宋強(qiáng)臻

（蘭陵縣檔案館，山東 臨沂 276000）

檔案工作是保證社會(huì)發(fā)展的重要組成部分之一，但隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)方法已不再滿足當(dāng)今的工作要求。而且通過(guò)不斷加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)的宣傳，其在各行各業(yè)中的重要性也被逐漸凸顯出來(lái)。為了更好地提高工作效率，應(yīng)針對(duì)實(shí)際中存在的問(wèn)題進(jìn)行多元化發(fā)展。

1 縣級(jí)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中面臨的問(wèn)題

首先，長(zhǎng)期觀察基層單位的檔案工作，會(huì)發(fā)現(xiàn)部分領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)際中會(huì)忽略其重要性，這種觀念會(huì)影響其宣傳力度，甚至是影響部分正常工作的開(kāi)展。要知道其工作的有序開(kāi)展需要大量人力和物力的支持，如果對(duì)其不重視，就會(huì)影響工作效率。另外，由于對(duì)檔案工作的忽視，一些企業(yè)或社會(huì)單位中甚至沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的對(duì)接人員，這導(dǎo)致歸檔工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)疏忽、錯(cuò)漏、丟失等情況，這在極大程度上增加了縣級(jí)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的難度[1]。其次，科學(xué)、合理的管理制度是文檔歸納工作順利實(shí)施的關(guān)鍵，但目前很多基層單位中都沒(méi)有制定健全、完整的管理制度，一些單位看似制度健全，但存在敷衍了事，管理工作執(zhí)行不到位的情況，為之后的管理工作帶來(lái)了極大的不便。最后，很多基層部門(mén)單位都沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的管理人員，存在較為嚴(yán)重的兼職現(xiàn)象，在新舊人員交接的過(guò)程中，容易導(dǎo)致文件材料丟失或是不完整的情況。而且，一些新人對(duì)文檔管理工作業(yè)務(wù)并不熟練，這也會(huì)影響其工作的開(kāi)展。而一些中小型單位對(duì)文檔的管理意識(shí)更加薄弱，也為縣級(jí)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作帶來(lái)了困擾。

2 縣級(jí)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式的多元化探究

2.1 召開(kāi)會(huì)議或培訓(xùn)，提高工作質(zhì)量

近些年來(lái)，為了提高縣級(jí)檔案指導(dǎo)工作質(zhì)量，讓它與其他各項(xiàng)中心合作能夠共同落實(shí)和部署，相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)出擊，有所作為，利用會(huì)議或培訓(xùn)取得相應(yīng)的效果。隨著社會(huì)不斷的改革，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，也出現(xiàn)了新的動(dòng)向，其管理方法也在不斷更新和變化。作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，一定要跟上時(shí)代的發(fā)展，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的現(xiàn)代化知識(shí)?？h級(jí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)范圍較廣，包括機(jī)關(guān)企事業(yè)單位，社區(qū)及民營(yíng)企業(yè)，業(yè)務(wù)內(nèi)容也多是社會(huì)保障、社會(huì)保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、土地確權(quán)承包等關(guān)乎民生的文檔內(nèi)容。而且隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在檔案管理開(kāi)始由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理，因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)積極展開(kāi)會(huì)議或培訓(xùn)，讓相關(guān)人員了解并掌握科學(xué)化的管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并熟練應(yīng)用工作中的設(shè)備及軟件，提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員自身及團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)，以此來(lái)更好地滿足實(shí)際工作需求。

2.2 建立檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，推動(dòng)工作有序開(kāi)展

傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式多是與企業(yè)單位或管理人員面對(duì)面交談，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且工作效率不高。而現(xiàn)代信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)的普及為提高文檔管理水平提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。自己業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作量是較為龐大的且具有分散性，為了推動(dòng)工作有序展開(kāi)，可以聯(lián)系技術(shù)人員設(shè)立專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，以滿足基層單位和文檔管理人員的需求，這對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)和企業(yè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，效果尤為明顯[2]。舉例來(lái)說(shuō)，2010至2011年間，某縣檔案局為確保文件歸檔工作改革順利進(jìn)行，在全縣推行了由檔案局代為進(jìn)行文件歸檔示范工作，當(dāng)年有90多個(gè)單位請(qǐng)求檔案局代為進(jìn)行文件歸檔工作，示范工作結(jié)束后，每年仍有30多個(gè)單位請(qǐng)求專(zhuān)業(yè)人員代為進(jìn)行文件歸檔工作。這種情況的出現(xiàn)多是因?yàn)榛鶎訂挝粴w檔工作效率較低，且在歸檔過(guò)程中存在較多的困難，而建立業(yè)務(wù)指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，不僅可以擴(kuò)大指導(dǎo)面，還可以有效減輕勞動(dòng)強(qiáng)度。

2.3 運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段，提高工作效率

文檔整理工作看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際操作起來(lái)也較為復(fù)雜，大部分檔案員通過(guò)理論培訓(xùn)后都可以完成基礎(chǔ)性工作，但當(dāng)遇到不同載體的文件資料收集、整理、歸檔時(shí)，具體操作也會(huì)有一定的區(qū)別，需要根據(jù)實(shí)際情況分別處理對(duì)待，在一定程度上增加了工作難度。而且隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，檔案整理工作除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔外，逐漸將其數(shù)字化，利用電子文件備份并建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，這些包含著信息技術(shù)的工作內(nèi)容對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平要求較高，需要常年奮斗在一線的業(yè)務(wù)人員具有過(guò)硬的水平。雖然，運(yùn)用先進(jìn)的教學(xué)手段增加了檔案管理人員的上手難度，但可以保證基層單位黨員業(yè)務(wù)有序開(kāi)展，顯著提高工作效率[3]。另外，先進(jìn)的技術(shù)還可以為日常管理工作提供強(qiáng)大的技術(shù)支撐，更好地完成業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)。

2.4 推行檔案中介服務(wù)，有利于工作順利開(kāi)展

面對(duì)海量的文檔信息，僅憑縣級(jí)檔案部門(mén)有限的人力是無(wú)法高效完成的整理工作的，且縣級(jí)檔案部門(mén)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平參差不齊，這都為文檔的整理和歸納工作增加了一定的難度。但如果對(duì)非公有制企業(yè)和社會(huì)組織的文檔不予指導(dǎo)，又違背國(guó)家規(guī)定。因此，可以采取折中的方式，推行檔案中介服務(wù)，讓其輔助管理非公有企業(yè)和社會(huì)組織文檔工作的整理、托管及咨詢(xún)工作。但需要注意的是，檔案中介的業(yè)務(wù)活動(dòng)需要在縣級(jí)業(yè)務(wù)管理部門(mén)的監(jiān)督下進(jìn)行。舉例來(lái)說(shuō)，在2001年，某發(fā)制品公司出資2萬(wàn)元，請(qǐng)求管理部門(mén)為其整理檔案，接洽后由一名業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員帶領(lǐng)五名已經(jīng)退休的專(zhuān)業(yè)人員，用來(lái)40余天的時(shí)間，才完成了文檔整理及人才培訓(xùn)工作。從這一事例中可以看出，針對(duì)大量的工作，專(zhuān)業(yè)部門(mén)的人力有限，很難在短時(shí)間內(nèi)完成非公有企業(yè)或是社會(huì)組織的檔案寄托工作。而利用中介服務(wù)可以有效將大量的具體性事務(wù)從職責(zé)中分離出去。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作的價(jià)值在于服務(wù)群眾，促進(jìn)社會(huì)更好的發(fā)展。因此，縣級(jí)檔案管理部門(mén)要充分發(fā)揮自身監(jiān)督指導(dǎo)的作用，避免這一工作形式表象化。為了有效提高其工作效率，可以通過(guò)召開(kāi)會(huì)議和培訓(xùn)來(lái)提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的綜合素質(zhì)，并運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段建立業(yè)務(wù)指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)推動(dòng)工作有序發(fā)展。為了解決人手不足的問(wèn)題，還可以推行中介服務(wù)。通過(guò)不斷的努力，相信一定會(huì)使各基層檔案管理水平得到有效地提升。