邱松玲

摘要：本文以加強行政單位檔案安全管理的對策為研究對象，首先從多個角度入手，對行政單位加強檔案安全管理的必要性進行了討論分析，隨后探討了行政單位檔案安全管理存在的問題，比如檔案工作人員安全管理意識薄弱、檔案安全管理缺乏資金支持等，最后結合相應問題，提出了一些針對性的檔案安全管理對策，希望能夠為相關研究提供一定的參考。

關鍵詞：行政單位檔案安全管理問題管理對策

Abstract： In this paper， countermeasures of strengthening the security management in administrative units files is taken as the research object. Firstly， it discusses and analyzes the necessity of strengthening the archives security management of the administrative unit from multiple angles， and then discusses the problems existing in the administrative unit's archives security management. For example， the security management awareness of archives staff is weak， and the security management of archives lacks financial support. Finally， in combination with corresponding problems， some targeted archive security management countermeasures are proposed， hoping to provide a certain reference for related research.

Key Words： Administrative unit; Archivesecurity; Management issues; Management countermeasures

我國一直以來都非常重視行政事業(yè)單位的檔案安全管理工作，比如在2014年國務院發(fā)布的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中便明確指出：進一步加強檔案安全體系建設任務，是機關、團體單位檔案工作的基本職責?；诖耍斜匾獓@當下行政單位檔案安全管理現(xiàn)狀，分析其中存在的問題，并提出一些檔案安全管理對策，從而更好地保障行政單位檔案安全管理效果，推動單位檔案管理事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1、行政單位加強檔案安全管理的必要性

首先，檔案管理工作是行政單位一項最為基礎的工作，在提高行政單位工作質(zhì)量與工作效率方面發(fā)揮著非常關鍵的作用。而在實際開展行政單位檔案管理工作的過程中，注重加強檔案安全管理，則是推動檔案管理工作開展的關鍵所在[1]。尤其是對國家行政單位而言，內(nèi)部檔案通常涉及一些國家機密信息，一旦在實際開展檔案管理工作的過程中出現(xiàn)了檔案損壞、丟失、泄露等問題，不僅會造成嚴重的工作損失與負面影響，甚至還會危及國家安全。

其次，我國行政單位本身具備一定的社會服務公益屬性，受這一屬性的影響，導致行政單位服務對象較為廣泛，由此產(chǎn)生的檔案信息也非常龐大復雜，在整個檔案管理過程中，必然會面臨更多的安全風險隱患問題。因此為保障行政單位更好地承擔社會責任，為社會做好服務，必須要加強檔案安全管理工作，確保相應檔案信息得到科學合理的利用，避免發(fā)生泄漏遺失問題。

最后，如今國際形勢發(fā)展波云詭譎，市場大環(huán)境也在不斷發(fā)生變化，再加上受信息化技術飛速發(fā)展的影響，為人們獲取信息帶來更多便利的同時，信息泄露問題也日益嚴重。在這一形勢下，行政單位傳統(tǒng)檔案安全管理工作，已經(jīng)無法滿足實際需求。因此行政單位必須要立足信息化時代，主動適應新的國際發(fā)展形勢與市場大環(huán)境變化，進一步加強檔案信息安全管理工作，保障檔案信息的完整性與保密性，才能真正發(fā)揮出行政單位社會服務價值。

2、行政單位檔案安全管理存在的問題

2.1檔案工作人員安全管理意識薄弱

當前行政單位在實際開展檔案安全管理工作的過程中，部分檔案工作人員依然缺乏較強的安全保密意識，針對檔案信息安全管理工作開展積極性不高[2]。比如在信息化時代下，很多行政單位緊抓時代發(fā)展帶來的機遇，注重推動紙質(zhì)檔案向電子化檔案方向轉(zhuǎn)變，但在這一過程中，需要消耗大量時間與精力，導致部分檔案工作人員存在消極怠工現(xiàn)象，從而在實際轉(zhuǎn)換時，很容易出現(xiàn)工作失誤，導致一些紙質(zhì)檔案信息資料泄露、遺失，從而對行政單位檔案安全帶來嚴重的威脅。

2.2檔案安全管理缺乏資金支持

透過現(xiàn)象看本質(zhì)，行政單位檔案管理的本質(zhì)是服務民生，本身帶有一定的公益屬性，無法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益。而在實際開展檔案管理工作的過程中，則需要相應的軟件、硬件等基礎設施的支持，再加上進行檔案安全管理時，還需要專門配置一些安全保護設施，比如溫度濕度調(diào)控設施、監(jiān)控設施、檔案容災備份設施等，整個過程需要消耗大量的資金[2]。但當下很多行政單位在資金分配方面，針對檔案安全管理投入較少，缺乏充足的資金支持，從而導致很多檔案安全管理工作開展舉步維艱，難以真正將管理措施落實到實際，不利于行政單位整體檔案安全管理質(zhì)量水平提升。

2.3檔案安全管理監(jiān)督不到位

在行政單位檔案安全管理的過程中，除了要求檔案工作人員具有較強的安全意識以外，同時還需要從外部監(jiān)督著手，針對檔案安全管理工作的落實，加強監(jiān)督工作。但當下在一些行政單位中，針對檔案安全管理，依然缺乏有效的外部監(jiān)督，相應的監(jiān)督措施落實不到位。此外，針對當下在實際開展檔案安全監(jiān)督管理的過程中，沒有結合實際情況，做好檔案安全風險的評估，導致在實際開展檔案安全管理工作時，存在很多安全風險隱患，最終對行政單位檔案安全管理工作水平提升帶來了嚴重的影響。

2.4檔案安全管理信息化建設落后

如今在信息化時代下，各種先進的信息技術層出不窮，給人們的信息接收帶來了極大的便利。很多行政單位也抓住機遇，紛紛引入先進信息技術，加強信息基礎設施建設，推動傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案向電子化檔案方向轉(zhuǎn)變，有效提高了檔案管理信息化水平[3]。但信息技術是把雙刃劍，其在有效提高了信息獲取與傳輸效率的同時，也增大了信息泄露的風險。但當下部分行政單位在檔案安全管理方面，針對電子檔案信息安全信息化建設依然比較薄弱，缺乏對先進安全防護技術的應用。致使電子檔案信息一旦遭遇黑客入侵，很容易出現(xiàn)泄露、破壞問題，不利于檔案安全整體質(zhì)量水平提升。

3、行政單位檔案安全管理的對策

3.1增強檔案管理人員安全保密意識

意識是行動的先導。在行政單位實際開展檔案安全管理的過程中，針對相關人員，應注重提高其安全保密意識，從而才能在后續(xù)工作開展過程中，主動規(guī)范、約束自己的行為，將相應檔案安全管理措施規(guī)范落到實處。為有效增強檔案管理人員的安全保密意識，一方面，需要在行政單位內(nèi)部，加強宣傳教育工作，做好檔案信息泄露嚴重性知識的普及，讓廣大檔案管理人員認識到加強檔案安全管理的重要性，從意識層面提高檔案管理人員的安全保密意識。另一方面， 還應在行政單位內(nèi)部，加強對檔案安全管理的培訓教育工作，在這一過程中，除了要注重檔案安全保密知識的培訓，還應注重安全管理專業(yè)技術的培訓，從而幫助廣大檔案安全人員將安全保密意識上升到安全保密行為，通過相關專業(yè)檔案安全管理技術的落實，更好地保障行政單位檔案的完整安全性，提高檔案安全管理質(zhì)量水平。除此之外，行政單位管理者還可以建立問責機制，進一步細化檔案安全管理職責，并將相應職責落實到檔案管理崗位中，促使檔案管理人員真正將檔案安全管理放在心上，進一步強化工作人員的檔案安全管理保密意識。

3.2提供充足的檔案安全管理資金支持

通過上文敘述能夠認識到，行政單位檔案安全管理工作本身帶有一定公益性質(zhì)，無法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益。而檔案安全管理工作本身開展又需要大量的資金支持?；诖耍仨氁哟髮π姓挝粰n案安全管理資金的投入，擴寬資金投入渠道，才能從根本上保證相應的檔案管理改革工作得到切實有效的落實[4]。一方面，行政單位在進行財務資金分配時，應結合實際，適當向檔案安全管理方面傾斜，劃撥更多的資金，給予相應檔案安全管理工作開展充足的資金支持。如有必要，還可以針對檔案安全管理，設置專項資金，做到專款專用，從而確保檔案安全管理工作開展能夠有充足的資金支持。另一方面，行政單位還應從外部著手，擴大資金籌集渠道。比如，行政單位應提高對檔案安全管理的重視程度，并將其納入日常工作開展過程中來，同時結合實際，建立可行性較強的檔案建設項目，并向上級申請項目建設資金，從而為檔案安全管理建設提供充足的資金支持。又如為獲取更多資金支持，行政單位還可以從社會層面入手，增加資金籌集渠道。比如，對行政單位而言，自身所管理的檔案與社會每個公眾都有著密切的關系，因此為了更好地保證檔案安全，可加強與當?shù)仄髽I(yè)的合作與溝通，借助企業(yè)力量，為自身檔案安全管理工作開展提供相應的支持，有效減輕行政單位自身安全管理工作開展的負擔，進一步提高檔案安全管理效果。

3.3加強外部檔案安全管理監(jiān)督

在行政單位檔案安全管理過程中，為確保相應的安全管理措施得到切實有效落實，單位管理者可專門選擇一些專業(yè)人員，組成一支檔案安全管理監(jiān)督小組，負責對檔案安全管理開展監(jiān)督檢查工作。在這一過程中，可定期、不定期進行文書檔案或者電子檔案的抽查工作，查看檔案是否完整，是否存在遺失問題，是否存在信息泄露安全隱患，及時發(fā)現(xiàn)相應檔案安全隱患問題，防微杜漸。在此基礎上，還應立足相應的檔案管理工作環(huán)節(jié)，加強檔案安全管理監(jiān)督工作[5]。比如在檔案借出環(huán)節(jié)，必須要經(jīng)過相關監(jiān)督人員的確認，才能進行檔案借閱。最后，檔案工作人員在完成季度工作后，還應向監(jiān)督小組匯報檔案安全管理工作進展以及工作成果，比如相關檔案保密級別的調(diào)整等，從而更好地把握檔案安全管理總體情況。除此之外，檔案監(jiān)督小組還應結合監(jiān)督情況信息，加強檔案安全風險的評估，明確檔案安全管理重點，為后續(xù)檔案安全管理工作開展提供良好指導。

3.4加強檔案安全管理信息化建設

雖然當下行政單位在檔案管理方面非常關注信息化建設，但大多將重點放在如何提高事業(yè)單位檔案管理效率與信息化水平上，忽略了在檔案信息化管理下，檔案安全管理工作的開展?；诖?，行政單位在實際開展檔案安全管理時，應進一步加強檔案安全管理信息化建設，一方面，加強網(wǎng)絡安全環(huán)境建設，做好現(xiàn)有檔案管理信息系統(tǒng)軟件漏洞的篩查，并及時進行彌補，提供整體信息系統(tǒng)的安全防護能力，有效抵御黑客非法入侵[6]。在此基礎上，還應不斷地更新軟件系統(tǒng)的配置，尤其是殺毒軟件病毒庫配置，從而不斷提高軟件管理信息系統(tǒng)的安全防護能力。另一方面，還應從技術層面入手，加強檔案信息安全技術建設，比如可應用先進的防火墻技術，在行政單位內(nèi)外網(wǎng)之間，建立一張隔離屏障，阻擋非法入侵行為。還可以加強訪問控制技術的應用，通過設置數(shù)字檔案網(wǎng)絡訪問權限的方法，避免檔案資源從行政單位內(nèi)部泄露，保障單位不同相關人員能夠在權限之內(nèi)進行檔案的管理。為進一步保障檔案信息傳輸安全，還可以應用數(shù)字簽名技術，確保檔案從發(fā)送到接收信息一致，不會在傳輸途中被截取、修改，更好地保證檔案信息安全。

4結語

綜上所述，在行政單位檔案管理工作開展的過程中，加強檔案安全管理工作開展十分重要，這是保障單位檔案完整性、真實性的基礎，一旦發(fā)生機密檔案泄露問題，將會造成非常惡劣的影響，甚至影響社會穩(wěn)定。因此必須要提高對行政單位檔案安全管理的重視，認識到其中存在的一些問題，最后提出一些針對性措施建議，助推檔案管理工作穩(wěn)定順利開展，更好地保證檔案安全。

參考文獻

[1] 鄧楊.加強行政單位檔案安全管理的對策探析[J].辦公室業(yè)務，2016（16）：103-103.

[2] 岳暢.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].蘭臺世界，2017（A01）：148-148.

[3] 張蕾.試論行政事業(yè)單位檔案管理思路創(chuàng)新[J].卷宗，2020（3）：23-24.

[4] 馬巖.行政事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路與實踐路徑[J].人才資源開發(fā)，2020（17）：23-24.

[5] 戴超.檔案安全管理研究——以茂名為例[D].廣州：華南農(nóng)業(yè)大學，2017.

[6] Wang K， Lu Y.Research and Implementation of Security Management of Data Files[J].Journal of Information Security Research，2018（20）：156-158.