劉洪凱

（濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院，山東 濱州 256603）

無紙化辦公是指工作過程中無需紙張，而是依靠各類計算機硬件、軟件及通信網(wǎng)絡(luò)等配合完成工作的模式，這種辦公模式生態(tài)環(huán)保，工作效率高，已經(jīng)在各大醫(yī)院普及。醫(yī)院運營過程中，會累積黨政群類、醫(yī)療技術(shù)類、病史管理類、聲像照片類、財務(wù)會計類檔案資料，隨著資料的累積，數(shù)據(jù)規(guī)模逐步擴大，數(shù)量及種類增加，檔案利用需求增長[1]。無紙化辦公模式下，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)獲得基礎(chǔ)設(shè)施支持，醫(yī)院可以利用無紙化辦公設(shè)施，引進現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建電子檔案，這樣能夠方便檔案信息的采集、儲存及開發(fā)利用，提升檔案管理及服務(wù)水平，切實發(fā)揮檔案信息在醫(yī)院運營管理中的決策指導作用。

1 無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理面臨的優(yōu)勢分析

1.1 檔案管理更為高效便捷

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式中，采取人工作業(yè)模式，檔案資料采集起來耗時較長，還需人工進行整理、檢查，耗時耗力，且工作內(nèi)容枯燥無趣，員工普遍工作積極性不高。無紙化辦公模式下，檔案管理信息技術(shù)相結(jié)合，人們在辦公過程中，信息被記錄下來，各部門可直接將日常工作中電腦錄入的信息傳遞到電子檔案中，再由檔案管理人員應(yīng)用計算機軟件，進行歸納、分類、統(tǒng)計、分析，工作效率顯著提升，員工工作負荷大大減輕，人工成本降低，有效節(jié)約了人力資源。而且，在現(xiàn)代化信息技術(shù)軟件的支持下，計算機代替人工作業(yè)，有效減少了人工整理、計算失誤的問題，確保了工作質(zhì)量。

1.2 檔案儲存更為安全可靠

在以往，醫(yī)院檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，長時間保存，紙質(zhì)文件容易受潮，或者被蟲鼠啃噬，文字丟失，而且發(fā)生火災(zāi)的風險比較大，檔案儲存的安全性有待提升。在無紙化辦公模式下，實現(xiàn)了構(gòu)建電子檔案的目標，檔案儲存介質(zhì)變?yōu)榱薉VD光盤、移動硬盤、儲存卡、光盤等，這些儲存介質(zhì)具有數(shù)據(jù)容量大、儲存時間長、穩(wěn)定性強、體積小的優(yōu)點，安全可靠，而且能夠借助于計算機直接獲取檔案信息，借助于互聯(lián)網(wǎng)傳遞文檔資源，資源利用率顯著提升[2]。

1.3 實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)信息共享

無紙化辦公模式下，醫(yī)院檔案管理趨于信息化、數(shù)字化發(fā)展，在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的支持下，使用者可以登錄檔案平臺，檢索、閱讀權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)信息資源開放共享，有效提升檔案利用率。而且，在電子檔案中，信息管理效能提升，檔案管理人員能夠利用相關(guān)軟件，對信息進行整理、分類、歸納。優(yōu)化、過濾，提升信息質(zhì)量，再利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在海量檔案資料中挖掘意向信息，為醫(yī)院運營管理決策制定提供參考依據(jù)[1]。

2 無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理策略分析

2.1 建立健全檔案管理制度

檔案是醫(yī)院各項工作的見證，領(lǐng)導層必須正確認識到其價值，充分重視檔案工作，重視無紙化辦公模式下檔案管理的創(chuàng)新，增加資金投入，建設(shè)標準化的數(shù)字化醫(yī)院檔案室，明確檔案管理信息化建設(shè)流程與標準，各個部門辦公過程中產(chǎn)生的文件資料，應(yīng)及時上傳至檔案數(shù)據(jù)庫，經(jīng)管理人員審核后，按照案件發(fā)生的時間、類型，設(shè)置編碼，儲存至相應(yīng)目錄下。跟隨醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的步伐，改進、更新相關(guān)的管理制度，依照《檔案法》、《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護使用制度》及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等文件指示，制定科學合理的醫(yī)院檔案信息化、數(shù)字化管理制度，實行崗位責任制，明確各類檔案的管理責任人，一旦出現(xiàn)問題，追究管理人員責任，保障管理質(zhì)量[3]。

2.2 引進現(xiàn)代化信息技術(shù)

無紙化辦公模式下，醫(yī)院應(yīng)創(chuàng)新檔案管理的理念、手段、方式、方法，充分利用計算機、掃描儀、攝影機、專用微機等無紙化本宮設(shè)備，構(gòu)建檔案管理信息平臺，明確檔案信息化管理要求，全面提升檔案管理服務(wù)水平。同時，為保障信息安全，應(yīng)選擇安全系數(shù)高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質(zhì)，同時，完善權(quán)限設(shè)置，合理定義不同功能模塊的操作權(quán)限，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開分層管理，醫(yī)院工作人員可以“工號+密碼”的形式登陸系統(tǒng)，獲取職位權(quán)限內(nèi)的權(quán)利，比如說檔案管理人員可瀏覽后臺數(shù)據(jù)，具有數(shù)據(jù)編輯、管理權(quán)限，其余用戶只能查詢權(quán)限內(nèi)的檔案信息。完善數(shù)據(jù)平臺防御機制，定期優(yōu)化、升級系統(tǒng)，安裝防火墻、殺毒軟件、IT監(jiān)控軟件等，以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改。

2.3 提升檔案開發(fā)與利用力度

醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，不僅有利于提升檔案建設(shè)質(zhì)量與效率，而且能有效提升檔案信息利用率。無紙化辦公模式下，醫(yī)院應(yīng)該創(chuàng)新檔案服務(wù)，為單位內(nèi)部及相關(guān)部門提供檔案查閱服務(wù)，利用相關(guān)數(shù)據(jù)平臺，檔案資料可實現(xiàn)實時開放共享，單位內(nèi)部的工作人員，可以直接進入局域網(wǎng)，查閱日常工作所需參考的文件資料，單位外有需求的人，可以登錄醫(yī)院官方網(wǎng)站上，進入相關(guān)目錄，登陸其檔案信息平臺，檢索、閱讀權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料，這樣有效簡化了檔案利用的流程，便利了人民群眾。想要查閱檔案原件者，需辦理查閱手續(xù)，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負責人批準，在指定位置，有檔案管理人員在場的情況下，查閱檔案，查閱者不得私自復制、涂改、拍照、劃線、損毀、調(diào)換文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)必將嚴懲[4]。

2.4 打造高素質(zhì)檔案管理團隊

完善檔案管理機構(gòu)設(shè)置，配備在業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)上合格的檔案工作人員，推動檔案工作的落實，同時，在各醫(yī)院各個部門，設(shè)置兼職檔案員，負責上傳部門辦公過程中產(chǎn)生的資料文件。為了讓相關(guān)崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，單位應(yīng)該引進在專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)上達標的優(yōu)秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓、在崗繼續(xù)教育等工作，定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓及學術(shù)交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，不斷更新檔案管理人員的知識庫與技能庫，確保其能夠掌握當前檔案信息化管理工作中所用的技術(shù)軟件及設(shè)施，強化網(wǎng)絡(luò)安全教育，提升其網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，保障電子檔案的儲存、利用安全性[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院運營管理活動中，所形成各類具有保存價值的原始記錄資料，包括文字、圖像、表格等，都屬于醫(yī)院檔案范疇。檔案具有歷史再現(xiàn)性、信息性、知識性、價值性、教育性的特征，在醫(yī)院醫(yī)療工作及行政管理中發(fā)揮著重要作用。在信息化時代背景下，醫(yī)院辦公實現(xiàn)無紙化，檔案管理也突破了傳統(tǒng)管理模式，逐步實現(xiàn)信息化、自動化及數(shù)字化，醫(yī)院應(yīng)該適應(yīng)環(huán)境變化，構(gòu)建全新的信息化檔案管理機制，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)檔案信息化管理隊伍，切實提升檔案管理效率及質(zhì)量。