胡悅

摘要：在科學技術發(fā)展的今天，信息化為檔案管理提供了技術支撐。在新時期下，檔案管理人員應該認識到信息技術的重要性，采用信息化手段對檔案進行管理，幫助自己進行檔案工作，推動檔案工作的開展。本文主要分析了當前檔案信息化建設的必要性和現(xiàn)狀，并提出了幾點關于檔案信息化建設的建議，希望能為廣大同行帶來參考。

關鍵詞：檔案信息化;檔案管理

引言

檔案信息化建設能夠推動檔案管理工作的進步。與傳統(tǒng)的儲存方式不同，信息化時代儲存信息量會更大，速度也變得更快。因此我國開始推動檔案信息化建設，逐漸形成了自動化的信息管理平臺。但由于我國檔案管理仍然存在一些問題，需要我們正確認識這些不足，并針對性進行調(diào)整和改進，從而推動檔案信息化建設。

一、加強檔案信息化建設的必要性。

加強檔案管理工作和檔案管理信息化有利于我國社會經(jīng)濟的發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理工作量龐大，且容易造成工作失誤，給經(jīng)濟和發(fā)展帶來諸多影響，因此為了適應新時代信息化工作要求加強檔案管理，信息化管理非常有必要。不但能夠改善檔案管理信息工作情況，還能提高工作人員的效率，這樣有利于企事業(yè)長久發(fā)展，有利于實現(xiàn)資料的安全可靠性。

二、檔案信息化建設的優(yōu)勢。

1.檔案信息化儲存主體更為便捷。

信息化后的檔案主要采用光盤和云儲存對檔案信息進行存儲，這些現(xiàn)代化的儲存設備會比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更容易保護和攜帶。而且隨著信息技術的不斷進步，檔案信息化的存儲設備體積變得越來越小，儲存空間卻變得越來越大。一張小小的儲存卡就可以存下幾十個企業(yè)或者幾百個個企業(yè)的檔案信息。

2.存儲內(nèi)容更容易保護。

傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)版本，這就要求必須把檔案放在干燥易儲存的空間里。而信息化檔案后儲存的空間變成了內(nèi)存條或者光盤，這大大方便了我們進行儲存和使用。同時如果儲存的數(shù)據(jù)丟失，還可以通過技術手段進行找回。

3.易于保護和管理。

信息化后的檔案能夠方便我們進行備份和使用。即使發(fā)生檔案失竊或者誤刪的情況，我們也可以通過備份的信息化檔案及時將資料找回，避免了傳統(tǒng)檔案中因為不可抗力因素被毀壞而不能修復的情況。

三、加強檔案信息化建設的有效辦法。

1.加強檔案管理制度的建設。

制度的建設是指導檔案管理工作的重要基礎，所以在檔案信息化建設過程中，必須加強檔案管理制度的建設。首先要用明文規(guī)定好檔案管理工作的基本要點，對具體的環(huán)節(jié)進行指導;其次相關單位和人員要重視檔案信息化建設與檔案管理的重要性，落實好檔案信息的保存和檔案數(shù)據(jù)的使用。一旦發(fā)生數(shù)據(jù)泄露事件，要對相關人員進行嚴肅處理，促進檔案管理工作者樹立高度的工作責任心。

2.建立起檔案管理信息系統(tǒng)。

檔案管理信息系統(tǒng)是檔案信息化建設的重要表現(xiàn)。我們要充分借助專業(yè)的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作。比如我們要通過信息技術建立起檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限制度，只有專門的檔案管理工作人員才能獲得相應的權(quán)限使用管理系統(tǒng)。要對每一次系統(tǒng)訪問進行登記，系統(tǒng)在正常運行中不允許外部硬盤侵入系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行拷貝。同時要邀請專業(yè)的信息技術公司對系統(tǒng)進行定期的維護，及時修補系統(tǒng)存在的漏洞做好系統(tǒng)的安全升級，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行，為檔案管理工作提供最基礎的保障。

3.積極加強數(shù)據(jù)庫建設工作。

加強數(shù)據(jù)庫建設工作是檔案信息化建設的重要基礎。檔案里存在著大量的信息，需要我們建設完備的數(shù)據(jù)庫對檔案進行管理。首先我們要利用數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)進行檔案資源的儲備，要充分利用數(shù)據(jù)庫建立起完備的檔案數(shù)據(jù)信息體系，對獲取的檔案信息資源進行逐一篩選和整理;其次，我們要對檔案信息和數(shù)據(jù)進行分類，通過利用信息檢索技術做好這項工作。比如通過特殊的字符和文字搜索相應的檔案信息，這樣更加方便我們開展檔案信息化建設工作。

4.大力加強檔案管理隊伍建設。

在檔案信息化建設過程中，信息技術人才隊伍建設非常重要，是檔案管理隊伍建設的基本。第一，我們要重視檔案管理人員的培訓，在培訓中要讓工作人員樹立正確的工作態(tài)度，通過不斷學習提升自己的工作能力，提升檔案管理工作者的整體素質(zhì)，要求檔案管理工作者努力學習計算機技術，能夠從容應對各種可能發(fā)生的情況;其次要積極引進人才，可以到各大高校去招收計算機專業(yè)人才，加強檔案管理人才儲備，通過不斷的培訓使得工作人員能夠熟練操作信息系統(tǒng)。

5.做好監(jiān)督管理工作。

檔案信息化管理工作不但需要內(nèi)部監(jiān)督，還需要外部監(jiān)督工作的實施。通過內(nèi)部和外部監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的漏洞并及時改進。因此相關機構(gòu)可以建立專門的監(jiān)督管理小組，對檔案管理工作進行系統(tǒng)監(jiān)督。檔案監(jiān)督管理小組要全面參與到檔案管理工作中，對工作流程要熟悉，及時了解各個環(huán)節(jié)和部門中存在的不足，并對他們進行指導。通過這樣的辦法能夠有效降低檔案管理問題出現(xiàn)的概率，確保檔案信息化監(jiān)督管理工作取得成效。

四、結(jié)束語。

總之，我們要正確認識到檔案信息化建設的作用和積極性。在新時代背景下，各行各業(yè)對計算機網(wǎng)絡技術和信息技術的利用更加頻繁。要正視信息技術為我們生活和工作帶來了便捷，同時也要認識到信息技術存在的安全隱患。因此在檔案信息化建設和管理過程中，我們要加大信息技術的投入，培養(yǎng)專業(yè)的信息技術管理人才。要及時對信息系統(tǒng)進行維護和檢測，確保信息技術系統(tǒng)的安全性，為信息管理工作提供可靠的保障。

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