王 博

（中國能源建設(shè)集團(tuán)安徽省電力設(shè)計院有限公司，安徽 合肥 230000）

信息技術(shù)的全面普及為社會各企業(yè)的快速發(fā)展帶來了曙光，推動了社會的進(jìn)一步發(fā)展和進(jìn)步。在該背景下，文書檔案管理的重要性越來越明顯。為推動企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，相關(guān)管理人員要采取具體措施對企業(yè)文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理。

1 信息化背景下企業(yè)文書檔案管理存在的問題

信息技術(shù)的快速發(fā)展推動了企業(yè)文書檔案管理質(zhì)量的進(jìn)一步提升，但是具體而言，當(dāng)下我國很多企業(yè)的文書檔案管理工作依舊存在一些明顯的問題，主要介紹如下：第一，文書檔案管理人員素質(zhì)水平較低。當(dāng)下我國很多企業(yè)的文書檔案管理工作人員并不了解自己的工作崗位職責(zé)，工作存在懶散、缺乏熱情的情況，因此造成文書檔案管理質(zhì)量不高、工作效率低下。某些文書檔案管理人員還會出現(xiàn)工作失誤，對企業(yè)的日常經(jīng)營管理帶來了負(fù)面影響。與此同時，部分企業(yè)文書檔案管理人員不具有專業(yè)的文書檔案管理技能，不能使用相關(guān)知識對實務(wù)工作進(jìn)行詳細(xì)分析，因此造成企業(yè)文書檔案管理問題頻繁發(fā)生，企業(yè)運行情況受到一定程度的影響。另外，某些企業(yè)文書檔案管理工作人員執(zhí)行力不高，造成了企業(yè)工程周期延長，嚴(yán)重降低了文書檔案管理效率和質(zhì)量。第二，文書檔案管理技術(shù)落后。管理技術(shù)是企業(yè)文書檔案管理工作質(zhì)量的重要影響因素，但是就目前來看，我國很多企業(yè)并沒有將先進(jìn)的管理技術(shù)應(yīng)用到對文書檔案的管理過程中，部分企業(yè)始終沿用傳統(tǒng)的文書檔案管理方法，因此造成企業(yè)文書檔案管理質(zhì)量不高。第三，企業(yè)各部門之間缺乏溝通和交流。各部門之間的溝通和交流是提高企業(yè)文書檔案管理工作質(zhì)量的重要手段，但是當(dāng)下很多企業(yè)的各部門之間相互獨立，并沒有進(jìn)行有效的溝通和交流，文書檔案管理部門并沒有綜合企業(yè)全體員工的意見開展檔案管理工作，導(dǎo)致文書檔案管理效果不符合企業(yè)的發(fā)展需求，阻礙了企業(yè)各項工作的正常運行，不利于企業(yè)經(jīng)營管理水平的持續(xù)提升。

2 加強(qiáng)信息化背景下企業(yè)文書檔案管理的有效策略

2.1 轉(zhuǎn)變文書檔案管理理念

正確的管理理念是企業(yè)文書檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)，文書檔案管理人員、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及其他部門工作人員只有意識到了文書檔案管理的重要作用，才能有效調(diào)動文書檔案管理工作人員的工作積極性，確保文書檔案管理人員能夠?qū)俜职俚木ν度氲綄ζ髽I(yè)文書檔案的管理過程中。第一，企業(yè)上級領(lǐng)導(dǎo)要意識到文書檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的重要意義，樹立文書檔案管理信息化理念，并采取具體措施培養(yǎng)檔案管理工作人員具備文書檔案的信息化管理理念。第二，企業(yè)可通過將其他企業(yè)的文書檔案信息化管理成效展示到企業(yè)文書檔案管理工作人員眼前的方式，讓文書檔案管理工作人員能夠深刻認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要意義，由此可有效增強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的文書檔案管理意識，為接下來的文書檔案管理工作的順利開展建立基礎(chǔ)。通過這種方式，不僅可以提高企業(yè)文書檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，還能提升文書檔案管理人員的工作積極性，實現(xiàn)企業(yè)、員工的互利共贏，推動企業(yè)發(fā)展水平的快速提升[1]。

2.2 創(chuàng)新文書檔案管理方式

企業(yè)文書管理工作涵蓋了多個階段，各個階段對管理方式的要求均不一樣。對于文書管理初始階段，工作人員需要從兩個方面進(jìn)行把握。第一，企業(yè)上級管理人員需要對文書檔案管理工作人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理水平給予充分的重視，采取具體措施對工作人員不足的地方進(jìn)行改進(jìn)和完善。即使當(dāng)下我國的信息化水平已經(jīng)比較高，各大企業(yè)基本實現(xiàn)文書檔案的信息化管理，但是這并不能說明可以摒棄基礎(chǔ)的文書檔案管理業(yè)務(wù)。就目前而言，企業(yè)可以借助信息化技術(shù)，實現(xiàn)對企業(yè)文書檔案的數(shù)字化管理，同時工作人員需要將數(shù)字化后的文書檔案信息進(jìn)行儲存管理。與此同時，企業(yè)可對文書檔案進(jìn)行檔案編研，將紙質(zhì)版的文書檔案制作成企業(yè)檔案的“記憶工程”，實現(xiàn)對企業(yè)文書檔案信息的長久儲存管理。例如，對于一些企業(yè)的扶貧工作，企業(yè)可將文書檔案制作成為系列檔案，用來將貧困地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況、貧困地區(qū)貧困原因、貧困地區(qū)人員構(gòu)成以及歷史扶貧成效等數(shù)據(jù)展示出來，將扶貧工作的原貌進(jìn)行真實還原。另外，對于企業(yè)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)方面，相關(guān)管理人員需要強(qiáng)調(diào)文書檔案部署、實施、檢查以及驗收階段的同步性，確保無論業(yè)務(wù)工作開展有多深，文書檔案工作都要保持一致。第二，企業(yè)文書檔案管理工作人員需要做好對標(biāo)工作和學(xué)習(xí)工作。在信息化背景下，跨界合作的事情屢見不鮮，并取得了明顯的成效。針對這種情況，企業(yè)文書檔案管理人員要跳出傳統(tǒng)觀念的束縛，盡可能多的去學(xué)習(xí)一些優(yōu)秀企業(yè)、優(yōu)秀人才的文書檔案管理方式，找出創(chuàng)新的地方并進(jìn)行歸納學(xué)習(xí)，探究企業(yè)自身文書檔案管理的最新途徑，有效提高企業(yè)文書檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。

2.3 健全文書檔案管理手段

信息化背景下，為提高企業(yè)文書檔案管理質(zhì)量，企業(yè)有必要將信息化管理手段運用到對文書檔案的管理中，有效提升企業(yè)文書檔案管理效果。首先，企業(yè)需要建立一個完整的文書檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫，用以有效連接企業(yè)的各部門，實現(xiàn)對文書檔案的完全控制和管理。其次，企業(yè)文書檔案管理人員要將文書檔案信息準(zhǔn)確無誤的輸入到信息化數(shù)據(jù)庫中，并做好數(shù)據(jù)保密工作。最后，企業(yè)還需要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)管理，實時監(jiān)控外網(wǎng)的安全性，及時更新數(shù)據(jù)庫中的各項軟件，同時還要設(shè)置數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限，確保企業(yè)文書檔案的絕對安全，提升文書檔案管理質(zhì)量[2]。

2.4 加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)工作

優(yōu)秀的人才是企業(yè)順利開展各項工作的基礎(chǔ)，為確保企業(yè)的文書檔案管理工作質(zhì)量能夠符合要求，企業(yè)有必要對文書檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)。企業(yè)培訓(xùn)部門可定期開展文書檔案管理員工培訓(xùn)工作，為企業(yè)培訓(xùn)符合社會發(fā)展要求的文書檔案管理人員，推動企業(yè)文書檔案管理工作的順利開展。與此同時，企業(yè)需要對文書管理工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力進(jìn)行培訓(xùn)，采取學(xué)歷教育、課程培訓(xùn)以及進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式，有效提升文書檔案管理人員的整體水平。另外，企業(yè)還需要對文書檔案管理人員進(jìn)行思想教育，有效提管理人員的思想道德素質(zhì)，確保管理人員能夠擁有正確的文書檔案管理意識，有效提升企業(yè)文書檔案管理質(zhì)量。

2.5 構(gòu)建信息化的管理平臺

為保證文書檔案管理質(zhì)量能夠符合社會快速發(fā)展的需求，企業(yè)有必要建立功能完整的文書檔案信息管理平臺，用于實現(xiàn)對文書檔案的信息化管理。構(gòu)建文書檔案信息化平臺時，企業(yè)需要不斷加強(qiáng)文書檔案管理力度，規(guī)避文書檔案管理質(zhì)量不高、管理能力不足的問題。文書檔案信息化管理平臺要包含文書檔案加工系統(tǒng)以及檔案保密系統(tǒng)，通過這種方式，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對文書檔案的高效管理，還能有效提升文書檔案的安全性和有效性。因此，各大企業(yè)要加快文書檔案信息化管理平臺的建設(shè)進(jìn)程，有效提升文書檔案管理效率和質(zhì)量。

3 結(jié)論

總而言之，文化檔案記錄了一個企業(yè)的生產(chǎn)管理等多方面的數(shù)據(jù)，對企業(yè)的作用巨大。因此為推動企業(yè)發(fā)展水平的進(jìn)一步提升，文書檔案管理人員要轉(zhuǎn)變自身管理理念，健全管理手段并構(gòu)建檔案信息管理平臺，科學(xué)管理企業(yè)文書檔案。