新改革意識，嚴(yán)重制約并阻礙了檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展[3]。

2.2缺乏高素質(zhì)管理人才

檔案管理工作的開展成效不僅直接影響著醫(yī)院綜合管理水平，也與各項醫(yī)療服務(wù)的有效落實密切相關(guān)。在新形勢下，醫(yī)院不僅需要加快在現(xiàn)代化技術(shù)手段方面的引入與應(yīng)用，還應(yīng)提高對高素質(zhì)管理人才培養(yǎng)工作的重視。由于檔案管理涉及到海量的數(shù)據(jù)信息，涵蓋繁多的資料檔案，工作量較大，因而需要能夠熟練運用信息化系統(tǒng)、計算機技術(shù)等先進(jìn)管理工具的專業(yè)人員，高質(zhì)量完成醫(yī)院檔案管理的各項工作任務(wù)。管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力對檔案管理工作成效具有決定性影響，部分醫(yī)院在專業(yè)人才引進(jìn)方面的投入不足，一味地選用年齡偏高的管理人員，不僅難以將多元化管理技術(shù)手段的實用性作用有效發(fā)揮出來，也制約了檔案管理的高質(zhì)量、規(guī)范化發(fā)展。部分管理人員缺乏自主學(xué)習(xí)意識，對智能化管理、信息化系統(tǒng)的了解不多，對新知識、新理念的學(xué)習(xí)意識不強，難以對醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)起到有力的推動作用，也無法滿足管理工作在新形勢下的核心發(fā)展需求[4]。

2.3檔案管理現(xiàn)代化模式缺失

檔案管理涵蓋的數(shù)據(jù)體量大、信息內(nèi)容繁雜，在實際組織開展規(guī)范化、系統(tǒng)化管理工作的過程中，往往需要多個部門間的協(xié)同合作，只有有機整合現(xiàn)有的信息資源、提高檔案文件在日常醫(yī)療工作中的利用率，才能將檔案管理的價值與作用充分發(fā)揮出來。缺失現(xiàn)代化的管理機制與管理模式，是現(xiàn)階段大部分醫(yī)院檔案管理工作存在的普遍問題，這不僅會降低管理效率，也難以良好地適應(yīng)新變化與全新的發(fā)展趨勢。管理模式滯后，會使得醫(yī)院內(nèi)部的檔案文件資源愈發(fā)分散，甚至出現(xiàn)丟失和損壞等問題現(xiàn)象，給臨床研究與科研工作的開展帶來諸多不便。

3優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的有效對策

3.1重視檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

推進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，根本在于從思想意識層面上提高對該項管理工作的重視，深入挖掘日常管理過程中存在的短板與問題，打破檔案管理與利用停滯不前的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，充分體現(xiàn)出系統(tǒng)化、信息化等多元化新型管理模式的作用優(yōu)勢。對于醫(yī)院管理者來說，應(yīng)將檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展放在重要位置上，納入到醫(yī)院建設(shè)發(fā)展目標(biāo)規(guī)劃中，正確認(rèn)識到創(chuàng)新和改進(jìn)現(xiàn)有管理機制與工作模式的必要性，對國內(nèi)外的相關(guān)先進(jìn)經(jīng)驗予以深入學(xué)習(xí)，深入研究檔案管理的特點與改革路徑，逐步完善現(xiàn)有的管理機制，與醫(yī)院自身經(jīng)營管理水平與發(fā)展需求相結(jié)合，優(yōu)化檔案管理機制與實踐策略的制定，確保管理規(guī)劃和發(fā)展決策得以穩(wěn)步落實到日常工作中，為檔案管理現(xiàn)代化打下堅實基礎(chǔ)。除此以外，還應(yīng)積極引領(lǐng)醫(yī)院管理理念的革新和轉(zhuǎn)變，鼓勵員工創(chuàng)新單一化的工作方式，實現(xiàn)思想轉(zhuǎn)型，全方位提升檔案管理工作質(zhì)量[5]。

加大在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)方面的宣傳，引導(dǎo)工作人員轉(zhuǎn)變固有的思想觀念，將其對管理工作的積極性與主動性有效調(diào)動起來，鼓勵員工踴躍投身于醫(yī)院檔案管理高質(zhì)量發(fā)展進(jìn)程中。

3.2提高管理人員專業(yè)水平

貫徹落實檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作，不僅需要相應(yīng)的資金投入，也需要擁有專業(yè)理論知識基礎(chǔ)的高素質(zhì)管理人員。管理人員不僅需要具備扎實豐厚的專業(yè)知識，還應(yīng)具備熟練運用信息化技術(shù)手段的能力，能夠不斷地學(xué)習(xí)新知識與新理念，提升自身的技術(shù)水平，檔案收集、整合處理以及內(nèi)容分析等各項工作的高質(zhì)量完成提供有力保障。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理主要受到單一化管理模式的制約與束縛，一方面資料文檔的實際利用率較低，另一方面難以貼合社會現(xiàn)代化形勢。因而在積極引入信息化、高效率等新型管理模式的基礎(chǔ)上，還應(yīng)進(jìn)一步加強對管理人員的專業(yè)化培養(yǎng)，例如，為其提供充足的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會，到先進(jìn)醫(yī)院進(jìn)行深入的參觀學(xué)習(xí)。依托于多樣化的學(xué)習(xí)和交流活動，促進(jìn)管理人員專業(yè)知識與綜合能力的提升，切實加快醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。醫(yī)院還應(yīng)完善有關(guān)配套激勵制度的構(gòu)建，鼓勵管理人員不斷學(xué)習(xí)新理念、新技術(shù)，促使其通過扎實穩(wěn)固的學(xué)習(xí)提升個人能力，并給予適宜獎勵。

3.3完善現(xiàn)代化檔案管理體系

建設(shè)貼合醫(yī)院發(fā)展實情的檔案管理制度體系，主要目的在于對日常管理工作目標(biāo)予以明確，以此提升整個管理機制的針對性與可操作性。在實踐過程中，工作人員可以以日常管理期間凸顯出的實際問題為切入點，對檔案資料的主要來源、收集和錄入方式等予以重點關(guān)注，統(tǒng)籌整合錄入時間、存儲方式以及查找依據(jù)等相關(guān)性內(nèi)容。依托于健全的檔案管理制度體系，為各項工作流程的明晰化制定提供標(biāo)準(zhǔn)的參考依據(jù)。這樣，在日后的檔案搜集、匯總以及查找工作中，管理者便可以根據(jù)既定的工作流程，為檔案管理和查閱提供有力支持。加強軟件、硬件等設(shè)備設(shè)施的完善化建設(shè)，也是推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要舉措，醫(yī)院可以構(gòu)建配套的管理系統(tǒng)，滿足檔案管理工作的發(fā)展需求。

結(jié)束語：

新形勢下，醫(yī)院管理工作的開展面臨著多元化的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。推動檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，應(yīng)以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式與思想理念為著手點，積極引入信息化、智能化等先進(jìn)技術(shù)，積極改進(jìn)和完善檔案管理制度體系的構(gòu)建，助力醫(yī)院檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。

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[5]王桂蓮.醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的作用研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2019，16（27）：194-195.