李可鳳

（肇慶市干部學(xué)校，廣東 肇慶 526040）

檔案管理作為事業(yè)單位管理中的重要部分，檔案功能的作用也至關(guān)重要。事業(yè)單位的順利發(fā)展和高效管理離不開檔案管理的應(yīng)用研究，其發(fā)揮著維持單位平穩(wěn)運(yùn)行的作用。檔案管理包含整個(gè)單位各種信息資料的存檔和保存，其目的是有利于后續(xù)查閱等，使其在事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮關(guān)鍵性的指導(dǎo)作用。面對(duì)社會(huì)發(fā)展變化所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與改革，不斷完善檔案管理的辦法和制度，優(yōu)化管理措施，最終實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位在新形勢(shì)下創(chuàng)新的發(fā)展，通過科學(xué)合理的優(yōu)化策略解決問題。

1 事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理工作必要性

1）加快檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。加快推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新，探索符合新時(shí)代發(fā)展的事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化流程，能夠加快事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化發(fā)展進(jìn)程，對(duì)全面提升事業(yè)單位檔案管理工作效率，改善事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量起著重要作用。加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新投入力度，引進(jìn)、吸收和運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代檔案管理技術(shù)和手段，進(jìn)一步完善事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式，健全事業(yè)單位檔案管理體系，能夠讓事業(yè)單位的檔案管理工作更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，增強(qiáng)事業(yè)單位與相關(guān)部門的各項(xiàng)聯(lián)系，更加高效地服務(wù)社會(huì)發(fā)展。

2）確保檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。事業(yè)單位的檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，要充分結(jié)合當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展實(shí)際，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理體系，確保事業(yè)單位的檔案管理切實(shí)符合時(shí)代發(fā)展需要。就我國當(dāng)前的發(fā)展情況來看，政治、經(jīng)濟(jì)和文化格局的不斷變化對(duì)我國事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也帶來了挑戰(zhàn)。因此，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作，建立完善的事業(yè)單位檔案管理體系，綜合運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，能夠確保事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化運(yùn)行，尤其是一些先進(jìn)檔案管理技術(shù)的運(yùn)用，有助于加快實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的深化改革，優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，取得更好的檔案管理成效，確保事業(yè)單位的檔案管理更加科學(xué)、合理，也能讓公眾更好地了解事業(yè)單位的檔案管理狀況，更好為社會(huì)發(fā)展 服務(wù)。

2 優(yōu)化創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作方式

1）要從根本上重視檔案管理工作。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作在事業(yè)單位管理中的重要作用，要從根本上提高管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。在事業(yè)單位檔案管理工作開展中，管理人員作為主體要提高自身的思想認(rèn)識(shí)，形成檔案管理意識(shí)，才能保證檔案管理工作順利地開展，為檔案管理工作的進(jìn)步提供基本的條件，通過科學(xué)的方法讓員工認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在日常工作中增強(qiáng)認(rèn)識(shí)，從上到下都全身心投入到檔案管理的建設(shè)當(dāng)中，同時(shí)最大程度地提高工作效率。要通過了解檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位運(yùn)行產(chǎn)生的影響，意識(shí)到檔案工作的積極作用和價(jià)值。同時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范化地開展檔案管理工作，為科學(xué)合理的管理方法提供支持。在事業(yè)單位內(nèi)從領(lǐng)導(dǎo)到各級(jí)員工，從各個(gè)部門的角度出發(fā)，都要正確地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作發(fā)揮的價(jià)值，不同的部門也要了解檔案管理的意義，配合工作的順利開展，從思想層面重視起來，為貫徹落實(shí)檔案工作的高效管理奠定基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)也要加強(qiáng)重視，在事業(yè)單位起到積極引導(dǎo)的表率作用，在這樣的氛圍下，員工也會(huì)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，不斷規(guī)范自身的行為，增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識(shí)。

2）制定規(guī)范化的檔案管理機(jī)制。健全、規(guī)范的檔案管理機(jī)制是確保單位檔案管理工作正常運(yùn)行的重用前提，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，事業(yè)單位需要按照本身的實(shí)際情況來制定相對(duì)應(yīng)的制度，保證檔案管理相關(guān)工作真正有章可循。除了制定完善的管理制度，事業(yè)單位還應(yīng)對(duì)制度的實(shí)施效果進(jìn)行考核，根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的考核機(jī)制，對(duì)所有人員負(fù)責(zé)的有關(guān)工作進(jìn)行考核，進(jìn)一步細(xì)化檔案管理，以此保證檔案管理人員都可以遵守相關(guān)的規(guī)章制度，為有關(guān)檔案管理制度的落實(shí)提供保證。

3）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。在新時(shí)期背景下，應(yīng)提高檔案管理人員的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，定期開展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，要求工作人員自主參與培訓(xùn)，以此增強(qiáng)專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，讓其掌握新時(shí)期下最新的管理方法，并通過學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的信息技術(shù)與數(shù)字技術(shù)等內(nèi)容，通過新方法與新設(shè)備來加強(qiáng)檔案管理工作。另外，需要對(duì)檔案管理人員的工作績(jī)效進(jìn)行考核，制定適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲制度，以此來激發(fā)其工作熱情與積極性，提高檔案管理工作成效。

4）提升信息化建設(shè)水平。隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法面臨多重挑戰(zhàn)，不論是數(shù)字化建檔還是使用者需求的多樣化，都是檔案管理工作中需要改進(jìn)的重點(diǎn)內(nèi)容。為了改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，則要通過結(jié)合信息技術(shù)的使用建立高效完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案更加快速清晰的保存，對(duì)檔案的儲(chǔ)存期限和形式都有更好的處理方法，還有利于信息化建設(shè)的進(jìn)行。同時(shí)還要從辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的接入方面入手，在建設(shè)數(shù)字化管理模式時(shí)綜合考慮到銜接的問題，保證數(shù)字資源的有效利用。事業(yè)單位要通過數(shù)字化建設(shè)發(fā)展，結(jié)合創(chuàng)新的管理制度，保證檔案管理系統(tǒng)處于高效安全的運(yùn)行狀態(tài)，比如在文件保密和網(wǎng)絡(luò)安全方面要完善，保障檔案管理的安全高效開展。

5）確保檔案信息的安全性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)成為人們生產(chǎn)和生活中不容或缺的一部分，而檔案信息也常常被存檔在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或者計(jì)算機(jī)中。不容置疑，這種存儲(chǔ)模式極大地提升了檔案管理的效率，但是與此同時(shí)，也面臨著信息安全的隱患。這主要是因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有開放性這一特征，一個(gè)人只要擁有精湛的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，便可能入侵檔案信息庫，破壞或者竊取檔案信息，威脅檔案信息的安全。特別是檔案庫被黑客入侵時(shí)，他們可以利用檔案信息開展非法交易，嚴(yán)重時(shí)可能對(duì)人民群眾的人身與財(cái)產(chǎn)安全造成威脅。所以，在存儲(chǔ)與備份檔案時(shí)，必須重視檔案信息的安全性。作為從事檔案管理工作的人員，除了要高度重視檔案信息的安全外，還應(yīng)該借助信息技術(shù)來保證檔案信息的安全，例如：可以安裝防護(hù)軟件、安全密匙等來提升檔案信息的安全等級(jí)。

3 結(jié)語

總之，事業(yè)單位屬于公益性質(zhì)機(jī)構(gòu)，其工作內(nèi)容是面向整個(gè)社會(huì)的，檔案管理屬于事業(yè)單位管理中的一項(xiàng)重要工作。所以，事業(yè)單位應(yīng)按照時(shí)代發(fā)展要求，對(duì)目前的檔案管理工作加以創(chuàng)新優(yōu)化。事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理工作內(nèi)容、形式及制度進(jìn)行創(chuàng)新和調(diào)整，對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，以此提高檔案管理工作質(zhì)量，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。