付晉 楊淑紅
(南陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等??茖W(xué)校第一附屬醫(yī)院 河南省南陽(yáng)市 473000)
針對(duì)于會(huì)計(jì)領(lǐng)域,為了確保會(huì)計(jì)領(lǐng)域能夠?qū)?huì)計(jì)憑證檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的管理,需要就會(huì)計(jì)憑證歸檔,接收,借閱統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行全方面的管理,滿足現(xiàn)代化的管理需求,此外借助信息化技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)憑證檔案,進(jìn)行全過程的精益管理,可以確保會(huì)計(jì)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方向,利用全新的數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)管理系統(tǒng),確保會(huì)計(jì)憑證檔案能夠符合現(xiàn)有的工作需求,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證的查詢以及統(tǒng)計(jì)全程全生命周期管理,因此本文將就會(huì)計(jì)憑證,檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)展開討論。
就現(xiàn)有的會(huì)計(jì)憑證系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)分析,可以得知會(huì)計(jì)憑證系統(tǒng)與其他類別的檔案系統(tǒng)具有明顯不同。在常用的檔案管理系統(tǒng)中,其自身的工作效率以及檔案精準(zhǔn)率呈現(xiàn)一定的不足。而在會(huì)計(jì)檔案管理中,其借助檔案管理系統(tǒng),可以就自身的借閱管理實(shí)現(xiàn)并解決目前的三大主要問題:
(1)根據(jù)審核憑證號(hào),確定所在案卷;
(2)按照案卷進(jìn)行管理,根據(jù)憑證執(zhí)行相關(guān)的管理措施;
(3)根據(jù)現(xiàn)有的憑證信息,實(shí)現(xiàn)全方位的管理需求。
因此,利用全新的信息技術(shù),不僅可以省略在會(huì)計(jì)檔案管理中會(huì)計(jì)查詢目錄以及檢索等無關(guān)細(xì)節(jié),同時(shí)還可以幫助工作人員更好的了解檢索原理方法,找到借閱檔案。其基于傳統(tǒng)手工查詢,工作效率大幅度提升,可以減少時(shí)間成本以及人力成本。且會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)檢索工具,同時(shí)更是一個(gè)管理工具。其簡(jiǎn)化并提升了查詢渠道,在后續(xù)的借閱利用以及歸還、檢查中,有效的降低了出錯(cuò)率。
在檔案管理中,其在建設(shè)時(shí),必須遵循“簡(jiǎn)單”、“易用”的原則。同時(shí),就軟件功能進(jìn)行全面設(shè)計(jì),以保障軟件管理能夠符合管理需求,最大程度的滿足目前的管理方案。例如,在檔案管理的設(shè)計(jì)中,其功能設(shè)計(jì)包含了初始化、歸檔、審批、借閱等流程。而在初始化中,可以創(chuàng)建會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù),并導(dǎo)入會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的信息內(nèi)容以及其上下數(shù)據(jù)。
而在歸檔中,其可以檢查以及接收全新的數(shù)據(jù)模式,更新現(xiàn)有的上下數(shù)據(jù)。
而在審批中,可以就審批流程獲取審批單,得知整個(gè)檔案的審批狀態(tài)。
而在借閱中,可以生成借閱清單,有利于整個(gè)檔案的利用以及歸還。同時(shí),記錄整個(gè)檔案的上架時(shí)間、記錄借閱時(shí)間等。
而在歸還中,可以按照整個(gè)查閱清單進(jìn)行記錄,分析整個(gè)歸還的時(shí)間,并清除借閱記錄。
而在查詢中,其借閱查詢系統(tǒng)可以完成檔案催還以及批量歸還,查詢相關(guān)檔案結(jié)束借閱的具體時(shí)間。
而在統(tǒng)計(jì)中,可以統(tǒng)計(jì)整個(gè)借閱以及借出,完成持續(xù)改進(jìn)。在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)中,數(shù)據(jù)庫(kù)涵蓋了案卷以及分類信息。其數(shù)據(jù)庫(kù)的整體上架模式以及數(shù)據(jù)庫(kù)信息密度、人員、部門等可以按照檔案管理的特定關(guān)系以及管理系統(tǒng)之間的工作流程完成分析研究。
就整個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)而言,其需要確定目前在管理過程中主要的開發(fā)環(huán)境以及開發(fā)語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)等。隨后,就整個(gè)會(huì)計(jì)憑證清單,使用Excel表格完成查詢、統(tǒng)計(jì)、篩選,并分析不同的會(huì)計(jì)憑證,使用正確的表達(dá)方案。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)管理中,其實(shí)可以建設(shè)全方面的館藏資源數(shù)據(jù)庫(kù),究其類別、年度案卷、起始時(shí)間、憑證號(hào)、備注等建立密切的排列架數(shù)。就整個(gè)檔案管理的行列數(shù)進(jìn)行合理分類,確保其能夠?qū)崿F(xiàn)年度以及起止卷號(hào)的上架信息。而在檔案數(shù)據(jù)中,就整個(gè)卷號(hào)將其標(biāo)記為“1”。隨后,將“1”作為自然數(shù)。根據(jù)案卷分類名稱,可以完成起止憑證序號(hào)的查詢。就整個(gè)起止日期,將其標(biāo)記為最小以及最大憑證日期。在設(shè)計(jì)時(shí),需要考慮如插卷,很有可能導(dǎo)致卷號(hào)非自然數(shù)。整個(gè)起始憑證號(hào)應(yīng)是連續(xù)自然數(shù)段,因此在設(shè)計(jì)中,需要考慮基于不同情況。設(shè)置多個(gè)數(shù)段,在附件過多的情況下,可以確保附件以及憑證能夠有效分離。附件還需包含多個(gè)對(duì)應(yīng)憑證,能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)應(yīng)憑證以及符號(hào)的連接。
在檔案管理中,分析整個(gè)借閱流程。例如,就現(xiàn)有的檔案管理憑證號(hào)以及年、月段。在間隔符中,其分有半角以及全角之分。例如,在基于數(shù)據(jù)管理中,日期分隔符包含了年、月、日、漢字以及其相關(guān)符號(hào),存在混用情況。在單個(gè)憑證內(nèi)部以及多個(gè)憑證號(hào)之間,其還擁有多個(gè)制表符空格以及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等。因此,其根據(jù)不同的符號(hào)以及數(shù)據(jù),需要進(jìn)行智能處理,準(zhǔn)確的提取出整個(gè)憑證號(hào)。在系統(tǒng)自動(dòng)登錄其辦公網(wǎng)絡(luò)后,可以獲取審批數(shù)據(jù)單,以明確審核審批管理流程,并獲取其中憑證號(hào)。在整個(gè)借閱表中,將其分類日期、憑證號(hào)可以轉(zhuǎn)化為年卷號(hào),方便借閱管理,完成利用以及歸還,生成詳細(xì)的借閱表。就整個(gè)憑證號(hào)完成獲取規(guī)范,完成查詢、合并重復(fù)卷號(hào)、查詢主體信息等步驟。會(huì)計(jì)憑證檔案管理系統(tǒng)如圖1 和圖2所示。
圖1:會(huì)計(jì)憑證檔案管理系統(tǒng)
圖2:會(huì)計(jì)憑證檔案管理系統(tǒng)
在系統(tǒng)管理中,如圖1所示,在首次登錄后,會(huì)提示管理者進(jìn)入系統(tǒng)管理界面。在管理界面中,點(diǎn)擊建立數(shù)據(jù)庫(kù)可以建立全新的空白數(shù)據(jù)庫(kù),隨后就現(xiàn)有的數(shù)據(jù)信息點(diǎn)完成歸檔、接收。并就現(xiàn)有的數(shù)據(jù)選擇導(dǎo)入,隨后完成更新上架。在歸檔過程中,準(zhǔn)備好憑證以及相關(guān)的商家信息,并依次點(diǎn)擊歸檔接收以及更新上架,可以就整個(gè)憑證信息進(jìn)行分析,實(shí)現(xiàn)有效的融合。
而在借閱管理中,借閱管理是整個(gè)系統(tǒng)管理的主要功能之一。其包含了歸檔、接收、導(dǎo)入、館藏信息等,因此點(diǎn)擊更新上架,可以連接整個(gè)借閱系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)重要功能。例如,包含借閱、歸還,業(yè)務(wù)查詢、修改等(如圖2所示)。根據(jù)整個(gè)憑證窗口、借閱窗口、修改窗口,可以對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行全面且精準(zhǔn)管理。在分析整個(gè)系統(tǒng)流程中,可以得知第一行標(biāo)記為業(yè)務(wù)欄,可以完成檔案的借閱、管理、歸還、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。而第二行,其包含查詢管理以及工具欄,相關(guān)人員按照部門查詢,可以查詢相關(guān)的檔案以及為借閱檔案。而第三行則是憑證窗口欄,顯示出了接單的所有會(huì)計(jì)信息,可以及時(shí)進(jìn)行歸還、查閱。而在第四行狀態(tài)欄中,可依次顯示用戶名,完成借閱借出以及借單分析情況,包含整個(gè)次數(shù)、憑證數(shù)以及卷數(shù),并完成借閱歸還。方便查看整體借閱以及技術(shù)情況,系統(tǒng)會(huì)根據(jù)接觸狀態(tài),允許其憑證顯示辦理情況。如未借出,可以分析整個(gè)檔案的的序號(hào)、單號(hào)狀態(tài),并就其整個(gè)借款日期憑證數(shù)的有效管理。
在整個(gè)借單借出、管理中,其實(shí)可以點(diǎn)擊系統(tǒng)的取借閱單按鈕,系統(tǒng)則可以自動(dòng)獲取網(wǎng)絡(luò)。隨后,將取借調(diào)介質(zhì)切換端口,可以查看查看全新的借單狀態(tài)完成審批。在借單管理中,對(duì)檔案信息進(jìn)行提前預(yù)覽。在技術(shù)管理中,其選擇未辦理借單,則可以顯示整個(gè)憑證輸入窗口以及智能化提取借單。憑證信息就手工審核附件中進(jìn)行粘貼,隨后點(diǎn)擊憑證管理按鈕,可以完成借閱。在系統(tǒng)智能管理中,其可以分析整個(gè)過濾篩選模式,完成狀態(tài)以及卷數(shù)的更新。在后續(xù)的應(yīng)用中,就內(nèi)置的Excel 表格清單對(duì)整個(gè)清單實(shí)現(xiàn)類別、憑證號(hào)、卷號(hào)等排序。例如,整表按照依次排序,按照類別進(jìn)行合并。就臨近相同的單元格進(jìn)行自動(dòng)歸納,當(dāng)某卷出借時(shí),其借閱以及歸還表進(jìn)行狀態(tài)更新。而當(dāng)其再次借閱時(shí),則進(jìn)行二次更新,以此類推。借助全新的清單,可以節(jié)約打印紙張,提高整個(gè)排版效率。僅需按照排序好的分類進(jìn)行依次歸檔,可以避免檔案管理人員進(jìn)行反復(fù)調(diào)閱,極大提升檔案管理效率。
在歸還管理中,其歸還憑證窗口清點(diǎn)無誤后,點(diǎn)擊憑證歸還即可以完成檔案的歸還。同時(shí),系統(tǒng)將自動(dòng)記錄整個(gè)歸還時(shí)間以及歸還完成狀態(tài),完成批量處理。在借閱查詢中,為了方便催還以及完成多次合并規(guī)范,整體可以完成查詢?nèi)N解決方法:
(1)為類型查閱。查詢?nèi)恳约拔催€借單,在默認(rèn)情況下其完成全部查閱。在查閱時(shí),可以分析查閱的具體情況,完成查閱催還以及管理。
(2)在人員查閱中。查閱人員、查閱清單并區(qū)分不同部門以及同名借閱人,方便查閱整個(gè)情況,以便完成多次合并、歸還,只需打開人員查詢下拉列表,選擇借閱人即可,無需手工輸入。就軟件自動(dòng)記錄中,提取整個(gè)借閱人信息。
(3)在部門查詢中。按照查詢的所有接單,可以查詢同一部門的所有人借單,以便完成同一部門的合并歸還。打開部門查詢下拉列表,選擇部門即可,無需手工輸入軟件,可自動(dòng)提取部門信息。
而在形式管理中,借單由借閱退還賬簿、歸納辦理等審批流程,其默認(rèn)為為統(tǒng)一借閱,增加賬簿借閱功能。其考慮到憑證在財(cái)務(wù)賬目臨時(shí)保管的項(xiàng)目,其契約人可以辦理契約審批手續(xù),就整個(gè)位置項(xiàng)而言,其可以增加整個(gè)會(huì)計(jì)檔案借閱流程情況。
經(jīng)過集中調(diào)整,整體可以投入運(yùn)行使用。經(jīng)過分析,以一年時(shí)間為例,企業(yè)新系統(tǒng)在大批量審計(jì)機(jī)構(gòu)中發(fā)揮了良好的作用,極大縮短了借閱人等待以及查詢時(shí)間。此外,就檔案管理人員歸檔以及上架時(shí)間更新中,其提升了工作效率以及服務(wù)質(zhì)量,更好的確保了大量重復(fù)憑證以及安全號(hào),減少了大量憑證的工作量。及時(shí)為這些人提供出借信息,減少檔案管理人員的查詢時(shí)間。
綜上所述,在會(huì)計(jì)憑證檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)中,需要根據(jù)單位的實(shí)際運(yùn)行情況,確保整個(gè)管理流程的科學(xué)、有效。在整個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中,其存在多個(gè)亟待改進(jìn)方面,例如可以優(yōu)化SQL 數(shù)據(jù)庫(kù),以確保實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)對(duì)接完成鑲嵌。此外,也可以更加細(xì)致優(yōu)化各環(huán)節(jié),以便更加智能化的完成工作內(nèi)容。因此,在后續(xù)的會(huì)計(jì)憑證檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及實(shí)踐中,可以分析會(huì)計(jì)憑證檔案的基本運(yùn)作情況,融合全新的工作體系,可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)審批流程,以增加整個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果。