鄧麗利

（中國船級社青島分社，山東 青島 266000）

船級社是連接“海上安全鏈”各方的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，與主管部門、相關(guān)院校、船舶科研機構(gòu)、船舶制造廠、船東、油田開發(fā)、碼頭建設(shè)等相關(guān)單位聯(lián)系緊密、合作廣泛，社會地位、工作性質(zhì)及作用的特殊性使得船級社檔案資料繁雜而珍貴。在如今這個電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套管理、雙軌運行的模式下，如何加強船級社電子科技檔案的管理工作是檔案工作者不得不考慮的重要命題，既要順應(yīng)社會發(fā)展總體趨勢，又要遵從過渡階段檔案管理前端業(yè)務(wù)的客觀要求。

1 檔案“雙套制”管理模式下電子科技檔案管理現(xiàn)狀及問題

1.1 紙質(zhì)檔案劇增，數(shù)字進程緩慢

當(dāng)前，船級社紙質(zhì)科技檔案資料迅速增加，庫房面積遠遠不足，在“雙套制”管理模式下，增量紙質(zhì)檔案若經(jīng)過系統(tǒng)的入庫與科學(xué)管理，將成為一筆巨大的知識財富，然而，增量紙質(zhì)檔案配套電子版的歸檔仍是一個難題，傳統(tǒng)方式是在歸檔后掃描紙質(zhì)檔案，但這項工程量顯然過于龐大。雖然，檔案“雙套制”管理亦然有了較為成熟的技術(shù)支持與制度保障，但船級社過于復(fù)雜多元的科技檔案仍以紙質(zhì)歸檔為主，待紙質(zhì)檔案整理完畢再推進檔案數(shù)字化，形成電子科技檔案，這所帶來的無疑是雙倍工作量，需要耗費龐大的人力、物力、財力，加上傳統(tǒng)重藏輕用觀念的根深蒂固，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案數(shù)字化進程異常緩慢[1]。

1.2 歸檔接口缺乏，整編管理薄弱

受“雙套制”管理模式的影響，電子科技檔案歸檔接口至少需要設(shè)置兩個，一個是辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的歸檔接口，另一個是檔案管理系統(tǒng)接收電子科技檔案的接口。然而，由于辦公系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)歸檔接口標(biāo)準不一，這導(dǎo)致辦公系統(tǒng)電子科技檔案文件流轉(zhuǎn)完畢后，難以自動歸檔至檔案管理系統(tǒng)，后者也無法支持電子科技檔案文件的歸檔與利用，加上增量檔案導(dǎo)入流程模糊，導(dǎo)入程序繁瑣，為檔案工作者的操作帶來諸多不便。除此以外，電子科技檔案整編多為Excel表格進行的目錄統(tǒng)計與管理，電子文件存儲分散，缺乏系統(tǒng)性，也極度不安全，隨時有丟失或遭致?lián)p壞的可能。

1.3 管理活動繁瑣，利用效率低下

現(xiàn)階段，電子科技檔案管理主要涉及兩大塊內(nèi)容：一是檔案的收集、整理、鑒定、保管，其中，電子科技檔案的整理最為繁瑣，可謂檔案日常管理工作的重心，然而，由于船級社辦公條件有限，船檢機構(gòu)工作人員不足，專職檔案管理人員更是少之又少，這難免對電子科技檔案管理活動造成不良影響；二是電子檔案的利用服務(wù)，傳統(tǒng)紙質(zhì)科技檔案的借閱，檔案工作者需進行檔案提取、登記辦理、檔案放回、登記注銷等系列流程，對比紙質(zhì)科技檔案，電子科技檔案的利用率大幅下降，甚至未提供借閱服務(wù)，也缺乏紙質(zhì)檔案完善的借閱流程與手續(xù)，這導(dǎo)致電子科技檔案借閱便捷、利用方便等優(yōu)勢難以充分發(fā)揮[2]。

2 檔案“雙套制”管理模式下改進電子科技檔案管理的對策

2.1 推進“數(shù)字檔案室”建設(shè)，加強多元入庫管理

為了有效解決紙質(zhì)檔案劇增、數(shù)字進程緩慢等問題，關(guān)鍵是要推進“數(shù)字檔案室”的建設(shè)，加強多元入庫管理，加快檔案數(shù)字化進程。其中，全面而完善的“數(shù)字檔案室”既要覆蓋現(xiàn)有電子科技檔案的收集管理工作，又要涵蓋已歸檔入庫的各類報告、文獻、描圖、藍圖等資料。針對新增紙質(zhì)檔案，要求工作人員在限期范圍內(nèi)整理、分類，完成上傳預(yù)存檔，建立科學(xué)的檔案目錄并進行盤點公示，還要強化電子科技檔案載體的定期檢測與維護，確保檔案安全性與可持續(xù)利用狀態(tài)。針對紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大、占用大量人員與辦公面積等問題，要加快推動紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、電子化處理，建設(shè)電子科技檔案室，設(shè)置必要的計算機、數(shù)碼相機、復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備，加強電子影像文件的存儲，數(shù)字化處理后的電子檔案可上傳至船級社系統(tǒng)電子文檔檔案服務(wù)器上，方便有關(guān)部門及業(yè)界檢索、查詢、共享、利用，更好地服務(wù)船舶檢測、造船、制造、海洋開發(fā)等行業(yè)[3]。

2.2 規(guī)范檔案采集接口，實施檔案分類歸檔

為了提高檔案“雙套制”管理實效性，要將電子科技檔案信息化建設(shè)納入單位統(tǒng)一規(guī)劃中，加強檔案部門的軟硬件建設(shè)，尤其要加快統(tǒng)一辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口標(biāo)準，確保辦公系統(tǒng)中屬于歸檔范圍的電子檔案文件均可實現(xiàn)自動化歸檔，以免手工繁復(fù)操作導(dǎo)致檔案人員工作量大增，值得注意的是，手動導(dǎo)入接口要進行?？诠芾恚苊怆娮涌萍紮n案文件擴散，導(dǎo)致文件失控。除此以外，要明確劃定電子科技檔案的收集范圍，全面推行分類歸檔制，值得注意的是，科技檔案需要保持原生科技文件的憑證，實現(xiàn)其與紙質(zhì)文件的同步歸檔，以緩解掃描負擔(dān)，因此，需要利用數(shù)字簽名、加蓋水印等技術(shù)確保原生科技文件的合法性，從流程層面而言，需要鎖定原生文件的流轉(zhuǎn)，針對數(shù)據(jù)遷移、備份均需審批登記，在文件流轉(zhuǎn)時完成文件歸檔。

2.3 健全檔案管理制度，提升檔案利用效率

針對電子科技檔案管理活動繁瑣，利用效率低下等問題，關(guān)鍵是要建立健全檔案管理制度，提升檔案利用效率。一方面，檔案工作者要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，積極探索檔案“雙套制”管理新方法、新思路，結(jié)合船級社電子科技檔案利用需求及管理要求，推進檔案“雙軌制”；另一方面，要在《檔案法》的指導(dǎo)下，加快完善電子科技檔案歸檔、借閱管理制，推行項目負責(zé)人、檔案管理員與檔案主管“三審”制，將電子科技檔案管理工作納入各級領(lǐng)導(dǎo)、負責(zé)人職權(quán)范圍內(nèi)，并將科技檔案歸檔管理納入年終績效考核中，以此激發(fā)檔案人員工作動力，提升檔案管理實效性；此外，要制定適合船級社實際情況的電子科技檔案安全管理制、保密機制，強化網(wǎng)絡(luò)安全管理、實體庫房安全管理，還要完善培訓(xùn)體系，促進檔案管理隊伍的建設(shè)[4]。

3 結(jié)語

綜上，計算機網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用及信息化戰(zhàn)略的全面實施使得電子科技檔案越來越多地成為檔案文件生成的最初形態(tài)，即便如此，紙質(zhì)形態(tài)的文件也不可能憑空消失，因此，檔案“雙套制”仍將成為未來很長一段時期內(nèi)檔案管理的主要模式。如此形勢下，船級社要從電子科技檔案管理的起步階段出發(fā)，以標(biāo)準化促進管理，以規(guī)范化保障質(zhì)量，充分發(fā)揮科技檔案管理電子化優(yōu)勢，積極借鑒“四類船舶”檔案數(shù)字化成功經(jīng)驗，加強對現(xiàn)存紙質(zhì)科技檔案的數(shù)字化、電子化處理，為加強電子科技檔案精細化、高效化管理奠定堅實的基礎(chǔ)。