宗緒革

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理已成為檔案管理的主要模式。電子檔案以簡單、方便、高效等優(yōu)點，受到人們的極大認可。同時，電子檔案的存儲方式也比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大的優(yōu)勢。近年來，各級檔案管理部門都在積極開發(fā)豐富的檔案信息資源，探索新檔案，建立新的檔案服務模式，并在檔案信息化建設中加大財務投入，積極向原有的檔案工作模式、管理模式、運行模式改革等方面，為提高檔案服務水平做了大量工作。為了更好地滿足公眾的需求使用房地產(chǎn)檔案，檔案中心的自然資源和房地產(chǎn)所有權(quán)已經(jīng)及時推出的互聯(lián)網(wǎng)搜索服務房地產(chǎn)登記數(shù)據(jù)，為公眾提供“網(wǎng)絡+政府事務”服務網(wǎng)上購物一樣便捷。公眾可以在網(wǎng)上申請查詢房地產(chǎn)的自然狀態(tài)、權(quán)利狀態(tài)信息、申請人的房地產(chǎn)登記信息，提交房地產(chǎn)利害關(guān)系人查詢申請的預審材料，核實查詢結(jié)果。房地產(chǎn)登記信息的歷史性變化，實現(xiàn)網(wǎng)上查詢對房地產(chǎn)檔案的管理具有重要意義，這就凸顯了房地產(chǎn)檔案電子化管理的重要性。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)檔案;電子化管理;措施

一、電子檔案的優(yōu)勢

隨著檔案信息的爆發(fā)式增長，企業(yè)利用其現(xiàn)有的信息化基礎，加上數(shù)字化轉(zhuǎn)型，開始大力發(fā)展電子檔案管理。實施電子檔案管理可以在很大程度上減輕檔案人員的工作壓力，同時高效地實施檔案的收集、歸檔、查詢和利用工作。建立電子檔案數(shù)據(jù)庫以后，可以實現(xiàn)電子檔案的有效管理，借助互聯(lián)網(wǎng)，進一步實現(xiàn)檔案信息的共享。同時，無紙化生產(chǎn)節(jié)省紙張和存儲空間，電子檔案的存儲時間遠長于紙質(zhì)檔案，紙張會隨著時間降解，但是電子檔案管理系統(tǒng)則借助現(xiàn)有的信息基礎設施可以實現(xiàn)長期存儲。隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進，企業(yè)實施全面的電子文件歸檔和電子檔案管理是必然趨勢。

二、企業(yè)電子文件和電子檔案管理現(xiàn)狀分析

目前，國家電網(wǎng)等國有大型企業(yè)，都在從上至下推行檔案電子化。國有企業(yè)成立時間久、員工數(shù)量多，檔案數(shù)據(jù)量十分龐大。雖然近幾年在逐步完善電子檔案管理系統(tǒng)，但是檔案的電子化不可能是一蹴而就的，而是一個逐漸推進的過程，在此過程中必然會遇到各種各樣的問題。此外，電子檔案不再只是傳統(tǒng)的文字檔案，而是包含了更多其他形式的檔案材料，例如圖像、影音等，雖然電子文件和電子檔案逐漸得到推廣和應用，但是仍然存在一些阻礙電子檔案管理規(guī)范化的問題，值得我們?nèi)リP(guān)注。雖然電子檔案具有很多的優(yōu)點，但是現(xiàn)階段電子檔案管理仍然存在著一些比較明顯的問題。

1.相關(guān)的制度不到位

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，企業(yè)向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型是必然的趨勢，但在轉(zhuǎn)型的過程中往往存在相關(guān)制度不到位的問題，特別是國有企業(yè)由于員工數(shù)量大、檔案信息多，企業(yè)檔案一直以紙質(zhì)載體為主，企業(yè)員工對電子檔案缺乏足夠的認識，電子文件、電子檔案管理制度不到位，甚至沒有建立電子文件和電子檔案管理機制，造成國有企業(yè)電子檔案管理混亂、工作停滯不前，新舊管理體制不能實現(xiàn)良好的交替，不能順利地開展電子檔案管理工作。

2.缺乏管理規(guī)范

電子檔案管理缺乏完備的規(guī)范標準。實現(xiàn)電子檔案的有效管理需要管理制度和標準規(guī)范的雙重約束，由于國有企業(yè)的發(fā)展速度不同、企業(yè)狀況存在差異，企業(yè)內(nèi)部缺乏統(tǒng)一的管理和技術(shù)標準，不能對電子檔案進行有效的管理，導致電子檔案管理工作質(zhì)量差，無法充分發(fā)揮企業(yè)電子文件和電子檔案的優(yōu)勢，同時也不利于后續(xù)的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

3.電子檔案管理系統(tǒng)存在安全隱患

檔案的安全性是至關(guān)重要的，但是互聯(lián)網(wǎng)上的黑客木馬、計算機病毒以及惡意插件，嚴重威脅著電子檔案的安全。目前國有企業(yè)電子檔案管理尚在發(fā)展過程中，相關(guān)的安全措施不夠完備，導致國有企業(yè)檔案管理系統(tǒng)存在安全隱患，一旦遭遇非法入侵，檔案信息將遭受篡改損毀等威脅，整個電子檔案管理系統(tǒng)也會面臨崩潰的危險。此外，國有企業(yè)內(nèi)部門眾多、結(jié)構(gòu)復雜，檔案的訪問權(quán)限是電子檔案管理系統(tǒng)中一個重要的內(nèi)容，需要針對不同部門、不同職位的員工設置不同的權(quán)限。而目前有關(guān)權(quán)限的規(guī)范不是很明確，導致檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限管理缺乏嚴謹性和規(guī)范性，造成檔案信息泄露的隱患，并且一旦信息泄露，很難追根溯源。

4.電子檔案的分類缺乏合理性

電子文件格式的多樣性導致電子檔案的種類豐富，各種關(guān)聯(lián)信息的增長也導致電子檔案的種類、數(shù)量越來越多，形成海量的檔案信息數(shù)據(jù)。目前國有企業(yè)還不能對如此巨大的數(shù)據(jù)量的電子檔案進行合理的分類，這就造成檔案查詢利用效率低，其速度甚至低于紙質(zhì)檔案的查詢借閱，嚴重削弱了電子檔案的優(yōu)勢。因此，企業(yè)需要對電子檔案進行更加合理、科學的分類，有效地管理龐大的檔案信息數(shù)據(jù)。

三、不動產(chǎn)檔案電子化管理的有效措施

1.建立健全不動產(chǎn)檔案電子化管理制度

建立健全不動產(chǎn)檔案電子化管理制度是不動產(chǎn)檔案管理部門推進檔案電子化建設的關(guān)鍵所在。不動產(chǎn)檔案管理部門應根據(jù)檔案法律法規(guī)和檔案管理工作規(guī)范，與切身實際情況相結(jié)合制定明確的不動產(chǎn)檔案電子化管理工作制度，明確檔案管理人員的管理職責，規(guī)范檔案管理人員的行為，為不動產(chǎn)檔案電子化建設提供制度保障，從而明確權(quán)責、科學指導檔案管理人員開展檔案電子化工作。

2.配備電子化管理設施設備，加強數(shù)據(jù)交換平臺建設

要想不動產(chǎn)檔案信息能夠更加有效地為檔案信息化管理提供及時準確的信息服務，就需要電子化管理設備的支持，例如配備掃描儀、存儲軟件、服務器、安全監(jiān)控等設施設備。通過這些設施設備對不動產(chǎn)檔案信息進行有效采集，實現(xiàn)信息的高效交流。數(shù)據(jù)交換平臺的建設深入加強了信息數(shù)據(jù)化的程度，可以使各部門業(yè)務之間的信息交流更加緊密融合，提高不動產(chǎn)檔案的利用率，更好地實現(xiàn)不動產(chǎn)登記信息的全國聯(lián)網(wǎng)，順應不動產(chǎn)登記改革的時代要求。

3.加強檔案管理人員隊伍的建設

在進行檔案管理人員隊伍的建設中，應通過人才引進方式招收復合型檔案管理人才，逐步優(yōu)化不動產(chǎn)檔案電子化管理人才隊伍，提升不動產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。不動產(chǎn)檔案管理部門應根據(jù)自身檔案工作需要每年定期組織工作人員進行電子檔案繼續(xù)教育培訓，樹立起正確的電子檔案管理意識，從思想上重視電子檔案管理工作，確保不動產(chǎn)檔案電子化管理工作的正常進行。

4.增強對不動產(chǎn)檔案電子化的安全性管理

不動產(chǎn)檔案電子化信息的安全性關(guān)系到國家對公民的隱私合法權(quán)利的保護，因此，電子檔案工作中的信息安全工作更是重中之重。這就要求檔案管理部門要有足夠的安全防范意識，加強信息平臺的安全管理等級、建立防火墻，有效防止不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)被惡意更改、刪除。檔案管理人員在管理不動產(chǎn)登記檔案時，要對所有電子文檔進行規(guī)范，采取系統(tǒng)保密措施，做好檔案信息的備份工作，確保不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的安全性。與此同時，深入對信息安全管理技術(shù)的研究，加強對信息技術(shù)專業(yè)人才的引進，為不動產(chǎn)登記檔案平臺提供技術(shù)上支持，保證不動產(chǎn)電子檔案的安全完整，為不動產(chǎn)檔案電子化管理工作的順利開展提供保障。

結(jié)束語

總之，在大數(shù)據(jù)時代背景下，房地產(chǎn)檔案電子化管理是未來檔案管理不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，這就要求檔案管理部門積極創(chuàng)新工作機制和工作模式，始終堅持服務大局，以服務群眾為切入點，打造“無聲檔案、有聲服務”的便捷服務;始終堅持以豐富的檔案資源為基礎，以完善的信息化建設為支撐，以成熟的檔案管理系統(tǒng)為平臺，為全社會提供更方便、高效、優(yōu)質(zhì)的房地產(chǎn)檔案使用服務。

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