宋 莉

（山西省陽(yáng)泉市廣播電視臺(tái)，山西 陽(yáng)泉 045000）

1 做好檔案管理工作的重要性

提及檔案管理，大多認(rèn)為檔案管理就是一些文字性東西的收納存放保管，是一個(gè)簡(jiǎn)單易上手的工作。但真正的檔案管理，是一個(gè)較為復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，而且是持之以恒、循序漸進(jìn)的，檔案管理包括了管理檔案、人事檔案、物資檔案、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)檔案，是一個(gè)單位的歷史積淀和行為記錄的重要手段。在現(xiàn)代企事業(yè)單位管理和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中，檔案工作決定了一個(gè)單位的整體管理水平。

1.1 可作為工作的重要參考依據(jù)

通過檔案的歷史記錄，可以有線條的分析過去發(fā)生的事件和行為，結(jié)合現(xiàn)階段的實(shí)際情況，整理歸納出更適應(yīng)當(dāng)今發(fā)展需求的管理手段和經(jīng)營(yíng)策略，明確目前工作的重點(diǎn)和中心，為進(jìn)一步完善和改進(jìn)工作有較強(qiáng)的參考意義和借鑒作用，保證了企事業(yè)單位內(nèi)部的良好發(fā)展和穩(wěn)定運(yùn)行。

1.2 可完善和提升管理手段

一個(gè)企事業(yè)單位在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中不斷發(fā)展壯大，管理是必要的前提和重要的基礎(chǔ)。有效的檔案管理，可助力完善提升管理手段，充分激發(fā)和調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和創(chuàng)造性，提升工作的執(zhí)行力，不斷優(yōu)化和提升管理水平。也有助于發(fā)掘和激發(fā)員工的動(dòng)能和潛力，使之以更加飽滿的熱情和狀態(tài)投入到本職工作中。

2 新時(shí)期檔案室建設(shè)的要求

在科技和信息化發(fā)展的時(shí)代，檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，新時(shí)期檔案室的建設(shè)要遵循歷史、適應(yīng)當(dāng)下、考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)，從檔案的安全、管理、便捷、增值等諸多方面充分考慮，建設(shè)優(yōu)質(zhì)的檔案管理環(huán)境，確保檔案管理工作提升到一個(gè)新高度。

2.1 檔案室硬件設(shè)施的規(guī)范性

做到檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，檔案室的建設(shè)必須按照檔案存放要求的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)。檔案室的選址要包裝安全、便捷，防火防潮防水等需求，一般不建在大樓的頂層或地下室。隨著科技的發(fā)展，檔案室要滿足信息化和數(shù)字化的要求。檔案實(shí)體保管要滿足“資源為先、確保安全”的要求，檔案柜的安放要便捷，目錄要細(xì)化，并且檔案室的空間要留有足夠冗余，保證未來(lái)檔案實(shí)體的積累和保管。數(shù)字化檔案要針對(duì)不同檔案載體進(jìn)行數(shù)字化處理，將文書、圖片、視音頻等載體文件，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行采集、壓縮、分類、編碼、存儲(chǔ)。檔案管理要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的業(yè)務(wù)流程，針對(duì)不同品目、不同類別、不同密級(jí)的檔案，進(jìn)行統(tǒng)一管理分發(fā)，既要保證檔案管理的完整性、安全性，又要考慮實(shí)際工作中檔案調(diào)閱分發(fā)的便捷性和保密性。要滿足檔案存儲(chǔ)、管理過程的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案的有效采集和完善存儲(chǔ)。

2.2 檔案室的管理系統(tǒng)的安全性

實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和信息化管理，要配備必要的管理系統(tǒng)，信息化管理的軟硬件的安全性，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。檔案室的服務(wù)器，是不間斷工作的設(shè)備，既要保證服務(wù)器的可靠性，又要留有足夠的擴(kuò)展空間和冗余需求，有條件的企事業(yè)單位，可以使用多機(jī)備份的方式來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)管理。同時(shí)要滿足防靜電、防水、防火、防磁的環(huán)境，電源要具備防雷、穩(wěn)壓、恒流的條件，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要有防火墻，防止外來(lái)攻擊和各類病毒，系統(tǒng)軟件要有CA或者加密狗，來(lái)實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理權(quán)限，通過人防、技防，保證檔案管理系統(tǒng)的安全可靠性。

2.3 檔案室管理的制度化

做好檔案管理工作，要制訂嚴(yán)格的檔案管理制度，對(duì)檔案管理的行為進(jìn)行規(guī)范和約束。檔案的存檔、借閱、調(diào)用的審批制度，檔案的歸檔登記制度，檔案的定期巡檢制度、作廢檔案的銷毀制度、設(shè)備的巡更和維護(hù)制度，都要有明確規(guī)定，并有專人負(fù)責(zé)落實(shí)實(shí)施。定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查，包括存放環(huán)境、系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)范、設(shè)備維護(hù)情況，都要有明確的責(zé)任人和負(fù)責(zé)人，對(duì)每次行為進(jìn)行記錄，對(duì)隱患及時(shí)上報(bào)或排查，通過建立健全管理制度，確保檔案室的運(yùn)行處于最佳狀態(tài)。

3 檔案價(jià)值的開發(fā)和利用

完整有效的檔案管理工作，對(duì)企事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)管理可以提供巨大幫助，做好檔案管理工作對(duì)于提升企事業(yè)檔位的經(jīng)濟(jì)效益作用非常明顯。檔案作為無(wú)形資產(chǎn)，有效的開發(fā)利用可以提高生產(chǎn)力、提升企事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)創(chuàng)收能力。檔案的利用價(jià)值是與企業(yè)文化密切相關(guān)的，能完整呈現(xiàn)企事業(yè)單位的歷史沿革，發(fā)展過程中的成長(zhǎng)歷程和遇到的困境或問題，可以為經(jīng)營(yíng)管理提供決策，提高員工的歸屬感和自豪感。人力資源檔案也可以作為人員培訓(xùn)、晉升、調(diào)整崗位的重要依據(jù)，為企事業(yè)單位發(fā)掘人才、積累人才提供重要的依據(jù)和支撐。

4 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化、信息化的發(fā)展，對(duì)新時(shí)期檔案室的建設(shè)和管理提出了更高的于鏊求，各類企事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到提升檔案管理水平帶來(lái)的歷史價(jià)值、社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理工作雖然是無(wú)形的，對(duì)提升企事業(yè)單位的軟實(shí)力是特別有幫助的，加強(qiáng)檔案工作的管理，提升企事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)力，需要每一個(gè)管理人員和檔案從業(yè)人員認(rèn)真深思、共同探討。