李樂佳

（山東乳山市科技干部服務(wù)中心，山東 威海 264500）

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，檔案管理的信息量也逐漸增多，信息的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)也變得更為復(fù)雜，這也給事業(yè)單位的檔案管理的發(fā)展帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。這對(duì)事業(yè)單位的檔案管理的能力提出了更高的要求，需要檔案管理專業(yè)進(jìn)行不斷地探索與創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理具有一定的局限性，并會(huì)暴露很多問題。因此，對(duì)檔案管理引入更為科學(xué)的創(chuàng)新技術(shù)和思維管理手段尤為重要。以此來提升檔案管理更為高效化和科學(xué)化，從而推動(dòng)事業(yè)單位的檔案管理更穩(wěn)定高效的發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理的原則

在事業(yè)單位檔案管理中，需要符合規(guī)則要求下進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，要堅(jiān)持以恪盡職守、權(quán)益雙贏為原則以及靈活標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為統(tǒng)一。進(jìn)行創(chuàng)新的相關(guān)機(jī)制。首先，制定事業(yè)單位檔案管理的制度需要明確相關(guān)的工作崗位的工作人員需盡到的責(zé)任和應(yīng)有的權(quán)利，并制定更為縝密全面的檔案管理工作要求，以及制定詳細(xì)的具有科學(xué)性、針對(duì)性的工作計(jì)劃，以此來為檔案管理工作奠定較為穩(wěn)定的基礎(chǔ)，以促進(jìn)檔案管理工作的開展。此外，對(duì)于歸檔的檔案需要進(jìn)行定期或不定期的核查。同時(shí)還應(yīng)保證好工作人員的合法權(quán)益，如此可讓檔案管理的工作人員在工作中能夠全心投入，提高檔案管理工作的效率。事業(yè)單位檔案管理要符合規(guī)定，需要根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定要求來進(jìn)行檔案制度的整改工作，從而提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。不同的事業(yè)單位的實(shí)際情況不同并均具有自身的特點(diǎn)，因此，在檔案管理方制度和管理方法也不能完全的照搬照抄，需要根據(jù)不同情況制定不同的機(jī)制，將檔案管理工作的規(guī)范靈活運(yùn)用，并結(jié)合單位的實(shí)際特點(diǎn)來加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理，從而建立更為全面、科學(xué)合理、內(nèi)容完善且完全貼合事業(yè)單位發(fā)展的要求。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題

2.1 缺乏完善的檔案管理體系

在事業(yè)單位的檔案管理過程中，存在的最為突出的問題就是管理制度的不完善。這主要是由于企業(yè)管理層對(duì)于檔案管理不重視，對(duì)于檔案管理的制度建設(shè)沒有投入過多的精力。盡管在部分事業(yè)單位中存在檔案管理制度，但大多浮于表面，沒有真正落到實(shí)處。檔案管理人員經(jīng)常將檔案資源隨意堆放，造成文件丟失。對(duì)于單位的檔案外借，沒有形成規(guī)范的外借手續(xù)。在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案資料是其對(duì)日常工作的重要分析依據(jù)。雖然檔案資料有時(shí)無法直接轉(zhuǎn)換成單位的金錢財(cái)富，但是通過檔案資料所提供的信息，可以促進(jìn)單位提高自我的認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位經(jīng)常無法對(duì)企業(yè)所收藏的資料進(jìn)行一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，沒有充分利用好所儲(chǔ)存的檔案信息，整體利用率較低。

2.2 管理手段老舊

隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，社會(huì)對(duì)于檔案管理有了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。然而，許多事業(yè)單位的檔案管理模式依舊一成不變，單一的采用人工管理的辦法。其檔案管理的水平和效率明顯低下，無法滿足單位的發(fā)展要求。隨著信息化的不斷發(fā)展，事業(yè)單位所需存儲(chǔ)的信息量不斷增大，只有不斷創(chuàng)新單位的檔案管理手段，才能促進(jìn)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略的建議

3.1 創(chuàng)新管理思路，借鑒現(xiàn)代管理理念

事業(yè)單位管理與企業(yè)管理存在本質(zhì)的不同，主要表現(xiàn)在工作內(nèi)容和效果評(píng)價(jià)層面，但在管理制度上存在較多的共同之處。事業(yè)單位檔案管理制度存在一定的落后，從根本上來說在于管理理念的落后，主要領(lǐng)導(dǎo)干部的思維不進(jìn)步，整個(gè)單位的管理水平便難以提高，無法跟上時(shí)代的新變化。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的升級(jí)優(yōu)化，需要自上而下地創(chuàng)新管理思路，通過借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一些理念，有機(jī)地融入檔案管理工作中，樹立現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制，提高運(yùn)行質(zhì)量。

3.2 創(chuàng)新制度管理，加強(qiáng)法規(guī)落實(shí)和制度考核

切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進(jìn)性，事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)的各項(xiàng)制度進(jìn)行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進(jìn)行改善，特別是檔案管理制度，事關(guān)每一項(xiàng)具體工作，要求制度與實(shí)際工作要嚴(yán)密結(jié)合；另一方面，制度的執(zhí)行必須科學(xué)、穩(wěn)定，不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經(jīng)是大勢(shì)所趨，但在制度層面，還缺乏對(duì)電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應(yīng)該同時(shí)保存紙質(zhì)材料，都要嚴(yán)格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實(shí)性，也是事業(yè)單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn)，解決這些問題并嚴(yán)格執(zhí)行，需要加強(qiáng)督導(dǎo)和考核，確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。

3.3 創(chuàng)新管理手段，數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)普遍化

檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和信息技術(shù)，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業(yè)單位要加強(qiáng)內(nèi)部信息化建設(shè)，建立重要檔案及時(shí)申報(bào)備案、普通檔案定時(shí)備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進(jìn)檔案管理工作的不斷完善，充實(shí)事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當(dāng)前的主流手段，如何平衡兩者之間的關(guān)系，確保互補(bǔ)性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實(shí)際工作中必然會(huì)出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復(fù)備案、個(gè)別資料難以查閱的情況。因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平，具有重要意義。

4 結(jié)束語

檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展十分重要，事業(yè)單位檔案管理工作有著自身性特征，在我國經(jīng)濟(jì)體系快速發(fā)展的背景下，對(duì)檔案管理有了全新的要求，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足社會(huì)發(fā)展需要，同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題?；诖?，事業(yè)單位檔案管理工作必須要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理思維與管理結(jié)構(gòu)，以便完善以往傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，進(jìn)而提升事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)效性。