儲桂霞 鄭州地鐵集團有限公司

現(xiàn)代公司的經(jīng)濟往來基本是以合同形式進行的，合同管理已經(jīng)成為公司最日常、業(yè)務比重最大的工作，合同管理的水平直接反映了公司治理水平和風險管控能力。因此，在合同管理過程中有效識別法律風險，并制定針對性的防控措施，對于公司控制經(jīng)營風險、創(chuàng)造經(jīng)濟效益，實現(xiàn)健康、穩(wěn)定的可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要。

一、合同管理中存在的主要問題

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和依法治企的不斷深入，公司越來越重視合同管理。但是，由于合同管理本身的專業(yè)性和復雜性，管理者本身的能力和認識水平，以及社會經(jīng)濟環(huán)境的影響，合同管理過程中不可避免地存在許多問題，進而引發(fā)法律風險。目前合同管理實踐中主要存在以下問題：一是對合同風險管理的重要性缺乏正確認識。有些管理人員認為，公司作為以營利為目的的法人組織，存在的意義就是追求利潤、創(chuàng)造價值，從而片面追求合同效率，忽視合同管理中的法律風險防控，對保證合同依法合規(guī)簽訂、正確履行等風險管控工作不夠重視。二是重合同簽訂審核，輕履行監(jiān)督管理。不少公司對合同的簽訂比較重視，對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復雜的合同，還要求組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判和審核。但是實際履行階段缺少相應的監(jiān)督管理，出現(xiàn)合同簽訂和履行脫節(jié)。

二、合同訂立階段的法律風險和防控措施

合同訂立階段的主要法律風險是：（1）合同不符合公司經(jīng)營目標；（2）選擇相對方的方式不符合法律規(guī)定，比如必須進行招標的項目未招標，導致合同無效；（3）相對方不具備履約能力，比如不具備主體資格或者資質(zhì)條件，導致合同無效；（4）合同文本存在瑕疵，合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴謹，導致無法履行或者公司利益受損；（5）合同審核缺少規(guī)范合理的流程；（6）合同簽署人沒有權(quán)限簽訂合同。

針對上述法律風險，主要采取以下防控措施：（1）加強立項管理，把立項作為合同程序啟動的前置條件。通過立項管理，對合同項目的可行性、必要性和經(jīng)濟性進行審查，避免合同超越經(jīng)營范圍、不符合公司經(jīng)營目標、與其他合同范圍重復等問題，從源頭防控法律風險。（2）嚴格執(zhí)行《招標投標法》《必須招標的工程項目規(guī)定》等法律法規(guī)，不得將依法必須進行招標的項目化整為零或者以其他任何方式規(guī)避招標。（3）合同簽訂前對合同相對方的基本情況進行調(diào)查，充分了解其主體資格、財務狀況、經(jīng)營狀況、信用狀況等有關(guān)情況，確保其具備良好履約能力。（4）合同結(jié)構(gòu)要完整，合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、權(quán)利義務、違約責任等條款的表述要明確具體、合法嚴謹。合同條款要考慮風險發(fā)生的可能性，事先在合同中約定。訴訟或仲裁機構(gòu)的選擇要確定唯一，選擇仲裁解決糾紛的，應在合同中明確仲裁的意思表示和準確唯一的仲裁機關(guān)。（5）建立合同審批流程。合同審批流程應符合基本邏輯順序，部門未審核通過的，不得提交公司領(lǐng)導審批。合同審批流程應立足公司實際情況設置，既要有效防控風險，又要兼顧管理效率，可以針對不同類型和金額的合同，設置不同的流程，給予不同的審批權(quán)限。（6）重要的合同由公司法定代表人或其委托代理人當面簽字、蓋章，委托代理人簽字的，還必須提供法定代表人的授權(quán)委托書。如果做不到當面簽字的，也可以采用錄像方式留存記錄。這樣做可以避免冒名頂替，防止發(fā)生合同糾紛后，對方否認合同上的簽字和蓋章。

三、合同履行階段的法律風險和防控措施

合同履行是實現(xiàn)交易目的的重要環(huán)節(jié)，再完美的合同沒有履行也是一紙空文。合同履行階段具有管理分散、時間長、變化多的特點，是最容易出現(xiàn)法律風險的環(huán)節(jié)。合同履行環(huán)節(jié)的主要風險是當事人未按照合同約定全面履行自己的義務，從而產(chǎn)生合同變更、解除甚至訴訟糾紛。防控措施主要有：

（1）加強合同交底。很多時候，合同履行階段涉及的部門和人員沒有參與合同簽訂，這就要求合同簽訂后，合同簽訂的主辦部門要對合同履行階段涉及的所有部門和人員進行合同交底，包括合同簽訂的背景，合同的關(guān)鍵條款以及履行中需要特別注意的事項。通過合同交底，可以避免合同簽訂和履行脫節(jié)。

（2）加強支付管理。合同履行的核心是資金支付，合同支付是合同履行的重要環(huán)節(jié)，可以發(fā)現(xiàn)合同履行的大部分異常情況。主辦部門在收到相對方的支付申請時，對其付款申請進行全面審核。包括付款申請是否符合合同約定，是否與實際履行情況一致；申請支付金額是否正確，單據(jù)是否齊全，杜絕超合同支付或提前支付的情況。

（3）加強資料管理。合同履行過程中會產(chǎn)生大量的資料，凡是涉及雙方權(quán)利義務發(fā)生改變的事項，都應采用書面形式。主辦部門應及時審閱合同履行中的書面簽證、來往函件，妥善保管合同履行中的檢驗記錄、產(chǎn)品合格證書、產(chǎn)品使用說明、書面簽證、來往信函、文書電報等各類相關(guān)資料。一旦發(fā)生糾紛，這些資料將成為最直接、最重要的書面證據(jù)。

（4）加強變更管理。合同履行是個動態(tài)過程，受多種因素影響，實際情況與合同約定不一致的情況時有發(fā)生。合同履行應嚴格執(zhí)行合同約定，未經(jīng)批準不得擅自變更。發(fā)起合同變更時應提交必要的支撐資料，資料必須合法有效、內(nèi)容完整、記錄真實、說明詳盡、依據(jù)充分。合同履行中發(fā)生合同約定的變更情形，應及時辦理變更審批。合同履行中出現(xiàn)不可預見的困難或其他外部政策因素影響而導致原合同約定內(nèi)容無法繼續(xù)實施，需要變更的，須簽訂補充協(xié)議。

（5）加強救濟管理。對合同履行過程中產(chǎn)生的問題，主辦部門應及時與對方聯(lián)系解決，做好驗證、記錄或紀要。發(fā)現(xiàn)合同相對人有可能違約或已經(jīng)違約的，主辦部門應及時向公司匯報，與相關(guān)部門會商后采取相應的救濟措施。

四、結(jié)束語

因此，公司應加強合同管理，簽訂合同前識別風險，簽訂合同時回避風險，履行合同時監(jiān)控風險，合同糾紛解決時控制風險。通過建立事前防范風險、事中履約控制、事后風險處置的一體化風險防范機制，保證合同風險的可控，保證合同適當?shù)穆男?，從而實現(xiàn)合同權(quán)利，維護公司合法權(quán)益。