錢 瑛

（南平市產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)所，福建 南平 353000）

事業(yè)單位是我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的重要組成部分，對(duì)于國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有十分重要的推動(dòng)作用。事業(yè)單位的檔案管理是我國(guó)文獻(xiàn)信息管理中的重要組成內(nèi)容，事業(yè)單位的檔案涵蓋范圍廣、內(nèi)容多，因此管理起來難度較大。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理中存在的一些實(shí)際問題，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，完善事業(yè)單位檔案管理機(jī)制，充分利用現(xiàn)代化的檔案管理工具，從而切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

1 事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容概述

檔案管理是事業(yè)單位管理體系中非常重要的一個(gè)部分，檔案管理就是通過管理事業(yè)單位的相關(guān)檔案信息所開展的工作。事業(yè)單位的檔案管理主要包括了檔案的收集、整理、鑒別、分類、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、調(diào)閱、檢查等工作內(nèi)容[1]。由于事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容繁多，涉及的領(lǐng)域也非常廣泛，因此對(duì)于檔案管理的專業(yè)化程度要求較高。檔案管理人員既要對(duì)檔案信息進(jìn)行收集歸檔，同時(shí)還需要辨別真?zhèn)危侠矸诸?、編排，以便于更好地為事業(yè)單位的相關(guān)人員提供檔案調(diào)取和借閱的服務(wù)。此外，檔案信息也是事業(yè)單位制定經(jīng)營(yíng)管理決策、調(diào)整工作重點(diǎn)及方向、進(jìn)行人事任命及晉升等工作的重要依據(jù)。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作時(shí)，要遵循一定的規(guī)范和原則，要按照不同檔案的類型、內(nèi)容等進(jìn)行科學(xué)合理的分類，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)和排列，以便于更為快速便捷地檢索檔案信息，為事業(yè)單位的管理工作提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的作用和價(jià)值

2.1 事業(yè)單位檔案管理工作的作用

檔案管理工作是企業(yè)單位管理架構(gòu)中不可忽視的一項(xiàng)工作內(nèi)容。事業(yè)單位檔案管理工作的作用主要可以體現(xiàn)在以下方面：

首先，檔案管理工作進(jìn)行具有十分重要的參考作用。事業(yè)單位的檔案信息是事業(yè)單位成立發(fā)展以來所有活動(dòng)和決策的最為真實(shí)、全面和可靠的反映。通過具體的數(shù)據(jù)信息形式，可以快速完整的了解事業(yè)單位的整體發(fā)展情況，通過這些檔案信息，可以為事業(yè)單位的未來發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)管理規(guī)劃等提供一定的數(shù)據(jù)參考，保障事業(yè)單位的各項(xiàng)決策科學(xué)合理，并符合事業(yè)單位的實(shí)際情況。

其次，檔案管理工作具有借鑒的作用。事業(yè)單位的檔案與其他文獻(xiàn)、資料相比更加真實(shí)和客觀，其真實(shí)可靠的反映了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，因此具有較強(qiáng)的公正性；同時(shí)，事業(yè)單位的檔案信息還具有一定的法律效率，這就使得檔案信息造假和失真的情況得到了有效控制，檔案信息的形成和積累過程比較透明和公正，因此檔案信息的權(quán)威性和說服力也就相對(duì)更大，可以在必要時(shí)候提供一定的借鑒參考 價(jià)值[2]。

2.2 事業(yè)單位檔案管理工作的價(jià)值

事業(yè)單位的檔案信息真實(shí)、詳細(xì)地記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，通過對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱可以完善地了解事業(yè)單位發(fā)展期間所取得的成果、積累的經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)的教訓(xùn)[3]。因此，檔案信息是事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展最為真實(shí)地反映。并且，通過對(duì)這些檔案信息進(jìn)行深入的研究和分析，也可以發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位在發(fā)展之路上存在的諸多問題，全面綜合的評(píng)估事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀與未來的發(fā)展?jié)摿Γ瑥亩皶r(shí)調(diào)整事業(yè)單位的各項(xiàng)戰(zhàn)略發(fā)展決策，將事業(yè)單位帶入更加健康、穩(wěn)定的發(fā)展之路上，這對(duì)于事業(yè)單位的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要。

3 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題

3.1 對(duì)檔案管理工作缺乏重視

檔案管理工作雖然對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展意義重大，但是在實(shí)際的檔案管理工作中，很多事業(yè)單位的管理者都將檔案管理簡(jiǎn)單的定義為對(duì)檔案進(jìn)行保管，但是對(duì)于檔案管理的參考及借鑒價(jià)值卻缺乏正確的認(rèn)識(shí)。更不愿投入過多的精力、資金、技術(shù)和人才去完善檔案管理的體系。這就使得事業(yè)單位檔案管理工作的定位模糊，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新性與學(xué)習(xí)性，工作積極性較差，檔案信息資料管理比較混亂，數(shù)據(jù)信息缺乏價(jià)值，難以體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值。

3.2 檔案管理業(yè)務(wù)水平有待提升

檔案管理是事業(yè)單位管理體系中一項(xiàng)非常重要的工作，但是在實(shí)際的工作中很多事業(yè)單位針對(duì)檔案管理工作都沒有建立完善的制度和規(guī)范，對(duì)于檔案管理人員也沒有提出非常明確的崗位要求和考核措施。這就使得事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力比較薄弱，檔案管理體系的根基不穩(wěn)，執(zhí)行能力差，在實(shí)際的檔案管理工作中錯(cuò)漏頻發(fā)又缺乏有效的監(jiān)管與獎(jiǎng)懲[4]。例如，很多事業(yè)單位的檔案卷宗失真、檔案資料的移交程序不完善，甚至檔案信息造假或擅自銷毀檔案。這些問題都反映出了事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)能力的不達(dá)標(biāo)，給事業(yè)單位檔案管理工作埋下了一定的隱患。

3.3 檔案信息更新不及時(shí)

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)更新也是檔案管理的重要工作內(nèi)容。檔案更新可以保障事業(yè)單位檔案信息的先進(jìn)性和適用性，能夠真實(shí)反映事業(yè)單位在某階段內(nèi)的發(fā)展情況。但目前，很多事業(yè)單位的檔案管理工作都具有一定的滯后性，對(duì)于一些檔案信息未能及時(shí)地進(jìn)行檢查和更新，很多檔案信息已經(jīng)非常陳舊落后，其中的數(shù)據(jù)資料也缺乏準(zhǔn)確性與完整性。這就使得事業(yè)單位的檔案信息無法真實(shí)全面地反映出事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況，事業(yè)單位的檔案資料與現(xiàn)實(shí)情況不符，檔案信息的參考價(jià)值不高，難以為事業(yè)單位各項(xiàng)決策的制定提供可靠的參考。

3.4 事業(yè)單位檔案管理的模式比較落后

在全新的社會(huì)形勢(shì)之下，信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用顛覆了原有的工作模式，在給企業(yè)的發(fā)展帶來了巨大的便利和機(jī)遇的同時(shí)；也給企業(yè)傳統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)管理模式帶來了極大的沖擊和挑戰(zhàn)。在此背景之下，事業(yè)單位要在激烈的競(jìng)爭(zhēng)局勢(shì)中保持優(yōu)勢(shì)，就需要不斷加強(qiáng)內(nèi)部管理與控制，通過加快轉(zhuǎn)型力度，順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展形勢(shì)大力創(chuàng)新變革來滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求。而從檔案管理的角度而言，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以人工為主，這種模式下檔案收集、整理、分類和編排的效率較低，且在實(shí)際的檔案管理工作中難免出現(xiàn)一定的錯(cuò)漏，造成檔案信息的失真。而針對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)，很多事業(yè)單位缺乏重視，也沒有積極地引進(jìn)新技術(shù)和新工具，也就使得檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展比較緩慢，難以迎合事業(yè)單位快速轉(zhuǎn)型升級(jí)的要求。

4 新形勢(shì)下提升事業(yè)單位檔案管理水平的對(duì)策

4.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理水平的提升必須從思想和認(rèn)識(shí)層面出發(fā)，要加強(qiáng)事業(yè)單位管理層對(duì)于檔案管理工作的重視，加大對(duì)檔案管理工作的意義及作用的宣傳，將檔案管理工作與事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展及管理緊密地結(jié)合在一起，保持對(duì)社會(huì)形式和市場(chǎng)變化趨勢(shì)的高度敏感，充分認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案管理的改革與創(chuàng)新是新形勢(shì)下事業(yè)單位發(fā)展中亟待解決的重要問題。才能夠自上而下的開展事業(yè)單位檔案管理工作的改革，加大對(duì)檔案管理技術(shù)、設(shè)施和人員的投入；這只有從思想上加強(qiáng)重視才能夠引發(fā)事業(yè)單位檔案管理人員的重視，增強(qiáng)工作積極性，提高責(zé)任心，為事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新改革做好充分的準(zhǔn)備。

4.2 制定完善的檔案管理制度

制度的建立是為了更好地規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作的開展，保障檔案管理人員能夠遵照制度和規(guī)范開展檔案管理工作。首先，事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際的檔案管理工作現(xiàn)狀和需求，制定完善的檔案管理制度，對(duì)檔案管理的權(quán)限、方法、流程進(jìn)行有效的分配和落實(shí)，從而保障檔案管理工作有制可依；其次，要對(duì)事業(yè)單位檔案管理部門的職能、崗位的設(shè)置、人員的安排及具體的工作任務(wù)及考評(píng)方案進(jìn)行全面規(guī)劃，確保檔案管理責(zé)任落實(shí)到崗、落實(shí)到人，將檔案管理工作的制度建設(shè)、執(zhí)行能力與人員的績(jī)效考核相聯(lián)系，從而提升檔案管理人員的責(zé)任心，提高對(duì)制度的執(zhí)行能力，確保檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化；最后，要制定相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制，尤其是對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，要制定一定的監(jiān)管方案，設(shè)置專門的監(jiān)管人員定期進(jìn)行檢查，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理部門在實(shí)際工作中存在的不規(guī)范行為，或檔案信息丟失、錯(cuò)漏、造假等行為應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格進(jìn)行查處，深入分析其原因，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，以有效規(guī)范檔案管理工作[5]。

4.3 提升檔案管理的信息化建設(shè)

要確保事業(yè)單位檔案管理工作能夠迎合時(shí)代發(fā)展的需求，就要正視當(dāng)前事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展的需求，充分借助創(chuàng)新的科學(xué)技術(shù)開展檔案管理的信息化建設(shè)。首先，要補(bǔ)充完備檔案管理信息化所需的軟硬件設(shè)備，加大資金投入引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和平臺(tái)，從物質(zhì)層面為檔案管理信息化建設(shè)做好；其次，要加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需求，開展檔案管理信息化的相關(guān)培訓(xùn)，幫助檔案管理人員掌握信息化檔案管理工具和平臺(tái)的操作方法，補(bǔ)充優(yōu)秀的復(fù)合型人才，滿足事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需求；最后，要不斷提升檔案管理部門的信息素養(yǎng)，重視檔案管理的安全性，加強(qiáng)檔案管理信息化平臺(tái)的安全建設(shè)，尤其是對(duì)一些重要信息數(shù)據(jù)要設(shè)置一定的安全防護(hù)措施，避免重要數(shù)據(jù)信息的泄露或篡改，提升網(wǎng)絡(luò)防護(hù)等級(jí)，提高檔案管理信息化建設(shè)的整體水平。

4.4 加強(qiáng)檔案信息的安全管理

事業(yè)單位的檔案信息反映著事業(yè)單位真實(shí)的管理及發(fā)展數(shù)據(jù)，具有一定的法律效力，其中不乏一些比較重要和私密的檔案信息。針對(duì)事業(yè)單位檔案信息的性質(zhì)，檔案管理部門必須加強(qiáng)檔案信息的安全管理。首先，要重視對(duì)重要檔案資料的管理，可以通過設(shè)置不同的借閱權(quán)限來對(duì)檔案資料進(jìn)行分級(jí)管理。對(duì)一些比較私密的檔案信息要做好保密工作；其次，針對(duì)現(xiàn)有的檔案信息要加強(qiáng)日常的檢查和防護(hù)，做好防火、防水、防盜、防蟲等工作，提升安全管理的意識(shí)和水平，確保檔案信息不被損壞或竊?。辉俅?，要加強(qiáng)檔案管理信息化平臺(tái)的安全管理，借助設(shè)置登陸權(quán)限、訪問權(quán)限、防火墻等工具防止不法分子或網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，保護(hù)檔案資料的安全；最后，針對(duì)重要的檔案信息要注重備份，以防檔案丟失或損壞帶來嚴(yán)重后果[6]。

5 結(jié)論

在全新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出了更為嚴(yán)格的要求。事業(yè)單位檔案管理工作的開展需要依托完善的制度，明確的流程和先進(jìn)的技術(shù)得以不斷創(chuàng)新改革，從而有效提升檔案管理的水平，確保檔案信息的安全，提升檔案信息的真實(shí)有效性，從而為事業(yè)單位的穩(wěn)健發(fā)展提供有力保障。