吳月霞

（黑龍江省牡丹江市西安區(qū)檔案館，黑龍江 牡丹江 157000）

檔案管理現(xiàn)代化與電子化的基礎(chǔ)是引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)軟硬件的不斷升級，提高檔案管理人員的現(xiàn)代技術(shù)，能夠依托檔案技術(shù)促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理升級，提高檔案管理工作有效性，消除以往檔案管理工作中存在的隱患。為了達(dá)到有效控制檔案管理工作成本的目標(biāo)，解決檔案管理實踐中的具體問題，還要優(yōu)化檔案管理建設(shè)措施，強(qiáng)化檔案管理的專業(yè)性。

1 推動檔案管理現(xiàn)代化和電子化的重要意義

事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化與電子化，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變了檔案管理工作的形式，將極大地推動事業(yè)單位管理的信息化進(jìn)程，有助于運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云存儲與智能化設(shè)備進(jìn)行檔案管理，加快實現(xiàn)檔案管理無紙化，不僅節(jié)約檔案管理物理空間，減少了檔案管理的時間消耗，還可以進(jìn)一步加快檔案建設(shè)的智能化步伐。檔案管理現(xiàn)代化與電子化還能提高檔案服務(wù)的效能，推動電子政務(wù)的快速發(fā)展，更充分的保護(hù)文字、圖片、視頻等檔案信息，實現(xiàn)各類型檔案信息的充分保護(hù)，并且發(fā)揮檔案信息資源的公益服務(wù)價值，滿足社會對檔案的使用需要。新時代的電子檔案管理為檔案信息資源開發(fā)奠定了基礎(chǔ)，解決了以往檔案管理重管輕用的問題，便于檔案員更加充分的收集、完善和應(yīng)用檔案信息，提高檔案開發(fā)利用的整體水平，突破檔案管理的時空限制，滿足社會對檔案資源的檢索使用需要，極大地提高事業(yè)單位檔案資源的服務(wù)效能。

2 檔案管理現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程中存在的主要問題

1）檔案資源的安全性低。事業(yè)單位檔案管理電子化需要改變傳統(tǒng)的檔案工作流程，需要逐步的引進(jìn)和更新檔案技術(shù)設(shè)備，要求檔案員廣泛收集各類檔案數(shù)據(jù)信息，基于電子化的制作流程實現(xiàn)檔案的智能化管理。這一過程中計算機(jī)與軟件系統(tǒng)日益發(fā)揮著基礎(chǔ)作用，強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)檔案安全控制。由于檔案員沒能充分的掌握現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展更新，現(xiàn)有檔案技術(shù)設(shè)備不足，致使事業(yè)單位檔案資源的風(fēng)險隱患較高，難以更充分保證檔案信息的安全。由于相關(guān)軟硬件的升級不及時，可能造成長期存在檔案管理漏洞的隱患，極大地影響了檔案管理的整體水平，還要求建立科學(xué)的檔案管理防控機(jī)制，明確檔案管理創(chuàng)新的要點(diǎn)，從而提高檔案安全防控質(zhì)量。

2）檔案管理規(guī)范性不足。檔案管理規(guī)范性是保證檔案管理快速發(fā)展建設(shè)，有效節(jié)約成本，提高檔案服務(wù)適應(yīng)性的基本保證。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理工作正處在深化轉(zhuǎn)型階段，一方面需要樹立現(xiàn)代化的服務(wù)意識，完善檔案管理工作的體系，另一方面還要加快檔案技術(shù)升級，突破傳統(tǒng)檔案管理工作模式與技術(shù)的束縛。但是，由于檔案管理建設(shè)理念不清晰，檔案管理創(chuàng)新不充分，檔案技術(shù)更新不及時，因此可能造成檔案運(yùn)轉(zhuǎn)中的高風(fēng)險，有時存在網(wǎng)絡(luò)檔案信息數(shù)據(jù)被篡改，數(shù)據(jù)信息損壞等問題。不僅如此，由于相關(guān)部門配合不到位，未能及時控制風(fēng)險隱患，不能從整體上提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。更為突出的是，目前事業(yè)單位還缺乏完善的檔案管理工作機(jī)制，缺少標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理的建設(shè)思維，不能進(jìn)一步扎實做好基層工作，嚴(yán)重影響了檔案管理與服務(wù)工作的整體質(zhì)量和建設(shè)效能。

3）檔案員的素質(zhì)有待提高。當(dāng)前，事業(yè)單位普遍缺乏檔案管理方面的領(lǐng)軍人才，檔案管理技術(shù)水平有待提高，不少檔案員的專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，從事檔案管理的創(chuàng)新意識不強(qiáng)，沒有充分掌握現(xiàn)代化與電子化檔案管理工作改革趨勢。首先，部分領(lǐng)導(dǎo)對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化重視不足，對電子化建設(shè)較為盲目，未能基于檔案應(yīng)用的需要擬定檔案管理創(chuàng)新改革的計劃。其次，檔案管理現(xiàn)代化與電子化操作水平相對較低，在檔案管理實踐中存在風(fēng)險隱患，部分檔案員未能針對性地開展檔案管理實踐。還有一些檔案員對檔案現(xiàn)代化和電子化的理解不足，缺乏創(chuàng)新性的工作模式，無法實現(xiàn)檔案管理的與時俱進(jìn)，不能優(yōu)化檔案管理電子化的進(jìn)程，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量。

3 檔案管理現(xiàn)代化和電子化的優(yōu)化措施

1）重點(diǎn)做好檔案安全管理。檔案管理現(xiàn)代化和電子化的主要目標(biāo)在于提高檔案服務(wù)效能，挖掘檔案潛在信息，提高檔案安全防控水平。為此，要構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，建立強(qiáng)有力的檔案管理協(xié)作分工機(jī)制，有效預(yù)防檔案運(yùn)行中的安全隱患。安全管理的重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)放在樹立全員的安全責(zé)任意識方面，積極加強(qiáng)檔案安全宣傳，優(yōu)化檔案管理工作氛圍。要加強(qiáng)檔案管理設(shè)備漏洞防控工作，強(qiáng)化局域網(wǎng)建設(shè)，有效控制網(wǎng)絡(luò)檔案信息傳輸行為，及時升級檔案管理系統(tǒng)，保證檔案管理計算機(jī)的正常使用。要提高檔案管理工作的科學(xué)性，優(yōu)化檔案服務(wù)習(xí)慣，在樹立檔案信息化應(yīng)用意識的同時，還要進(jìn)一步提高檔案管理的規(guī)范性，最大限度地保證檔案處在安全的環(huán)境下運(yùn)轉(zhuǎn)。充分完善信息傳遞機(jī)制，加強(qiáng)內(nèi)外部信息溝通管理，切實提高辦公系統(tǒng)的安全性，不斷增強(qiáng)檔案管理工作安全意識，防止出現(xiàn)較大安全隱患。

2）強(qiáng)化檔案管理監(jiān)督。為了滿足檔案管理工作的現(xiàn)實需要，要強(qiáng)化檔案管理建設(shè)監(jiān)督，切實加強(qiáng)檔案管理工作保障，依托現(xiàn)代化、電子化、信息化的技術(shù)手段為檔案管理與服務(wù)提供監(jiān)督保障。還要從信息技術(shù)的特征出發(fā)，完善事業(yè)單位檔案管理工作制度，強(qiáng)調(diào)檔案管理制度具有現(xiàn)代化與信息化的基本特點(diǎn)，構(gòu)建電子檔案的運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)與基本流程。要加強(qiáng)檔案管理評估，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理建設(shè)進(jìn)行綜合分析，建立檔案服務(wù)反饋機(jī)制，及時梳理檔案管理實踐工作的漏洞，明確檔案管理改革的著眼點(diǎn)，從而推動檔案管理的快速發(fā)展。同時，要配置一定的內(nèi)外部監(jiān)督力量，引進(jìn)第三方專業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)對檔案管理情況進(jìn)行評估，梳理檔案管理工作細(xì)節(jié)中的問題，明確檔案管理安全防控的重點(diǎn)，積極推動技術(shù)改革，從而保證檔案管理電子化建設(shè)的科學(xué)可行。

3）加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)。檔案業(yè)務(wù)人員的管理理念與技術(shù)水平直接影響檔案建設(shè)質(zhì)量。檔案管理現(xiàn)代化和電子化的關(guān)鍵在于引進(jìn)高級檔案管理人才，基于人才更新推動檔案技術(shù)升級換代，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)滿足現(xiàn)代檔案服務(wù)需求。要從事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展出發(fā)，高度重視培養(yǎng)檔案技術(shù)人才，優(yōu)化檔案管理隊伍的人才結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)，擬定檔案技術(shù)人員的綜合培養(yǎng)方案。要開展經(jīng)常性檔案電子信息技術(shù)培訓(xùn)，讓檔案管理人員及時了解行業(yè)檔案管理工作動態(tài)，引導(dǎo)檔案人員圍繞技術(shù)裝備升級、檔案服務(wù)工作要求，以及新形勢下的重要檔案工作開展自主學(xué)習(xí)實踐。要切實提高檔案技術(shù)人員對電子檔案的處理能力，特別是基于大數(shù)據(jù)背景下的綜合操作能力和素養(yǎng)，促進(jìn)檔案人員最大限度地創(chuàng)新檔案管理工作方式，實現(xiàn)檔案管理技術(shù)不斷升級。要優(yōu)化檔案管理人員的激勵機(jī)制，調(diào)動檔案技術(shù)人員創(chuàng)新意識和積極性、主動性。

4 結(jié)論

現(xiàn)代化與電子化是事業(yè)單位檔案管理改革的基本趨勢，新時代還要創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的方式，大力引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，切實普及有效的檔案管理技術(shù)，根據(jù)檔案建設(shè)的需要擬定相關(guān)工作的方案，完善具體的檔案管理機(jī)制，提高管理服務(wù)針對性，促進(jìn)檔案事業(yè)快速發(fā)展。