蘇 琳 潘海江 王 丹

1．鐵法煤業(yè)(集團(tuán))有限責(zé)任公司曉明礦 遼寧 鐵嶺 112700 2．鐵法能源公司檔案館 遼寧 鐵嶺 112700

所謂安全保障,就是要確保檔案發(fā)生安全事故的概率為“零”。然而,隨著時(shí)間的推移,紙質(zhì)檔案在各種各樣因素的影響下,會(huì)出現(xiàn)老化和損壞現(xiàn)象;隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步,電子檔案的數(shù)量正在迅速增長,電子檔案安全問題也在逐漸顯現(xiàn)。因此,需要用科學(xué)、縝密的方法,做好各種形式的檔案安全保障建設(shè)。

鐵煤集團(tuán)曉明礦于1958年破土興建,1968年建成投產(chǎn),可謂是一座名副其實(shí)的老礦井,室存檔案11448卷,室存最早的檔案距今已有60余年,如何既保護(hù)好現(xiàn)存檔案安全又保證新增檔案質(zhì)量,是我們檔案工作者應(yīng)加以研究和探討的課題。

1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),建立安全防范機(jī)制

為加強(qiáng)檔案管理,確保安全,鐵煤集團(tuán)曉明礦主要突出了“四抓”。一抓班子健全,成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,礦長、書記任組長,總工程師任副組長,相關(guān)科室科長任成員;二抓制度建設(shè),制度是約束人的行為規(guī)則,不斷修訂和完善檔案管理制度;三抓協(xié)調(diào)配合,針對(duì)鐵煤集團(tuán)曉明礦辦公特點(diǎn),制定檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖,層層分解,既要各司其責(zé),又要密切配合;四抓計(jì)劃與預(yù)案出臺(tái),針對(duì)檔案室工作實(shí)際,及時(shí)組織人員擬寫并修訂檔案安全防范工作計(jì)劃和《鐵煤集團(tuán)曉明礦檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案》

2 嚴(yán)把檔案收集質(zhì)量安全關(guān)

檔案要在歸檔多年后盡可能保持完好,首先是收集上來的檔案質(zhì)量要有保證。檔案文件制成材料的優(yōu)劣,是決定檔案文件是否長期保存的一個(gè)重要因素。

2．1 紙張的質(zhì)量決定檔案的壽命 為延長檔案的壽命,在收集檔案時(shí),要檢查紙張的質(zhì)量,采用材質(zhì)優(yōu)良、耐久性強(qiáng)、韌力大的紙張。

2．2 文字的質(zhì)量決定檔案的耐久性 隨著社會(huì)的進(jìn)步,打印基本代替了手寫,計(jì)算機(jī)輸出文字和圖件應(yīng)用激光打印機(jī),不宜使用色帶式打印機(jī)、水性墨打印機(jī)和熱敏打印機(jī)。

3 不斷提高檔案存放條件

3．1 庫房 檔案應(yīng)存放在專門庫房里,庫房應(yīng)遠(yuǎn)離易爆、易燃場(chǎng)所,如附近有腐蝕性、污染性氣體源工廠,要盡量規(guī)避風(fēng)口,以免侵蝕檔案。庫房窗戶應(yīng)采取密封和對(duì)光線進(jìn)過濾或阻止光線直接照射的措施,并安設(shè)防盜窗或網(wǎng)。庫房門要采用鐵制門,室內(nèi)照明應(yīng)采用不易燃燈具。

3．2 裝具 存放檔案的架、柜、箱、盒、袋要科學(xué)實(shí)用,質(zhì)量達(dá)到長期保管要求。檔案擺放排列要系統(tǒng)、整齊、美觀,檔案卷、盒豎放,底圖平放。檔案不得散放在柜外。

3．3 庫房溫、濕度控制 檔案庫房應(yīng)設(shè)置必要的空氣調(diào)節(jié)裝置。庫房溫度控制在14℃－24℃,日變化幅度不超過±2℃,相對(duì)濕度控制在45%－60%,日變化幅度不超過±5%,庫房應(yīng)安設(shè)溫濕度表和測(cè)試記錄簿,定時(shí)測(cè)記,每天一次。

3．4 防護(hù)措施 檔案防護(hù)要具有防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜措施。檔案庫房必須配備適用的消防器材和設(shè)施或同時(shí)安裝火災(zāi)報(bào)警裝置,設(shè)置防火警示牌,庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火和明火裝置,禁止存放易燃、易爆物品,檔案箱、柜應(yīng)采用非燃燒材料制成,電源總開關(guān)應(yīng)設(shè)在庫房外,并設(shè)有防火裝置。定期投放殺蟲和滅鼠藥物。檔案保管環(huán)境要清潔衛(wèi)生,定期清掃。檔案室應(yīng)有防盜設(shè)施,檔案庫房的外門及首層外窗應(yīng)有可靠的安全防護(hù)設(shè)施,重要檔案庫房應(yīng)設(shè)防盜報(bào)警裝置及視屏監(jiān)視系統(tǒng)。

3．5 定期檢查、清點(diǎn) 必須做到保管的各類檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字齊全、準(zhǔn)確。定期檢查是否有霉變、蟲蛀等現(xiàn)象。對(duì)受損或載體變質(zhì)檔案要及時(shí)進(jìn)行搶救、修復(fù)。

3．6 庫房管理 檔案保管要專人負(fù)責(zé),庫房鑰匙專用,不得任意借用。密級(jí)較高檔案要專柜、專人保管。非庫房管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自進(jìn)入庫房,如確需進(jìn)入庫房,庫房管理人員要做好監(jiān)控。庫房內(nèi)禁放與檔案無關(guān)的物品。

4 加快檔案數(shù)字化進(jìn)程,確保數(shù)字檔案信息安全

紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的推移,日漸老化,字跡褪色,翻閱破損,是不可必免的。所以,我們采取最有效的保護(hù)辦法就是逐步實(shí)現(xiàn)歷史檔案數(shù)字化,利用計(jì)算機(jī)通過掃描儀把紙質(zhì)文件掃描成圖片,掃描分辨率不小于200dpi,如文字偏小、密集、清晰度較差時(shí),掃描分辨率不小于300dpi,形成PDF格式文件,刻錄成光盤,與紙質(zhì)檔案分開存放。檔案原件一旦發(fā)生意外,還有這些相對(duì)應(yīng)的數(shù)字化副本可以做備份,不致于遭到毀滅性破壞。另外,在提供利用時(shí),可以提供數(shù)字化副本,盡量少翻閱原件。

5 提高檔案工作者素質(zhì),不斷學(xué)習(xí)檔案保護(hù)技術(shù)

隨著時(shí)代的發(fā)展,保證檔案安全已不僅僅是不破壞、不損失、不外泄等問題,我們應(yīng)采用新技術(shù)來保護(hù)檔案,延長檔案的壽命。

5．1 提高檔案工作者的政治素質(zhì) 檔案工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作,要求檔案工作者必須具有較高的政治素質(zhì)。必須經(jīng)常參加政治理論學(xué)習(xí),了解當(dāng)前形勢(shì),樹立正確的世界觀、人生觀,擁護(hù)黨的綱領(lǐng)和章程,保持正確的政治方向。

5．2 提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì),提高技術(shù)水平 檔案工作者要熱愛檔案事業(yè),有較強(qiáng)的事業(yè)心,隨著電子檔案的大量應(yīng)用,信息化成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。檔案工作的科技含量越來越高,要求檔案工作者不斷接受新的科學(xué)文化知識(shí),既要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí),又要學(xué)習(xí)以信息技術(shù)為重點(diǎn)的高科技知識(shí),成為全方位人才,學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法、新知識(shí),具有創(chuàng)新精神。檔案工作者要不斷增強(qiáng)使命感、責(zé)任感,跟上時(shí)代的步伐,以確保檔案安全。

6 結(jié)束語

安全問題是動(dòng)態(tài)發(fā)展的,所以檔案安全工作也需要不斷適應(yīng)新的檔案安全形勢(shì),檔案安全保障建設(shè)是一項(xiàng)長期艱巨的工作,需要我們大家共同努力,做為一名檔案工作者,要牢固樹立“安全第一”的理念,要擔(dān)負(fù)起維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重任,為企業(yè)檔案安全保障建設(shè)做貢獻(xiàn)。