陳雪婷

（浙江經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學(xué)院 浙江省杭州市 310018）

1 引言

智慧校園的建設(shè)將校園信息化從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，將“碎片化”的服務(wù)集中化、規(guī)范化的一站式網(wǎng)上辦事大廳作為轉(zhuǎn)型的支撐平臺成為了各高校信息化建設(shè)過程中的重點。“最多跑一次”是以服務(wù)師生為核心，依托“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓師生少跑腿”的服務(wù)理念，全面深化高校放管服改革，利用“互聯(lián)網(wǎng)+校務(wù)服務(wù)”，實現(xiàn)師生、校友、社會人士“最多跑一次”的辦事目標(biāo)?！白疃嗯芤淮巍逼脚_的建設(shè)打破信息孤島，實現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同，著力簡化辦事程序、減少辦事材料、優(yōu)化辦事服務(wù)，使師生對改革的獲得感明顯增強、學(xué)校治理能力有效提升，發(fā)展活力不斷增強[1]。

然而回顧整個平臺的建設(shè)，在時間緊任務(wù)重的前提下，基于一站式網(wǎng)上辦事大廳的“最多跑一次”改革工作并沒有將重心放在事項優(yōu)化與BPM 流程優(yōu)化上，更多的只是將線下流程在線化，一個事項一個表單、一個事項一條流程。這種做法雖然能在短時間內(nèi)完成大部分事項的上線工作，但是復(fù)雜的流程會導(dǎo)致用戶無法清晰明了的了解辦事過程，流程流轉(zhuǎn)也容易出現(xiàn)判斷過多、平臺運載壓力過大的情況。因此，如何進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組是數(shù)字化改革背景下“最多跑一次”建設(shè)工作的重點和難點。

業(yè)務(wù)流程設(shè)計是指根據(jù)業(yè)務(wù)需求制定和調(diào)整目標(biāo)流程[2]，而業(yè)務(wù)流程重組是從系統(tǒng)和整體角度對業(yè)務(wù)運作過程中無效環(huán)節(jié)和重復(fù)環(huán)節(jié)進(jìn)行重新設(shè)計，業(yè)務(wù)流程是實際業(yè)務(wù)過程的體現(xiàn)[3]。在業(yè)務(wù)流程設(shè)計過程中，流程相關(guān)知識是流程活動運用的對象和創(chuàng)造的目標(biāo)，即流程活動的輸入和輸出，于是知識就沿著活動構(gòu)成了因果關(guān)系[4]。為此，本文提出基于知識流的“最多跑一次”業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計，以期更好的實現(xiàn)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，提高系統(tǒng)運行效率。

2 基于知識流的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化原則

Hai Zhuge 將知識流定義為知識在人們之間流轉(zhuǎn)的過程或者說是知識被處理的機制[5]。而Max H．Boisot 則認(rèn)為知識流是一個解決問題、擴散知識、吸收知識和掃描知識的過程。流程知識包括流程本身以及流程所運用和創(chuàng)造的知識[6]。它包括流程中審核人的洞察力、預(yù)測能力以及各種技巧，這些是審核人在長期工作實踐中積累下來的流程知識；同時，流程知識還包括規(guī)范、手冊、總結(jié)、報告等各類文檔，主要體現(xiàn)在對流程發(fā)起、運行等的限制和規(guī)范。

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計是對一個或多個具有相同目標(biāo)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析，通過合并、簡化等方式進(jìn)行重新設(shè)計的過程[7]。由于流程知識既包括審核人的主觀能力，也包括各類文檔的客觀規(guī)范，因此可以利用流程知識對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，其優(yōu)化過程一般遵從以下幾項原則：

（1）目標(biāo)一致原則。優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程不能改變原業(yè)務(wù)流的目標(biāo)，它應(yīng)在完成原業(yè)務(wù)目標(biāo)的同時具有更高的流轉(zhuǎn)效率和質(zhì)量。

（2）核對節(jié)點最少原則。在業(yè)務(wù)流程圖中對業(yè)務(wù)流進(jìn)行核對檢查的節(jié)點，對業(yè)務(wù)流本身并沒有什么作用，它既不會增加業(yè)務(wù)流的知識，也不會使得業(yè)務(wù)目標(biāo)增值。過多的檢查和控制還會造成業(yè)務(wù)流程網(wǎng)絡(luò)復(fù)雜，因此須盡量減少這類核對節(jié)點。

（3）先分后總原則。相關(guān)業(yè)務(wù)常因為部分細(xì)節(jié)的不同被劃分為不同的業(yè)務(wù)流程，但從整體上看其都屬于同類業(yè)務(wù)，如設(shè)備采購、服務(wù)外包、基礎(chǔ)維修，既可以作為三個業(yè)務(wù)流程，也可以合并為一個采購業(yè)務(wù)流程。為了更好更清晰的體現(xiàn)各業(yè)務(wù)間的關(guān)系，業(yè)務(wù)流程應(yīng)當(dāng)先按業(yè)務(wù)目標(biāo)進(jìn)行細(xì)分，然后再利用流程知識進(jìn)行子業(yè)務(wù)目標(biāo)歸類，最后從整體上進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計。

（4）并行流合并原則。業(yè)務(wù)流程中的并行流是為了表示相應(yīng)業(yè)務(wù)的邏輯關(guān)系，將這些并行流依照流程知識及其流轉(zhuǎn)規(guī)則進(jìn)行合并能極大程度的簡化業(yè)務(wù)流程網(wǎng)絡(luò)。通過將重復(fù)或相類似的活動進(jìn)行合并，可大幅度提高流程效率，縮短運轉(zhuǎn)周期。

3 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計

本文以我?！白疃嗯芤淮巍毙?wù)服務(wù)平臺中的“采購申請”業(yè)務(wù)為例，按照上述基于知識流的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化原則對其進(jìn)行重組，通過對比原業(yè)務(wù)流程與重組后的業(yè)務(wù)流程來說明基于知識流的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方法在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程網(wǎng)絡(luò)、提高流程運行效率上的有效性。

學(xué)校現(xiàn)行的“采購申請”業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

圖1：現(xiàn)行采購申請業(yè)務(wù)流程

從圖1 中可以看出，現(xiàn)行的“采購申請”業(yè)務(wù)流程按照采購類型不同分為教學(xué)實訓(xùn)類、行政辦公類、科研儀器類以及其他類，可將這4 類看作采購申請的4 項子業(yè)務(wù)流程。

從圖1 中可以發(fā)現(xiàn)：

（1）對于教學(xué)實訓(xùn)類子業(yè)務(wù)流、行政辦公類子業(yè)務(wù)流和科研儀器類子業(yè)務(wù)流除歸口部門審核環(huán)節(jié)不同外，后續(xù)審核環(huán)節(jié)完全相同，我們將后續(xù)這些相同的審核環(huán)節(jié)稱一個流程組合，即為Process combination 1，簡稱為P1 組合（藍(lán)色橢圓框），它依次包含“金額＞20000”的核對節(jié)點，“分管校領(lǐng)導(dǎo)”、“計財處”、“計財處處長”的審核節(jié)點，“金額＞100000”的核對節(jié)點，“分管財務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)”的審核節(jié)點，“金額＞200000”的核對節(jié)點，以及“校長”和“資產(chǎn)處采購確認(rèn)受理”的審核節(jié)點。三個核對節(jié)點分別延伸出三條分支流程。

（2）對于其他類子業(yè)務(wù)流，由于最后存在一個“二級類別為定點印刷服務(wù)”的核對節(jié)點，因此P1 組合中的“資產(chǎn)處采購確認(rèn)受理”審核環(huán)節(jié)（Check procedure，簡稱為C 環(huán)節(jié)）被擴充為一個分支并行流，包含“二級類別為定點印刷服務(wù)”的核對節(jié)點、“印刷材料提交”以及“資產(chǎn)處采購確認(rèn)受理”審核節(jié)點三個環(huán)節(jié)。為了體現(xiàn)兩者的對應(yīng)關(guān)系，本文將該分支并行流稱為C’組合（綠色框）。同時，將該子業(yè)務(wù)流中與P1 組合相對應(yīng)的審核環(huán)節(jié)稱為Process combination 1’，簡稱為P1’組合（紅色框）。

（3）對于每一類子業(yè)務(wù)流，“計財處”和“計財處處長” 審核節(jié)點在“金額＞20000”核對節(jié)點后的兩條分支中同時存在，而“資產(chǎn)處采購確認(rèn)受理”審核節(jié)點則在每一條分支流程中都存在，這就造成了整個業(yè)務(wù)流程的節(jié)點冗余。

按照業(yè)務(wù)流程優(yōu)化原則里提到的應(yīng)盡可能的合并并行流，且同時要保證優(yōu)化后的知識流與原業(yè)務(wù)流目標(biāo)一致，本文對現(xiàn)行的“采購申請”業(yè)務(wù)流程進(jìn)行如下優(yōu)化:

（1）針對教學(xué)實訓(xùn)、行政辦公和科研儀器三類子業(yè)務(wù)流，保留各子業(yè)務(wù)流獨立的歸口部門審核節(jié)點，從“金額＞20000”核對節(jié)點開始進(jìn)行合并，合并為一個P1 組合，在保證優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流與原業(yè)務(wù)流目標(biāo)一致的同時簡化業(yè)務(wù)流程網(wǎng)絡(luò)。

（2）針對每一子業(yè)務(wù)流，將重復(fù)的“計財處”、“計財處處長”以及“資產(chǎn)處采購確認(rèn)受理”審核節(jié)點通過分支流合并的方式進(jìn)行去重，解決業(yè)務(wù)流程節(jié)點冗余的情況。

（3）針對其他類子業(yè)務(wù)流里的C’組合，將其合并進(jìn)P1 組合中，形成流程組合Process combination 2，簡稱為P2 組合，它包含“金額＞20000”的核對節(jié)點，“分管校領(lǐng)導(dǎo)”、“計財處”、“計財處處長”的審核節(jié)點，“金額＞100000”的核對節(jié)點，“分管財務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)”的審核節(jié)點，“金額＞200000”的核對節(jié)點，“校長”的審核節(jié)點，“二級類別為定點印刷服務(wù)”的核對節(jié)點，以及“印刷材料提交”和“資產(chǎn)處采購確認(rèn)受理”的審核環(huán)節(jié)，即圖2 中藍(lán)色框內(nèi)的業(yè)務(wù)流程。合并后雖然會導(dǎo)致教學(xué)實訓(xùn)類子業(yè)務(wù)流、行政辦公類子業(yè)務(wù)流和科研儀器類子業(yè)務(wù)流的數(shù)據(jù)也要進(jìn)行“二級類別為定點印刷服務(wù)”的檢查，但該檢查對每條數(shù)據(jù)只進(jìn)行一次，因為對整體運行效率影響較小。

圖2：優(yōu)化后的采購申請業(yè)務(wù)流程

合并后的業(yè)務(wù)流程網(wǎng)絡(luò)如圖2所示。

從圖2 可以看出，圖1 中各子業(yè)務(wù)流中的P1 組合和P1’組合被優(yōu)化合并為一個P2 組合，相比于原業(yè)務(wù)流程需要用戶對每個子業(yè)務(wù)流程的審核過程都進(jìn)行查看才可了解整個采購申請過程，優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程可以清晰的看出“采購申請”業(yè)務(wù)不論何種采購類型都需要經(jīng)過圖2 中的P2 組合審核過程，唯一的不同只是在歸口部門審核環(huán)節(jié)。

此外，原“采購申請”業(yè)務(wù)流程中的P1 組合因為核對節(jié)點而重復(fù)的“計財處”、“計財處處長”、“資產(chǎn)處采購確認(rèn)受理”審核節(jié)點在優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程網(wǎng)絡(luò)中都只存在一次，特別是其他子業(yè)務(wù)流中的C’組合，通過業(yè)務(wù)流程優(yōu)化后無需在每個分支中都判斷一次。簡化后的流程也能使用戶直觀的看出采購申請是以通過“資產(chǎn)處采購確認(rèn)受理”審核為辦結(jié)標(biāo)志。上述這種基于知識流的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計極大的簡化了業(yè)務(wù)流程網(wǎng)絡(luò)，減少了業(yè)務(wù)流程中的冗余節(jié)點，這不僅能使業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)過程更加清晰明了，同時能提高業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)運行效率。

4 數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下“最多跑一次”的發(fā)展

智慧校園的建設(shè)將校園信息化從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，而教育治理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作以“最多跑一次”改革為牽引，對高校信息化建設(shè)提出了更高要求。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，簡單的線下流程在線化，一個事項一張表單一條流程的辦理模式已經(jīng)很難滿足新型教育治理模式所提出的“建設(shè)即時感知、科學(xué)決策、主動服務(wù)、高效運行、智能監(jiān)管”的新要求。

本文提出的基于知識流的“最多跑一次”業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計方法，在保證業(yè)務(wù)目標(biāo)一致的前提下，先按子業(yè)務(wù)目標(biāo)進(jìn)行分類，然后通過減少核對點、合并并行流等方式優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，通過業(yè)務(wù)流程優(yōu)化前后對比圖可以發(fā)現(xiàn)，業(yè)務(wù)流程更加清晰、業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)更加高效。該流程優(yōu)化方法可為深化“最多跑一次”改革推進(jìn)高校數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作提供有力的技術(shù)支撐。