張志鷹

（山東省煙臺市蓬萊區(qū)教育和體育局，山東 煙臺 265600）

近年來，伴隨著網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國逐步進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)時代的到來促使了人們的生活、工作、思維方式等發(fā)生改變，與此同時，網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步也給我國的檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時期社會對檔案數(shù)據(jù)管理的新要求，只有經(jīng)過改革和創(chuàng)新，充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，提高檔案管理工作的效率，才能適應(yīng)不斷增長的社會信息化需求。

1 檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

1.1 檔案管理的重要性

檔案可以說是事業(yè)單位健康發(fā)展的基礎(chǔ)，如果沒有完善的檔案管理方式，那么事業(yè)單位各環(huán)節(jié)管理就形同一盤散沙，發(fā)展也會落后?；诖耍聵I(yè)單位在新發(fā)展形勢下應(yīng)重視檔案的創(chuàng)新管理。在過程中有效的檔案管理可以詳細(xì)記錄員工信息，檔案需要設(shè)置一個專業(yè)的部門，檔案記錄要做到有條不紊，所以說，創(chuàng)新的管理載體是推動檔案管理有效性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。有了員工的對應(yīng)信息，單位管理人員才可以對不同表現(xiàn)的員工進(jìn)行獎懲。另外，有了完善的檔案管理模式，管理人員可以依照相關(guān)信息科學(xué)調(diào)整和分配人力資源，使員工各盡所能，發(fā)揮自己的作用和價值。最為重要的是創(chuàng)新檔案管理模式，可以使事業(yè)單位查缺補(bǔ)漏，找到影響自身發(fā)展的問題，進(jìn)而創(chuàng)建行之有效的方式，實現(xiàn)檔案的良性管理，以此讓檔案更好地為事業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)和幫助。

1.2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的新特點(diǎn)

首先，擁有海量的數(shù)據(jù)資源。我國的檔案資源豐富，種類繁多，主要來源于兩個方面：一是各業(yè)務(wù)部門通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為檔案數(shù)據(jù)，具有及時、廣泛、內(nèi)容繁雜的特點(diǎn)；二是檔案部門通過人工填寫錄入、搜集歸類后轉(zhuǎn)為檔案數(shù)據(jù)，最為常見的是將館藏的實體檔案通過數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)為檔案數(shù)據(jù)，如拍照修圖、掃描識別等。隨著檔案數(shù)據(jù)資源“存量數(shù)字化”“增量電子化”發(fā)展模式的全面展開，檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)量快速增長，形成了真正意義上的“檔案大數(shù)據(jù)”。然而，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足現(xiàn)代檔案用戶的使用需求，檔案的處理需要采取建立跨平臺、跨數(shù)據(jù)庫的新方式，這就促進(jìn)了檔案管理方式的變革。其次，有完整的數(shù)據(jù)管理體系。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我國的檔案管理方式發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，形成了一套以計算機(jī)為載體的智能化管理體系。檔案管理可以在計算機(jī)系統(tǒng)實現(xiàn)各種信息結(jié)構(gòu)的自動化處理，實現(xiàn)廣泛搜集、存儲信息的目標(biāo)，還可以快速、準(zhǔn)確地實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的自動歸檔，有效地提高了檔案管理的效率。另外，檔案管理還可以借助云服務(wù)平臺運(yùn)行，通過計算機(jī)對檔案信息資源進(jìn)行動態(tài)化存儲與管理，實現(xiàn)智能化管理海量數(shù)據(jù)信息的目的。另外，海量數(shù)據(jù)資源有實際的應(yīng)用價值。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，我國大多數(shù)檔案館一直存在“重藏輕用”“重資源輕管理”的現(xiàn)象，大量的檔案數(shù)據(jù)資源得不到有效的利用，人們在需要檔案信息資源時不能快速、準(zhǔn)確地檢索出來，導(dǎo)致檔案的價值不能有效地體現(xiàn)出來。而在大數(shù)據(jù)時代，不僅追求數(shù)據(jù)資源的廣泛搜索和存儲，更重要的是追求檔案管理的全智能化服務(wù)。利用大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢，主動建立和完善數(shù)據(jù)模型，更新數(shù)據(jù)信息，對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行甄別和分類、挖掘和分析，降低檔案數(shù)據(jù)的模糊性，實現(xiàn)檔案管理的個性化服務(wù)，滿足用戶需求，發(fā)揮檔案在各種事務(wù)決策、各大科學(xué)研究和工程建設(shè)等活動中的作用。

2 檔案管理工作面臨的突出問題

2.1 制度長期不完善且內(nèi)容流于形式

事業(yè)單位的檔案管理制度，大多數(shù)照搬了上級機(jī)構(gòu)的政策和內(nèi)容，但在運(yùn)行時缺乏本單位的實際情況參考，導(dǎo)致部分管理制度發(fā)生混亂，缺乏統(tǒng)一的優(yōu)化機(jī)制。此外，個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關(guān)注、支出和設(shè)施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作與實際工作產(chǎn)生了錯位和脫節(jié)，檔案的留存與機(jī)構(gòu)運(yùn)行之間沒有形成應(yīng)有的閉環(huán)，一些管理制度執(zhí)行不力，影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展。

2.2 檔案管理的安全問題不容忽視

在檔案管理新模式發(fā)展的初級階段，有很多單位對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不夠，存儲設(shè)備老舊，更新不及時，系統(tǒng)配置不足，導(dǎo)致檔案資料損壞或丟失情況頻發(fā)。另外，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，新技術(shù)的使用，增加了虛擬環(huán)境下檔案信息資源管理的風(fēng)險性，容易導(dǎo)致檔案信息丟失或泄露。正如我們所知，檔案具有很強(qiáng)的客觀性和保密性，往往涉及各種隱私和數(shù)據(jù)的安全。由于國家的法律法規(guī)在保護(hù)檔案安全性方面還不完善，再加上大數(shù)據(jù)時代檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下還缺乏強(qiáng)有力的保護(hù)墻，使得目前大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理缺乏安全保障，存在一定的安全隱患。由此可見，我國檔案管理的安全問題也應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視。

2.3 檔案管理人員專業(yè)水平較低

在事業(yè)單位檔案管理工作中，大部分檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識不夠全面，缺乏專業(yè)管理水平，只能進(jìn)行簡單的收集與保管工作。另外，事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)能力較差，在工作開展之前，沒有對其進(jìn)行科學(xué)培訓(xùn)與教育，工作人員對檔案工作一問三不知的現(xiàn)象時常發(fā)生，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理難以發(fā)揮出自身內(nèi)在 價值。

3 新形勢下創(chuàng)新檔案管理工作的對策

3.1 提高檔案管理工作的信息化水平

隨著社會的不斷進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)得到了突飛猛進(jìn)的進(jìn)步，新型的檔案管理軟件在事業(yè)單位檔案管理的信息化過程中發(fā)揮出了巨大的作用。我國事業(yè)單位的檔案信息化管理水平在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)軟件快速發(fā)展的基礎(chǔ)之上得到了很大程度上的提高，并且當(dāng)下檔案管理工作開展信息化的優(yōu)勢已經(jīng)凸顯出來。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般都是采用紙質(zhì)檔案的方式對相關(guān)的材料內(nèi)容進(jìn)行保存，但是紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存具有一定的缺點(diǎn)比如說會受到周圍環(huán)境的影響，如果紙質(zhì)檔案周圍的環(huán)境濕度過高的話會導(dǎo)致出現(xiàn)變質(zhì)發(fā)霉的問題，如果發(fā)生這種情況那么很多重要的信息都會得不到應(yīng)有的保存，而檔案管理信息化就可以很好地彌補(bǔ)這一問題，檔案管理信息化借助計算機(jī)將檔案備份在電子磁盤之內(nèi)，這樣不僅僅可以在很大程度上大量節(jié)省檔案存儲的空間并且可以保證一些比較重要的信息不被丟失，通過建立更加科學(xué)合理的措施來對事業(yè)單位的檔案和文件進(jìn)行合理的分類，以此來提高檔案管理工作開展的信息化水平。

3.2 創(chuàng)建良好的安全管理機(jī)制

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，能夠更好地幫助我們進(jìn)行檔案管理，提升檔案管理工作的效率，與此同時，不能忽略檔案的安全問題。首先，培養(yǎng)工作人員的安全意識，時刻將檔案信息的安全放在首位；其次，優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)，配置信息安全裝置，安裝信息保護(hù)系統(tǒng)，為檔案信息資源設(shè)密加鎖；再次，制定檔案管理條例，明確資料發(fā)送方和檔案管理方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)各部門、各環(huán)節(jié)的相互監(jiān)督，為保護(hù)檔案信息的安全提供有利的環(huán)境；最后，國家要完善《檔案法》及相關(guān)的法律法規(guī)，完善獎懲機(jī)制，多管齊下，實現(xiàn)檔案管理工作的安全性、高效性。

3.3 創(chuàng)新人才培育機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)

要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效優(yōu)化，就不能忽視對檔案管理人員的培訓(xùn)。事業(yè)單位要加強(qiáng)對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，通過開展定期或者不定期的培訓(xùn)，來提高他們的檔案管理技能和專業(yè)性，使其能夠熟練掌握和運(yùn)用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種檔案管理方式。與此同時，還要注重檔案管理人員素質(zhì)的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓(xùn)的機(jī)會，提高工作人員檔案管理知識和技能，使其明確自身職責(zé)，以此促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)、順利地開展。

3.4 細(xì)化檔案管理措施，提高管理效益

是嚴(yán)格把好檔案收集關(guān)。在檔案管理中檔案收集是關(guān)鍵，倘若檔案管理人員檔案收集材料不齊全、質(zhì)量低，自然無法做好后續(xù)的檔案管理工作。對此，檔案管理人員需嚴(yán)格根據(jù)我國的法律法規(guī)，定期收集檔案，針對部分不符合相關(guān)要求或是標(biāo)準(zhǔn)的檔案，一定要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或要求來處理。一般來說，基層檔案主要包含了音頻、視頻、業(yè)務(wù)等諸多類型的檔案，所以我們必須要明確每一個環(huán)節(jié)檔案管理人員的工作職責(zé)，將責(zé)任落到實處。二是基層單位需嚴(yán)把檔案整理關(guān)，將一些雜亂無章的檔案進(jìn)行整理，檔案管理人員在這個過程中需要將收集來的檔案進(jìn)行分類、排列、組合、存儲、編號，形成卷宗。上述這個過程是檔案形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，所以檔案管理人員要正確把握檔案特征，根據(jù)特征進(jìn)行分類整理。與此同時，還必須要了解不同檔案之間的區(qū)別和聯(lián)系，此外還要了解檔案的價值，存儲方式，以便為后期的檔案利用或是保管奠定良好基礎(chǔ)。三是基層單位立足于實際構(gòu)建檔案整理具體標(biāo)準(zhǔn)，在這過程中，檔案管理人員一定要認(rèn)真整理檔案，注意檔案的完整性和“去偽”性，通過這樣的舉措，最大限度確保檔案的完整性，便于在之后的利用中最大限度地發(fā)揮檔案的價值意義。四是嚴(yán)把檔案存放關(guān)，儲存檔案主要是基于前期檔案收集、整理上分類存儲檔案，通常情況下，基層單位檔案都存放在檔案庫房中，為了防止或是規(guī)避檔案損壞，基層檔案要根據(jù)相關(guān)規(guī)定或標(biāo)準(zhǔn)使用指定檔案盒，同時制定好目錄、做好標(biāo)簽。

3.5 加大資金投入的力度

事業(yè)單位檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢和走向一定是不斷提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平，因此在這種情況下事業(yè)單位在檔案管理工作開展的實際過程中就需要不斷改變自身檔案管理的理念和工作方式，不斷加大對檔案管理信息化建設(shè)資金的投入力度，通過購買一些開展工作所需要的現(xiàn)代化設(shè)備，不斷推動檔案信息的管理水平。

總而言之，在檔案管理信息化工作建設(shè)過程中存在許多的問題，在對現(xiàn)代化信息技術(shù)借助的基礎(chǔ)上這些問題正在逐漸得到解決，針對這種情況就需要對傳統(tǒng)的工作理念和工作方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，不斷加大資金投入的力度，提高檔案管理工作的信息化水平。建立和完善事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)制度，然后不斷提高檔案信息化的管理水平，通過科學(xué)方法提高檔案管理的有效性，推動事業(yè)單位繁榮發(fā)展。