孫兆霞 煙臺(tái)市環(huán)境衛(wèi)生管理中心

環(huán)衛(wèi)檔案管理部門做好檔案的智能化、數(shù)字化管理，能推動(dòng)環(huán)衛(wèi)事業(yè)順應(yīng)現(xiàn)代城市化發(fā)展需求，提高數(shù)字化檔案的利用和管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的節(jié)能環(huán)保、方便快捷，推動(dòng)環(huán)衛(wèi)管理系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)。

一、環(huán)衛(wèi)檔案管理在城市建設(shè)中的作用

檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及企業(yè)集團(tuán)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中重要的歷史記錄，強(qiáng)調(diào)和反應(yīng)的是個(gè)人參與集體活動(dòng)的真實(shí)情況。在城市建設(shè)中，環(huán)保事業(yè)深刻地影響城市發(fā)展的方方面面，影響人們工作和生活的質(zhì)量，也直接反應(yīng)一個(gè)城市現(xiàn)代文明的建設(shè)水平。

環(huán)衛(wèi)檔案在城市環(huán)境衛(wèi)生事業(yè)中起到忠實(shí)記錄和真實(shí)還原的作用，不僅是一個(gè)城市環(huán)保事業(yè)建設(shè)的憑證，也是一個(gè)城市形成發(fā)展的見(jiàn)證者，在現(xiàn)代城市建設(shè)中起到關(guān)鍵作用。

環(huán)保檔案的數(shù)字化發(fā)展是現(xiàn)代城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，也是城市環(huán)保事業(yè)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的重要組成部分。環(huán)保數(shù)字檔案的管理和應(yīng)用要朝向開(kāi)放性、多面性和便捷化進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從檔案的收集、管理和應(yīng)用等多個(gè)層面建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一完整的管理流程，強(qiáng)化制度管理，推進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用。

環(huán)保數(shù)字化檔案是先進(jìn)的信息技術(shù)和傳統(tǒng)檔案管理工作的深度融合，在工作過(guò)程中要綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、縮微技術(shù)、多媒體技術(shù)等。其主要特點(diǎn)在于：

（一）存儲(chǔ)、收藏水平提升?，F(xiàn)代技術(shù)尤其是縮微技術(shù)，能夠壓縮檔案的儲(chǔ)存分量，提高儲(chǔ)存密度，擴(kuò)大儲(chǔ)存空間，以縮微形態(tài)保管和收藏檔案，并確保檔案忠實(shí)于原件。

（二）信息處理速率更快。數(shù)字化檔案以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)為前提，具有短時(shí)間內(nèi)高速處理海量信息的能力，因此可以借助計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行歸檔、錄入、檢索、調(diào)用等相關(guān)處理，能做到速度快、效率高、精準(zhǔn)性強(qiáng)等，并且計(jì)算機(jī)能夠提供多種途徑的檢索方式，滿足不同人的需求。

二、環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的收集、管理和應(yīng)用分析

（一）數(shù)字檔案的收集工作

數(shù)字檔案的收集工作首先要明確收集范圍，環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案建設(shè)是和環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)的信息化建設(shè)息息相關(guān)的，因此檔案管理部門可以根據(jù)信息化系統(tǒng)的相關(guān)要求、工作內(nèi)容參照傳統(tǒng)環(huán)衛(wèi)檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、范圍制定相關(guān)的規(guī)章制度，包括數(shù)字化檔案的歸檔范圍、管理期限以及檔案錄入標(biāo)準(zhǔn)等，目前在數(shù)字化體系內(nèi)，數(shù)字化檔案的歸檔范圍主要包括現(xiàn)有的數(shù)字化檔案、圖片、電子檔案、電子收錄信息等，也包括各個(gè)業(yè)務(wù)管理部門在政務(wù)平臺(tái)上的數(shù)字信息、工作內(nèi)容、工作指南；網(wǎng)絡(luò)審批信息、流程和結(jié)果；污染源監(jiān)控體系中對(duì)各個(gè)對(duì)象的監(jiān)管數(shù)據(jù)、處理意見(jiàn)和結(jié)果等；重要的環(huán)境監(jiān)測(cè)、大氣、河流等污染監(jiān)管數(shù)據(jù)等；環(huán)保單位的資產(chǎn)、人事檔案等；以及其他的電子文件、電子圖片、音視頻和動(dòng)畫等多媒體資料等。

其次，確定歸檔范圍后要制定統(tǒng)一的數(shù)字檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)和方法。由于數(shù)字檔案是一項(xiàng)教新的內(nèi)容，在具體的歸檔過(guò)程中要針對(duì)數(shù)字檔案的收集現(xiàn)象進(jìn)行切實(shí)調(diào)查和論證，運(yùn)用數(shù)字化管理軟件，秉持開(kāi)放和兼容的原則進(jìn)行邏輯歸檔，按照歸檔制度針對(duì)不用檔案完成備份操作，重要檔案要做到紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案一一對(duì)應(yīng)。

最后，環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案收集主要是通過(guò)軟件平臺(tái)進(jìn)行的，選取合適的軟件平臺(tái)是完成數(shù)字檔案管理和應(yīng)用的前提。選擇合適的軟件平臺(tái)，首先要考慮軟件平臺(tái)的通用性、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和安全性能，并對(duì)不同軟件平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求、技術(shù)支撐等進(jìn)行分析。當(dāng)然也要考慮經(jīng)濟(jì)效益，軟件平臺(tái)的投入適應(yīng)必然會(huì)產(chǎn)生成本支出，環(huán)保機(jī)構(gòu)要做好成本管理，分析投入和產(chǎn)出的比例關(guān)系，并選擇效率最高，專業(yè)性強(qiáng)和符合環(huán)衛(wèi)工作要求的軟件平臺(tái)。

軟件平臺(tái)的使用是硬件投入，在配備高科技軟件的同時(shí)，也要針對(duì)性地提高環(huán)保檔案工作者的技術(shù)水平，要求環(huán)衛(wèi)檔案工作者要做到熟悉數(shù)字檔案概念、范圍，掌握數(shù)字檔案收集、管理相關(guān)業(yè)務(wù)，并能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)以及其他技術(shù)，如，縮微技術(shù)、錄像技術(shù)等，并能妥善解決數(shù)字檔案收集中遇到的各種技術(shù)問(wèn)題。

（二）強(qiáng)化數(shù)字檔案管理，提高管理質(zhì)量

針對(duì)數(shù)字檔案開(kāi)展管理工作，工作人員首先要明白數(shù)字檔案在檔案內(nèi)容、形式上和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的差異，尤其要明白數(shù)字化檔案在環(huán)保事業(yè)現(xiàn)代化管理中的作用，并要提高信息時(shí)代背景下的信息化思維和安全防護(hù)思維，將保障數(shù)字檔案的核心數(shù)據(jù)安全作為管理的重心，做好數(shù)據(jù)防護(hù)工作。同時(shí)也要確保數(shù)字檔案的長(zhǎng)期利用性質(zhì)和可持續(xù)功能。

環(huán)衛(wèi)數(shù)字化檔案的管理首先要建立起包含多個(gè)層次、多種規(guī)范的環(huán)衛(wèi)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，借助信息化途徑將市、縣、村以及基層監(jiān)測(cè)站點(diǎn)的相關(guān)數(shù)字化信息都納入到該數(shù)據(jù)庫(kù)中，并梳理該數(shù)據(jù)庫(kù)中的層次管理和梯隊(duì)組成，不同的架構(gòu)對(duì)應(yīng)不同的數(shù)字檔案管理方式，并設(shè)置相對(duì)應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和專題數(shù)據(jù)庫(kù)，方便對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行分類管理和層級(jí)管理。

其次，在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)部要建立檔案實(shí)施管理功能模塊，其核心功能和后臺(tái)管理員由市級(jí)環(huán)衛(wèi)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，其他不同層級(jí)環(huán)衛(wèi)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)配合與聯(lián)動(dòng)，設(shè)置不同的功能模塊，包括數(shù)據(jù)查詢、檔案檢索、公共資源檔案庫(kù)等，這樣方便不同層次檢索到相關(guān)的檔案信息，做好數(shù)字檔案的日常管理、監(jiān)督管理、數(shù)據(jù)整合等工作。

另外，要明確數(shù)字檔案的安全層級(jí)，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)涉密檔案和非涉密檔案進(jìn)行差異化管理。尤其是優(yōu)先提供非涉密、具有重要使用價(jià)值的公共檔案的搜集、整合以及檢索功能，同時(shí)設(shè)置珍貴檔案模塊，對(duì)珍貴的實(shí)物檔案、圖文檔案，以及將其他經(jīng)過(guò)拍攝、錄影、掃描等方法得來(lái)的檔案完成數(shù)字化錄入。

最后，要明確數(shù)字化檔案的管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，要切實(shí)做到數(shù)字檔案的管理有章可循，踐行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以確保數(shù)字檔案管理的公開(kāi)、透明和公正。對(duì)于涉密檔案要建立長(zhǎng)效的安全防護(hù)機(jī)制，確保數(shù)字檔案管理有效、可靠和真實(shí)，如，數(shù)字檔案管理中的加密程序，要由數(shù)據(jù)管理中心根據(jù)檔案的涉密性設(shè)定不同層級(jí)，并劃分好權(quán)限，定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和檔案數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)被非法篡改和盜取。

（三）做好檔案工作的應(yīng)用工作。

環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案收集和管理的最終目的是確保檔案得到應(yīng)用，推動(dòng)環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展，推動(dòng)城市衛(wèi)生環(huán)境建設(shè)，為人們提供更好的工作和生活環(huán)境。因此環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的應(yīng)用工作中首要考慮便捷性和合理性。城市可以建立環(huán)衛(wèi)數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行專業(yè)管理，要做到：環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案中的非涉密檔案可以實(shí)現(xiàn)全市環(huán)衛(wèi)網(wǎng)內(nèi)網(wǎng)用戶查詢、利用和下載，針對(duì)非涉密檔案要充分發(fā)揮其數(shù)據(jù)支撐作用，為各行各業(yè)建設(shè)提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，推動(dòng)環(huán)衛(wèi)建設(shè)中數(shù)據(jù)信息的對(duì)稱傳播。當(dāng)然對(duì)于不同涉密層級(jí)的數(shù)據(jù)信息，也可以設(shè)定相對(duì)應(yīng)的查詢權(quán)限，由管理員負(fù)責(zé)資格審核。另外可以設(shè)置開(kāi)放性的環(huán)衛(wèi)數(shù)據(jù)檔案管理體系，對(duì)接其他社會(huì)公共管理事務(wù)，由環(huán)衛(wèi)數(shù)據(jù)管理中心負(fù)責(zé)定期更新相關(guān)數(shù)據(jù)和檔案信息，促使全市的環(huán)衛(wèi)檔案建設(shè)更加便捷快速，也推動(dòng)其他相關(guān)社會(huì)管理事務(wù)的現(xiàn)代化管理。

當(dāng)然在大數(shù)據(jù)背景下，環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的管理可以綜合利用多種大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立環(huán)衛(wèi)數(shù)據(jù)分析整合體系，針對(duì)環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案進(jìn)行大數(shù)據(jù)挖掘，分析出檔案背后的數(shù)據(jù)信息，確保不同環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)、環(huán)衛(wèi)部門的數(shù)據(jù)進(jìn)入到數(shù)據(jù)中心，為數(shù)據(jù)分析提供原始素材和資源。

此外，針對(duì)信息技術(shù)時(shí)代背景下的數(shù)據(jù)信息安全管理需求，環(huán)衛(wèi)部門要建立針對(duì)性的環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案信息建設(shè)和信息安全體系，針對(duì)數(shù)字檔案做好安全管理工作。環(huán)衛(wèi)部門要充分利用當(dāng)前的數(shù)字化環(huán)境和信息技術(shù)，明確數(shù)字檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸、替換和應(yīng)用安全。在對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)的過(guò)程中要做好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)和信息安全體系建設(shè)，確保數(shù)字檔案的應(yīng)用處在安全保護(hù)中，減少或消除信息泄露、替換等事件發(fā)生。

檔案應(yīng)用中的安全管理包含內(nèi)容較多，除了建立安全系統(tǒng)外，也要遵循相關(guān)規(guī)定對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施做好物理保護(hù)，并為數(shù)字軟件配備防火墻、殺毒軟件等，只有通過(guò)健全統(tǒng)一的信息安全管理體系，才能積極應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的檔案數(shù)據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)，為網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)、網(wǎng)絡(luò)安全做好萬(wàn)全措施。

總之，隨著環(huán)保信息建設(shè)的逐步推進(jìn)，數(shù)字檔案的管理工作成為環(huán)衛(wèi)檔案管理中的重要內(nèi)容，如何針對(duì)大量的數(shù)字文檔進(jìn)行管理，推進(jìn)環(huán)衛(wèi)辦公自動(dòng)化、智能化發(fā)展，是需要環(huán)衛(wèi)檔案工作者認(rèn)真思考的一件事情。數(shù)字檔案的內(nèi)容輻射范圍廣，電子文本、音視頻、圖形等都屬于數(shù)字檔案范疇，工作人員要在日常工作中提高信息技術(shù)水平，拓展檔案管理思維，明確數(shù)字檔案收集范疇、標(biāo)準(zhǔn)，并建立完善統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理制度，創(chuàng)建數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行層次分明，權(quán)限明確的管理，并提高數(shù)字檔案的應(yīng)用水平，推進(jìn)環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的交流、傳播和安全防護(hù)。