覃秋蘭

（廣西省河池市大化瑤族自治縣自然資源局，廣西 河池 530800）

國土資源管理可以確保科學(xué)合理地利用土地資源，有效管理土地，想要有效地做好土地管理工作、確保土地資源的使用合理性、適度地占用土地，檔案管理工作極其關(guān)鍵。在檔案中，詳細(xì)記錄了土地交易的過程，例如按項目建設(shè)占用土地、更改土地類別和每個房地產(chǎn)的土地所有者、土地所有權(quán)驗證、土地所有權(quán)管理、土地使用計劃和耕、土地保護(hù)和執(zhí)法監(jiān)督土地工作的科學(xué)基礎(chǔ)與政府工作和公眾生活息息相關(guān)。所以，研究和討論如何規(guī)范和改進(jìn)國土資源基層檔案管理工作非常重要。

1 實施國土資源基層檔案管理的意義和重要性

1）意義。首先是規(guī)劃和利用土地科學(xué)的基礎(chǔ)。國土檔案是一種非常重要的技術(shù)資源，在新時代，通過國土檔案來研究、規(guī)劃和使用土地資源。只有這樣，才能全面審查國土資源的規(guī)劃和利用，才能促進(jìn)國土資源利用率。第二是征地和糾紛解決的基礎(chǔ)。土地使用時，無論是進(jìn)行土地租賃、個人住房申請、土地是否已注冊，都將詳細(xì)記錄在檔案中以確認(rèn)許可證和財產(chǎn)權(quán)。這些檔案是土地使用的證據(jù)，維護(hù)使用者的合法權(quán)益，適當(dāng)解決爭端，防止非法占用土地，維護(hù)社會和諧穩(wěn)定。2）重要性。強調(diào)對地方土地和資源的有效管理，不僅有助于確定地方土地和資源的所有權(quán)，而且為科學(xué)管理土地和資源提供了必要的基礎(chǔ)。國土資源基層檔案管理也是地方國土資源管理部門加強國土資源利用的技術(shù)基礎(chǔ)。

2 國土資源基層檔案管理存在的不足

1）沒有完善的管理系統(tǒng)。尚未建立相應(yīng)的管理責(zé)任制，相關(guān)部門和個人的職責(zé)和權(quán)限不明確，影響了檔案管理的效率。有些單位在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下執(zhí)行國土資源檔案管理工作，并且管理水平受到檔案的提交、數(shù)量、類別、隨意放置等的制約。2）提高管理人員素質(zhì)。土地檔案的管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，責(zé)任意識不強，規(guī)章制度不嚴(yán)格。此外，管理人員缺少培訓(xùn)，影響了專業(yè)技能的提升，而且不利于檔案管理工作。3）現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用不足。各個檔案保存人員不清楚使用檔案的重要性和責(zé)任。檔案的數(shù)字化和信息技術(shù)的缺乏影響著管理水平。檔案管理人員的工作無法得到保證，領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)常無視檔案管理工作，因此對檔案管理人員工作的熱情降低了，直接影響了檔案管理工作的開展。此外，檔案管理者沒有足夠的知識儲備，專業(yè)知識水平較低，檔案管理人員缺乏培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機會，也缺少系統(tǒng)的技能培訓(xùn)。4）對檔案管理工作的偏見。檔案管理始終是在幕后，甚至認(rèn)為檔案管理一項沒有業(yè)務(wù)的非常悠閑的工作。從局外人的角度來看，當(dāng)需要尋找信息時，只需要及時搜索，檔案管理使比較安穩(wěn)的工作。檔案管理實際上是一項非常復(fù)雜、繁瑣的專業(yè)任務(wù)，需要謹(jǐn)慎和耐心。5）檔案收集過程還存在不足。國土資源基層單位是實力非常雄厚的工作單位，領(lǐng)導(dǎo)者通常只關(guān)心工作質(zhì)量，重視土地交易檔案、地籍檔案，檔案是否獨立進(jìn)行管理無關(guān)重要。例如，對于每個辦公室使用的設(shè)備檔案，主要在辦公室中使用，而不是進(jìn)行檔案管理。一到年底，在整理文件時，經(jīng)常會出現(xiàn)附件找不到的現(xiàn)象，而且文件也從來沒有進(jìn)行檔案。

3 對于國土資源基層檔案管理問題的解決措施

1）必須做好檔案管理的硬件配置。國土資源檔案管理要充分協(xié)調(diào)和豐富地方檔案的內(nèi)容，并進(jìn)行綜合管理。各級國土資源檔案工作涉及很多方面，將真正記錄和反映有關(guān)工作的歷史情況，建立檔案管理配套設(shè)施是國土資源工作的前提。為了做好檔案管理工作，可以根據(jù)“六”要的思維開始工作。主要是指管理負(fù)責(zé)人要明確、設(shè)施要健全、管理人員要負(fù)責(zé)、資金投入要規(guī)范、工作制度要規(guī)范，應(yīng)當(dāng)依法設(shè)立專業(yè)職能管理部門，必須遵守相應(yīng)的檔案管理規(guī)定。對檔案管理工作要做到關(guān)系分明、制度健全、統(tǒng)一管理，使檔案管理實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的發(fā)展。在國土資源檔案管理中對于硬件的要求非常高。如果資金允許，需要增加更多的現(xiàn)代化設(shè)備和設(shè)施，以創(chuàng)造更好的檔案管理工作條件。2）完善檔案管理體系的建設(shè)，提升文件管理水平。國土資源基層檔案管理工作是一項比較基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)，存在著檔案數(shù)量多、存儲時間長、訪問時間不一致、管理困難等問題。為了出色地完成這項日常工作，需要事先精通構(gòu)建系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)化管理。根據(jù)操作的實際內(nèi)容，文件使用管理、庫房定期管理、文件安全保密性以及實用的電子文件管理等各種系統(tǒng)都得到了不斷建立和完善，并嚴(yán)格遵守國家標(biāo)準(zhǔn)要求，積極開展檔案管理現(xiàn)代化工作，認(rèn)真貫徹《電子文件和檔案管理暫行規(guī)定》，組織整理電子檔案，明確相關(guān)部門的具體職責(zé)。確保電子檔案的可靠性以及數(shù)據(jù)的完整性?，F(xiàn)在有的國土資源檔案管理系統(tǒng)在檔案安裝設(shè)施中使用標(biāo)準(zhǔn)化的無酸卷盒，以實現(xiàn)對倉庫中存儲的土地和資源檔案的計算機管理，并將其分為科學(xué)類別，基本上是永久性檔案或長期檔案，國土資源基層檔案管理部門可以進(jìn)行引進(jìn)使用。3）通過有效的收集和分類，使檔案資源更加豐富。國土資源檔案局有許多文件和記錄檔案，檔案可分為財務(wù)數(shù)據(jù)、地籍管轄、土地規(guī)劃、土地建設(shè)、監(jiān)督等類別。有必要及時收集和分類圖片、地質(zhì)資源等各類檔案資料，并通過對各部門的隨時指導(dǎo)，完成年度資料的傳輸和分類。近年來，國土資源基層的檔案管理的文件數(shù)量迅速增加，這使檔案管理變得更加困難。在工作中，可以使用外部證書并在內(nèi)部使用地圖來管理土地的方法。土地注冊所有權(quán)的確定、施工現(xiàn)場和地質(zhì)的加強、礦產(chǎn)資源的批準(zhǔn)、各種相關(guān)工作的協(xié)調(diào)土地和資源檔案管理以數(shù)字化和信息化為前提，將檔案管理工作與輔助業(yè)務(wù)工作聯(lián)系在一起，進(jìn)行規(guī)劃和安排，并且，檔案必須進(jìn)行收集和分類，使國土資源檔案的管理更加規(guī)范，這也是發(fā)展的方向。4）通過培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為確保科學(xué)、完整的檔案信息，國土資源檔案管理各級部門要認(rèn)真貫徹檔案管理制度，合理安排檔案管理人員范圍，充分調(diào)動檔案管理人員的作用。要重視檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，在確保他們能夠很好地完成工作的同時，還要加強檔案管理的指導(dǎo)和對資源部門的培訓(xùn)。進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃、收集整理、檔案歸類，推動國土資源檔案管理工作向更加規(guī)范更加標(biāo)準(zhǔn)的方向發(fā)展。5）使服務(wù)質(zhì)量與文件利用率匹配。在軟硬件建設(shè)和制度化的基礎(chǔ)上，積極開發(fā)和利用檔案信息，使檔案信息對本地區(qū)的土地管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作有充分的貢獻(xiàn)，并努力使相關(guān)工作成為可能。在檔案的幫助下做得更好。特別是地方市和縣法院、律師事務(wù)所、大學(xué)和審計部門在訪問各級國土資源檔案部門查找文件時，提供最大的便利。

4 結(jié)語

想要加強國土資源檔案的社會服務(wù)功能，只有充分利用檔案才能體現(xiàn)其價值。檔案管理工作的開發(fā)和利用服務(wù)主要是要改變舊的觀念，檔案在多渠道進(jìn)行應(yīng)用，充分利用土地和資源檔案的作用，為經(jīng)濟(jì)和社會提供更好的服務(wù)。因此，國家土地資源檔案的管理是一項專業(yè)而全面的工作，只有科學(xué)規(guī)范的檔案管理和及時的管理才能適應(yīng)新形勢的發(fā)展，創(chuàng)造檔案管理的新局面，這就要求檔案管理人員不斷研究和探索新方法，學(xué)習(xí)新知識并采用新技術(shù)，在土地和資源檔案管理方面取得新的發(fā)展。在新環(huán)境的當(dāng)前背景下，我國的國土資源必將得到更加充分的開發(fā)和利用，有關(guān)國土資源檔案管理的工作量也將大大增加。必須充分了解檔案管理的當(dāng)前問題，并根據(jù)這些問題采取合理的解決方案，以更好地管理土地和資源檔案，并為相關(guān)研究人員和用戶提供便利。