張 玲

（菏澤市城建房地產(chǎn)測繪有限公司，山東 菏澤 274000）

不動產(chǎn)登記檔案的管理是不動產(chǎn)管理工作的重要組成部分，關(guān)系到經(jīng)濟社會的發(fā)展各方面及公民的權(quán)益。高度重視不動產(chǎn)檔案管理工作，推進不動產(chǎn)登記檔案的整合與集約管理，能夠完善管理程序，提升信息查詢效率，真正實現(xiàn)統(tǒng)一管理，提升不動產(chǎn)登記檔案管理工作的實效。

1 不動產(chǎn)登記檔案的特點

1.1 復雜性

不動產(chǎn)登記主要涉及土地、海域、房屋及林木等定著物，涉及的部門和內(nèi)容多。從不動產(chǎn)登記的類別來看，包括首次登記、變更登記、注銷登記、查封登記等；而從具體不動產(chǎn)權(quán)利來看，《不動產(chǎn)登記暫行條例》中明確了十大類適用不動產(chǎn)登記的權(quán)利，包括集體土地所有權(quán)、建設用地使用權(quán)、地域權(quán)及宅基地使用權(quán)，等等?？梢钥闯?，不動產(chǎn)登記工作本身就比較復雜，而從不動產(chǎn)登記的具體運行來看，各項工作的程序也十分復雜，譬如，房屋登記工作，需要全面了解土地信息、常住人口、房屋銷售面積等，需要搜集記錄大量的內(nèi)容和數(shù)據(jù)。而我國疆域遼闊且人口眾多，不動產(chǎn)登記工作十分復雜，相對應檔案管理工作也具有復雜性，管理難度大。

1.2 動態(tài)性

市場經(jīng)濟快速發(fā)展，不動產(chǎn)交易成為市場交易的一種普遍形式，最為常見的即商品房交易。有交易就會涉及不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的變化。不動產(chǎn)登記工作是動態(tài)發(fā)展的一項工作，需要即時更新相關(guān)的信息，以確保信息的準確性，從而確保產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益。基于此，不動產(chǎn)檔案同樣需要實時更新，真實客觀地反映不動產(chǎn)交易的各項活動，檔案管理工作要求及時、全面、客觀、真實。

1.3 專業(yè)性

從專業(yè)性的角度來看，不動產(chǎn)登記檔案具有其獨特性，是一種特殊的專業(yè)檔案，2016年，《不動產(chǎn)登記暫行條例實施細則》頒布，其中第六章第九十四條明確了不動產(chǎn)登記檔案的具體內(nèi)容：一是不動產(chǎn)登記簿等不動產(chǎn)登記結(jié)果；二是不動產(chǎn)登記原始資料，如申請人身份材料、登記原因等?？梢哉f，不動產(chǎn)登記檔案存儲了權(quán)利人的所有登記信息，能夠為相關(guān)職能部門和個體用戶提供不動產(chǎn)登記信息、出具相關(guān)證明，相比于一般的文書檔案，不動產(chǎn)登記檔案具有較強的專業(yè)性。

2 現(xiàn)階段不動產(chǎn)登記檔案信息系統(tǒng)的缺陷與問題分析

2.1 管理隊伍平均素質(zhì)較低，工作能力較差

政府有關(guān)部門中具備較高信息化技術(shù)設備操作能力的工作人員不多，多數(shù)員工對專業(yè)化的信息處理技術(shù)與設備維護保養(yǎng)方法了解較少，由于不動產(chǎn)檔案信息化管理工作對參與者的個體能力水平、文化素質(zhì)、職業(yè)道德品質(zhì)的要求較高，能夠擔任此類工作崗位的高素質(zhì)人才嚴重不足。政府檔案管理部門不重視面向社會各界引進有一定信息技術(shù)素養(yǎng)與專業(yè)工作經(jīng)驗的優(yōu)秀人才，也未能組織現(xiàn)有的部門工作人員參加系統(tǒng)性的專業(yè)化能力訓練活動，工作人員在處理不動產(chǎn)登記檔案信息的過程中沒有詳細、可靠的工作標準與信息處理規(guī)則可供參考，工作效率較低，無法保證不動產(chǎn)登記檔案信息的隱匿性與安全性。

2.2 專業(yè)化信息處理設備不足，信息查詢效率低

檔案信息管理部門領導未能集中各方面力量為信息管理工作籌集額外的社會資源，導致信息管理工作沒有充足的技術(shù)設備與人力資源作為支撐，無法隨著信息科技的發(fā)展與檔案信息管理設備的更新?lián)Q代購進最新的技術(shù)設施，由于設備老化和維護保養(yǎng)不當，信息化管理系統(tǒng)經(jīng)常發(fā)生突發(fā)性的故障停止運轉(zhuǎn)，嚴重影響了社會大眾查詢不動產(chǎn)登記檔案中的各類信息，拉低了信息處理效率與服務質(zhì)量。信息管理技術(shù)設備的落后造成檔案管理部門無法充分發(fā)掘信息資源的潛在利用價值，工作人員無法使用先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)分析、評估檔案數(shù)據(jù)的完整性與準確性，難以發(fā)現(xiàn)隱藏的數(shù)據(jù)缺失與系統(tǒng)故障，無法保證不動產(chǎn)登記檔案信息的存儲安全性。

2.3 未能建立配套的系統(tǒng)化管理規(guī)則

檔案管理部門未能根據(jù)區(qū)域經(jīng)濟的發(fā)展狀況以及產(chǎn)業(yè)進步趨向設計系統(tǒng)性的管理標準與信息處理規(guī)范，無法按照計劃對不動產(chǎn)登記檔案進行有效的管理，由于沒有具備一定可行性的詳細標準，工作人員無法采用高效率的處理方法使信息的格式、檔案信息錄入程序、信息存儲位置保持協(xié)同一致，不可能對登記檔案信息實施精細化管理，信息科技的潛在優(yōu)勢無法獲得全面發(fā)揮。

3 談不動產(chǎn)登記檔案的整合與集約

3.1 做好檔案入庫工作

加強對檔案部門進行整合，不動產(chǎn)登記部門需要對土地、房屋等進行登記，從而建立檔案，向檔案部門移交。在登記并形成檔案過程中，需要建立相應標準，統(tǒng)一操作，從而實現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。檔案管理人員需要積極參與其中，并進行必要培訓，從而提升有關(guān)人員的工作能力。檔案管理人員需要熟練掌握相應的信息技術(shù)，并不斷改變傳統(tǒng)的管理方式，從而實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案的集約化管理。在不動產(chǎn)登記檔案交接完畢后，就需要把相應的數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫進行集約化管理，結(jié)合不動產(chǎn)類型進行檔案的劃分，實現(xiàn)對不動產(chǎn)土地、房屋等檔案的分類管理，其中包含及時填寫登記檔案，形成電子信息并上傳到網(wǎng)絡上。建立不動產(chǎn)登記檔案電子化存儲平臺，對不動產(chǎn)登記檔案進行高效的管理和應用。當民眾需要相應的檔案信息時，直接用計算機調(diào)閱檔案。在檔案分類后，應對登記檔案進行編號，貼上條形碼，提升檔案查詢與調(diào)閱的效率。在不動產(chǎn)登記檔案存儲應用中，需要充分利用多媒體技術(shù)，以掃描為基礎，建立影像數(shù)據(jù)庫，將信息導入數(shù)據(jù)庫中，為后期的存儲、管理、利用、安全保障奠定基礎。

3.2 管理模式數(shù)字化轉(zhuǎn)型

數(shù)字檔案信息化管理有更廣闊的發(fā)展空間。數(shù)字管理不但解決了實體檔案材質(zhì)安全保管與保護問題，也賦予了加密、解密、備份、恢復等傳統(tǒng)檔案管理不具備的優(yōu)勢。數(shù)字檔案信息化管理不但具有管理上的便利性，也可以不受時間和空間限制地提供更強大的查閱功能，用戶服務更為便捷，用戶體驗不斷增強。不動產(chǎn)檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)型，一是嚴格按照檔案信息化建設的規(guī)定；二是針對不動產(chǎn)檔案特點建立一套方便、簡捷、統(tǒng)一的信息平臺；三是建立安全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)服務中心。不動產(chǎn)檔案數(shù)字管理模式轉(zhuǎn)型過程中也要重視綜合型人才培養(yǎng)。秉承先進、智能、多元化的理念，培養(yǎng)更多的綜合型人才，更好地支撐數(shù)字檔案管理模式的實施。實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案信息化管理是數(shù)字時代的必然要求和必然趨勢。不動產(chǎn)登記部門要根據(jù)不動產(chǎn)檔案自身特點，明確在管理和技術(shù)層面存在的問題，樹立“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理理念，加強信息化建設。同時，努力提升管理人員的綜合專業(yè)素質(zhì)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢，推進檔案資源的線上整合管理與開發(fā)利用，最大限度發(fā)揮不動產(chǎn)檔案的作用，促進不動產(chǎn)行業(yè)的有序發(fā)展。

3.3 組建高素質(zhì)的不動產(chǎn)登記檔案管理隊伍

為提高政府檔案管理部門的工作效率與服務質(zhì)量，強化工作人員的風險應對能力與安全事務處理能力，部門管理者應當建立系統(tǒng)性的能力考評機制與人才培育體系，評估各級工作人員的服務態(tài)度、技術(shù)素養(yǎng)、工作能力等不同方面的素質(zhì)，認識到面向社會各行業(yè)引進專業(yè)化人才的必要性，及時清退素質(zhì)較差、專業(yè)能力不足的員工，采取合理的職業(yè)能力訓練模式與配套的思想政治教育方式，在提高工作人員專業(yè)工作能力的同時，喚起其工作熱情與職業(yè)道德感，使之在工作過程中遵守單位內(nèi)部的工作規(guī)則，不斷參加部門領導組織的專業(yè)技能培訓，在參加培訓的過程中習得最新的技術(shù)維護修復方法與專業(yè)技能，保證自身能夠有效應對各類有可能發(fā)生的風險與意外事故，提高檔案信息管理隊伍的平均素質(zhì)與職業(yè)能力水平。部門管理者應適當運用激勵手段，激發(fā)部門工作人員之間的競爭意識，對表現(xiàn)優(yōu)秀、服務態(tài)度良好的員工進行獎勵與表揚，進一步提高工作人員完成日常工作任務的積極性。

3.4 掌握核心技術(shù)，推進數(shù)字管理

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，不動產(chǎn)登記檔案面臨新的機遇與挑戰(zhàn)，檔案管理的模式需要進一步完善以適應不斷變化的形勢。不動產(chǎn)登記檔案管理機構(gòu)應充分運用大數(shù)據(jù)、云存儲等先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案的智能化管理。推進數(shù)字化管理可以從三個方面著手：一是逐步推進傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化建設。將以前遺留的紙質(zhì)載體檔案進行數(shù)字化處理，采用OCR識別技術(shù)將數(shù)字化形成的圖像文件轉(zhuǎn)化為文字文件，實現(xiàn)檔案的全文檢索。二是建立不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)各業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效對接，用大數(shù)據(jù)思維管理檔案，檔案的收集、利用等各項工作均實現(xiàn)在線辦理。三是注重信息化人才的引進與培養(yǎng)。不動產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化管理是一項系統(tǒng)工程，是一個持續(xù)性發(fā)展的工作，需要專業(yè)的人才作保障。在人才引進階段，注重考察人才的專業(yè)技能、信息技術(shù)及職業(yè)素養(yǎng)。此外，注重人才的培養(yǎng)，系統(tǒng)開展專業(yè)技能、信息技術(shù)、知識結(jié)構(gòu)和服務理念等方面的培訓，以更好地適應不動產(chǎn)登記檔案管理工作出現(xiàn)的新變化和新需求。

4 結(jié)語

不動產(chǎn)登記檔案的整合與集約管理，需要一定的設施設備作保障。應加大對這方面資金投入力度，保證不動產(chǎn)登記檔案整合與集約管理的實際需要。安排適應工作需要的檔案庫房及其它用房，滿足保管不動產(chǎn)登記檔案的需要；及時配備檔案信息化設施設備，保證檔案信息化管理的需要；配備必要的檔案及信息化安全防護設施設備，保證檔案安全防護的實施需要。我們只有加強不動產(chǎn)檔案管理的實效，才能有效利用檔案為社會服務，促進經(jīng)濟社會可持續(xù)發(fā)展。在推動不動產(chǎn)檔案管理的過程中，應高度重視不動產(chǎn)檔案作用，不斷提高檔案管理業(yè)務水平，不斷改進管理系統(tǒng)，保證存儲安全，推動不動產(chǎn)檔案管理工作發(fā)展。