孫燕霞 吉林化工學(xué)院

引言

作為一名高校學(xué)籍管理工作者，在日常辦公中經(jīng)常需要對(duì)諸多復(fù)雜且重復(fù)的學(xué)生數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。在籍學(xué)生人數(shù)往往是一個(gè)動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)，總會(huì)有學(xué)生因?yàn)楦鞣N原因要辦理休學(xué)、復(fù)學(xué)、保留學(xué)籍甚至是退學(xué)手續(xù)。而學(xué)校其他各部門(mén)在辦理業(yè)務(wù)時(shí)，有時(shí)會(huì)需要涉及到學(xué)校在籍人數(shù)，所以每個(gè)學(xué)期都會(huì)制作一份全院在籍人數(shù)統(tǒng)計(jì)表。本文結(jié)合實(shí)際工作，以制作全院在籍學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)表為例，詳細(xì)介紹VLOOKUP函數(shù)的具體應(yīng)用。

1 VLOOKUP函數(shù)

VLOOKUP函數(shù)是Excel中的縱向查找函數(shù)，它與LOOKUP函數(shù)和HLOOKUP函數(shù)同屬于查找類(lèi)函數(shù)，在學(xué)籍管理工作中具有廣泛應(yīng)用，例如核對(duì)數(shù)據(jù)、多個(gè)Excel表格之間快速導(dǎo)入數(shù)據(jù)等。其功能是按列查找，最終返回該列所需查詢(xún)序列所對(duì)應(yīng)的值。

該函數(shù)的語(yǔ)法規(guī)則如下：

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

參數(shù)說(shuō)明如表1所示：

表1 參數(shù)說(shuō)明

2 VLOOKUP函數(shù)應(yīng)用實(shí)例

每個(gè)學(xué)期，待在籍學(xué)生數(shù)量基本穩(wěn)定之后，首先從教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出四個(gè)年級(jí)的在籍學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)，然后需要做的是將所有年級(jí)的統(tǒng)計(jì)表匯總到全院在籍學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)表上，如果手工匯總填寫(xiě)不僅效率低，還極易容易出錯(cuò)，而VLOOKUP函數(shù)便能很好地解決此問(wèn)題。

如表2和表3所示，需要將表3中的數(shù)據(jù)填充到表2的對(duì)應(yīng)位置。其中，表2的第一列稱(chēng)為查找值，表3的第一列稱(chēng)為被查找值，剩余列稱(chēng)為數(shù)據(jù)項(xiàng)。

表2 全院在籍學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)表模板

表3 2016級(jí)在籍學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)表

具體操作步驟如下：

(1）把單元格定位到表2中需要填充數(shù)據(jù)的位置。

(2）在菜單欄中選擇公式，插入函數(shù)，查找與引用，VLOOKUP，此時(shí)會(huì)彈出函數(shù)參數(shù)填寫(xiě)界面。

(3）填寫(xiě)查找值，即需要在表3中查找的被查找值名稱(chēng)?？梢允謩?dòng)填寫(xiě)，也可以在表2中對(duì)應(yīng)的單元格點(diǎn)擊一下即可。

(4）填寫(xiě)數(shù)據(jù)表，即數(shù)據(jù)來(lái)源范圍。手動(dòng)填寫(xiě)比較麻煩，可以將光標(biāo)定位在數(shù)據(jù)表填寫(xiě)框內(nèi)，打開(kāi)表3，全選即可。

(5）填寫(xiě)列序數(shù)，即想要的數(shù)據(jù)項(xiàng)在表3中位于的列數(shù)，從表3的第一列開(kāi)始算起，用1、2、3...表示。

(6）填寫(xiě)匹配條件，F(xiàn)ALSE表示精確匹配，即查找值必須與表3中的被查找值名稱(chēng)完全相同，才會(huì)返回查找數(shù)據(jù)。TRUE則表示近似匹配，即被查找值包含查找值即可返回第一條滿(mǎn)足條件的數(shù)據(jù)。填寫(xiě)完成后如圖1所示。

圖1 函數(shù)參數(shù)填寫(xiě)

(7）點(diǎn)擊確定。

(8）把返回結(jié)果的單元格下拉填充到其他需要填充數(shù)據(jù)的單元格，或雙擊單元格的右下角即可自動(dòng)填充。

(9）重復(fù)以上操作，直至全部數(shù)據(jù)查找完成。

(10）刪除返回結(jié)果為0或者 #N/A的數(shù)據(jù)項(xiàng)，操作完成。最終結(jié)果如圖2所示。

圖2 查找結(jié)果

3 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)以上實(shí)例，可以看出VLOOKUP函數(shù)在面對(duì)數(shù)據(jù)引用和查找方面的問(wèn)題時(shí)，可以方便、快捷、準(zhǔn)確的解決，節(jié)省了大量時(shí)間，并杜絕了復(fù)制粘貼的方式可能帶來(lái)的錯(cuò)誤。同樣，此方法也可以解決學(xué)籍信息核對(duì)等其他日常學(xué)籍管理中需要引用各查找的工作。