常勇嵐

（昆明船舶設(shè)備集團有限公司，云南 昆明 650051）

信息時代，隨著大數(shù)據(jù)與云平臺等技術(shù)在信息產(chǎn)業(yè)中的深入應(yīng)用，檔案作為重要的信息資源，其收集、歸類、分析、整合與存儲的形式都發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，以數(shù)字化技術(shù)為支持的檔案信息交互與共享，在提升了信息實際處理質(zhì)效的同時，也帶來了一定的技術(shù)安全風(fēng)險，現(xiàn)階段，在推進檔案創(chuàng)新性服務(wù)機制建設(shè)的過程中，部分企業(yè)仍舊面臨技術(shù)基礎(chǔ)薄弱、管理思維滯后、工作管理機制不健全等問題，需要檔案相關(guān)管理部門予以重視，集中力量攻克改革難題，在企業(yè)內(nèi)部建立起高效共享、深層開發(fā)的檔案現(xiàn)代化管理體系。

1 當(dāng)前階段企業(yè)推進檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新面臨的實踐問題

1.1 忽視檔案開發(fā)的重要地位

企業(yè)檔案信息的整合與資源的開發(fā)是一項長期性、綜合性的工程。現(xiàn)代知識經(jīng)濟全面發(fā)展的環(huán)境中，企業(yè)開展經(jīng)濟活動、優(yōu)化管理機制時，離不開檔案信息的支持。但當(dāng)前階段，由于過度重視經(jīng)濟效益發(fā)展，在探索檔案創(chuàng)新管理路徑時，企業(yè)的部分管理人員在實際的決策過程中，片面的認為檔案管理工作無法對企業(yè)的發(fā)展提供有力的幫助，沒有正確認識企業(yè)信息資源深入開發(fā)的重要作用，導(dǎo)致檔案管理體系的改革投入有所不足，也沒有樹立起現(xiàn)代管理思維，對于現(xiàn)代檔案開發(fā)體系的建設(shè)有著較為不利的影響。

1.2 工作模式缺乏創(chuàng)新

經(jīng)濟發(fā)展多元化、一體化趨勢的影響下，企業(yè)原有的經(jīng)營與管理需求發(fā)生了轉(zhuǎn)變，對檔案資源的開發(fā)目標(biāo)與管理形式也需要進行對應(yīng)的調(diào)整。但從實踐調(diào)查來看，在檔案數(shù)字化、智慧化建設(shè)的進程中，對技術(shù)的引進與應(yīng)用形式不合理的問題，仍舊是影響智慧檔案建設(shè)的關(guān)鍵性問題。一方面，與檔案管理技術(shù)改革的管理制度需要對應(yīng)性的調(diào)整，然而，目前檔案實踐管理過程中，相關(guān)的監(jiān)管、規(guī)范與保障等制度的改革不深入，存在工作銜接不順暢、檔案處理流程不規(guī)范等問題；另一方面，企業(yè)對復(fù)合型、創(chuàng)新性人才的培育與引進形式不合理，使得管理改革缺乏人才支持，也在一定程度上阻礙了檔案管理全面優(yōu)化創(chuàng)新的步伐。

1.3 信息化建設(shè)投入有所不足

現(xiàn)階段，部分企業(yè)在引進現(xiàn)代技術(shù)建設(shè)檔案信息化開發(fā)與服務(wù)機制時，存在技術(shù)基礎(chǔ)薄弱的問題，盡管在技術(shù)改革中取得了一定的實踐成果，但在建設(shè)智慧檔案現(xiàn)代管理平臺的過程中，經(jīng)濟投入相對不足，對硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)的更新不及時。與此同時，在企業(yè)運營階段，對檔案資源的開發(fā)不深入，對信息資源的利用形式也相對單一，沒有有效落實信息開發(fā)與整合的現(xiàn)代管理思想，信息化建設(shè)的整體進程相對滯后。除此之外，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺處理過程中面臨的安全風(fēng)險，也是影響企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理戰(zhàn)略目標(biāo)落實的主要問題。

2 企業(yè)全面推進檔案管理創(chuàng)新改革進程的有效路徑

2.1 優(yōu)化檔案信息收集流程，保證檔案信息結(jié)構(gòu)的完整性

檔案數(shù)據(jù)的收集作為管理工作的重要基礎(chǔ)，其信息的完整性與可靠性是影響檔案開發(fā)與服務(wù)整體質(zhì)效的關(guān)鍵所在。隨著信息技術(shù)在檔案管理實踐工作中的多元化應(yīng)用發(fā)展，現(xiàn)階段檔案數(shù)據(jù)的收集形式也不斷轉(zhuǎn)變，企業(yè)要想從根本上提升數(shù)據(jù)收集工作的效率，一方面，優(yōu)化檔案信息收集流程。如，檔案部門可以根據(jù)原有的檔案原始數(shù)據(jù)，選擇填空式數(shù)據(jù)收集的模式，對企業(yè)經(jīng)營、管理、決策等相關(guān)信息進行系統(tǒng)性的收集，對于項目建設(shè)節(jié)點、關(guān)鍵性內(nèi)容進行定期收錄、更新，制定相應(yīng)的目錄，便于及時查缺補漏；另一方面，檔案信息通常具有涵蓋面較廣、信息分散、周期長等方面的特點，數(shù)據(jù)收集的整體難度較大。針對該種情況，應(yīng)建立管理樹形圖、VISIO組織框架體系圖，全方位進行監(jiān)管，保證檔案信息結(jié)構(gòu)的完整性。

2.2 建立健全檔案管理體系，明確崗位責(zé)任

大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、遠程通訊等現(xiàn)代技術(shù)的研究不斷深化，在實踐應(yīng)用方面也取得了顯著的成果。在檔案管理領(lǐng)域引進現(xiàn)代技術(shù)，不僅需要企業(yè)加強信息基礎(chǔ)的建設(shè)，構(gòu)建起系統(tǒng)化、動態(tài)化的管理平臺，同時，還應(yīng)注重配套工作管理、保障機制的建設(shè)。具體來講，在對制度進行調(diào)整與完善的過程中，首先，相關(guān)管理部門應(yīng)結(jié)合檔案信息化整體建設(shè)需求，明確管理創(chuàng)新目標(biāo)，對監(jiān)管制度、工作制度與保障制度等相關(guān)管理規(guī)章進行合理調(diào)整，從長效發(fā)展的角度，為檔案工作者實踐工作提供針對性的主導(dǎo)；其次，應(yīng)對不同崗位管理職責(zé)進行科學(xué)劃分，形成層次化的管理體系，保證職工能夠各司其職；第三，企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案管理實踐工作特點，對績效考核與獎懲機制進行優(yōu)化，調(diào)動職工參與工作創(chuàng)新的積極性，深度挖掘檔案價值。

2.3 創(chuàng)新檔案開發(fā)與服務(wù)思維，構(gòu)建檔案資源高效共享機制

新時期，基于企業(yè)長效發(fā)展規(guī)劃，推進檔案綜合管理體系的創(chuàng)新，應(yīng)注意以下兩方面的問題：一是工作思維、管理方法的創(chuàng)新。企業(yè)應(yīng)全面、動態(tài)的掌握市場、政策、產(chǎn)業(yè)發(fā)展等外部形式的變化特點，構(gòu)建以用戶差異化需求為導(dǎo)向的經(jīng)營決策體系，掌握消費群體的需求，明確檔案工作新時期的改革需求，結(jié)合現(xiàn)代數(shù)據(jù)信息開發(fā)思維，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念；二是完善檔案資源高效共享機制。通過信息共享、交互平臺的有效搭建，實現(xiàn)關(guān)鍵信息的實時共享。需要注意的是，在推進信息共享中心建設(shè)的過程中，應(yīng)注重對重要信息的備份、保密處理，在保證信息安全的同時，提升檔案的實際利用質(zhì)效。

2.4 規(guī)范檔案保管工作，引進現(xiàn)代數(shù)據(jù)管理技術(shù)

在檔案信息的存儲管理實踐工作中，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)存儲形式的不同，規(guī)范信息保管工作。現(xiàn)階段，隨著大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)在信息資源開發(fā)與服務(wù)工作中的全面應(yīng)用，檔案存儲的形式不再以紙質(zhì)媒介為主，檔案原始資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化比例大幅度提升，在壓縮了檔案存儲空間的同時，也對檔案庫房建設(shè)與管理提出了創(chuàng)新改革的要求。為此，企業(yè)在依托現(xiàn)代技術(shù)建設(shè)檔案庫房時，應(yīng)積極、合理引進信息技術(shù)。如，可以在庫房配置無線條碼掃描裝置，通過檔案系統(tǒng)的二次接口，實現(xiàn)對檔案信息的查詢、調(diào)用、修改、刪減、填充等操作。不同的檔案文件標(biāo)識的條碼具有唯一性的特征，能夠在信息系統(tǒng)中自動生成，工作人員利用檔案系統(tǒng)可以進行實時盤庫、查詢、核對，有效提高了檔案資源的開發(fā)效率。

3 結(jié)語

信息技術(shù)在數(shù)據(jù)開發(fā)領(lǐng)域的深入、廣泛應(yīng)用，轉(zhuǎn)變了企業(yè)原有檔案管理的目標(biāo)、形式與思維。新時期，為全面提升檔案服務(wù)品質(zhì)，更好地為企業(yè)經(jīng)營、管理與發(fā)展提供支持，企業(yè)應(yīng)從長效發(fā)展的角度出發(fā)，積極引進現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，通過創(chuàng)新工作思維、完善管理制度、優(yōu)化數(shù)據(jù)收集流程、規(guī)范檔案存儲工作等舉措，為檔案數(shù)據(jù)的高效開發(fā)與深度整合提供支持。