張笑菊

（北京市華都峪口禽業(yè)有限責(zé)任公司，北京 101206）

干部人事檔案管理是企業(yè)人事管理工作的重要組成部分，反映了干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況，是發(fā)現(xiàn)、使用和管理人才的重要依據(jù)。因此，干部人事檔案管理是非常重要的工作。

1 干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

1）干部人理檔案整理、裝訂標(biāo)準(zhǔn)不一，以前檔案盒是16開(kāi)規(guī)格大小的，隨著時(shí)代的進(jìn)步，新形成的人事檔案材料全部是A4規(guī)格的材料，與舊檔案盒規(guī)格不相匹配，造成檔案材料破損或折疊裝訂；并且檔案目錄為手寫(xiě)，勞動(dòng)強(qiáng)度大、錯(cuò)誤率高、重復(fù)性強(qiáng)、效率低，不適于現(xiàn)在企業(yè)一人多崗的工作狀態(tài)。

2）干部人事檔案存儲(chǔ)方式為紙質(zhì)材料，查閱效率低，容易造成檔案磨損。目前基層企業(yè)干部人事檔案存儲(chǔ)形式還只是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化存儲(chǔ)，如果要查詢更詳實(shí)、更準(zhǔn)確的人事信息還需要翻閱紙質(zhì)檔案。頻繁的翻動(dòng)和查閱資料不僅對(duì)紙質(zhì)檔案材料造成磨損，不利于檔案材料的長(zhǎng)期保存，而且人工查詢工作效率較低，不能隨時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)用、分析、利用，已跟不上信息化發(fā)展的速度。

3）歸檔材料審核鑒別力度不夠，影響檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。多年來(lái)，干部人事檔案在收集時(shí)沒(méi)有把好材料審核關(guān)，主要原因有兩方面，一方面是檔案材料收集人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠，不能對(duì)有價(jià)值的材料進(jìn)行判斷和收集；另一方面是職工對(duì)檔案材料填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，材料形成部門(mén)沒(méi)有對(duì)職工檔案填寫(xiě)進(jìn)行有效的指導(dǎo)和檢查，導(dǎo)致檔案中存在一些問(wèn)題，如材料不齊全，部分檔案中反映干部基本情況的材料有空缺；內(nèi)容有涂改，記載不準(zhǔn)確、特別是干部的“三齡一歷”填寫(xiě)隨意性大，姓名、出生日期前后不一致；填寫(xiě)不規(guī)范等，導(dǎo)致干部人事檔案材料不完整，真實(shí)性不好判斷。

4）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案材料價(jià)值不高。大部分企業(yè)對(duì)檔案的管理意識(shí)比較薄弱，認(rèn)為對(duì)檔案的管理就是“保管”作用，只要檔案不丟失就達(dá)到目的了，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理的重要性，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，一是干部所在部門(mén)對(duì)形成的檔案材料不能及時(shí)歸檔，造成干部人事檔案材料不完整，不連貫，查找比較困難；二是填寫(xiě)干部人事檔案材料的相關(guān)信息時(shí)，填寫(xiě)不規(guī)范，不嚴(yán)謹(jǐn)，涉及身份信息、工作時(shí)間等重要信息出現(xiàn)前后不一致的現(xiàn)象；三是干部的工作績(jī)效、考核等內(nèi)容填寫(xiě)比較范范，影響干部本人的工作業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估。

5）管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠。不管檔案材料是采取哪種模式管理，都是由人操作完成的，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的高低極大的影響了檔案工作質(zhì)量的高低。在實(shí)際工作中，一方面檔案管理人員大多身兼多職，往往忙于其他緊迫性、日常性工作；另一方面檔案管理人員的更換也時(shí)有發(fā)性，新接任的檔案管理人員通常都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的重要性、檔案管理工作的歷史沿革，管檔要求、檔案材料的收集、審核、整理、歸檔等方面的知識(shí)沒(méi)有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，只能靠自己慢慢去摸索、了解。這些原因使得檔案管理工作不易被人注意，容易被忽視，大大影響了檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。

2 做好企業(yè)干部人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

1）加強(qiáng)干部人事檔案管理的宣傳和培訓(xùn)，提高管理意識(shí)和管理人員業(yè)務(wù)水平。（1）開(kāi)展有關(guān)干部人事檔案管理和正確使用的宣傳、培訓(xùn)，引起公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，組織相關(guān)負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)干部人事檔案管理的政策法規(guī)、管理制度。通過(guò)培訓(xùn)、講座等渠道使大家認(rèn)識(shí)到干部人事檔案不僅僅是辦理退休時(shí)有用，也與每個(gè)人的晉級(jí)、提拔、選優(yōu)等都有著密切關(guān)系。檔案管理部門(mén)和管理人員要轉(zhuǎn)變工作理念，由被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，可以通過(guò)人力資源管理系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部OA辦公系統(tǒng)的便捷平臺(tái)，為干部職工提供自助查詢個(gè)人檔案信息的服務(wù)，使干部人事檔案不再有“神秘感”，營(yíng)造全員參與的干部人事檔案管理意識(shí)。（2）干部人事檔案是企業(yè)極其寶貴的信息資源，是一個(gè)公司的無(wú)形資產(chǎn)。檔案管理人員要具備高尚的思想品格，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，踏實(shí)的工作態(tài)度，專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)。因此企業(yè)要重視干部人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)工作，讓合適的人做合適的事，一方面要選配適合檔案管理崗位的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作；另一方面要加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)水平和工作能力，以適應(yīng)檔案工作不斷發(fā)展的新要求。

2）加強(qiáng)干部人事檔案管理的制度化建設(shè)。沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。完善、詳細(xì)的檔案管理制度是做好干部人事檔案管理工作的基本保障。企業(yè)應(yīng)制定明確的干部人事檔案管理制度，明確責(zé)任分工，各負(fù)其責(zé)，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化、常態(tài)化。組織人事部門(mén)應(yīng)確定“干部考核表”、“工資晉級(jí)表”、“干部任免表”、“獎(jiǎng)勵(lì)材料”、“職稱材料”等各項(xiàng)材料的填寫(xiě)要求和收集歸檔時(shí)間，材料形成部門(mén)按時(shí)將形成的檔案材料移交干部人事檔案管理部門(mén)。只有各個(gè)管理部門(mén)各負(fù)其責(zé)、互相配合，才能使檔案管理制度得到有效執(zhí)行。

3）嚴(yán)格審核歸檔材料。對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行審核是規(guī)范檔案管理工作、提升整體水平的必不可少的一項(xiàng)工作。實(shí)際工作中，企業(yè)檔案管理工作往往都是兼職人員負(fù)責(zé)，并且隨著人員的更換和調(diào)整，對(duì)檔案中的材料如何把關(guān)審核了解的越來(lái)越少，因此現(xiàn)存檔案中避免不了有材料審核不合格的地方。所以在制定制度時(shí)要首先明確檔案材料審核要求和標(biāo)準(zhǔn)，在全面審核檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)審核干部“三齡兩歷”的信息：對(duì)有涂改及重點(diǎn)信息前后不一致的，要與干部本人聯(lián)系，查驗(yàn)合法證件進(jìn)行核實(shí)；對(duì)材料不齊全，不規(guī)范的，要求補(bǔ)充完整；對(duì)檔案造假的，要責(zé)令干部本人及相關(guān)責(zé)任人作出書(shū)面檢查，并予以糾正，情節(jié)嚴(yán)重、影響惡劣的，由企業(yè)人事部門(mén)會(huì)同紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)給予組織處理或黨紀(jì)政紀(jì)處分。最終，對(duì)審核完畢的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，認(rèn)真核對(duì)并鑒別審核過(guò)程中形成的補(bǔ)充收集材料、個(gè)人說(shuō)明材料、組織認(rèn)定和處理材料是否齊全、規(guī)范。不符合歸檔要求的，要重新收集制作；符合歸檔要求的，歸入干部人事檔案。

4）完善干部人事檔案的管理手段，提高利用率?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，大數(shù)據(jù)正在引領(lǐng)各領(lǐng)域和各行業(yè)的變革與轉(zhuǎn)型。因此改革陳舊的檔案管理方式和管理手段是非常必要的。我們要積極探索開(kāi)展干部檔案數(shù)字化信息化管理，增添必要的管理設(shè)備和管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案材料中的文字、圖片等資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，達(dá)到查閱電子化，調(diào)閱無(wú)紙化，為組織人事工作提供精準(zhǔn)高效服務(wù)。同時(shí)，拓寬材料收集范圍，豐富檔案內(nèi)容，對(duì)干部人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，及時(shí)補(bǔ)充、更新檔案內(nèi)容。不僅對(duì)干部的基本檔案材料進(jìn)行收集，還要收集干部業(yè)績(jī)檔案材料，使干部人事檔案更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，選拔出優(yōu)秀的人才。

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新，對(duì)干部人事檔案管理工作提出了更高、更新的要求。企業(yè)必須加強(qiáng)干部人事檔案的管理工作，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新領(lǐng)域的知識(shí)，提高自身素質(zhì)和工作能力，提升檔案管理效能，使干部人事檔案使用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)。