董 可 寧 津

1.中國(guó)煙草總公司天津市公司營(yíng)銷(xiāo)中心 天津 300000;2.天津市煙草專(zhuān)賣(mài)局公路分局 天津 300000

隨著信息化科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,全國(guó)各行業(yè)對(duì)信息化建設(shè)的需求日益增加,各大科技企業(yè)也在隨著需求市場(chǎng)的不斷擴(kuò)張,不斷充實(shí)自身技術(shù)研發(fā)能力,拓展技術(shù)應(yīng)用范圍。在信息化系統(tǒng)建設(shè)承建方的競(jìng)爭(zhēng)中,競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手不斷增加,競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈,在項(xiàng)目投標(biāo)階段就蘊(yùn)含著各種風(fēng)險(xiǎn),影響著最后的競(jìng)標(biāo)結(jié)果。因此實(shí)現(xiàn)在投標(biāo)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn),做好應(yīng)對(duì)措施,最終贏得中標(biāo),是每一個(gè)信息化系統(tǒng)建設(shè)方必須研究考量的。

1 信息化系統(tǒng)項(xiàng)目投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)分析

1.1 信息化系統(tǒng)投標(biāo)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方法 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的方法有很多,包括德?tīng)柗品ā⑶榫胺治龇?、流程圖法以及頭腦風(fēng)暴法等。信息化系統(tǒng)所采用的是頭腦風(fēng)暴法,之所以選擇頭腦風(fēng)暴法,是因?yàn)橥ㄟ^(guò)長(zhǎng)期觀察,發(fā)現(xiàn)頭腦風(fēng)暴法適用于信息化系統(tǒng)。信息化系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別專(zhuān)家組的人數(shù)為5人,雖然人員是從行業(yè)內(nèi)外專(zhuān)業(yè)、年齡、學(xué)歷以及崗位各不同的人員中挑選的,但他們的共同特點(diǎn)是都曾參與過(guò)煙草企業(yè)的項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)發(fā),都在這方面具備足夠的經(jīng)驗(yàn)和閱歷。項(xiàng)目組召集專(zhuān)家組成員開(kāi)會(huì),以信息化系統(tǒng)投標(biāo)過(guò)程為主題,根據(jù)自己曾經(jīng)的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)提出看法和建議,特別是哪些過(guò)程是極易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的,都會(huì)如實(shí)、毫無(wú)保留地說(shuō)出,此外同時(shí)安排3至4名記錄員詳細(xì)記錄,會(huì)后核對(duì)彼此所記錄的內(nèi)容,繪制成冊(cè)并上交領(lǐng)導(dǎo)層。

1.2 信息化系統(tǒng)項(xiàng)目投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

1.2.1 投標(biāo)準(zhǔn)備階段的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別 投標(biāo)準(zhǔn)備階段存在的風(fēng)險(xiǎn)主要包括以下兩點(diǎn):

(1)招標(biāo)文件內(nèi)項(xiàng)目信息的獲取風(fēng)險(xiǎn)。投標(biāo)方獲得項(xiàng)目相關(guān)信息最初方法就是對(duì)招標(biāo)文件的分析。通常,招標(biāo)文件由招標(biāo)方填寫(xiě),但招標(biāo)方對(duì)具體項(xiàng)目建設(shè)的細(xì)節(jié)不能很好的把控,因此在制作招標(biāo)文件時(shí),對(duì)于相關(guān)技術(shù)性指標(biāo)不能以明確的文字表達(dá),導(dǎo)致投標(biāo)方在通過(guò)招標(biāo)文件分析項(xiàng)目?jī)?nèi)容時(shí),產(chǎn)生理解上偏差的風(fēng)險(xiǎn)。

(2)投標(biāo)方通過(guò)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)獲取相關(guān)信息的交流風(fēng)險(xiǎn)。煙草企業(yè)招投標(biāo)相關(guān)工作管理規(guī)定要求,在定標(biāo)前嚴(yán)禁與投標(biāo)方交流。因此投標(biāo)方對(duì)于項(xiàng)目問(wèn)題只能通過(guò)與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)溝通,這就需要投標(biāo)方的業(yè)務(wù)經(jīng)理具備較強(qiáng)的邏輯思維能力與溝通交際能力,以便將想獲取的項(xiàng)目相關(guān)信息進(jìn)行表達(dá)。因此,投標(biāo)方派出參與投標(biāo)的業(yè)務(wù)經(jīng)理的工作能力也是這一階段的主要風(fēng)險(xiǎn)。

1.2.2 投標(biāo)實(shí)施階段的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別 投標(biāo)實(shí)施階段的風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)自于以下幾個(gè)方面:

(1)對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)知風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)知不僅包含對(duì)其系統(tǒng)內(nèi)容、架構(gòu)、建設(shè)需求的了解,還包括對(duì)招標(biāo)方實(shí)力是否能支持項(xiàng)目實(shí)施資金的及時(shí)兌現(xiàn)等,這些因素都會(huì)對(duì)后期項(xiàng)目施工帶來(lái)重大影響的風(fēng)險(xiǎn)。因此,實(shí)施階段對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)知風(fēng)險(xiǎn)是影響整個(gè)投標(biāo)工作甚至中標(biāo)后項(xiàng)目施工的一項(xiàng)重大風(fēng)險(xiǎn)。

(2)項(xiàng)目實(shí)施的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)比招標(biāo)文件,查找是否存在需要進(jìn)行系統(tǒng)二次開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)功能升級(jí)的風(fēng)險(xiǎn),并分析承建方預(yù)期派駐的項(xiàng)目組技術(shù)人員是否具備完成上述工作任務(wù)及應(yīng)對(duì)招標(biāo)方提出的臨時(shí)性系統(tǒng)功能需求的開(kāi)發(fā)工作。對(duì)于承建方預(yù)期派駐的項(xiàng)目組無(wú)法完成開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目需求,應(yīng)考慮公司內(nèi)部其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域的技術(shù)人員臨時(shí)進(jìn)行派駐支持等。

(3)項(xiàng)目承建的商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。投標(biāo)方在參與煙草信息化系統(tǒng)項(xiàng)目投標(biāo)過(guò)程中可能面臨國(guó)家的政策風(fēng)險(xiǎn)、國(guó)家煙草專(zhuān)賣(mài)局的管理規(guī)定變化風(fēng)險(xiǎn)、成本投入增加風(fēng)險(xiǎn)及臨時(shí)追加項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容等商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

(4)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的道德風(fēng)險(xiǎn)。在招投標(biāo)實(shí)際操作過(guò)程中,往往會(huì)發(fā)生幾家投標(biāo)方進(jìn)行串通投標(biāo)的“圍標(biāo)”行為,以及某家投標(biāo)方為獲得項(xiàng)目承建資格從而提高自身知名度,不顧自身盈利與否而刻意降低報(bào)價(jià)進(jìn)行惡意競(jìng)標(biāo)。在投標(biāo)實(shí)施階段,競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的種種有損道德的投標(biāo)行為,也是影響成功中標(biāo)的重要風(fēng)險(xiǎn)。

(5)投標(biāo)方總體決策風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目投標(biāo)實(shí)施階段,對(duì)于項(xiàng)目承建的論證結(jié)果最終仍需投標(biāo)方高層進(jìn)行最終決策,而不僅靠委派進(jìn)行投標(biāo)的產(chǎn)品經(jīng)理或項(xiàng)目組進(jìn)行。而在高層決策期間,也存在著一定人為或非人為的風(fēng)險(xiǎn)影響因素。

1.2.3 簽約階段的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別 簽約階段的風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)自于以下幾個(gè)方面:

(1)與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手競(jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致的競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目簽約階段的評(píng)標(biāo)及中標(biāo)評(píng)審過(guò)程中,評(píng)標(biāo)委員會(huì)通過(guò)投標(biāo)方的投標(biāo)書(shū)進(jìn)行評(píng)定,與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手間展開(kāi)的實(shí)際較量也在此開(kāi)展。但影響能否戰(zhàn)勝對(duì)手的決定性因素是在前期對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息收集上,往往哪家投標(biāo)方的技術(shù)能力證明更充分、項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃更合理、項(xiàng)目報(bào)價(jià)更低廉,最終就會(huì)在這場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中勝出。而因?yàn)楦?jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致的在投標(biāo)書(shū)上明確的綜合利潤(rùn)讓步,往往會(huì)為后期項(xiàng)目施工帶來(lái)不利的影響。因此與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的競(jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致的競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn),是此階段的一項(xiàng)重要風(fēng)險(xiǎn)。

(2)合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)。合同的簽訂代表著投標(biāo)方的勝利,但也代表著項(xiàng)目施工的開(kāi)始。合同的條款及明細(xì),將影響后期項(xiàng)目施工。而合同條款的初期制定,掌握權(quán)是在招標(biāo)方手中,因此合同條款很多是不利于投標(biāo)方的利益的,這無(wú)疑為投標(biāo)方帶來(lái)很多風(fēng)險(xiǎn)。

2 信息化系統(tǒng)項(xiàng)目投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)管控策略

2.1 投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施

2.1.1 投標(biāo)準(zhǔn)備階段的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施

(1)招標(biāo)文件信息風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施。招標(biāo)文件所標(biāo)明的項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容可能因?yàn)檎袠?biāo)方對(duì)于項(xiàng)目的理解不夠深入或?qū)τ谙到y(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)的技術(shù)性指標(biāo)不能進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化描述,由此導(dǎo)致的投標(biāo)方在接到招標(biāo)文件后不能對(duì)具體信息進(jìn)行第一手掌握。需要投標(biāo)方進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)文件描述的項(xiàng)目?jī)?nèi)容的拓展性理解,同時(shí)加強(qiáng)后期對(duì)發(fā)現(xiàn)的疑問(wèn)點(diǎn)與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通,全面掌握項(xiàng)目建設(shè)的具體內(nèi)容,從而在投標(biāo)準(zhǔn)備階段對(duì)項(xiàng)目投標(biāo)甚至于對(duì)項(xiàng)目建設(shè)做好充分的準(zhǔn)備。

(2)獲取項(xiàng)目相關(guān)信息風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施。想要前期溝通順暢,相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方向來(lái)獲取信息:①是招標(biāo)方的哪個(gè)部門(mén)需要建設(shè)開(kāi)發(fā)該項(xiàng)目;②招標(biāo)方會(huì)派出其內(nèi)部的哪個(gè)組織來(lái)進(jìn)行此項(xiàng)招標(biāo)工作;③招標(biāo)方可支付的費(fèi)用,對(duì)該項(xiàng)目可投入的資金是否匹配該項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)建設(shè);④項(xiàng)目是否單獨(dú)存在的,還是需要其他相互配合的項(xiàng)目系統(tǒng)一起支撐,例如,財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件需要人力資源軟件的支撐配合;⑤如果該項(xiàng)目需要另一個(gè)項(xiàng)目A的配合,那項(xiàng)目是否已經(jīng)存在,如若不存在,是否需要投標(biāo)方再建設(shè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目A等。只有真正了解上述內(nèi)容,投標(biāo)方的領(lǐng)導(dǎo)層才能做出精準(zhǔn)決策。

2.1.2 投標(biāo)實(shí)施階段的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施 項(xiàng)目實(shí)施階段會(huì)遇到的風(fēng)險(xiǎn)主要是對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)知風(fēng)險(xiǎn),具體措施:①要了解自己本身是否具備足夠的能力勝任招標(biāo)方所要求的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)工作;②社會(huì)上的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手又是否具備足夠的能力勝任招標(biāo)方所要求的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)工作,自身的的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)是什么等。

2.1.3 項(xiàng)目簽約階段的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施 合同簽約階段的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)應(yīng)該從以下幾個(gè)方面注意:①通常情況下,任何簽約都不可能只對(duì)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)本身進(jìn)行合同簽訂,肯定還有其他很多方面的細(xì)節(jié)需要簽訂,投標(biāo)方應(yīng)考慮細(xì)致全面,將需要簽訂合同的細(xì)節(jié)考慮全面,例如硬件設(shè)備、如何采購(gòu)等,都需再單獨(dú)簽訂;②里面涉及到完成期限、操作期限等關(guān)于時(shí)限的內(nèi)容一定要格外注意;③要弄清楚招標(biāo)方和投標(biāo)方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任都有哪些。

2.2 投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控措施

2.2.1 鞏固顧問(wèn)詢(xún)問(wèn)制度 投標(biāo)方想要防范風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生,就要咨詢(xún)專(zhuān)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)構(gòu)幫助。風(fēng)險(xiǎn)咨詢(xún)機(jī)構(gòu)有很多,在挑選時(shí)一定要選擇適合自身企業(yè)發(fā)展的機(jī)構(gòu)。合適的機(jī)構(gòu)可為投標(biāo)方提供有針對(duì)性的指導(dǎo)和幫助,識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)并提出解決措施。

2.2.2 建立信息化的監(jiān)控制度 近幾年,隨著信息化時(shí)代的到來(lái),通過(guò)一系列信息化手段監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)已是較為常見(jiàn)的方法。為確保投標(biāo)順利,投標(biāo)方必須對(duì)投標(biāo)工作的全過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格地監(jiān)控。開(kāi)發(fā)建設(shè)項(xiàng)目是投標(biāo)方的主營(yíng)業(yè)務(wù),自然也會(huì)將更多精力投入其中,所以就會(huì)忽視了對(duì)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、防控等工作。因此,建立信息化的監(jiān)控才是最有效的手段。

3 結(jié)論

本文立足于參與煙草企業(yè)信息化系統(tǒng)項(xiàng)目的投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)管理,在對(duì)其項(xiàng)目投標(biāo)工作的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行細(xì)致分析和深入研究的同時(shí),充分結(jié)合理論依據(jù),分別采取了風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等方法,對(duì)投標(biāo)工作中所涉及的每個(gè)階段進(jìn)行分析,從而找出可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)并判斷出該風(fēng)險(xiǎn)會(huì)造成的影響程度,最終作出操作性強(qiáng)、實(shí)踐性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)的應(yīng)對(duì)策略,不僅降低了風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率,還大幅度提高了該項(xiàng)目的中標(biāo)成功率。