馬文娟

（山西省兒童醫(yī)院，山西 太原 300001）

1 設(shè)備檔案數(shù)字化的概念

對(duì)設(shè)備檔案數(shù)字化進(jìn)行定義之前，需要對(duì)檔案領(lǐng)域的數(shù)字化進(jìn)行認(rèn)識(shí)。檔案領(lǐng)域的數(shù)字化，指將計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子掃描技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等新型信息技術(shù)應(yīng)用檔案管理與服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，將信息資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)的一種模式。設(shè)備檔案數(shù)字化，就是要對(duì)以往紙質(zhì)載體形式的設(shè)備檔案進(jìn)行革新，依托電子掃描儀及計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，將活動(dòng)圖像、靜止圖像、彩色圖形、單色、數(shù)值、文字等信息資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的過(guò)程[1]。設(shè)備檔案被數(shù)字化之后，其由0和1等二進(jìn)制數(shù)字編碼組成，能夠直接在檔案管理系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫(kù)中呈現(xiàn)相應(yīng)的數(shù)字信息。

2 設(shè)備檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義

1）有利于實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案長(zhǎng)期保存。設(shè)備檔案數(shù)字化后，主要以數(shù)據(jù)的形式表現(xiàn)出來(lái)。這就意味著檔案管理人員可以依托于硬盤、計(jì)算機(jī)、云儲(chǔ)存終端對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行長(zhǎng)久保存，節(jié)約檔案管理成本。一方面，數(shù)字類的設(shè)備檔案無(wú)需占用檔案室空間，直接可以在互聯(lián)網(wǎng)終端傳輸，為檔案管理人員開(kāi)展工作提供了便利[2]。另一方面，隨著設(shè)備檔案數(shù)量不斷增加，有必要對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，提高檔案管理人員的效率，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。

2）有利于發(fā)揮設(shè)備檔案的價(jià)值。設(shè)備檔案具有重要的憑證價(jià)值，能夠用于醫(yī)院固定資產(chǎn)管理、審計(jì)、財(cái)務(wù)等工作中。對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，進(jìn)一步提升檔案檢索效能，能顧滿足檔案需求主體多層次、個(gè)性化的檢索需求，及時(shí)查找到相應(yīng)的信息資料。除此之外，醫(yī)療設(shè)備通常價(jià)值較大，維修昂貴。對(duì)設(shè)備檔案中的合同及其他質(zhì)保資料進(jìn)行長(zhǎng)久保存，可以確保設(shè)備長(zhǎng)久使用，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益。

3 設(shè)備檔案數(shù)字化管理與服務(wù)的建議

1）重視設(shè)備檔案數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)投入。設(shè)備檔案作為醫(yī)院重要的檔案資源，事關(guān)醫(yī)院設(shè)備管理、固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、醫(yī)療應(yīng)用等各項(xiàng)工作[3]。為了更好地推動(dòng)設(shè)備檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，必須要重視設(shè)備檔案數(shù)字化建設(shè)工作。一是要做好資金投入工作。醫(yī)院要結(jié)合設(shè)備檔案數(shù)字化需求、實(shí)際管理情況，投入相應(yīng)的資金，確保檔案管理部門能夠購(gòu)置并引進(jìn)相應(yīng)的技術(shù)、管理設(shè)備、管理軟件。二是要做好人力投入工作。醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步推動(dòng)檔案專業(yè)化管理，安排專人負(fù)責(zé)設(shè)備檔案數(shù)字化建設(shè)工作，確保數(shù)字化的效率和質(zhì)量。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化培訓(xùn)，強(qiáng)化專業(yè)技能，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。醫(yī)院可以圍繞“檔案數(shù)字化”為主題，開(kāi)展相應(yīng)的學(xué)習(xí)論壇、交流活動(dòng)，借鑒其他單位在檔案數(shù)字化領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，不斷引進(jìn)檔案學(xué)科的新知識(shí)和新理論，切實(shí)培育一批復(fù)合型的檔案管理人才。三是要做好技術(shù)引進(jìn)工作，強(qiáng)化對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字掃描技術(shù)、格式轉(zhuǎn)化技術(shù)的應(yīng)用，不斷夯實(shí)設(shè)備檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。

2）建章立制，明確設(shè)備檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。為了提升設(shè)備檔案數(shù)字化建設(shè)工作的可行性、科學(xué)性，醫(yī)院必須要加快建章立制的進(jìn)程，做到用制度管人、管事。一是要明確設(shè)備檔案數(shù)字化的內(nèi)容，即哪些資料需要數(shù)字化處理。設(shè)備檔案購(gòu)置、驗(yàn)收、運(yùn)營(yíng)、管理、維護(hù)過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生大量的具有價(jià)值的聲像文件、圖表文件、文字材料。為了保證設(shè)備檔案數(shù)字化的系統(tǒng)性、完整性，醫(yī)院可以將設(shè)備檔案劃分為購(gòu)置類設(shè)備檔案以及使用類設(shè)備檔案，并對(duì)這兩類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。一方面，購(gòu)置類設(shè)備檔案主要包含購(gòu)置計(jì)劃、專家論證書、公開(kāi)招標(biāo)文件、合同文件、驗(yàn)收文件、出入庫(kù)清單、發(fā)票復(fù)印件等內(nèi)容。另一方面，使用類設(shè)備檔案則主要包含維護(hù)記錄、技術(shù)升級(jí)記錄等內(nèi)容。對(duì)于設(shè)備使用過(guò)程中因設(shè)備產(chǎn)生的信息資料以及設(shè)備銷毀后產(chǎn)生的信息資料，無(wú)需進(jìn)行數(shù)字化處理。二是要明確設(shè)備檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)。為此，醫(yī)院可以按照檔案行業(yè)規(guī)范《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）或者其他規(guī)范性文件的要求對(duì)相應(yīng)的設(shè)備檔案進(jìn)行加工處理。通常而言，聲像檔案、電子圖標(biāo)類的信息資料可以直接統(tǒng)一為avi、jpg等格式并錄入到檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)中[4]。文件類檔案則要區(qū)分為紙質(zhì)文件和電子文件。對(duì)于電子文件，直接以電子文件本身的word、xlsx、pdf格式保存即可；對(duì)于紙質(zhì)文件，則應(yīng)當(dāng)通過(guò)掃描儀、高拍儀等掃描設(shè)備，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的pdf格式。三是要明確設(shè)備檔案數(shù)字化的分工及績(jī)效管理，提升檔案管理人員責(zé)任意識(shí)、規(guī)范意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)，真正推動(dòng)該項(xiàng)工作落到實(shí)處。

3）建立醫(yī)療設(shè)備檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，提升檢索效能。為了確保設(shè)備檔案能夠在計(jì)算機(jī)終端被有效、快速檢索，醫(yī)院必須要建立醫(yī)療設(shè)備檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。一是要按照醫(yī)療設(shè)備檔案著錄和標(biāo)引的相關(guān)規(guī)則，確定設(shè)備檔案的交換格式、項(xiàng)目屬性、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)基本結(jié)構(gòu)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)錄入項(xiàng)目等內(nèi)容。例如，醫(yī)院可以按照設(shè)備檔案的基本特征進(jìn)行數(shù)字著錄。著錄的內(nèi)容則可以包含備注、分類號(hào)、題名、文件編號(hào)、檔案責(zé)任人員、頁(yè)數(shù)、著錄時(shí)間等內(nèi)容。其中，檔案管理人員要重點(diǎn)關(guān)注分類號(hào)，便于后期檢索。通常而言，檔案管理人員可以按照臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)分類的特點(diǎn)進(jìn)行著錄，大致將醫(yī)療設(shè)備劃分為輔助設(shè)備類、護(hù)理類、病理診斷類、檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)類、急救類、手術(shù)器材類、超聲類、影像類等。二是要將標(biāo)引、著錄的信息錄入到檔案管理系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫(kù)中，生成最終的設(shè)備檔案數(shù)字目錄，滿足檔案需求主體的查詢與檢索需求。

4）加快醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存及安全管理。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案的長(zhǎng)期保存，充分發(fā)揮設(shè)備檔案參考憑證價(jià)值、決策咨詢價(jià)值，醫(yī)院必須要重視設(shè)備檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)工作。醫(yī)院可以將設(shè)備檔案存儲(chǔ)于光盤、磁盤中，也可以購(gòu)置相應(yīng)的云儲(chǔ)存服務(wù)，打通檔案管理系統(tǒng)、設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與云儲(chǔ)存終端的網(wǎng)絡(luò)壁壘，實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案一站式存儲(chǔ)、備份。除此之外，醫(yī)院要重視設(shè)備檔案數(shù)字化后的安全管理工作，有效應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客、非法程序的侵?jǐn)_，切實(shí)提升設(shè)備檔案安全管理效能，保證設(shè)備檔案的完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，為后期開(kāi)發(fā)利用工作創(chuàng)造有利條件。

4 結(jié)束語(yǔ)

信息技術(shù)的高速發(fā)展進(jìn)一步賦能檔案事業(yè)，為檔案管理工作注入了新的活力。在這種背景下，醫(yī)院檔案管理人員必須要把握時(shí)代發(fā)展契機(jī)，緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，將信息技術(shù)應(yīng)用到設(shè)備檔案管理與服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案資源高效管理、精細(xì)利用的目標(biāo)。具體而言，一是要重視設(shè)備檔案數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)投入；二是要建章立制，明確設(shè)備檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)；三是要建立醫(yī)療設(shè)備檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，提升檢索效能；四是要加快醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存及安全管理。相信隨著醫(yī)院檔案管理人員對(duì)信息化領(lǐng)域的熟悉程度不斷加深，醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作一定會(huì)呈現(xiàn)出嶄新的面貌。