李金峰

摘要：本文以工程試驗裝置建設(shè)項目為例，重點論述了如何以“加強事前介入、重視過程控制、嚴控文件驗收及審查”三大環(huán)節(jié)為切入點，加強設(shè)備竣工文件管理，從實踐上創(chuàng)新性地提出了設(shè)備合同中文檔管理條款的具體內(nèi)容以及設(shè)備竣工文件的歸檔范圍、整理方式、檢查要點及集中式聯(lián)合審查竣工文件的方法，希望對于重大建設(shè)項目設(shè)備竣工文件的管理提供一些有益的參考。

關(guān)鍵詞：重大建設(shè)項目 設(shè)備竣工文件 文件管理

設(shè)備竣工文件，即設(shè)備竣工時反映設(shè)備制造過程和真實面貌的文字、圖表等形式載體的文件，主要由設(shè)備質(zhì)量證明文件、設(shè)備竣工圖、安裝運行維修文件等構(gòu)成，它是真實記載設(shè)備制造過程，有效提供設(shè)備運行維護、性能改造、新設(shè)備選型等的重要載體和憑證。由于重大建設(shè)項目設(shè)備制造周期長、制造過程復雜、制造廠家地域分散、形成的文件數(shù)量巨大、內(nèi)容涵蓋面廣、載體形式多種多樣，設(shè)備竣工文件的管理也因此具有了階段性、復雜性、廣泛性、多樣性的特點。本文以工程試驗裝置建設(shè)項目為例，探索提高設(shè)備竣工文件管理水平和歸檔質(zhì)量的新思路和新方法。

工程試驗裝置建設(shè)項目屬國家重大建設(shè)項目，工程建設(shè)中含各種儀器設(shè)備千余臺，從設(shè)備科研、招投標到制造完工歷時10余年，涉及包括研究所、設(shè)備制造廠家在內(nèi)的300余家單位，形成的設(shè)備竣工文件數(shù)量巨大、內(nèi)容專業(yè)、種類繁多。在多年的設(shè)備竣工文件管理探索和實踐中，文檔管理部門不斷總結(jié)經(jīng)驗，在借鑒核電文檔管理做法的基礎(chǔ)上，結(jié)合行政指令指導下的合同制、監(jiān)理制項目管理模式以及文檔資源緊缺的情況，以納入合同管理和質(zhì)保程序管理為依據(jù)，以“加強事前介入、重視過程控制、嚴控文件驗收及審查”三大環(huán)節(jié)為切入點，采取了一系列管控措施，實現(xiàn)了設(shè)備竣工文件的及時移交和移交的竣工文件滿足歸檔質(zhì)量要求的目標。

一、加強事前介入

（一）將設(shè)備竣工文件管理要求納入合同條款

在設(shè)備合同談判前期，文檔管理部門提出了在合同中設(shè)立文檔專門條款的要求，同時編制了《承包方文件通用要求》和《通訊和聯(lián)絡(luò)的一般規(guī)則》兩個外發(fā)合同接口程序規(guī)范，將其作為合同的附件。

經(jīng)不斷改進和完善，文檔管理部門在合同中設(shè)置了有關(guān)文檔管理要求的章節(jié)和條款，包括以下主要內(nèi)容：（1）通信和文件傳遞的要求，主要規(guī)定業(yè)主與設(shè)備承包方之間的通信渠道、文件編碼規(guī)則、文件傳遞方式及相關(guān)責任，以確保文件的完整性和準確性，從源頭上為文件編制打下質(zhì)量基礎(chǔ)。（2）竣工文件整理與移交要求，主要規(guī)定設(shè)備承包方向業(yè)主提交的應(yīng)歸檔文件的清單、數(shù)量、質(zhì)量、介質(zhì)等要求，以確保文檔滿足國家檔案驗收要求，避免因文檔質(zhì)量問題返工或發(fā)生糾紛。（3）設(shè)備承包方文檔責任及質(zhì)量保證金要求，主要規(guī)定設(shè)備承包方文檔管理機構(gòu)和制度的建立、整理歸檔職責、文檔工作配合及文檔質(zhì)量保證金，以引起設(shè)備承包方對文檔工作的重視，同時為業(yè)主有效開展文檔監(jiān)督檢查工作提供經(jīng)濟手段和法律依據(jù)。（4）文檔保密要求，主要規(guī)定設(shè)備承包方在文檔保密管理方面的責任、失泄密責任以及業(yè)主的保密監(jiān)督檢查等，以確保國家秘密的安全。

（二）將設(shè)備竣工文件管理要求納入質(zhì)保程序

通過對前期兩個外發(fā)合同接口程序執(zhí)行情況的梳理，在總結(jié)設(shè)備竣工文件收集、整理和檢查驗收經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，文檔管理部門編制了設(shè)備文件整理和歸檔要求等文件，發(fā)送至各設(shè)備承包方，用于指導文件的收集、整理與歸檔工作，同時指導設(shè)備總承包方編制了設(shè)備竣工文件管理程序，為形成完整、準確、系統(tǒng)的設(shè)備竣工文件打下了堅實的基礎(chǔ)。

上述程序文件明確了設(shè)備文件的歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理方法，其主要創(chuàng)新探索在于：（1）根據(jù)工程建設(shè)對設(shè)備性能和重量的特殊要求，將設(shè)備銘牌拓印件、稱重記錄、清潔度控制記錄、履歷簿等作為重要內(nèi)容列入歸檔范圍。（2）根據(jù)設(shè)備文件的內(nèi)容和形成特點將其分門別類，將設(shè)備竣工文件劃分為質(zhì)量分卷和安裝調(diào)試分卷，按系統(tǒng)—設(shè)備—部件進行排列組卷，與設(shè)備制造質(zhì)量計劃和控制活動相對應(yīng)，成套性強且便于查找利用。（3）對設(shè)備制造過程中數(shù)碼文件的收集范圍、拍攝內(nèi)容、拍攝要求、照片數(shù)量和整理方式進行了規(guī)定，在目前照片檔案管理標準對數(shù)碼照片的整理沒有約定的情況下，既滿足歸檔要求，又便于實際操作，這無疑是一次新的嘗試。

（三）將超前培訓指導納入文檔工作職能

設(shè)備竣工文件的主要編制單位是設(shè)備承包方，其文件編制水平的高低直接關(guān)系到設(shè)備竣工文件質(zhì)量的好壞，因此文檔管理部門將對設(shè)備承包方的培訓指導作為事前介入的一項重要職能工作來抓，但由于設(shè)備承包方分散在全國各地，再加上文檔人員有限，在培訓指導上根據(jù)設(shè)備重要程度采取了因地制宜、因時制宜的方法：（1）與設(shè)備總承包方保持密切聯(lián)系，指導其編制設(shè)備竣工文件管理程序，并向各分包方宣貫；參與其組織的設(shè)備驗收工作，編制并提供模板，指導其檢查竣工文件；與其他主要設(shè)備承包方建立聯(lián)絡(luò)渠道，就文件收集、整理中的問題及時溝通，對駐地較近或問題較多的設(shè)備承包方現(xiàn)場進行指導，答疑解惑。（2）根據(jù)設(shè)備竣工文件收集、整理的不同階段，抓住重點和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有側(cè)重點及針對性地進行培訓。在設(shè)備合同簽訂初期，側(cè)重培訓竣工文件整理、歸檔相關(guān)程序文件，使設(shè)備承包方知曉其文件整理、歸檔責任；在設(shè)備開工制造期間，側(cè)重培訓竣工文件歸檔范圍和歸檔質(zhì)量要求，使設(shè)備承包方清楚該收集哪些文件；在設(shè)備完工階段，側(cè)重培訓竣工文件的分類、整理、竣工圖的編制，使設(shè)備承包方掌握文件編制及整理方法；在竣工文件審查階段，側(cè)重設(shè)備竣工文件常見問題及其解決辦法，使設(shè)備承包方明白整改措施要求并加以規(guī)避。

二、重視過程控制

（一）根據(jù)合同文件納期，對交付的設(shè)備文件進行審查

在設(shè)備合同中，承包方一般要在約定的時間內(nèi)向業(yè)主提交項目管理、執(zhí)行、質(zhì)量控制等文件，文檔管理部門在收到上述文件時，一方面要配合設(shè)備采購部對照合同查找該文件是否按期提交，對未按計劃提交的文件督促設(shè)備承包方提交，并暫緩進度款的支付；另一方面要對于文件的規(guī)范性進行檢查，如文件格式、編碼、制成材料、內(nèi)容等，重點是對于文件中涉及文檔管理方面的內(nèi)容進行審查，如設(shè)備質(zhì)量保證大綱中文件控制章節(jié)的內(nèi)容是否符合檔案法規(guī)標準、對工程建設(shè)質(zhì)保大綱和文檔管理程序是否做出了響應(yīng)。

（二）和項目管理人員、質(zhì)保監(jiān)察密切配合，并充分發(fā)揮設(shè)備監(jiān)造的作用

對于重大關(guān)鍵設(shè)備，文檔管理人員會同項目管理人員及監(jiān)造人員一起主動出擊，實地進行監(jiān)督指導；在無法參與對設(shè)備承包方的質(zhì)保監(jiān)察時，將文檔管理相關(guān)問題交由質(zhì)保部門，請其一并檢查，對于發(fā)現(xiàn)的問題在質(zhì)保監(jiān)查報告中提出，由項目管理部門和文檔管理部門跟蹤直至問題解決。此外，還要發(fā)揮監(jiān)造旁站及巡查優(yōu)勢，要求監(jiān)造人員對設(shè)備制造過程中文件形成情況進行質(zhì)量把關(guān)，在進度計劃審查、質(zhì)量計劃審簽等控制節(jié)點上嚴格審核，發(fā)現(xiàn)問題及時責令整改，并在設(shè)備監(jiān)造月度進展報告中記錄在案。

（三）引入補充卷，確保設(shè)備竣工文件收集齊全

工程所涉設(shè)備有些是國內(nèi)首件，邊進行科研邊投入生產(chǎn)制造，由于設(shè)備修改、設(shè)計變更等原因，往往會產(chǎn)生設(shè)備增補進而形成大量的增補文件。即使在設(shè)備運抵現(xiàn)場進行安裝調(diào)試階段，也往往由于設(shè)備制造質(zhì)量問題而形成一些調(diào)試缺陷單、不符合項報告及修理文件，為了將這部分后來形成的文件收集齊全，確保設(shè)備竣工文件的齊全完整，同時盡量保持原有竣工文件的分類體系和整理的系統(tǒng)性，文檔管理部門引入了補充卷的概念，將這部分文件歸入補充卷。

產(chǎn)生設(shè)備增補情況時，如設(shè)備竣工文件未整理發(fā)運，由設(shè)備承包方將增補文件補充到設(shè)備竣工文件中，如設(shè)備竣工文件已經(jīng)發(fā)運，由設(shè)備承包方將增補文件單獨建立竣工文件補充卷，補充卷的封面信息延續(xù)使用原案卷集的信息，注明此批文件為設(shè)備竣工文件的補充卷；在現(xiàn)場安裝、調(diào)試階段發(fā)現(xiàn)設(shè)備制造質(zhì)量問題而形成的調(diào)試缺陷單、不符合項報告及修理記錄等文件，由設(shè)備承包方將這部分文件收集齊全，提交到設(shè)備采購部審核，審核通過后編制竣工文件補充卷。

三、嚴控文件驗收及審查

（一）出廠驗收嚴把文件內(nèi)容和形式關(guān)

設(shè)備出廠驗收是設(shè)備竣工文件檢查驗收的重要關(guān)口和文檔質(zhì)量控制的重中之重，為此，文檔管理部門聯(lián)合設(shè)備采購部編制了“設(shè)備竣工文件檢查驗收記錄表”，詳細列出了設(shè)備竣工文件內(nèi)容檢查和形式檢查的條目及其判斷依據(jù)。

在設(shè)備出廠驗收時，驗收組按照“設(shè)備竣工文件檢查驗收記錄表”對其完整性、準確性、有效性、系統(tǒng)性等內(nèi)在質(zhì)量，封面、目錄、備考表、編目及裝訂等外觀質(zhì)量逐項進行檢查，在檢查控制上著重從以下幾個方面入手：（1）質(zhì)量證明文件和質(zhì)量記錄的檢查，以技術(shù)規(guī)格書、試驗大綱、質(zhì)量計劃作為切入點，一是檢查試驗內(nèi)容、方法、結(jié)果是否滿足技術(shù)規(guī)格書和試驗大綱的規(guī)定；二是質(zhì)量計劃中的各控制點是否審簽，相應(yīng)的質(zhì)量記錄是否齊全、有效并有序排列。（2）設(shè)備竣工圖的檢查，對照不符合項報告、設(shè)備修改、設(shè)計變更、材料代用等，核查修改或變更內(nèi)容在竣工圖上是否如實反映，對照技術(shù)規(guī)格書中圖紙?zhí)峤幌嚓P(guān)規(guī)定檢查竣工圖是否齊全。（3）不符合項處理記錄的檢查，對照設(shè)備制造總結(jié)報告、質(zhì)量監(jiān)督報告和監(jiān)造總結(jié)報告，清查不符合項報告是否齊全有效，重要不符合項報告的處理是否留有聲像文件，尤其要嚴格把握內(nèi)部不符合項和外部不符合項，避免外部不符合項被設(shè)備承包方降級或內(nèi)部化處理。（4）外購件質(zhì)量證明文件的檢查，按外購件生產(chǎn)工藝流程對其合格證、試驗報告、出入廠檢驗驗收報告及記錄進行核查，尤其要注意有無原件。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，驗收組提出整改要求和期限，向設(shè)備承包方反饋后雙方簽字確認，并將該表作為驗收意見的附件。在設(shè)備承包方提交竣工文件時，驗收組直接查對該表便可掌握整改意見的落實情況。

（二）聯(lián)合審查嚴把歸檔移交關(guān)

為確保設(shè)備竣工文件的準確歸檔和按期移交，按照文件形成的階段性和職責分工，文檔管理部門聯(lián)合設(shè)備采購部編制了設(shè)備竣工文件審查管理程序規(guī)范，建立了業(yè)主、設(shè)備設(shè)計、設(shè)備監(jiān)造聯(lián)合審查竣工文件的制度。

設(shè)備承包方完成設(shè)備竣工文件的卷冊劃分并自檢合格后，掃描成電子文件提交業(yè)主，由業(yè)主設(shè)備采購部、文檔管理部門聯(lián)合設(shè)備設(shè)計部、設(shè)備監(jiān)造部共同對文件進行審查，分別填寫“設(shè)備竣工文件審查意見表”，提交設(shè)備采購部匯總后形成總的審查意見表并發(fā)送給設(shè)備承包方，要求其在規(guī)定期限內(nèi)完成整改，整改完成后再次提交電子文件供二次審查，審查合格后方可進行紙質(zhì)竣工文件的編碼和裝訂。這種通過集中式聯(lián)合審查電子版設(shè)備竣工文件的方式，一方面匯總了業(yè)主、設(shè)計和監(jiān)造方的整改意見，大大減少了設(shè)備承包方提交、檢查、整改、再提交竣工文件的次數(shù)，減少了文件整改和檢查的工作量，有效保證了設(shè)備竣工文件按期移交；另一方面又避免了紙質(zhì)文件編碼裝訂后整改困難或無法整改的情況，節(jié)約了時間和成本，提高了設(shè)備竣工文件的歸檔質(zhì)量。

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作者單位：中國核動力研究設(shè)計院