林 森

（棲霞市結核病防治所，山東 棲霞 265300）

辦公室檔案管理是醫(yī)院職能部門的一項日常工作，它對于醫(yī)院的發(fā)展與成績可以進行有效的記錄，醫(yī)院在發(fā)展的過程中可以借鑒醫(yī)院檔案內容，科學合理地制定相應政策。醫(yī)院檔案作為醫(yī)學知識的結晶，是未來醫(yī)學發(fā)展的重要依據，對我國醫(yī)療工作的開展起著舉足輕重的作用。因此只有將醫(yī)院辦公室檔案進行規(guī)范化的管理，才能使這一重要的資源應用于醫(yī)院的發(fā)展和我國醫(yī)學的進步。

1 什么是醫(yī)院辦公室檔案管理

我國歷史悠久，早在幾千年前醫(yī)學事業(yè)就得以發(fā)展，目前我國較多的醫(yī)療經驗，都得益于千年前的醫(yī)學記錄，它作為我國醫(yī)院檔案管理理念的開端，為我國醫(yī)院辦公室檔案工作打好了堅實的基礎?，F代的醫(yī)院辦公室檔案工作不僅包含了接診、檢查、診斷、確診、治療等過程，還包含了醫(yī)院的日常工作、人員調動、人才培養(yǎng)、人才貢獻、財務管理等內容。因此醫(yī)院辦公室檔案工作如果能做到規(guī)范化管理，對于醫(yī)院的發(fā)展建設有著極其重要的價值。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理現狀

辦公室檔案管理工作是醫(yī)院良好運行的重要依據，對醫(yī)院工作的開展具有較重要的作用，它記錄了醫(yī)院的日常工作和患者的信息，良好的辦公室檔案管理工作，對醫(yī)院的日常管理工作有著重要的影響。目前，我國各城市的醫(yī)院檔案管理工作還存在較多不規(guī)范的問題。

1）醫(yī)院檔案管理缺乏專業(yè)性的人才。通過調查研究發(fā)現，目前我國辦公室檔案管理工作，或多或少的都存在一定的問題，在管理方面尤為混亂。最主要的原因為是缺乏相關的檔案管理專業(yè)人才。醫(yī)院辦公室檔案管理工作在外行人看來工作內容簡單，其實檔案管理具有一定的復雜性。在實際的工作當中，檔案管理必須根據相關的規(guī)章制度，落實相應檔案管理工作人員的職責。在我國多數醫(yī)院中，絕大部分檔案管理人員，目前對于規(guī)范化的醫(yī)院辦公室檔案管理工作還相對陌生，由于思想守舊，還是希望通過傳統(tǒng)的方式記錄醫(yī)院辦公室檔案，對于醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化熱情還有待提高。

2）只重視病例檔案管理，忽視其它檔案。我國醫(yī)院都本著以病人為中心，全心全意為病人服務的理念。因此在醫(yī)院辦公室檔案中，主要以病人的病例為主，以便于幫助患者日后查詢，可能忽視了其它方面的檔案管理工作，例如：很多醫(yī)院就忽視行政管理和人才貢獻等相關檔案的管理。

3）醫(yī)院辦公室檔案管理工作有所欠缺。醫(yī)院是我國民生工程的重要組成部分，同時相比于其它機構，具有自身的特殊性。由于涉及的工作具有極強的專業(yè)性，因此其檔案的形式也相對復雜，并且不同的檔案也應該具有不同的保管形式。由于我國部分醫(yī)院并沒有健全的檔案管理體系，諸多檔案沒有專業(yè)的分類，對于醫(yī)院未來良好的發(fā)展，存在一定制約。

4）醫(yī)院辦公室檔案管理的設備相對落后。隨著我國經濟的快速發(fā)展和科學技術不斷的進步，檔案管理方法也得到了前所未有的改變。但是目前很多醫(yī)院由于理念的束縛，對于先進設備和理念的引用有所排斥，導致檔案管理設備相對落后。許多醫(yī)院也存在資金不足、空間不足等許多困難。目前一些醫(yī)院在計算機網絡的時代下，還存在以手工方式統(tǒng)計辦公室檔案的方法，不僅效率低下，也不利于相關資料的保存，對后期資料的查找也提出了較多問題，對醫(yī)院的發(fā)展極為不利。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化執(zhí)行的策略

1）傳統(tǒng)醫(yī)院檔案的利用。在我國以前的檔案管理中，由于缺少科技的支持，只能采用傳統(tǒng)的紙質方式進行檔案管理工作。紙質檔案由于其本身的特性，很難保存較長的時間，又由于資料眾多，因此對醫(yī)院辦公室檔案管理提出了一定的難度。當前可以采用更加先進的技術進行檔案管理工作，醫(yī)院檔案管理相關工作人員，可以通過總結整理，把傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為電子檔案，這樣不僅有利于檔案的保存，同時也便于今后檔案資料的分類、整理和歸檔。通過簡單的方法就可以整理出重要的醫(yī)學資料，不僅有利于醫(yī)學技術的發(fā)展，同時也有利于醫(yī)院辦公室檔案管理的規(guī)范化。

2）完善醫(yī)院辦公室檔案管理的統(tǒng)一性。在我國醫(yī)院的發(fā)展中，存在較多檔案管理不合理的現象。傳統(tǒng)的醫(yī)院辦公室檔案管理工作并沒有一個統(tǒng)一的管理方法，很多醫(yī)院的各科室都采用自行保管本科室檔案的方式，還有一些醫(yī)院將患者的檔案統(tǒng)一存儲，而其他檔案卻分開管理，并沒有形成一個統(tǒng)一的檔案管理方式。因此醫(yī)院辦公室在進行檔案管理時，不僅要重視患者的檔案，對于醫(yī)院的其它檔案也要建立完善的管理方式，只有這樣才能最大限度地滿足現代醫(yī)院檔案管理的統(tǒng)一性。

3）通過現代化的方式是醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化。傳統(tǒng)的紙質資料管理方式，在一定程度上可以保證檔案管理的完整性，但是在現階段卻出現了較多的問題，它不能夠保證檔案存儲的長效性，也不能保證檔案的安全性。傳統(tǒng)的檔案很容易被人篡改，并且在查找檔案資料上也不便利，極大增加了檔案管理人員的工作強度。目前多數醫(yī)院已經采用了數字化的檔案管理模式，它可以極大的節(jié)省檔案存儲空間，同時對于檔案的整理、分類、查詢具有極大的優(yōu)勢，減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率。傳統(tǒng)的紙質文檔也可以轉變?yōu)殡娮游臋n，使得醫(yī)院辦公室的檔案管理更加規(guī)范。

4）增強檔案管理人員業(yè)務水平。醫(yī)院辦公室檔案管理人員需要較強的綜合素質，要求工作人員不僅要懂的相關醫(yī)學知識，同時還要掌握相關檔案管理的內容。因此只有具有綜合知識結構的人員才能使檔案管理工作順利進行。因此醫(yī)院要加大資金支持，培養(yǎng)現有的檔案從業(yè)人員。同時也要加大力度招聘有相關資質的檔案管理人員。

5）現代化檔案管理意識的培養(yǎng)。醫(yī)院相關領導也要意識到現代化檔案管理工作，對于醫(yī)院發(fā)展的重要性。將醫(yī)院從原來單純的治病救人的模式轉變到促進醫(yī)療水平發(fā)展的集合體，不斷增加醫(yī)院的社會效益。同時要增大醫(yī)院檔案管理硬件設備的資金投入，增加醫(yī)院在社會中的競爭能力。

4 結束語

隨著時代的發(fā)展、科學技術的進步，辦公室檔案管理規(guī)范化在醫(yī)院的日常工作中，起著越來越重要的作用?，F代科技下的醫(yī)院檔案，完全拋棄了原來傳統(tǒng)的方式，讓檔案管理方式也真正做到高效、專業(yè)。隨著互聯網的深入，醫(yī)院工作人員可以高效辦公，通過內部網絡就可以快速、便捷地提取醫(yī)療檔案信息。為了便于發(fā)展，對于未開展實施醫(yī)院檔案規(guī)范化的醫(yī)療機構，也必須加快步伐，緊跟時代的潮流，為推動醫(yī)院辦公室檔案規(guī)范化管理，加強我國基本醫(yī)療能力，貢獻自己的力量。