宋朝霞

（中共鹽城市委黨校，江蘇 鹽城 224000）

數(shù)字化檔案管理指的是利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)版的管理基礎(chǔ)上進(jìn)行全面化的改進(jìn)，在事業(yè)單位當(dāng)中利用數(shù)字化檔案管理不僅能夠提高單位內(nèi)部的工作質(zhì)量，而且也能為人民提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。所以，在現(xiàn)階段信息化發(fā)展迅速的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位將兩者有效的結(jié)合已經(jīng)是必然的趨勢(shì)。

1 事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.1 數(shù)字化背景的適應(yīng)期

現(xiàn)如今我國(guó)的科技正飛速的發(fā)展著，而且很多的傳統(tǒng)行業(yè)在這一環(huán)境下生產(chǎn)與發(fā)展的方式也逐漸向著信息化體系當(dāng)中過(guò)渡著，而從以前的管理和運(yùn)行方面來(lái)講的話(huà)，已經(jīng)維持了很長(zhǎng)一段時(shí)間，所以在面對(duì)新型的環(huán)境時(shí)短時(shí)間內(nèi)難以適應(yīng)[1]。而事業(yè)單位當(dāng)中所涉及的工作內(nèi)容繁多，要想讓其中會(huì)計(jì)檔案管理的工作理念與工作方式有所更新，這就需要一定的適應(yīng)期，尤其是在數(shù)字化剛?cè)谌氲臅r(shí)候，很有可能在工作的內(nèi)容和效率上沒(méi)有太大的變化，但是不得不說(shuō)的是在這種工作體系下所產(chǎn)生的效應(yīng)是比較明顯的，但是也不能操之過(guò)急，要有效的結(jié)合目前會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)際規(guī)律找到合適的時(shí)機(jī)將其融合。

1.2 工作流程不夠完善

目前事業(yè)單位當(dāng)中的會(huì)計(jì)檔案管理工作在數(shù)字化的發(fā)展融合已經(jīng)有了一些時(shí)間，而且在借鑒國(guó)內(nèi)外的實(shí)例下儲(chǔ)備了相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，但是從整體上來(lái)看的話(huà)工作的改變并不大，效果也不是很顯著。造成這樣現(xiàn)象的主要原因是事業(yè)單位在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作中已經(jīng)形成了固定的流程，要想合理的融入數(shù)字化需要改變之前的工作流程[2]。但是在進(jìn)行各種工作的管理時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不平衡的情況，就比方說(shuō)檔案整理的時(shí)候不同的工作人員都有著屬于自己的工作方向，但往往就會(huì)出現(xiàn)工作和執(zhí)行出現(xiàn)差異?？偠灾谑聵I(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)中，工作流程還是沒(méi)有完善的，因?yàn)楹芏鄦挝欢疾恢匾晫?duì)標(biāo)準(zhǔn)化工作流程體系的構(gòu)建，而且對(duì)于工作也沒(méi)有科學(xué)的監(jiān)管體系作為約束，因此在實(shí)際工作當(dāng)中就顯得十分懶散。

1.3 安全問(wèn)題

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)中，對(duì)于檔案的儲(chǔ)存基本上都是使用紙質(zhì)材料，會(huì)計(jì)在整理和儲(chǔ)存的時(shí)候難免會(huì)出現(xiàn)漏洞，就比方說(shuō)在進(jìn)行招聘的時(shí)候，有些負(fù)責(zé)招聘的人員會(huì)修改檔案，讓自己的親戚或朋友入職，這樣的情況在以前會(huì)發(fā)生，就是因?yàn)闄n案安全不夠高。而在數(shù)字化背景下會(huì)計(jì)的檔案管理以網(wǎng)絡(luò)安全為基礎(chǔ)發(fā)生了很大的改變，因?yàn)樵谛畔⒓夹g(shù)的支持下能夠提高工作的效率，并且由會(huì)計(jì)掌管檔案也不會(huì)被人修改或者遺失。但這其中還是會(huì)有一些安全的隱患，互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中病毒、木馬等都是安全隱患，因?yàn)閿?shù)字化的儲(chǔ)存是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道的，而檔案的共享性在不斷傳輸?shù)倪^(guò)程中就會(huì)有空隙，所以很有可能讓不法分子鉆空隙，這對(duì)于事業(yè)單位和人民的財(cái)產(chǎn)隱私而言有著很大的威脅。

2 在數(shù)字化背景下優(yōu)化事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的有效途徑

2.1 提高理論知識(shí)，盡快融入數(shù)字化時(shí)代

從理論上需要事業(yè)單位提高重視，必須要提高對(duì)人才的招聘，這樣對(duì)于單位內(nèi)部的數(shù)字化建設(shè)是有著極高推動(dòng)性作用的。因?yàn)槟壳霸趯?duì)這一工作而言其整體上還處于發(fā)展建設(shè)的階段中，并未完善，那么理論的支持在這一時(shí)期至關(guān)重要。而且事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理工作上一旦有了理論的支持，那么就會(huì)在工作的方向和內(nèi)容上能夠合理的優(yōu)化并完善，在此其中應(yīng)當(dāng)根據(jù)改革的具體事宜建立一個(gè)比較完善的框架，并把其中的數(shù)字化檔案管理工作流程都記錄下來(lái)，這樣也能為日后的創(chuàng)新完善打下良好的理論基礎(chǔ)。而且在實(shí)踐工作上要進(jìn)一步的推動(dòng)工作的效率與質(zhì)量，以此來(lái)提高事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的服務(wù) 效果[3]。

2.2 制定標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程

在進(jìn)行數(shù)字化事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的建設(shè)當(dāng)中，對(duì)于傳統(tǒng)的工作是一種沖擊，主要是借助于技術(shù)來(lái)改變工作的方式，這也順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的潮流。而在數(shù)字化發(fā)展的初級(jí)階段，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)需要先適應(yīng)這一技術(shù)，因?yàn)橹暗墓ぷ魅藛T工作內(nèi)容和方向都或多或少發(fā)生一定的改變，但還是要確定每個(gè)人員的工作職責(zé)。其實(shí)這一工作體系的建設(shè)是想當(dāng)復(fù)雜的，而且牽扯到互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，并不能空口無(wú)憑，必須要從理論和實(shí)踐上去借鑒，然后結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀，以此來(lái)制定科學(xué)的改革計(jì)劃。把每一個(gè)部門(mén)和工作人員都落實(shí)到位，他們的分工必須明確，就像財(cái)務(wù)檔案、人力資源檔案、原材料檔案、歷史檔案等等，這些都要有專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行管理，這樣一來(lái)每個(gè)會(huì)計(jì)都會(huì)各司其職，再通過(guò)合理的監(jiān)管機(jī)制達(dá)成約束，從而保證事業(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)行與發(fā)展。

2.3 加強(qiáng)科技建設(shè)，重視檔案的安全

在建設(shè)數(shù)字化信息會(huì)計(jì)檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，事業(yè)單位需要把眼光放遠(yuǎn)，積極的引進(jìn)各種科技人才，這樣就能彌補(bǔ)之前的不足，從而優(yōu)化檔案管理工作的整體效率。尤其是在電子檔案的安全方面，必須要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全工作的重視程度，通過(guò)對(duì)檔案的加密或者是建立防火墻等保護(hù)措施來(lái)提高檔案的安全程度[4]。與此同時(shí)，也要安排一部分會(huì)計(jì)對(duì)之前的老舊檔案進(jìn)行整理，將其傳輸?shù)綌?shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中并把紙質(zhì)版的銷(xiāo)毀，然后讓技術(shù)人員把那些模糊或者是損壞的檔案復(fù)原并錄入，這樣一來(lái)才能真正的提高事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的整體時(shí)效性，從而為國(guó)家和人民提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 總結(jié)

綜上所述，檔案信息化的發(fā)展和建設(shè)并不能一蹴而就，需要事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)以理論概念作為支持，然后結(jié)合新型技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)漏洞的補(bǔ)填與安全程度，以此來(lái)提高檔案管理工作的整體效率。而相關(guān)技術(shù)人員也要在此其中不斷的探索與研究，借鑒他國(guó)或者其它單位的數(shù)字化檔案建立實(shí)例，再加上創(chuàng)新改革，從而推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)定與可持續(xù)發(fā)展。