李雪蓉

（湖南藝術(shù)職業(yè)學院 湖南 長沙 410012）

1 引言

信息化技術(shù)發(fā)展的時間雖然并不長，但是發(fā)展的速度是非常驚人的。信息技術(shù)的出現(xiàn)為高職院校的檔案管理帶來了很多便捷之處，但是隨著使用時間的增加，有些問題開始逐漸顯示了出來，而造成這些問題的最大原因在于懂得專業(yè)技術(shù)的管理人員不足。為了提高高職院校中信息化管理檔案的水平，從業(yè)者應該從基礎(chǔ)實用性的角度出發(fā)考慮，為該技術(shù)在應用中出現(xiàn)的各種問題提出有針對性的措施。

2 檔案管理信息化的意義

檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。黨和國家歷來重視檔案和檔案工作，新修訂的《中華人民共和國檔案法》2021年正式實施，我們看到新修定的檔案法有一大亮點，那就是增加了“檔案信息化建設(shè)”的專門章節(jié)，對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等方面作出了明確規(guī)定，目的在于推動實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化[1]。

檔案事業(yè)長期以來非常傳統(tǒng)，以保管檔案為主，隨著電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，這種狀況顯然落伍于時代的發(fā)展和要求。檔案管理信息化，可以適應時代的發(fā)展，讓用戶獲取文獻資料更加方便快捷。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應用越來越廣泛，檔案管理也應當充分利用其優(yōu)勢，達到管理過程的現(xiàn)代化、科學化、準確化。隨著時代的變遷發(fā)展，一方面是文獻資料的大量增長和累積，另一方面是用戶對信息進行搜集、整理、開發(fā)和利用的需求越來越高，而現(xiàn)代化信息技術(shù)正好可以幫助檔案管理解決這對矛盾。檔案信息化管理不僅要把檔案文件格式數(shù)字化，還需要將其向網(wǎng)絡化方向發(fā)展，如此，可以把檔案資源的作用發(fā)揮到最大，從而大大提高檔案的利用效率。因此，檔案管理的信息化建設(shè)是順應時代的，對于檔案管理行業(yè)事業(yè)的發(fā)展有至關(guān)重要的作用。

在現(xiàn)階段的社會發(fā)展中，信息化可以節(jié)省大量的人力資源，很多需要人工去處理的工作都能夠通過信息化降低人力投入。檔案管理也是一樣，信息化管理可以幫助管理人員省去大量繁復的勞動，重要信息只要通過掃描、打印、輸入等形式，就可以完成永久性的保存，這可以極大降低檔案工作者的工作強度，還可以一定程度上起到節(jié)約資源、綠色發(fā)展的作用。

3 檔案管理信息化建設(shè)的主要任務

檔案管理信息化的實質(zhì)是檔案管理模式和工作方法從過去以保管檔案為主轉(zhuǎn)變到文獻檔案數(shù)字化的匯集、保存和傳送并舉[2]。因此，檔案信息化建設(shè)的重要任務主要有：首先，明確檔案管理工作的標準和范圍，基于此建立檔案信息化管理體系。其次，以資源建設(shè)作為核心，使資源建設(shè)與信息化技術(shù)運用相互促進，相得益彰，在提高檔案科技的創(chuàng)新能力中實現(xiàn)檔案的信息資源的保護和利用，從而推動檔案資源的數(shù)字化、信息管理的標準化、信息服務的網(wǎng)絡化等。再次，檔案管理的信息化建設(shè)終是以服務用戶為目的的，要堅持用戶至上，以人為本，服務用戶攝取文獻信息的需要。最后，加快培養(yǎng)具有信息技術(shù)等現(xiàn)代科學技術(shù)的復合型檔案管理人才。一切先進技術(shù)要依賴于人的熟練掌握與運用才能開花結(jié)果。

4 高職院校中信息化檔案管理的重要性

4.1 為學校教育教學決策提供參考和依據(jù)，助力學院文化內(nèi)涵建設(shè)

信息時代已經(jīng)到來，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活中的每一處，高職院校作為高等知識的產(chǎn)出地，對于新技術(shù)的應用不應該落后于時代。環(huán)顧高校特別是高職院校，不難發(fā)現(xiàn)，信息化建設(shè)普遍滯后于學生管理、教務管理、人事管理、財務管理、后勤管理，這種狀況不改變，顯然不利于學校檔案管理與時俱進。

黨和國家領(lǐng)導人歷來很重視檔案管理事業(yè)，強調(diào)檔案工作要“為黨管檔、為國守史、為民服務”。檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，并明確提出了檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的目標。因此，高校要充分認識到檔案工作的重要性，加強對檔案工作的重視。實際上，學校的變遷發(fā)展，學科和專業(yè)建設(shè)、人才培養(yǎng)等等都會在檔案中得到完整的體現(xiàn)，對學校來說，管理好檔案就是做好文化的承續(xù)和傳播。清晰的校史、學科發(fā)展歷史的梳理、可以讓學校管理者從中總結(jié)經(jīng)驗，根據(jù)在發(fā)展中遇到的問題，及時作出回應和決策，幫助學校對辦學思路和理念進行及時改進，促進學校的長期發(fā)展，這就是檔案的“資教”作用。

4.2 為師生教育教學提供文獻資源，助力人才培養(yǎng)

檔案信息化有利于師生從海量學院歷史文獻中獲取所需的素材，如歷史上重要的教學資源、珍貴的歷史圖片、音視頻資料、重要的實物檔案等。特別值得一提的還有學生檔案，它記錄同學們進校以后的一切表現(xiàn)、成績以及個人信息，因此學生檔案的信息化不僅有利于保證檔案的完整性，也因其具有可備份的特點而更具有安全性，學生不用擔心出現(xiàn)萬一檔案原件丟失以后無法找回的情況。因此，高職院校檔案信息化工作學生也是歡迎和受惠的。由于檔案可以完整反映出學生在校德智體全面發(fā)展狀況，獎懲記錄可以有效激勵和鞭策學生。因而檔案還具有助力人才培養(yǎng)的“資教”作用，將檔案進行信息化管理是有助于學生全面發(fā)展的。

5 高職院校在建立檔案信息化管理過程中存在的不足

5.1 缺少信息化管理檔案的意識

根據(jù)目前高職院校建立信息化檔案管理的進程來看，大多數(shù)院校的重視程度還是不夠，并沒有真正認識到建立信息化檔案管理系統(tǒng)對于學校以及社會的發(fā)展來說會起到什么樣的助力效果。在高職院校進行檔案工作的管理人員大多缺乏檔案管理、計算機等相關(guān)專業(yè)背景，比較習慣傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，對手動檢索有明顯的依賴性，對于采用信息化手段進行檔案管理表現(xiàn)出一定的不適和排斥；或者有部分的管理員對檔案的信息化管理具有一定程度的不信任，認為將檔案信息化有可能會造成部門信息的丟失。這種意識對于推動高職院校檔案的信息化管理工作來說顯然不利。

5.2 檔案管理軟件系統(tǒng)比較落后

有了成熟的工具，工作效率才會提高，這個道理放在信息化檔案管理過程中也同樣適用。不少高職院校對于檔案管理投入的經(jīng)費太少，這就導致了在信息化檔案管理的過程中，管理員們所使用的軟件和硬件都非常的落后。有些高職院校檔案管理室中僅配備兩三臺使用多年的大塊頭電腦，且不說每個管理員都應有自己的工作電腦，就連為數(shù)不多的幾臺電腦還故障頻出，這確實就讓檔案管理員不愿意將檔案信息化，增加對傳統(tǒng)的管理方式的依賴；再例如有些學校的軟件管理系統(tǒng)落后，連基本的篩選和搜索功能都沒有，這無疑是把紙面內(nèi)容數(shù)字化了，完全沒有將信息化的優(yōu)勢發(fā)揮出來。有些高職院校確實采購了一些比較先進的檔案信息管理軟件，但是在利用的時候，只是把紙質(zhì)檔案的掃描件上傳到軟件中進行儲存，沒有對檔案進行數(shù)字化，這就使得軟件的利用效率低下，沒法良好運用軟件進行信息的篩查與搜索。

5.3 信息化檔案管理人才隊伍不足

因為信息化技術(shù)的發(fā)展時間比較短，因此掌握相關(guān)技術(shù)知識的人目前還比較少，對于檔案信息化建設(shè)來說，人才不足成了最大的問題，同時，信息化還給原有的管理人員帶來了挑戰(zhàn)，它要求檔案管理人員不僅具有專業(yè)的檔案管理技術(shù)，還需要同時掌握信息管理技術(shù)、計算機應用技術(shù)等。在目前的檔案信息化建設(shè)中，想要實現(xiàn)一個人同時掌握多種專業(yè)技能還是有難度的，目前更需要的是多種專業(yè)的人才能夠進行相互配合，為檔案信息化建設(shè)提供更多的技術(shù)支持。目前大多數(shù)高職院校沒有獨立建館，綜合檔案室人才配置也嚴重不足，管理人員多半缺乏相應的專業(yè)背景，信息化技術(shù)方面的人才少之又少，這就造成了大多數(shù)院校都不能滿足將檔案進行信息化管理的人才配備要求。

6 完善高職院校信息化檔案管理建設(shè)的有效措施

6.1 改變觀念，提升信息化管理意識

檔案管理員隊伍的思想觀念一定要有時代性和一定的前瞻性，如果因循守舊，那么即便是有一天檔案建設(shè)的信息化工作完成了，也會出現(xiàn)使用率低下的情況。想要讓高職院校的檔案管理信息化建設(shè)水平有所提高的話，首先就應該讓管理人員對于信息化管理的態(tài)度發(fā)生改變，將檔案管理信息化的意識深入每位管理者的內(nèi)心，不斷提升信息化管理意識。學校領(lǐng)導更應充分認識到檔案信息化管理的重要意義和作用。檔案管理信息化建設(shè)有助于促進智慧校園建設(shè)，能明顯的助推學院管理水平的提高。只有全員檔案意識提高了，檔案管理的信息化建設(shè)才能有施展拳腳的空間[3]。

6.2 加強對檔案管理人員的培養(yǎng)和專業(yè)人才的吸納

檔案管理的主體還是人，檔案信息化建設(shè)離不開懂行的檔案管理人員。對于人才不足的現(xiàn)狀應從兩方面解決，其一就是加強對原有專兼職檔案員的業(yè)務，不斷提高他們的業(yè)務能力和水平；必要時引進具有檔案管理或信息管理技術(shù)專業(yè)人才。

6.3 創(chuàng)建安全的檔案環(huán)境

檔案管理信息化的好處有很多，但也存在安全性不強，檔案容易被黑客攻擊的安全隱患。因此，在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，還應該注重對于檔案信息安全保障機制的完善。這可以從以下幾方面進行著手處理：（1）建立檔案安全管理責任制度，讓管理人員認真履行崗位職責，增強保密意識；（2）建立信息技術(shù)的保障防線，防止惡意攻擊或系統(tǒng)病毒；（3）加強安全檢查，及時排除隱患；（4）加強信息溝通，嚴肅紀律，做到令行禁止，確保檔案資料安全。

7 結(jié)語

計算機信息化技術(shù)已經(jīng)足夠普及，對于傳統(tǒng)行業(yè)來說必然會掀起一輪改革的浪潮，檔案管理的信息化建設(shè)是不可阻擋的趨勢，作為知識的產(chǎn)出中心，高職院校一定要勇于先行，勇于革新，將信息化管理落實到學校管理的方方面面。