藍(lán)洪蕾 古岳東

（廣東省河源市婦幼保健院，廣東 河源 517000）

檔案管理是醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的重要組成，包含了海量的醫(yī)療信息資源。這些檔案中不僅含有不同時期背景下醫(yī)院針對不同病情病況的治療方案、醫(yī)療科研信息實驗數(shù)據(jù)，同時也包含了各個時段下醫(yī)院具體的發(fā)展方案規(guī)劃以及戰(zhàn)略布局等。這些豐富的信息資源記錄了醫(yī)院走過的光輝歷程，能夠為醫(yī)院各項工作在未來的持續(xù)有效開展提供重要的信息輔助作用。近年來在國家的大力扶持下，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)進(jìn)入到了快速發(fā)展的新階段，“創(chuàng)新改革、提質(zhì)增效”成為醫(yī)院各項工作重點發(fā)展目標(biāo)。在此背景下，醫(yī)院在做好醫(yī)療衛(wèi)生創(chuàng)新改革的同時，也必須對檔案管理予以高度重視，將其作為新時代重點改革項目去對待，不斷提升醫(yī)院檔案工作水平，使其能夠更好地服務(wù)于醫(yī)院、服務(wù)于病人、服務(wù)于社會。

1 醫(yī)院檔案管理工作簡述

醫(yī)院檔案管理作為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的必要支持，所關(guān)涉到的資源種類十分多樣，包含了醫(yī)院歷年的醫(yī)療、管理、科研、教學(xué)等活動過后才能中形成的各種錄像、錄音、圖表、數(shù)據(jù)、文字等，這些信息是對當(dāng)時事件發(fā)生總體情況的原始記錄。結(jié)合醫(yī)院各項工作內(nèi)容的不同，可以將這些檔案大致分為文書類檔案（人事組織、黨建宣傳、勞動用工、行政管理等）、科技類檔案（醫(yī)療儀器設(shè)備購置合同、安裝調(diào)試記錄、事故報告、報廢審批材料）、基建類檔案（醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的相關(guān)審批、設(shè)計圖紙、材料等）、會計檔案（各類會計憑證、賬簿、財務(wù)報表等）、特種載體檔案（以光盤、實物、照片等記錄下來的信息，如手術(shù)、實驗的影像資料等）、業(yè)務(wù)檔案（門診記錄、治療方案、醫(yī)療糾紛、科研項目、教育教學(xué)等相關(guān)材料）。

2 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案管理本身隸屬于服務(wù)性工作，其創(chuàng)新發(fā)展必須依賴服務(wù)意識的指導(dǎo)。然而事實上，受多重因素影響，醫(yī)院檔案管理服務(wù)建設(shè)實效性欠佳，限制了其功能價值創(chuàng)造。結(jié)合現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作整體情況，可以將其現(xiàn)階段存在的問題歸結(jié)為以下幾點：一是，檔案管理模式落后。部分醫(yī)院檔案管理工作尚未完全跳脫出傳統(tǒng)運(yùn)行模式，仍舊以自找自查為主要方式；二是，檔案管理人員服務(wù)意識不強(qiáng)，在工作中僅僅按照工作任務(wù)要求進(jìn)行被動的檔案整理、歸檔工作，很少針對醫(yī)院各項工作特點進(jìn)行主動檔案服務(wù)，由此導(dǎo)致醫(yī)院現(xiàn)有檔案資源的利用價值不高；三是，醫(yī)院檔案服務(wù)尚未建立完善的管理配套約束制度。在此種情況下，檔案管理人員的服務(wù)只是一種口號，更多地應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)檢查，形式主義現(xiàn)象頗為嚴(yán)重；四是，檔案管理工作方式單一且落后。信息化時代，計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)應(yīng)用，帶來了社會創(chuàng)新發(fā)展的深刻變革，但是醫(yī)院檔案管理工作方式單一，仍舊以人工服務(wù)為主，其效率及質(zhì)量大打折扣，影響了師生服務(wù)體驗。

3 服務(wù)意識下的醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新策略

1）加強(qiáng)培訓(xùn)教育。人作為醫(yī)院檔案管理行為主體，其對“服務(wù)”主觀認(rèn)知意識的提升，是提高醫(yī)院校檔案管理工作效率及質(zhì)量的基礎(chǔ)。近年來，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，各地醫(yī)院整體建設(shè)規(guī)模、醫(yī)療衛(wèi)生承載力、醫(yī)護(hù)人員整體水平等都實現(xiàn)了質(zhì)的改變，檔案管理工作范疇不斷擴(kuò)張，難度系數(shù)明顯增加，對各崗位人員提出了更多、更高要求。對此，醫(yī)院必須要深刻認(rèn)識到人才的戰(zhàn)略地位，精準(zhǔn)定位檔案管理工作目標(biāo)及任務(wù)，量化、細(xì)化對有關(guān)從業(yè)人員的職責(zé)要求，綜合審查其即有服務(wù)水平表現(xiàn)，及時發(fā)現(xiàn)不足，針對性地組織開展職業(yè)培訓(xùn)教育活動。在具體踐行過程中，著力強(qiáng)調(diào)服務(wù)意識在檔案管理中的滲透，突出工作人員的主觀能動意識，及時更新其思想理念，豐富他們的學(xué)識涵養(yǎng)，邀請學(xué)術(shù)大家、檔案管理業(yè)務(wù)能手分享有效踐行經(jīng)驗，全方位提高醫(yī)院檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和創(chuàng)新能力，改善檔案管理工作服務(wù)格局。同時，加強(qiáng)醫(yī)護(hù)人員對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，使其能夠?qū)n案管理部門的各項工作予以積極支持、配合，由此來保障檔案管理工作的順利開展。

2）完善配套制度。社會歷史發(fā)展經(jīng)驗告訴我們，無規(guī)矩不成方圓，醫(yī)院檔案管理工作要想有序健康發(fā)展，提高服務(wù)質(zhì)量與效率，必須要建立完善的配套制度，為工作人員行為實踐提供指導(dǎo)，激發(fā)他們的主觀能動意識，提高服務(wù)管理重視程度，并使之主動投身其中。具體而言，醫(yī)院檔案管理本身的復(fù)雜性與多樣化，決定了相關(guān)配套制度建設(shè)會涉及多個方面的內(nèi)容，可根據(jù)實際情況，采取差異化的制度模式，推進(jìn)檔案法管理工作的順序性和層次性發(fā)展，全面改善服務(wù)效果。首先，醫(yī)院應(yīng)切實按照《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》、《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作實際情況，逐步建立完善的檔案管理辦法。包括檔案的保管、移交、借閱、歸檔、保密、庫存、銷毀等都要做到有章可循。切實促進(jìn)醫(yī)院檔案收集、整理、保管、利用、編目、檢索的規(guī)范化。其次，建立完善的人員考評制度。按照檔案管理規(guī)范要求對檔案管理各崗位人員在工作中的行為、態(tài)度等綜合表現(xiàn)進(jìn)行量化考核，對于表現(xiàn)優(yōu)異的工作者要予以一定的獎勵。并在此基礎(chǔ)上，樹立榜樣典范、懲治不良現(xiàn)象，最大限度地激發(fā)檔案管理人員工作積極性，在競爭意識的牽引下，使之加強(qiáng)服務(wù)創(chuàng)新。以此來在醫(yī)院檔案管理人員中營造出一股積極進(jìn)取的良好工作風(fēng)氣。最后，醫(yī)院還需制定完善的服務(wù)管理監(jiān)督制度，及時跟進(jìn)員工思想行為動態(tài)，通過制度約束和自我約束的雙重手段，有效規(guī)范檔案管理服務(wù)，使之邁入一個新的臺階。

3）優(yōu)化發(fā)展環(huán)境。信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及化發(fā)展，改變了整個社會的創(chuàng)新發(fā)展格局，為人們的生產(chǎn)生活帶來了諸多便捷性服務(wù)體驗。醫(yī)院檔案管理本身隸屬于信息服務(wù)的范疇，服務(wù)意識下，提升其科技裝備力量，有利于改善該項工作實效。在此過程中，醫(yī)院需整合自身既有發(fā)展資源，宏觀優(yōu)化布局，協(xié)調(diào)好各項建設(shè)投入，逐步改善檔案管理工作硬件設(shè)施條件，積極引入先進(jìn)科技裝備，加速信息化變革。在減輕檔案管理工作人員負(fù)擔(dān)的同時，為醫(yī)護(hù)人員提供更加便捷的檔案服務(wù)?；诖?，醫(yī)院可依托醫(yī)院局域網(wǎng)，與軟件開發(fā)企業(yè)合作，構(gòu)建檔案信息自助查詢系統(tǒng)，針對用戶需求，提供便捷的定制化服務(wù)。同時，主動改變檔案管理工作模式，有機(jī)地將信息收集、整理、查詢等功能模塊整合在一起，組織工作人員逐步建立電子數(shù)據(jù)庫，減少紙質(zhì)檔案占比，一來可以節(jié)約資源能源，二來可以通過一鍵查詢，提供精準(zhǔn)服務(wù)。在這里需要著重強(qiáng)調(diào)的一點是，醫(yī)院檔案管理信息化是一把雙刃劍，其在提供便捷性服務(wù)體驗的同時，亦引發(fā)了嚴(yán)峻的信息安全問題，因此醫(yī)院在開發(fā)信息化檔案管理系統(tǒng)的同時，也要組織專業(yè)計算機(jī)技術(shù)人員要著力加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作的核心要點在于通過對各類工作資料的搜集、整理、歸檔，來為后期對這些資料的有效利用打基礎(chǔ)。因此在未來的工作中，醫(yī)院檔案管理人員要本著服務(wù)至上的管理理念，一方面積極引進(jìn)新技術(shù)、新設(shè)備，從管理手段、管理方式方法等方面實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新；另一方面積極制定新制度、新標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案的歸檔與整理工作，以此來突顯出檔案管理的服務(wù)性。