梁彥亭

（陽(yáng)泉市礦區(qū)職工服務(wù)中心，山西 陽(yáng)泉 045000）

工會(huì)檔案信息化管理主要內(nèi)容，就是運(yùn)用信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)及計(jì)算機(jī)這些作為手段，通過(guò)檔案管理理論作為指導(dǎo)，由此來(lái)全面開(kāi)展的工會(huì)檔案管理工作。這樣的方式便于使用信息技術(shù)來(lái)優(yōu)化工會(huì)檔案管理工作，減少傳統(tǒng)工會(huì)檔案管理工作中存在的不足及誤差，使其管理更具效率，更優(yōu)質(zhì)，為提質(zhì)工會(huì)工作提供更好的檔案信息。

1 工會(huì)檔案管理工作中存在的不足

1.1 對(duì)工會(huì)檔案管理認(rèn)識(shí)不夠

在工會(huì)這一組織中，檔案管理工作是其一個(gè)核心內(nèi)容，若工會(huì)檔案管理工作開(kāi)展的非常好，那么就能夠?qū)?huì)中其他工作的開(kāi)展打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為其提供助力，使得整個(gè)工會(huì)工作的開(kāi)展極為順利?，F(xiàn)今，我國(guó)大部分工會(huì)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)還處在一個(gè)基礎(chǔ)階段，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到做好工會(huì)檔案管理對(duì)后續(xù)其他工作開(kāi)展的重要性及價(jià)值。正因?yàn)檎J(rèn)知上存有不足，使得工會(huì)檔案管理中的收集、整理及其他工作開(kāi)展起來(lái)存于較大的難度，進(jìn)而也就出現(xiàn)了服務(wù)不周、辦事效率不高等不好的現(xiàn)象。特別是在一些需要應(yīng)急處理的事件中，往往沒(méi)有積極、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)其及時(shí)處理，這使得工會(huì)檔案管理的質(zhì)量難以得到好的保障，對(duì)工會(huì)檔案管理工作的開(kāi)展也會(huì)產(chǎn)生一定的影響和阻礙。目前，工會(huì)工作的主要內(nèi)容就是維護(hù)職工合法權(quán)益、竭誠(chéng)服務(wù)職工群眾，而在檔案管理方面也只是一個(gè)存檔記錄的工作，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)自身發(fā)展的重要性，甚至一些企業(yè)或單位并沒(méi)有將檔案管理歸納到正常工作的開(kāi)展中。另外，一些工會(huì)在檔案管理這方面投入的人力、物力及資金都較少，硬件設(shè)施設(shè)備都沒(méi)有達(dá)到工作開(kāi)展的需求，甚至一些工會(huì)的檔案管理僅僅依靠人工來(lái)進(jìn)行，這必然導(dǎo)致工作效率不高，還會(huì)存有人工誤差現(xiàn)象[1]。

1.2 工會(huì)檔案管理人員能力水平不夠

現(xiàn)今大部分處于工會(huì)檔案管理這一崗位中的工作人員都不具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能水平，而且還有一些崗位在漫長(zhǎng)的發(fā)展中已然缺失，沒(méi)有得到補(bǔ)充。在工會(huì)檔案管理這方面國(guó)家也沒(méi)有出具對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)來(lái)對(duì)其工作的開(kāi)展進(jìn)行規(guī)范和約束，這使得檔案管理工作在開(kāi)展中存有極大的難度。另外，工會(huì)在對(duì)檔案管理各個(gè)崗位的人事安排上，充滿了隨意性，幾乎沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理人員，管理人員頻繁更換，沒(méi)有依據(jù)人員的能力及知識(shí)來(lái)進(jìn)行針對(duì)性安排，甚至存有不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)直接上崗開(kāi)展工作的情況，這極容易導(dǎo)致檔案收集沒(méi)有依據(jù)相關(guān)規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)收集不完整的情況，而且未經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的人員在歸納及整理檔案信息方面會(huì)存有具體開(kāi)展流程不熟悉的情況，這給工會(huì)檔案管理埋下了較多的風(fēng)險(xiǎn)隱患，會(huì)導(dǎo)致工會(huì)的發(fā)展受到影響。因?yàn)楣?huì)檔案管理人員能力水平不夠，專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏，檔案錯(cuò)收漏收現(xiàn)象頻發(fā)。此外，一些工會(huì)并沒(méi)有設(shè)立單獨(dú)的檔案室，而是將其融入到其他的辦公室中，這樣的情況極容易導(dǎo)致檔案遺失。

1.3 檔案收集整理流程不規(guī)范

因?yàn)閷?duì)檔案管理不重視，又沒(méi)有對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)及健全的制度，導(dǎo)致檔案在收集整理中沒(méi)有對(duì)應(yīng)的規(guī)范要求，這便會(huì)給后續(xù)工作的開(kāi)展帶去較多的問(wèn)題，像是因文案的收集不準(zhǔn)確及時(shí)，會(huì)使得對(duì)應(yīng)用戶(hù)的資料出現(xiàn)欠缺現(xiàn)象。若收集文件的書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，會(huì)使得難以辨別，在查詢(xún)檔案信息時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)找不到的情況，這對(duì)工會(huì)工作的開(kāi)展帶去了極大的影響。之所以出現(xiàn)這些問(wèn)題是因?yàn)闆](méi)有針對(duì)收集整理的制度體系，工作人員在開(kāi)展工作時(shí)沒(méi)有做到認(rèn)真、負(fù)責(zé)，也沒(méi)有及時(shí)收集檔案資料，將其歸檔，這就使得檔案資料不完整、存有欠缺。甚至還會(huì)出現(xiàn)張冠李戴的現(xiàn)象，將本是其他檔案中的資料放到了另一份檔案中，這對(duì)后續(xù)查詢(xún)會(huì)產(chǎn)生極大的影響[2]。

2 信息化時(shí)代做好工會(huì)檔案管理工作的措施

2.1 提升工作人員的服務(wù)及信息意識(shí)

為了能夠更好的建設(shè)工會(huì)檔案信息化管理，工會(huì)就需要提升檔案工作人員的服務(wù)及信息意識(shí)，讓其將這兩個(gè)意識(shí)深入到檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，不論是資料收集、整理還是歸檔、使用等都需要這兩個(gè)意識(shí)來(lái)加持，從而提升自身的工作效率及質(zhì)量。另外，工會(huì)還可以通過(guò)獎(jiǎng)懲措施來(lái)提升檔案工作人員工作的積極性和效率，讓其能夠積極且主動(dòng)的進(jìn)行檔案資料的收集及整理工作，不斷的完善各個(gè)檔案。另外，還需積極拓展服務(wù)內(nèi)容及形式，以便提升工會(huì)檔案管理中服務(wù)質(zhì)量及效率。

2.2 提升檔案管理人員的能力水平

工會(huì)需要重視運(yùn)用制度來(lái)管理檔案，這也是促使工會(huì)檔案信息化管理朝向規(guī)范化、合理化以及標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展的基礎(chǔ)條件。工會(huì)在建立檔案信息化管理的過(guò)程中，需要將新知識(shí)、新技術(shù)以及應(yīng)用等緊密的聯(lián)系起來(lái)，也因此，工會(huì)檔案管理人員的能力水平需要得到提升及發(fā)展。在工會(huì)建立檔案信息化管理的過(guò)程中需要管理人員掌握一定的計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)信息知識(shí)及技能，由此才能更好的建設(shè)檔案信息化管理。基于此，工會(huì)需要加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，讓其在培訓(xùn)中提升自身的信息技術(shù)及知識(shí)。還需注意，隨著網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，信息越發(fā)的復(fù)雜多變，相關(guān)技術(shù)人員要能夠很好的從中進(jìn)行分辨、收集及整理等，從而獲取促使工會(huì)檔案信息化管理得以發(fā)展的良好信息及資源。

2.3 建立健全基礎(chǔ)設(shè)施及制度

當(dāng)工會(huì)檔案管理?yè)碛休^為完善的基礎(chǔ)設(shè)施后，才能更好的建設(shè)工會(huì)檔案信息化管理。最近幾年中，信息技術(shù)發(fā)展極為迅猛，它不僅擁有極快的傳播速度還儲(chǔ)存著數(shù)量極為龐大的數(shù)據(jù)信息，這些資源若能良好的運(yùn)用，那么必然能夠推進(jìn)工會(huì)檔案管理的發(fā)展。依據(jù)信息化時(shí)代發(fā)展的具體情況，工會(huì)檔案管理應(yīng)當(dāng)積極融入計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)，并依據(jù)這些條件建立起局域網(wǎng)技術(shù)，從而讓工會(huì)中的各個(gè)環(huán)節(jié)及部門(mén)能夠加強(qiáng)溝通及聯(lián)系，當(dāng)然也需要建立健全較為規(guī)范的制度，只有制度才能保證工作開(kāi)展的規(guī)范性依據(jù)合理性。在制度的制定中一定要明確檔案歸檔時(shí)間及管理?xiàng)l例，并對(duì)檔案管理中的各個(gè)人員能力及素質(zhì)做出明確要求，以便從整體上提升工會(huì)檔案信息化管理水平。另外，工會(huì)還需建立健全檔案資料收集、保管及利用制度，以保證工會(huì)檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程都由對(duì)應(yīng)的制度來(lái)作為指導(dǎo)及規(guī)范，以便減少漏收錯(cuò)收現(xiàn)象，提升工作效率及質(zhì)量[3]。

3 結(jié)束語(yǔ)

工會(huì)檔案信息化管理是工會(huì)檔案管理必然的發(fā)展趨勢(shì)，雖然它現(xiàn)今還處在一個(gè)發(fā)展的階段，但是其發(fā)展前景是非常好的。針對(duì)這一情況，工會(huì)也應(yīng)當(dāng)加大檔案信息化管理的建設(shè)，以便能夠運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)等來(lái)提升工會(huì)檔案管理工作開(kāi)展的效率及質(zhì)量。