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新常態(tài)背景下的檔案館空間資源配置研究

2021-02-22 07:47李偉超李琴賈藝瑋
北京檔案 2021年1期
關(guān)鍵詞:檔案服務(wù)

李偉超 李琴 賈藝瑋

摘要:檔案館空間是檔案館服務(wù)功能開(kāi)展的重要載體和基礎(chǔ)性資源。針對(duì)檔案館空間進(jìn)行資源配置研究,為檔案館服務(wù)功能的轉(zhuǎn)變及服務(wù)效能的提升提供有效支撐。本文探討了新常態(tài)背景下檔案館空間的內(nèi)涵,基于檔案館空間的底層需求,提出了以“統(tǒng)一、構(gòu)建、調(diào)整”為核心思路的檔案館空間配置策略及優(yōu)化路徑,以期為檔案館空間配置的應(yīng)用實(shí)踐與理論研究提供參考。

關(guān)鍵詞:檔案館空間資源 需求轉(zhuǎn)變 檔案服務(wù)

我國(guó)社會(huì)發(fā)展步入新常態(tài),科學(xué)技術(shù)更迭愈加迅猛,這對(duì)社會(huì)大眾的信息獲取方式及文化需求產(chǎn)生了重大影響。在此社會(huì)背景下,檔案管理工作顯得尤為重要,正處于由傳統(tǒng)模式向信息化、數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵時(shí)期。檔案館作為信息及文化機(jī)構(gòu)[1],新常態(tài)的時(shí)代背景為其開(kāi)展工作帶來(lái)了更多的新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)。面對(duì)日趨激烈而復(fù)雜的生存環(huán)境,檔案館更需要以多元化的服務(wù)理念、靈活的服務(wù)方式,去滿足社會(huì)公眾日趨復(fù)雜多變的檔案需求,而如何在有限的資源約束條件下高質(zhì)量地完成此項(xiàng)任務(wù),則是未來(lái)檔案館工作開(kāi)展所需持續(xù)面對(duì)的難題。

一、檔案館空間概述

(一)檔案館空間研究

空間是人們開(kāi)展社會(huì)活動(dòng)的重要載體,承載了一切活動(dòng)開(kāi)展所需要的資源。檔案館作為信息資源中心和區(qū)域文化傳播基地,為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)公眾提供多元化的服務(wù)和產(chǎn)品,檔案館空間則是以檔案館為載體,提供并創(chuàng)造一種獨(dú)特的場(chǎng)所和氛圍供人們保管與利用檔案資源。目前,學(xué)界有諸多學(xué)者對(duì)檔案館空間進(jìn)行了研究,如周林興等[2]運(yùn)用SWOT方法對(duì)檔案館公共文化空間的內(nèi)部要素和外部環(huán)境進(jìn)行分析,并提出多種發(fā)展策略建議以提高檔案館公共文化空間的影響力。倪曉春[3]對(duì)綜合檔案館公共文化空間建設(shè)的必要性和可行性進(jìn)行了分析,并對(duì)公共文化空間的建設(shè)提出了相關(guān)建議。孫瑾等[4]提出以信息共享空間的創(chuàng)新模式來(lái)探索檔案館發(fā)展的新路徑。曹宇[5]對(duì)檔案館在功能轉(zhuǎn)變背景下的空間合理配置進(jìn)行了研究,并對(duì)檔案館空間動(dòng)態(tài)配置提出了一些建議。黃荷等[6]對(duì)我國(guó)綜合檔案館的資源配置現(xiàn)狀進(jìn)行了分析,并針對(duì)資源配置不均、結(jié)構(gòu)不合理等問(wèn)題提出了針對(duì)性建議。上述研究對(duì)檔案館公共文化空間、信息共享空間、空間資源配置方面進(jìn)行了有益的探索,但其提出的策略及建議皆為零散的、非系統(tǒng)的。鑒于此,本文將從檔案館工作的實(shí)際需求出發(fā),對(duì)檔案館空間資源優(yōu)化進(jìn)行系統(tǒng)的研究。

(二)檔案館空間運(yùn)行模式

檔案館空間存在的價(jià)值是通過(guò)利用檔案館內(nèi)各種有形及無(wú)形的資源對(duì)檔案資源提供保管及利用服務(wù),是檔案館工作開(kāi)展的基礎(chǔ)。因此,檔案館空間不僅僅為有形的、物理意義上的空間,還包括無(wú)形的、虛擬化的空間——集成數(shù)據(jù)、信息與知識(shí)的信息空間,圍繞檔案信息保管和利用的業(yè)務(wù)交互空間,檔案館空間內(nèi)館員、用戶意識(shí)或精神上的空間。這四種空間在檔案館內(nèi)相互交融,從而形成了可提供檔案保管與利用服務(wù)的檔案館共融空間。

在這四種空間中,物理空間是檔案館空間的載體,業(yè)務(wù)交互空間是檔案館空間的服務(wù)應(yīng)用,信息空間是連接物理空間與業(yè)務(wù)空間的紐帶,意識(shí)或精神上的空間則是檔案館空間的最終作用對(duì)象。具體的檔案館空間運(yùn)行模式如圖1所示。

二、新常態(tài)下檔案館工作對(duì)空間資源的需求

當(dāng)前在新常態(tài)背景下,檔案事業(yè)正處于轉(zhuǎn)型時(shí)期,檔案館作為檔案事業(yè)的主陣地,在轉(zhuǎn)型過(guò)程中面臨著較多且較為復(fù)雜的問(wèn)題,加之新技術(shù)、新理念的不斷涌現(xiàn),使得檔案館在服務(wù)功能、資源配置、可持續(xù)發(fā)展等方面對(duì)空間資源的需求較為突出。

(一)檔案館服務(wù)功能的轉(zhuǎn)變

在新常態(tài)影響下,社會(huì)各界對(duì)檔案館的服務(wù)提出了更高的要求,檔案館工作步入轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期,以保管為主的傳統(tǒng)檔案館工作正逐漸延伸發(fā)展多項(xiàng)服務(wù)功能。檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型不可能是一蹴而就的,需要隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展動(dòng)態(tài)且持續(xù)地進(jìn)行改進(jìn)。在此期間,檔案館也需重新審視自己的社會(huì)地位和職能,不斷吸納社會(huì)各界的有利資源,轉(zhuǎn)變服務(wù)理念和服務(wù)方式,拓展和延伸服務(wù)內(nèi)容,持續(xù)向社會(huì)提供高效且優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)以滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案館的眾多需求。這種為適應(yīng)外界變化而導(dǎo)致的檔案館內(nèi)生性服務(wù)功能變革,需要檔案館對(duì)其空間資源進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化與整合,但這也將為新時(shí)期檔案館工作的開(kāi)展帶來(lái)持續(xù)性的挑戰(zhàn)。

(二)檔案館空間資源配置不足

國(guó)家檔案局于2008年發(fā)布了《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》,該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國(guó)家各級(jí)檔案館的建筑面積指標(biāo)和館藏檔案數(shù)量。筆者通過(guò)國(guó)家統(tǒng)計(jì)局調(diào)查了2008年到2018年10年之間的檔案館數(shù)據(jù)[7],發(fā)現(xiàn)檔案館的平均建筑面積從2008年的1468平方米增長(zhǎng)到了2018年的3170平方米,實(shí)現(xiàn)了翻倍。但是平均館藏檔案數(shù)量從2008年的7.9萬(wàn)卷(件)增長(zhǎng)到了2018年的22.6萬(wàn)卷(件),增長(zhǎng)了近3倍。由此,可以看出,檔案館建筑面積的增長(zhǎng)還遠(yuǎn)未滿足館藏檔案數(shù)量增長(zhǎng)所對(duì)應(yīng)的要求。所以整體來(lái)看,現(xiàn)今檔案館日常運(yùn)轉(zhuǎn)所需要的空間資源仍有較大缺口。

(三)綠色檔案館發(fā)展的需要

當(dāng)前背景下,檔案館需持有“綠色、環(huán)保、低能耗”等可持續(xù)發(fā)展的理念以在滿足社會(huì)需求的前提下盡可能減少對(duì)社會(huì)資源的浪費(fèi)。2019年國(guó)家檔案局發(fā)布《綠色檔案館建筑評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》[8],為檔案館的設(shè)計(jì)、建造及未來(lái)的館舍使用提供了方向性的指引,即需要在有限資源投入的條件下,最大限度地深挖資源使用效率,提供綠色檔案產(chǎn)品及服務(wù),這也對(duì)未來(lái)檔案館空間的設(shè)計(jì)和使用提出了更高的要求。

通過(guò)上述分析,不難發(fā)現(xiàn)檔案館對(duì)空間資源的利用具有“高效、綠色、可持續(xù)”等特征,而現(xiàn)有的檔案館因建設(shè)完成后其空間形態(tài)較為固定且不易調(diào)整,未能滿足自身空間資源利用的需求,因此,亟待構(gòu)建一種致力于實(shí)現(xiàn)空間資源優(yōu)化配置的檔案館空間建設(shè)體系。

三、檔案館空間資源配置策略

(一)空間資源需求

隨著現(xiàn)代檔案館館藏資源及業(yè)務(wù)服務(wù)種類(lèi)愈加豐富,其自身內(nèi)部的空間組織架構(gòu)也呈現(xiàn)出一定的復(fù)雜性特征。檔案館在對(duì)空間進(jìn)行配置時(shí),很難對(duì)其空間內(nèi)的資源進(jìn)行整合和優(yōu)化,因此需要以檔案館空間優(yōu)化過(guò)程中的具體需求為牽引,給出空間資源配置的處理策略,從而為空間配置的具體實(shí)施方案提供指導(dǎo)意見(jiàn)。根據(jù)對(duì)檔案館空間資源配置過(guò)程的深入分析,其空間資源需求具有以下四個(gè)方面的特征。

1.安全性。檔案館的安全性是檔案館各項(xiàng)服務(wù)功能正常開(kāi)展的前提基礎(chǔ)。檔案館對(duì)空間資源進(jìn)行優(yōu)化時(shí),需著重對(duì)自身安全性進(jìn)行考慮。

2.兼容性。檔案館的空間資源優(yōu)化是對(duì)以往檔案館空間形態(tài)的繼承和發(fā)展,所以在進(jìn)行空間優(yōu)化時(shí),需要考慮配置方案在現(xiàn)有空間形態(tài)中的兼容性問(wèn)題。

3.可行性。檔案館的發(fā)展面臨多重資源約束,因此在制訂檔案館空間資源配置方案時(shí),需著重考慮該方案在經(jīng)濟(jì)、制度、流程等方面的可行性問(wèn)題。

4.動(dòng)態(tài)性。檔案館作為社會(huì)組織的一部分,其內(nèi)部的正常工作開(kāi)展時(shí)刻受到外界多方因素的動(dòng)態(tài)影響。因此,檔案館在對(duì)空間進(jìn)行持續(xù)性的調(diào)整時(shí),應(yīng)考慮其自身動(dòng)態(tài)性需求。

(二)配置策略

檔案館在進(jìn)行空間資源配置時(shí)必須要從檔案館全局出發(fā),由底層需求牽引,通過(guò)對(duì)檔案館空間的深刻分析,提出以“統(tǒng)一、構(gòu)建、調(diào)整”為核心思想的空間配置策略,如圖2所示。

1.“統(tǒng)一”是檔案館空間資源配置策略的基礎(chǔ),它為后續(xù)策略在處理問(wèn)題時(shí)提供基本的約束關(guān)系,并將檔案館空間資源配置的一系列活動(dòng)限定于某一組織框架內(nèi)。統(tǒng)一策略的制定需滿足檔案館空間安全性、兼容性、動(dòng)態(tài)性的需要,它的實(shí)施需要著重注意以下兩方面的內(nèi)容:資源約束、事件擾動(dòng)。資源約束指的是約束檔案館空間正常運(yùn)行所需要的資源條件,包括各類(lèi)檔案資源、檔案設(shè)施、工作人員等。事件擾動(dòng)指的是在檔案館空間正常運(yùn)行中可能出現(xiàn)的各種非常態(tài)事件對(duì)檔案館空間的影響,包括各類(lèi)自然災(zāi)害、設(shè)備故障、檔案損壞、網(wǎng)絡(luò)異常等。

2.“構(gòu)建”是配置策略的主體,它決定了檔案館空間的組織形態(tài),在檔案館空間組織構(gòu)建的基礎(chǔ)上,延伸至資源配置方案的制訂。構(gòu)建策略的制定需滿足檔案館空間安全性、兼容性和可行性的需要,并在實(shí)施過(guò)程中主要關(guān)注組織構(gòu)建、要素配置兩方面的內(nèi)容。組織構(gòu)建旨在搭建檔案館空間運(yùn)行的組織架構(gòu),包括檔案館的機(jī)構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)流程再造等方面;要素配置旨在將檔案館空間內(nèi)的各資源要素(包括館員、設(shè)備、檔案資源、網(wǎng)絡(luò)資源等)有機(jī)整合在組織架構(gòu)內(nèi),從而形成資源的有效利用并實(shí)現(xiàn)檔案館空間的各項(xiàng)服務(wù)功能。

3“.調(diào)整”是配置策略的核心,直接體現(xiàn)了檔案館空間的動(dòng)態(tài)性,使固定或一成不變的檔案館空間運(yùn)行過(guò)程變?yōu)槌掷m(xù)的靈活重組過(guò)程。調(diào)整策略的執(zhí)行需滿足安全性、可行性、動(dòng)態(tài)性的要求,主要有漸進(jìn)調(diào)整和緩沖調(diào)整兩個(gè)方面的內(nèi)容。漸進(jìn)調(diào)整是指期望通過(guò)盡量微小或溫和的調(diào)整方法來(lái)對(duì)檔案館空間組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整,以避免頻繁、較大的變動(dòng)對(duì)組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生難以預(yù)估的影響;緩沖調(diào)整是在對(duì)檔案館空間中出現(xiàn)的不同程度擾動(dòng)事件進(jìn)行處理過(guò)程中,以期望降低甚至消除擾動(dòng)事件對(duì)整個(gè)檔案館空間正常運(yùn)行的影響,從而避免資源配置方案的較大調(diào)整。

(三)優(yōu)化路徑

筆者依據(jù)對(duì)檔案館空間運(yùn)行模式及空間資源需求的分析,順承檔案館空間資源配置策略,提出檔案館空間資源配置優(yōu)化路徑,如圖3所示。該空間資源配置模式由“統(tǒng)一-建構(gòu)-調(diào)整”三個(gè)階段所構(gòu)成,可在檔案館的實(shí)際工作開(kāi)展中持續(xù)對(duì)檔案館空間資源進(jìn)行優(yōu)化。

1.統(tǒng)一階段。統(tǒng)一階段是對(duì)檔案館空間整體框架進(jìn)行全局思考和布局的階段,本階段的重點(diǎn)內(nèi)容在于分析檔案館空間內(nèi)所包含的各要素的屬性及特性,以及各要素之間的相互聯(lián)系,并根據(jù)現(xiàn)有及預(yù)期規(guī)劃的服務(wù)功能和空間資源需求特征對(duì)檔案館空間內(nèi)所有要素進(jìn)行有機(jī)整合,以促進(jìn)檔案館空間服務(wù)功能的順利開(kāi)展。在此階段,還需重點(diǎn)考慮與外界協(xié)同辦館的發(fā)展策略,積極引入外部資源,拓展自身的服務(wù)功能,增強(qiáng)服務(wù)能力,實(shí)現(xiàn)互惠共享。

2.構(gòu)建階段。構(gòu)建階段是統(tǒng)一階段的延續(xù)。在構(gòu)建階段的前期,需要對(duì)當(dāng)前檔案需求的現(xiàn)狀進(jìn)行分析,以需求為出發(fā)點(diǎn),通過(guò)邏輯建構(gòu)的方式來(lái)細(xì)化統(tǒng)一階段所形成的整體框架,根據(jù)規(guī)劃的檔案館服務(wù)功能構(gòu)建檔案館的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等內(nèi)容,從而形成檔案館空間組織建構(gòu)方案,在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案館空間內(nèi)各要素進(jìn)行關(guān)聯(lián),以支撐空間組織的架構(gòu),從而形成檔案館空間要素配置方案。在此階段,需注重對(duì)未來(lái)預(yù)期服務(wù)功能變化的考慮,以便降低后續(xù)階段的調(diào)整幅度,并積極運(yùn)用多種智能化技術(shù)與設(shè)備,如物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等[9],便于在后續(xù)的業(yè)務(wù)服務(wù)中形成自我感知、組織、修復(fù)等智能化的管理技術(shù)方法。

3.調(diào)整階段。調(diào)整階段是檔案館空間資源配置模式的關(guān)鍵。在調(diào)整階段過(guò)程中,隨著時(shí)間的推移,社會(huì)公眾對(duì)于檔案資源的需求會(huì)發(fā)生一定的變化,這種變化達(dá)到一定的程度則需要檔案館響應(yīng)這種需求變化。相應(yīng)的檔案館空間在組織構(gòu)建和要素配置上也需要相應(yīng)的調(diào)整,檔案館空間組織構(gòu)建方面的調(diào)整可通過(guò)漸進(jìn)調(diào)整的方式來(lái)進(jìn)行微調(diào)或溫和的調(diào)整,包括機(jī)構(gòu)增減、業(yè)務(wù)流程變更等內(nèi)容。在漸進(jìn)調(diào)整中,應(yīng)避免較為頻繁、劇烈的變動(dòng)或?qū)?kù)房等重要地點(diǎn)的調(diào)整。檔案館要素配置可通過(guò)緩沖調(diào)整的方式來(lái)增加整個(gè)檔案館空間應(yīng)對(duì)外界各種擾動(dòng)的能力,如在新型冠狀病毒引發(fā)的肺炎疫情期間,檔案館傳統(tǒng)查檔的服務(wù)方式受到?jīng)_擊,則可增加電話查檔、網(wǎng)絡(luò)查檔等多元化的查檔方式來(lái)進(jìn)行緩沖。在此階段,需樹(shù)立“入館即服務(wù)”的理念,及時(shí)為入館主體提供一體化、人本化、低碳化的服務(wù),從而使檔案使用者沉浸于檔案館空間所營(yíng)造的服務(wù)氛圍當(dāng)中,也使檔案館內(nèi)所存儲(chǔ)的檔案資源得到及時(shí)、安全、高效的利用與保管。

檔案館的空間形態(tài)隨社會(huì)的發(fā)展而不斷演化,借助新興的智能化技術(shù)對(duì)檔案館空間進(jìn)行持續(xù)的優(yōu)化與改進(jìn),是檔案館工作的發(fā)展趨勢(shì)。在檔案館空間資源配置過(guò)程中,既要注重智能技術(shù)的應(yīng)用,也要注重空間服務(wù)效能的提升,從而讓檔案館的價(jià)值得到充分發(fā)揮。

*本文系2019年度鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院研究生教育創(chuàng)新計(jì)劃基金項(xiàng)目“基于信息接受情境的檔案館空間再造與效能提升研究”(項(xiàng)目編號(hào):2019CX14)階段性成果。

注釋及參考文獻(xiàn):

[1]周林興.論檔案館的公共價(jià)值及實(shí)現(xiàn)策略[J].檔案學(xué)研究,2019(5):38-44.

[2]周林興,何卓立,蘇龍高娃.檔案館公共文化空間的SWOT分析及優(yōu)化策略[J].檔案學(xué)通訊,2014(5):79-82.

[3]倪曉春.關(guān)于綜合檔案館公共文化空間建設(shè)的思考[J].檔案學(xué)通訊,2015(2):11-16.

[4]孫瑾,楊曉玲.檔案館發(fā)展路徑探索——基于信息共享空間的視角[J].檔案學(xué)研究,2011(5):53-56.

[5]曹宇.功能轉(zhuǎn)變背景下的檔案館空間配置[J].檔案與建設(shè),2016(8):24-28.

[6]黃荷,楊桂鳳.綜合檔案館資源配置現(xiàn)狀探究[J].北京檔案,2019(1):41-43.

[7]本部分?jǐn)?shù)據(jù)均來(lái)自國(guó)家統(tǒng)計(jì)局網(wǎng)站(http:// www.stats.gov.cn/tjsj/)所公布的2008—2018年數(shù)據(jù).

[8]中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局.DA/T76—2019綠色檔案館建筑評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)[EB/OL].(2019-03-11)[2020- 12- 21]. http:// www.saac.gov.cn/daj/hybz/201903/ b4009f30547045e49fefd094d6d9e194.shtml.

[9]容依媚,肖秋會(huì).我國(guó)智慧檔案館研究綜述[J].北京檔案,2019(8):15-18.

作者單位:1.鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院2.河南廣播電視大學(xué)

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