崔海霞

摘 要：檔案管理工作對于事業(yè)單位來講十分的重要，為了提高工作效率、避免檔案的內(nèi)容泄露，將現(xiàn)代技術(shù)融入到檔案管理當(dāng)中顯得尤為重要，本篇文章主要闡述了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用所出現(xiàn)的問題以及給予了相關(guān)的建議，相關(guān)工作者可以進(jìn)行參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化技術(shù)

前言：

當(dāng)前事業(yè)單位當(dāng)中的檔案數(shù)量越來越龐大，給工作人員帶來了較大的壓力，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能現(xiàn)在工作的需要。需要結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)推動我國檔案管理工作的進(jìn)步，因此將數(shù)字化技術(shù)結(jié)合檔案管理是一個大勢所趨的方向。

一、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用出現(xiàn)的問題

（一）缺乏對檔案數(shù)字化建設(shè)的正確認(rèn)識

當(dāng)前人們處在一個互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時代中，很多領(lǐng)域都開始將互聯(lián)網(wǎng)融入到工作當(dāng)中，從而提高工作效率，檔案管理工作也不例外。但是就目前來看仍有部分工作人員習(xí)慣于之前的檔案管理工作方式，并不愿意接受新的理念。主要原因是在于部分工作人員并沒有意識到檔案管理數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，且認(rèn)為對于傳統(tǒng)技術(shù)人員已經(jīng)非常熟悉，而且不需要添加其他的工具。對于現(xiàn)代化技術(shù)缺乏一個全面的認(rèn)知[1]。有個別的單位滿足于傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)所帶來的經(jīng)濟(jì)效益，并不愿意有所突破。有的單位引進(jìn)了檔案管理數(shù)字化技術(shù)，但是并不是十分的認(rèn)可，這就阻礙了數(shù)字化技術(shù)發(fā)揮出真正的功能。

（二）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用方面存在的問題

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用需要有專業(yè)的人才，但是目前個別單位的工作人員并不是檔案管理相關(guān)專業(yè)，對于工作并不是十分的熟悉，造成工作效率低下。有的事業(yè)單位當(dāng)中人員較少，工作任務(wù)較為繁重，所以調(diào)遣其他崗位的工作人員來完成檔案管理工作，這些都會影響數(shù)字化技術(shù)的使用。數(shù)字化技術(shù)主要是依靠互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，難免會有一定程度上的安全威脅，給檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。有的單位在招聘人才時過于重視檔案管理專業(yè)的內(nèi)容，但是忽略了人員對于數(shù)字化技術(shù)的了解和使用，使檔案管理工作缺乏復(fù)合型人才，最終使工作質(zhì)量下降。有的單位數(shù)字化技術(shù)仍然不夠成熟，不能滿足現(xiàn)在檔案管理工作的需要，需要不斷完善。

（三）相關(guān)配套設(shè)施的不完善

當(dāng)前檔案管理工作基本上都需要依靠現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)，但是仍然有部分的單位沒有先進(jìn)的設(shè)備。有的設(shè)備已經(jīng)較為陳舊，造成檔案管理工作的效率低下。個別的管理人員沒有意識到檔案管理工作的重要性并不愿意投入相應(yīng)的資金在數(shù)字化技術(shù)方面。所以說如果能夠加強(qiáng)對于檔案管理工作的認(rèn)識很多問題都能夠迎刃而解。有的單位給予檔案管理工作的面積較小，設(shè)備不完善，工作環(huán)境較差，這都會影響工作的正常進(jìn)展。沒有設(shè)立檢查設(shè)備的專業(yè)人員，使設(shè)備即便出現(xiàn)問題也不能夠立馬的發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致問題的擴(kuò)大化，最終只能選擇淘汰，導(dǎo)致資源浪費(fèi)。

二、事業(yè)單位檔案管理中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的策略

（一）工作者應(yīng)當(dāng)給予數(shù)字化應(yīng)用高度的重視

相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)從自身做起，加強(qiáng)對于數(shù)字化技術(shù)的認(rèn)知，通過互聯(lián)網(wǎng)、書籍、報紙等等多種途徑，了解一些數(shù)字化技術(shù)的基礎(chǔ)知識。管理者在工作當(dāng)中樹立一個清楚的目標(biāo)，有所側(cè)重的完成工作。組織員工外出學(xué)習(xí)，使員工了解到市場上較為先進(jìn)的一些技術(shù)，學(xué)習(xí)較為完善的操作系統(tǒng)。當(dāng)前許多領(lǐng)域都逐漸結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)，提高工作質(zhì)量[2]。數(shù)字化技術(shù)融入到檔案管理當(dāng)中無疑是一個新的突破。相關(guān)工作者需要結(jié)合市場的需求及時做出調(diào)整。數(shù)字化技術(shù)的高效運(yùn)行離不開完整的制度。完整的制度能夠使信息更加全面，實(shí)現(xiàn)資源共享，有效的整合作用。管理者要對數(shù)字化技術(shù)與檔案管理的結(jié)合有一個具體的認(rèn)知，將其每一個環(huán)節(jié)都安排適合的人才，使工作當(dāng)中的每一個環(huán)節(jié)能夠環(huán)環(huán)相扣，有效提高工作效率。管理者可以舉辦一些關(guān)于檔案管理工作的活動，是事業(yè)當(dāng)中的所有人員都能夠意識到檔案管理工作的重要性，為數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用提供良好的工作氛圍。

（二）建立數(shù)字化管理系統(tǒng)

數(shù)字化管理系統(tǒng)的不斷完善需要有專業(yè)的人員，單位在招聘人才時應(yīng)當(dāng)做到公開、公正、透明。招聘的人才不僅僅需要對檔案管理知識激起熟悉，也需要了解數(shù)字化技術(shù)。對于人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，使其能夠滿足當(dāng)代檔案管理的需求。目前人們處在一個數(shù)據(jù)化時代，資源的有效利用及其的重要，應(yīng)當(dāng)通過現(xiàn)代的技術(shù)將資源進(jìn)行整合。使工作人員能夠快速的找到自己所需要的數(shù)據(jù)。之前傳統(tǒng)的錄入方式不僅速度較慢，而且人工參與較多，難免會有錯誤。為了有效解決此問題出現(xiàn)了OCR技術(shù)，人們可以通過這種技術(shù)，快速的將內(nèi)容錄入到電腦當(dāng)中，不僅僅對于文字，包括圖片也都可以錄入，有效的降低了工作失誤，減輕了工作人員的工作壓力[3]。當(dāng)前我國的數(shù)字化技術(shù)并不是十分的成熟，可以派遣人員到其他國家進(jìn)行學(xué)習(xí)，引進(jìn)一些前端的技術(shù)和理念。請到業(yè)單位檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的專家進(jìn)行演講，提供一些具有建設(shè)的建議，有效提高工作者的技術(shù)能力。

（三）完善相關(guān)設(shè)施

設(shè)備對于當(dāng)前數(shù)據(jù)化技術(shù)的運(yùn)用起到的作用是舉足輕重，工作人員應(yīng)當(dāng)給予高度的重視。定期對于當(dāng)前設(shè)備進(jìn)行檢查，對于已經(jīng)損壞的設(shè)備做出統(tǒng)計，匯報給上級，進(jìn)行維修，避免問題的擴(kuò)大化。在單位當(dāng)中應(yīng)當(dāng)有設(shè)備維護(hù)的專業(yè)人員，對于相關(guān)設(shè)備非常熟悉能夠在日常工作當(dāng)中發(fā)現(xiàn)一些細(xì)節(jié)問題，而且能夠有效防止重要信息的泄露。倘若設(shè)備已經(jīng)不能夠滿足工作的需要，也應(yīng)當(dāng)及時的更換，避免影響正常工作，單位應(yīng)當(dāng)投入相應(yīng)相應(yīng)的資金幫助檔案管理更新設(shè)備。各大單位可以交換人員互相學(xué)習(xí)，做出調(diào)查目前什么設(shè)備性價比更高，效果更好。對于一些投入資金較大、效率較低的設(shè)備及時淘汰。工作人員也應(yīng)當(dāng)合理的使用設(shè)備，避免因?yàn)檫^度、不恰當(dāng)?shù)氖褂枚乖O(shè)備有所損耗。在上崗之前給予工作者關(guān)于設(shè)備的培訓(xùn)，使工作者了解如何使用這些設(shè)備，以及設(shè)備使用過程當(dāng)中容易出現(xiàn)的問題。

結(jié)語：

總而言之，數(shù)字化技術(shù)出現(xiàn)并且投入使用，能夠在很大程度上提高工作效率，推動了檔案管理工作的發(fā)展。不斷的完善數(shù)字化技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)知識是非常有必要的，對于促進(jìn)社會發(fā)展有重大意義。但是就目前來講我國數(shù)字化技術(shù)與檔案管理的結(jié)合仍有較大的進(jìn)步空間，需要工作者不懈努力，爭取有所突破，

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