梁秀平

（惠東縣不動(dòng)產(chǎn)檔案館，廣東 惠州 516300）

檔案本身是指人們在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。在基層單位的檔案則是基層單位處理工作時(shí)的原始記錄，檔案的利用率直接影響基層單位工作效果。當(dāng)前基層單位檔案的利用率較低，部分單位都沒有完善的檔案管理制度，檔案管理人員素質(zhì)不佳，管理水平較低，檔案信息資源開發(fā)不足，沒有實(shí)現(xiàn)有效地檔案管理工作，這也就直接導(dǎo)致檔案管理很容易出現(xiàn)問題。為此需要根據(jù)這些問題思考提升檔案利用率的方法。

1 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

在基層單位的檔案管理工作中是由專門的檔案管理人員的，而檔案管理人員的管理能力是影響檔案利用率的關(guān)鍵性因素?；鶎訂挝惶幚淼氖聞?wù)通常比較瑣碎，因此需要設(shè)計(jì)的檔案數(shù)量也較多，一個(gè)檔案從開始存檔需要經(jīng)歷領(lǐng)導(dǎo)審批、文件起草、定稿、形成檔案、存檔以及需要使用檔案的取檔活動(dòng)都是有人的參與的，其中檔案管理人員的質(zhì)量尤為重要，檔案管理人員的管理質(zhì)量直接影響檔案的利用率，若是檔案管理人員素質(zhì)不佳，就很容易出現(xiàn)問題像是在存檔時(shí)混亂存放檔案，導(dǎo)致后期取檔人想要調(diào)用檔案時(shí)尋找困難，更有甚者都無法找到檔案，導(dǎo)致檔案無法被使用，利用率必然下降。同時(shí)隨著信息技術(shù)在管理領(lǐng)域的應(yīng)用，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案代替，此時(shí)在進(jìn)行檔案管理時(shí)對于檔案管理人員的素質(zhì)要求也就更高了，需要檔案管理人員能夠掌握相應(yīng)的電子信息技術(shù)操作技能[1]。因此，基層單位的領(lǐng)導(dǎo)需要重視對于檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作，首先需要加強(qiáng)檔案管理人員的崗前培訓(xùn)工作，在上崗前就需要對管理人員的素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)，主要培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)該包括檔案管理人員在工作中需要涉及的一些專業(yè)技能，除此之外還包括利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案存取的步驟等工作，尤其是錄入檔案與取出檔案的相應(yīng)的審批流程，保證檔案存儲(chǔ)位置正確且工作速度快，質(zhì)量高。這樣基層工作人員才會(huì)在工作時(shí)愿意去借調(diào)檔案。對于新進(jìn)入崗位的管理人員是最容易出錯(cuò)的因此崗前培訓(xùn)要全面且科學(xué)?？梢哉埍締挝桓咚刭|(zhì)的檔案管理人員就本單位檔案管理的方法進(jìn)行介紹，尤其是要介紹電子檔案操作系統(tǒng)。除了進(jìn)行理論培訓(xùn)外還需要進(jìn)行實(shí)操培訓(xùn)，可以利用一些虛擬檔案組字檔案實(shí)踐培訓(xùn)讓新的檔案管理人員可以迅速地掌握其中的內(nèi)容。同時(shí)為了調(diào)動(dòng)新進(jìn)檔案管理人員的工作熱情可以組織檔案錄入或者存檔競賽，以此調(diào)動(dòng)其積極性，幫助檔案管理人員更快的提升工作能力。其次是需要加強(qiáng)在崗人員的培訓(xùn)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案系統(tǒng)的功能一直在完善，相應(yīng)的系統(tǒng)一直在更新，那么有很多流程也需要做出改變?nèi)?，因此對于在崗的檔案管理人員也需要進(jìn)行相應(yīng)的技能培訓(xùn)，這樣才能夠保證崗位人員的素質(zhì)能夠得到很好的提升，促進(jìn)檔案利用率的 提升[2]。

2 完善單位檔案管理的規(guī)章制度

檔案管理制度是檔案管理人員以及其他與檔案利用工作進(jìn)行檔案的管理與使用的依據(jù)，是判定檔案管理人員工作素質(zhì)以及使用人員要求是否合格的標(biāo)準(zhǔn)。要想有效提升檔案利用率就必須保證檔案管理是合乎規(guī)范的，只有如此才能夠保證檔案使用合乎要求，可以保證檔案的安全性?；鶎訂挝蛔鳛檎ぷ鲉挝黄渖婕暗臋n案都是需要保密的，若是因?yàn)闄n案丟失而導(dǎo)致機(jī)密被竊取那么不僅檔案利用率得不到提升反而還會(huì)威脅到國家安全[3]。

3 利用信息技術(shù)將檔案管理科技化

隨著國家各項(xiàng)改革的不斷深化，對于基層單位的要求也越來越高，基層單位工作人員的任務(wù)越來越重，因此，基層單位涉及的檔案內(nèi)容以及檔案對于后續(xù)工作開展程度的影響也越來越深入，因此對于基層單位檔案利用率的要求也就越來越高。而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用在了檔案管理之中，利用信息技術(shù)將檔案管理科技化能夠有效提升檔案管理的質(zhì)量，這樣就能夠推動(dòng)檔案管理的利用率，為此基層單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視將信息技術(shù)引入到檔案管理之中?？梢岳糜?jì)算機(jī)進(jìn)行電子表格的使用和處理，利用電子表格和數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理，這樣能夠有效縮短檔案的運(yùn)行周期，保證檔案的管理效率，優(yōu)化檢索利用的效率，提升用檔人員調(diào)動(dòng)檔案的效果，為檔案利用率的顯著上升奠定基礎(chǔ)。

4 加強(qiáng)單位間的溝通吸收管理經(jīng)驗(yàn)

“眾人拾柴火焰高”唯有團(tuán)結(jié)協(xié)作才能夠保證工作效率，各基層單位間雖然說有各自的職能，但是最終目標(biāo)都是為人民服務(wù)。提升檔案利用率能夠有效地提升工作質(zhì)量也是為了提升為人民服務(wù)的質(zhì)量的有效途徑，因此各單位間需要加強(qiáng)溝通交流，了解各自單位在檔案利用上的一些獨(dú)特的有效的經(jīng)驗(yàn)，然后結(jié)合本單位的檔案使用情況的特點(diǎn)取其精華，這樣才能夠保證檔案管理的有效性以及科學(xué)性。首先可以舉辦基層單位檔案利用率情況匯報(bào)會(huì)，在會(huì)議上各單位的領(lǐng)導(dǎo)簡要闡述本單位在提升檔案利用率上所制定的一些類規(guī)章制度以及取得的成功經(jīng)驗(yàn)。其次參會(huì)人員也需要包括本單位的檔案管理骨干，要求其認(rèn)真參會(huì)，吸取成功的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。最后還可以組織實(shí)踐展示活動(dòng)，讓各單位的業(yè)務(wù)骨干對本單位檔案管理與使用的主要方法進(jìn)行演示，在演示的過程當(dāng)中彼此可以互相交流借鑒，以此達(dá)到提升檔案利用率的最終目的。

例如，A公司與B公司發(fā)生了土地糾紛，來到檔案館要求查找關(guān)于兩個(gè)公司與土地有關(guān)的所有檔案。在檔案館查找無果的情況下，管理中心與上級檔案室進(jìn)行了對接，在檔案館與局相關(guān)工作人員的共同努力下，在庫房找到了存放保管的A、B兩個(gè)公司的檔案。在這種情況下，A、B兩個(gè)公司的人員在查閱相關(guān)的文件、通知、通報(bào)后，對所需的檔案內(nèi)容進(jìn)行了復(fù)印。檔案館通過與上級單位的溝通，確保了A、B兩家公司順利取走了所需要的檔案復(fù)印文件，又例如2019年9月23日縣檢察院查詢縣育才中學(xué)土地使用情況，證實(shí)了檢察院工作的廣泛性，全面性，為該單位辦理案件提供了幫助。在提高了檔案館辦事效率的基礎(chǔ)上，也為群眾提供了支持，從而提高了檔案館服務(wù)社會(huì)的效率和質(zhì)量，真正為社會(huì)層面不同公司的真實(shí)需求提高輔助性幫助。

5 總結(jié)

綜上所述，基層單位工作開展質(zhì)量對樹立政府的權(quán)威性，落實(shí)各項(xiàng)政策有重要的作用。而檔案能夠幫助基層單位更好的開展各項(xiàng)工作，因此需要思考提升檔案利用率的機(jī)會(huì)。為此要想有效提升基層單位檔案的利用率首先就需要基層單位重視檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升檔案管理人員的素質(zhì)。其次就是要完善單位檔案管理的規(guī)章制度，保證管理人員能夠更好的開展工作，再次是需要利用信息技術(shù)將檔案管理科技化，為提升檔案使用率添加動(dòng)力。最后要加強(qiáng)單位見得溝通交流，吸收管理經(jīng)驗(yàn)，讓檔案管理更科學(xué)，也可以有效提升檔案利用率。