王颯颯

（天津社會(huì)科學(xué)院 天津 300191）

1 引言

現(xiàn)階段，傳統(tǒng)文書檔案管理中逐漸暴露出越來越多的不足與問題，而信息時(shí)代的到來，為辦公室文書檔案管理創(chuàng)新發(fā)展帶來了機(jī)遇。將信息技術(shù)應(yīng)用于辦公室文書檔案管理工作中，可以解決傳統(tǒng)辦公室文書檔案管理中無法對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行大量收集、分析、儲(chǔ)存等弊端，還可以更多地釋放人力，為檔案管理人員減負(fù)解壓。此外，在文書檔案管理工作中通過對(duì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的應(yīng)用，可以徹底實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作由傳統(tǒng)載體向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)文書檔案從信息收集、整理、分析到存儲(chǔ)保管的全過程信息化操作，有利于辦公室文書檔案管理進(jìn)一步朝著智能化的方向去發(fā)展。辦公室文書檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)能夠提高效率與質(zhì)量，但也帶來風(fēng)險(xiǎn)隱患，所以必須辯證地來看待這件事，提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，及時(shí)構(gòu)建文書檔案管理信息化風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制[1]。

2 辦公室文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展的意義

辦公室文書檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展非常重要，所以必須要想方設(shè)法保證其工作效率與工作質(zhì)量，而推動(dòng)辦公室文書檔案管理的信息化發(fā)展，則更有利于達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)要求，所以落實(shí)辦公室文書檔案管理的信息化發(fā)展對(duì)我國檔案事業(yè)建設(shè)將具有深遠(yuǎn)的意義。

2.1 更有利于辦公室做好檔案信息的查詢及管理

在傳統(tǒng)辦公室文書檔案管理模式下，單位、辦公室檔案管理人員想要查詢文書檔案，需要將整理入庫的文書檔案拿出進(jìn)行查找，需要花費(fèi)一定的時(shí)間，所以傳統(tǒng)辦公室文書檔案管理工作效率一直被人們所詬病。在信息化時(shí)代，通過利用信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理的信息化發(fā)展。信息化辦公室文書檔案管理最大的一個(gè)優(yōu)點(diǎn)便是可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化存儲(chǔ)，這樣如果需要調(diào)用辦公室文書檔案時(shí)，就不需要像以往那樣花費(fèi)大量的時(shí)間，而是利用信息系統(tǒng)直接查詢并調(diào)閱辦公室文書檔案資料，既節(jié)約時(shí)間，又操作方便。此外，在傳統(tǒng)辦公室文書檔案管理模式下，文書檔案資料不能夠?qū)崿F(xiàn)同一時(shí)間內(nèi)多人查閱、瀏覽等，而信息化的辦公室文書檔案管理可以實(shí)現(xiàn)這一操作。

2.2 有利于降低辦公室文書檔案管理成本

辦公室在管理與保管文書檔案時(shí)，需要花費(fèi)一定的成本，這里面包括人力成本、時(shí)間成本、維護(hù)成本等，但信息化的辦公室文書檔案管理方式，可以進(jìn)一步節(jié)約管理成本，但需要時(shí)間過程才能夠體現(xiàn)的更明顯。因?yàn)樵谛畔⒒k公室文書檔案初期，可能并不能夠達(dá)到節(jié)約成本的目的，但是隨著時(shí)間的深入，其在節(jié)約成本方面的作用會(huì)越來越明顯。在構(gòu)建辦公室文書檔案管理信息化體系過程中，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，需要引入先進(jìn)的管理系統(tǒng)、管理軟件等，確實(shí)會(huì)花費(fèi)一定量的資金，但在系統(tǒng)構(gòu)建完成以后，后期對(duì)文書檔案管理系統(tǒng)的管理成本不需要像以往那樣持續(xù)投入，即便投入，成本也是比較少的。此外，辦公室文書檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建后，可以分擔(dān)檔案管理人員的工作壓力并提高工作效率，以往在傳統(tǒng)辦公室文書檔案管理中，可能需要3名檔案管理人員才能夠完成辦公室文書檔案管理工作，但在信息化下，1名檔案管理人員就可以完成。由此可見，從長(zhǎng)遠(yuǎn)分析，辦公室文書檔案信息化建設(shè)將有利于節(jié)約單位的檔案管理成本。

2.3 有利于減輕從業(yè)人員工作負(fù)擔(dān)，推動(dòng)從業(yè)人員轉(zhuǎn)型發(fā)展

信息化辦公室文書檔案管理建設(shè)，能夠起到減輕檔案從業(yè)人員工作負(fù)擔(dān)，推動(dòng)其轉(zhuǎn)型發(fā)展的雙重功效。首先，在傳統(tǒng)辦公室文書檔案管理中，辦公室檔案人員需要日常通過手工收集、整理、保管各個(gè)工作環(huán)節(jié)和管理部門所產(chǎn)生的文書檔案資料，工作效率和工作質(zhì)量一直被人們所詬病，而將信息技術(shù)應(yīng)用其中，可以從傳統(tǒng)線下管理轉(zhuǎn)移到線上管理，在提高文書檔案收集整理與保管效率的同時(shí)，能夠減輕辦公室檔案人員的工作負(fù)擔(dān)，提高他們對(duì)工作的滿意度。其次，辦公室文書檔案管理以信息化方式開展工作，必然會(huì)提高對(duì)從業(yè)人員的工作能力要求，不僅需要處理好基本工作，還需要學(xué)會(huì)應(yīng)用系統(tǒng)，在這種狀況下單位為了使管理隊(duì)伍能夠勝任當(dāng)下的工作要求，會(huì)提高對(duì)其的管理與培訓(xùn)要求，幫助辦公室檔案人員加速完成轉(zhuǎn)型發(fā)展。

3 信息時(shí)代辦公室檔案管理工作特點(diǎn)分析

3.1 管理對(duì)象由傳統(tǒng)載體向數(shù)字化轉(zhuǎn)變

信息時(shí)代，不管是檔案學(xué)研究對(duì)象還是檔案工作對(duì)象都發(fā)生了變化。傳統(tǒng)的檔案學(xué)理論研究與檔案工作，都是以傳統(tǒng)載體為客體和研究對(duì)象，而信息時(shí)代，傳統(tǒng)載體的文件和檔案越來越少，電子文件和數(shù)據(jù)越來越多。而國家檔案局也提出了存量數(shù)字化，增量電子化的要求。

3.2 管理過程向信息化轉(zhuǎn)變

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下，信息化給我們?nèi)粘５膶W(xué)習(xí)、工作、生活帶來了影響，而且我們逐漸意識(shí)到傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)于當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展，對(duì)于檔案的管理還需要引進(jìn)更為先進(jìn)的設(shè)備。目前，越來越多的單位建立起了自己的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，而且還將檔案管理工作的發(fā)展方向向著信息化轉(zhuǎn)變。

4 信息時(shí)代辦公室文書檔案管理工作中存在的常見問題

信息時(shí)代辦公室文書檔案管理工作必須要全力推進(jìn)信息化發(fā)展，加強(qiáng)信息化應(yīng)用力度與深度，但往往部分單位在落實(shí)辦公室文書檔案信息化管理中還存在信息安全意識(shí)淡薄、風(fēng)險(xiǎn)隱患高等較為常見的問題，這既不利于充分運(yùn)用信息技術(shù)，又會(huì)增加單位的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，必須要及時(shí)對(duì)這些問題做好分析，以便為后期制定解決方案打好基礎(chǔ)[2]。

4.1 文書檔案管理中信息安全意識(shí)仍需提高

辦公室文書檔案在不斷推進(jìn)信息化發(fā)展的同時(shí)，一些信息化方面的應(yīng)用問題也逐漸暴露出來，尤其是信息化風(fēng)險(xiǎn)防范落實(shí)不到位引起了各方的關(guān)注?，F(xiàn)階段，一般企事業(yè)單位在落實(shí)辦公室文書檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建中，往往將更多的關(guān)注點(diǎn)放在辦公室文書檔案信息化建設(shè)速度、基礎(chǔ)配備等方面，缺少風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)信息化風(fēng)險(xiǎn)沒有一個(gè)科學(xué)的認(rèn)知，導(dǎo)致辦公室文書檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)隱患較高。一方面，辦公室文書檔案管理系統(tǒng)防御等級(jí)不夠高，系統(tǒng)極易遭到外部入侵與攻擊，導(dǎo)致系統(tǒng)中存儲(chǔ)的檔案信息遭到破壞、盜取等，從而誘發(fā)文書檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，辦公室文書檔案管理系統(tǒng)建成后，并沒有定期對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和更新等，不僅降低了系統(tǒng)的運(yùn)行速度，還會(huì)增加系統(tǒng)漏洞。

4.2 辦公室文書檔案管理中信息化風(fēng)險(xiǎn)防范水平仍需提高

信息化技術(shù)在辦公室文書檔案管理中的應(yīng)用，一方面有利于推動(dòng)辦公室文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，另一方面也顯著增加了辦公室文書檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，所以一定要客觀認(rèn)識(shí)信息化的辦公室文書檔案管理?，F(xiàn)階段，很多單位在構(gòu)建辦公室文書檔案管理系統(tǒng)時(shí)，往往風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄，并沒有對(duì)文書檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期更新與升級(jí)，導(dǎo)致管理系統(tǒng)工作一段時(shí)間后，運(yùn)行速度會(huì)越來越慢，嚴(yán)重耽誤工作效率及質(zhì)量。最關(guān)鍵的是辦公室文書檔案管理資料中，往往記錄著大量的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息有很多可能是機(jī)密性文件，如果因系統(tǒng)安全性不夠遭受到入侵，將會(huì)給單位帶來巨大的損失與風(fēng)險(xiǎn)。此外，不同類型文書檔案在風(fēng)險(xiǎn)防范中，應(yīng)該有針對(duì)性地運(yùn)用不同的風(fēng)險(xiǎn)防范手段，但往往一些單位在辦公室文書檔案風(fēng)險(xiǎn)管理中卻沒有這樣去做，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防范沒有針對(duì)性。

5 推動(dòng)辦公室文書檔案管理改革的方法

5.1 加強(qiáng)云計(jì)算在辦公室檔案管理中的應(yīng)用

現(xiàn)階段，云計(jì)算技術(shù)已經(jīng)受到了廣泛的關(guān)注，其也被應(yīng)用于我們?nèi)粘Ｉ钪械母鱾€(gè)方面。對(duì)于云計(jì)算技術(shù)來說，其是通過許多運(yùn)算技術(shù)組合而成的，是目前我們所接受的較為新型的計(jì)算方式之一。在辦公室檔案管理的過程中引入云計(jì)算技術(shù)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析、整理、總結(jié)和歸納，還能大大降低計(jì)算的時(shí)間，進(jìn)而減輕了工作人員的壓力，使得檔案管理更加真實(shí)可靠。通過運(yùn)用云計(jì)算方式，可以有效整理、分析、儲(chǔ)存來自政府、企業(yè)等大量的數(shù)據(jù)。由于科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案資料也越來越復(fù)雜，不僅包括視頻、音頻，還有大量的圖片需要進(jìn)行處理，這無疑增加了處理的難度以及儲(chǔ)存的容量，而利用云計(jì)算，可以有效處理這些檔案，提高了檔案管理工作的效率[3]。

5.2 構(gòu)建完備的辦公室文書檔案信息化管理體系

辦公室文書檔案管理的現(xiàn)代化與精細(xì)化發(fā)展，離不開信息技術(shù)的支撐，所以必須要利用信息技術(shù)打造完備的辦公室文書檔案信息化管理體系，但必須要保證其在硬件與軟件上的科學(xué)配備。首先，在辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)過程中，一定要保證硬件配套設(shè)施與軟件配套設(shè)施齊全，一定要拿出足夠的資金來及時(shí)購置高速掃描儀、高拍儀等硬件配套設(shè)施，還要及時(shí)建立完備的辦公室文書檔案管理格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理的信息化、數(shù)字化發(fā)展。

5.3 提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，做好辦公室文書檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)防范

辦公室文書檔案信息化系統(tǒng)構(gòu)建中，如果風(fēng)險(xiǎn)防范不得當(dāng)，很容易誘發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，所以一定要做好信息化風(fēng)險(xiǎn)防范與管理。為了進(jìn)一步提高辦公室文書檔案管理的信息化風(fēng)險(xiǎn)防范能力，需要在系統(tǒng)中添加必要的殺毒軟件、攔截軟件等，還要提高系統(tǒng)的密鑰等級(jí)，設(shè)置安全系數(shù)高的登錄密碼，并保證辦公室文書檔案管理系統(tǒng)密碼不外泄。此外，需要進(jìn)一步提高辦公室文書檔案管理系統(tǒng)維護(hù)管理的專業(yè)性。為此，可以選擇與專業(yè)的IT企業(yè)進(jìn)行合作，通過這種方式來提高辦公室文書檔案管理系統(tǒng)維護(hù)的專業(yè)性，以便更好地提高管理系統(tǒng)的安全性。這種合作方法也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中比較常見的，互相之間通過優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、互換來實(shí)現(xiàn)各自的發(fā)展需要，在不增加各自成本的前提下，能夠創(chuàng)造更好的管理效應(yīng)。

6 結(jié)語

本文主要分析了在信息化時(shí)代下，辦公室文書檔案管理工作中存在的常見問題，并提出了幾點(diǎn)優(yōu)化策略，希望能夠?yàn)樽龊棉k公室文書檔案的信息化建設(shè)提供有價(jià)值的幫助。