劉靖鋒

（渤海大學(xué) 遼寧 錦州 121013）

1 引言

現(xiàn)代檔案管理一直存在較大難度，因?yàn)闄n案在歸類、查詢、整理中都較繁瑣。但是人工智能與大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，提高了檔案的管理效率。人工智能在檔案運(yùn)用過(guò)程中，主要將檔案數(shù)據(jù)化、檔案分類以及分層次管控。人工智能可以自動(dòng)識(shí)別檔案中的文字、數(shù)據(jù)、圖片，并且通過(guò)大數(shù)據(jù)的計(jì)算，最終轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可編輯的信息，從而進(jìn)行歸類、檢索、管理、控制。人工智能運(yùn)用到檔案管理中，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是時(shí)代進(jìn)步的內(nèi)在要求[1]。

2 人工智能技術(shù)簡(jiǎn)介與問(wèn)題的提出

人工智能技術(shù)是計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的一個(gè)分支，它以芯片為基礎(chǔ)，并且產(chǎn)出一種以人類智能相似反應(yīng)的智能機(jī)器。因此，人工智能技術(shù)包括機(jī)器學(xué)習(xí)、圖像文字識(shí)別、大數(shù)據(jù)運(yùn)算與智能化模式識(shí)別等。人工智能技術(shù)就是將這些領(lǐng)域通過(guò)計(jì)算機(jī)和終端設(shè)備運(yùn)用到實(shí)際生活之中，從而提高工作效率。而現(xiàn)代檔案的管理也比較復(fù)雜，因?yàn)闄n案主要由文字、圖片、錄音、影像等多元素構(gòu)成，這些元素都是非常重要的憑證。運(yùn)用普通的計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行錄入、管理，必然花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，同時(shí)也需要投入大量的人力、物力。而運(yùn)用人工智能技術(shù)，則可以迅速將檔案錄入到計(jì)算機(jī)設(shè)備中，并且根據(jù)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算對(duì)檔案進(jìn)行歸類與檢索。這樣一來(lái)，既有利于維護(hù)檔案，也有利于方便檔案查詢。所以，本文則對(duì)人工智能技術(shù)對(duì)檔案的運(yùn)用提出探討。

3 人工智能技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

人工智能可以自動(dòng)識(shí)別檔案，同時(shí)還可以自動(dòng)錄入檔案，并且將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為可編輯、可操作的信息，從而提高了檔案管理與維護(hù)的效率。加強(qiáng)人工智能對(duì)現(xiàn)代檔案管理的運(yùn)用，也減少了人力資源與管理成本[2]。

3.1 文字信息錄入

在檔案管理中，文字在檔案占有的比重非常大。人工智能設(shè)備能夠自動(dòng)識(shí)別與掃描文件，將相關(guān)紙質(zhì)檔案都錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中，人工智能對(duì)數(shù)據(jù)、信息處理的效率非常高。對(duì)文字信息的錄入，解決了檔案信息錄入的重要問(wèn)題。

3.2 圖片錄入與格式轉(zhuǎn)換

在現(xiàn)代檔案管理中，也有一些相關(guān)照片、圖片。人工智能設(shè)備可以把圖片錄入后，轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)能夠處理的格式。圖片是檔案重要構(gòu)成，人工智能設(shè)備可以快速將圖片轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)能夠處理、識(shí)別、閱讀的格式，還能夠與計(jì)算機(jī)相關(guān)音頻進(jìn)行結(jié)合。通常情況下，圖片分為彩色圖片與黑白圖片，而人工智能技術(shù)可以及時(shí)識(shí)別圖片，并且智能調(diào)整圖片分辨率，從而保障圖片的質(zhì)量。

3.3 音頻錄入與修復(fù)

音頻是現(xiàn)代檔案的憑證。人工智能設(shè)備與大數(shù)據(jù)軟件相互結(jié)合，可以修復(fù)不同年份的錄音、圖像。人工智能設(shè)備與計(jì)算機(jī)相互結(jié)合條件下，能夠運(yùn)用4 K超高清技術(shù)修復(fù)影像與錄音，尤其是將黑白的影像修復(fù)為彩色影像，這也會(huì)讓人們更加深入了解具體事件。對(duì)黑白音頻原始音頻的彩色修復(fù)，更加清晰地還原了當(dāng)時(shí)的情境。并且錄入錄音、圖像以后，人工智能與大數(shù)據(jù)、云計(jì)算系統(tǒng)，可以直接與相關(guān)圖文檔案進(jìn)行匹配，實(shí)現(xiàn)音頻、圖文的結(jié)合。而且錄入人工智能設(shè)備的檔案保管期限長(zhǎng)，能夠長(zhǎng)期、大量地存儲(chǔ)不同形式與文件格式的檔案。而且利用音頻資料，人工智能還可以與虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)相結(jié)合，在實(shí)景中展現(xiàn)出多維影像，從而更加生動(dòng)地還原當(dāng)時(shí)的場(chǎng)景。

3.4 對(duì)檔案歸類管理

人工智能與云計(jì)算相互結(jié)合，可以處理、歸類復(fù)雜的信息。對(duì)于不同時(shí)期的檔案、文獻(xiàn)能夠迅速歸類，而且還可以根據(jù)檔案的用途進(jìn)行劃分。人工智能對(duì)檔案歸類、整理，這也充分地使得檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。人工智能還可以使用卷積神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)算法對(duì)檔案進(jìn)行整理，從而促進(jìn)對(duì)檔案的劃分與規(guī)劃工作。人工智能設(shè)備也具有外延性，可以設(shè)置相關(guān)的檔案查詢端口，人工智能端口可以智能識(shí)別查詢者的語(yǔ)音、影像并提供相應(yīng)的檔案資料。

3.5 智能安防管理

人工智能會(huì)根據(jù)檔案的密級(jí)設(shè)置相應(yīng)的模式識(shí)別與保護(hù)措施，使得檔案的保管更加趨于安全性。用傳統(tǒng)的方法對(duì)檔案進(jìn)行保密保管，不僅僅投入大量的人力，保密的工作、流程也趨于復(fù)雜。而且傳統(tǒng)的方式保管檔案，也存在著檔案丟失、泄露的風(fēng)險(xiǎn)。人工智能可以實(shí)現(xiàn)人體面部識(shí)別、指紋識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別以及人體生物識(shí)別，為檔案提供了多模態(tài)的安全防護(hù)，也提高了檔案保密、保管的安全性。

總之，人工智能在檔案的管理中，可以有效地錄入文字、信息以及圖片格式轉(zhuǎn)換，從而能夠提高檔案管理的效率，同時(shí)也減輕了相關(guān)工作人員的檔案管理難度。

4 人工智能在檔案管理中的意義

人工智能在現(xiàn)代檔案管理的主要意義，就是促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的高效化、系統(tǒng)化，同時(shí)也降低了檔案管理的成本，提高了檔案管理的效率，并且人工智能對(duì)檔案具有修復(fù)作用，能夠更好地保管各種各樣的檔案。

4.1 提高了檔案管理的效率

人工智能運(yùn)用到現(xiàn)代檔案管理中，有利于提高當(dāng)代檔案工作人員的管理效率。人工智能將會(huì)以智能化、信息化的方式，讓管理員能夠有效地對(duì)歷史檔案進(jìn)行整理、查詢、歸類。檔案工作人員直接通過(guò)人工智能終端保管檔案。而且人工智能直接將圖文、音頻檔案進(jìn)行數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)換，并長(zhǎng)期存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中，因此使得檔案工作人員簡(jiǎn)化了工作程序，同時(shí)也降低對(duì)檔案的管理成本。

4.2 提高了檔案保護(hù)的安全性

傳統(tǒng)的方式保管以及轉(zhuǎn)運(yùn)檔案，都會(huì)存在檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)。而運(yùn)用人工智能技術(shù)，則可以從多模態(tài)系統(tǒng)去設(shè)置相應(yīng)的安全防護(hù)等級(jí)，并且加大了對(duì)檔案的安全防護(hù)，降低了檔案泄露與遺失的風(fēng)險(xiǎn)。而且對(duì)于檔案轉(zhuǎn)運(yùn)方面，人工智能對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化、信息化的加密性處理，并且與量子通信結(jié)合傳輸，從根本上保障了檔案?jìng)鬏敗⒔邮盏陌踩浴?/p>

4.3 使檔案查詢更加簡(jiǎn)便

當(dāng)檔案被人工智能錄入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)以后，查詢檔案也變得更加便捷。人工智能設(shè)備只需要識(shí)別檔案查詢者的語(yǔ)音，就可以匹配到相關(guān)檔案。而且人工智能設(shè)備所展現(xiàn)的檔案也具有層次性，如果檔案查詢者只有一般的權(quán)限，那么人工智能端口也只會(huì)展現(xiàn)對(duì)外公布的檔案。如果檔案查詢者擁有高級(jí)別的權(quán)限，那么人工智能端口就會(huì)展現(xiàn)密級(jí)高的檔案。所以，人工智能通過(guò)多模態(tài)的識(shí)別，使得檔案查詢者更加便捷。

4.4 激發(fā)了人們對(duì)重要事件的深入認(rèn)識(shí)

檔案是反映相關(guān)重要事件的重要憑證，而對(duì)檔案的解密，能夠促使大眾更加全面地認(rèn)識(shí)事件真相。解密的檔案，通常會(huì)在檔案館、圖書館展出。人工智能設(shè)備可以用人性化的方式去講解相關(guān)檔案，并且還可以用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)將檔案中的音像、錄音展現(xiàn)給大眾。人工智能能夠根據(jù)人的參觀需求，以多方面、多角度的方式進(jìn)行展現(xiàn)，從而激發(fā)了人們對(duì)重要事件的深入認(rèn)識(shí)。

總之，人工智能有利于檔案管理高效化，并且提高了對(duì)檔案保密保管的安全性，對(duì)于檔案查詢者來(lái)講，也可以更加簡(jiǎn)便地查詢檔案。人工智能對(duì)檔案的解密與公示，可以與虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)相互結(jié)合，激發(fā)人們的好奇心。所以，人工智能運(yùn)用在現(xiàn)代檔案管理中，具有可行性。

5 人工智能在檔案管理中的運(yùn)用策略

如今人工智能正處于蓬勃發(fā)展時(shí)期，部分行業(yè)也開(kāi)始嘗試人工智能的運(yùn)用。而檔案管理相關(guān)工作本身也具有特殊性，所以我國(guó)需要加快人工智能技術(shù)在檔案的運(yùn)用，并且逐步實(shí)現(xiàn)推廣。

5.1 加大統(tǒng)籌管理，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)推廣

目前，人工智能技術(shù)正處于初步發(fā)展階段，具有強(qiáng)大的生命力。但是，人工智能的研發(fā)與運(yùn)用，也花費(fèi)了大量的預(yù)算。對(duì)于人工智能技術(shù)的推廣，需要加大統(tǒng)籌管理，將其上升為重要戰(zhàn)略。在省級(jí)工信部門的統(tǒng)籌安排下，首先應(yīng)該針對(duì)省級(jí)檔案館、圖書館、博物館推廣人工智能技術(shù)，然后再向各個(gè)地級(jí)市檔案館、圖書館、博物館推廣，最終使得檔案管理行業(yè)都能夠使用人工智能技術(shù)。

5.2 加大對(duì)人工智能的硬件開(kāi)發(fā)

如今人工智能的軟件系統(tǒng)、云計(jì)算系統(tǒng)已經(jīng)初步取得成果，并且在我國(guó)部分圖書館文獻(xiàn)檢索與管理中發(fā)揮重要作用。但是，人工智能是軟件系統(tǒng)與硬件系統(tǒng)的有機(jī)統(tǒng)一。我國(guó)目前在人工智能硬件設(shè)備開(kāi)發(fā)存在一定不足，所以需要加大對(duì)檔案人工智能技術(shù)的硬件投入，在關(guān)鍵“卡脖子”技術(shù)中，必須堅(jiān)持獨(dú)立自主的研發(fā)，尤其是在芯片、人工智能終端設(shè)備方面必須加大科研攻關(guān)。因此，還需要堅(jiān)持創(chuàng)新導(dǎo)向的政策，鼓勵(lì)相關(guān)人工智能研發(fā)機(jī)構(gòu)始終堅(jiān)持創(chuàng)新研究。

5.3 完善人工智能多模態(tài)識(shí)別開(kāi)發(fā)

人工智能技術(shù)的多模態(tài)識(shí)別模式非常重要，這也是人工智能技術(shù)在檔案管理、保密中的具體體現(xiàn)。因此，我國(guó)相關(guān)企業(yè)以及科研機(jī)構(gòu)，需要進(jìn)一步完善對(duì)人工智能多模態(tài)系統(tǒng)識(shí)別的開(kāi)發(fā)，不僅僅是檔案工作人員進(jìn)行識(shí)別，同時(shí)還需要具備復(fù)雜條件下對(duì)不同人員的識(shí)別，因?yàn)槿斯ぶ悄軟Q定著檔案查閱的權(quán)限[3]。

6 結(jié)語(yǔ)

本文主要對(duì)人工智能技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的運(yùn)用進(jìn)行探討。人工智能技術(shù)是以計(jì)算機(jī)為載體，并對(duì)圖書館進(jìn)行高效管理的技術(shù)。人工智能技術(shù)可以運(yùn)用在檔案文字錄入、相關(guān)圖片、音像、資料以及對(duì)檔案劃分與歸類之中。人工智能技術(shù)有利于提高檔案工作人員的管理效率，降低管理成本，同時(shí)提高了檔案的保密性，確保檔案在管理與轉(zhuǎn)運(yùn)中更加安全。對(duì)于檔案查詢者來(lái)說(shuō)，人工智能技術(shù)簡(jiǎn)化了查詢方式與程序，使得其更加簡(jiǎn)便地查詢檔案。人工智能技術(shù)可以對(duì)黑白音頻進(jìn)行4K彩色修復(fù)，尤其對(duì)聲音進(jìn)行智能識(shí)別?？傊?，人工智能技術(shù)不僅僅影響到檔案管理，同時(shí)也對(duì)社會(huì)發(fā)展具有積極促進(jìn)作用。