高 瑜

（山西省臨縣醫(yī)療保險(xiǎn)服務(wù)中心，山西 呂梁 033200）

在新的發(fā)展時(shí)期，事業(yè)單位作為從事教育、科技、文化和衛(wèi)生工作的社會(huì)實(shí)體，其工作與人民生活質(zhì)量密切相關(guān)。因此，其內(nèi)部的改革創(chuàng)新也深受矚目。事業(yè)單位原有的檔案管理模式存在著諸多問題，如果不進(jìn)行改革和創(chuàng)新，必然會(huì)導(dǎo)致信息管理落后，工作效率低下，問責(zé)制度缺失等后果，為人民服務(wù)的工作也必然會(huì)受到影響。各事業(yè)單位應(yīng)利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，對(duì)內(nèi)部信息完成系統(tǒng)信息化錄入，實(shí)現(xiàn)線上線下的雙重保障，同時(shí)也要提高工作人員的綜合素質(zhì)，樹立信息安全觀念，逐漸建立完善的檔案管理系統(tǒng)。本文將從三個(gè)方面具體闡述事業(yè)單位如何在新的時(shí)代條件下，完成對(duì)檔案管理的創(chuàng)新。

1 建立健全完善的檔案管理機(jī)構(gòu)制度

檔案資料分布散，搜集檔案程序繁瑣、速度慢，檔案安全性不高，這都是在當(dāng)今事業(yè)單位的檔案管理中普遍存在的問題。在新形勢(shì)之下，檔案管理必須有所進(jìn)步。事業(yè)單位應(yīng)該集中更多的人力物力于檔案制度的建設(shè)和完善之中。首先，投入充足的資金建立檔案室，檔案室的裝修工作應(yīng)該不同于普通的工作室裝修，而要有專門的防盜和監(jiān)控系統(tǒng)，可疑人員進(jìn)去檔案室會(huì)有鳴笛警報(bào)，以此來引起事業(yè)單位人員注意。同時(shí)，應(yīng)引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將各類紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，還需完成數(shù)據(jù)的備份，建立事業(yè)單位數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫應(yīng)設(shè)置登錄權(quán)限，機(jī)密性文件除了管理人員一律不得查看和下載。其次，設(shè)置專門的檔案管理人員，將檔案管理工作從其他的部門工作中分離出來，從事專門的檔案管理，既減輕了其他部門人員的工作壓力，又促進(jìn)了管理檔案的工作專業(yè)化規(guī)范化。將檔案管理的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，提高內(nèi)部人員對(duì)于檔案管理的重視程度，從而進(jìn)一步保證檔案的安全存儲(chǔ)。再次，確立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)檔案的分類管理儲(chǔ)存有重要貢獻(xiàn)的個(gè)人，懲罰丟失檔案信息的相關(guān)人員。獎(jiǎng)懲制度主要針對(duì)的是檔案的保密性工作。管理員必須意識(shí)到檔案的重要性，和丟失檔案后的嚴(yán)重后果，這不僅關(guān)系著個(gè)人的職業(yè)生涯，而且關(guān)系著事業(yè)單位的前途命運(yùn)。故意盜竊泄露檔案內(nèi)容的人員需要嚴(yán)懲，管理工作雖然長(zhǎng)期是歸屬于管理人員，但是重要檔案的保密卻與每一成員的工作都息息相關(guān)，檔案信息的丟失不能完全歸責(zé)于管理員，必須在整個(gè)事業(yè)單位中樹立起檔案安全意識(shí)[1]。

2 招收培訓(xùn)專業(yè)化檔案管理人員

檔案管理工作離不開工作人員的努力，工作人員的個(gè)人素養(yǎng)與檔案管理密切相關(guān)。事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的篩選、招收、考核工作都不容松懈。首先，在應(yīng)聘檔案管理者時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)應(yīng)聘者的專業(yè)技能和道德品質(zhì)都有所考量。專業(yè)技能方面，主要考察是否能夠?qū)﹄s糅在一起的各部門資料進(jìn)行分類，是否掌握基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)錄入文檔的技能，是否能夠快速搜索需要的材料等等。道德品質(zhì)方面，主要考察應(yīng)聘者是否有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，對(duì)檔案的保密性工作能否完全勝任，單位的認(rèn)同感和忠誠度。其次，要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，其專業(yè)技能要隨著時(shí)代的要求不斷更新進(jìn)步，其思想觀念要跟隨單位的主要政策和方向。最后，定期的考核能夠保證檔案管理人員在漫長(zhǎng)的工作期間能夠保持技術(shù)進(jìn)步和思想不懈怠，也有利于單位招收更加優(yōu)秀的管理人員。重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能保證事業(yè)單位的檔案管理制度持久穩(wěn)定，才能推進(jìn)其各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行[2]。

3 充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)

事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視是近年才興起的，而由于其基礎(chǔ)設(shè)施和資金技術(shù)的限制，檔案管理工作始終沒有實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化。國家對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的支持和信息化技術(shù)越來越融入社會(huì)工作的方方面面，事業(yè)單位的檔案管理工作也需要引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立特有的檔案數(shù)據(jù)庫，方便于檔案的長(zhǎng)期保存和快速搜尋。現(xiàn)代信息技術(shù)在該領(lǐng)取的運(yùn)用主要體現(xiàn)在檔案的錄入、分類、存儲(chǔ)和搜尋之中。在錄入階段，事業(yè)單位可以借助電子掃描技術(shù)將文本材料快速地轉(zhuǎn)換為電子版。其次，計(jì)算機(jī)可以根據(jù)具體的要求將各部門的材料按時(shí)間或者具體的內(nèi)容分類，方便檔案的管理和利用。計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)在于節(jié)約了空間，而且能夠更好地保存文檔，避免了傳統(tǒng)紙張存儲(chǔ)中時(shí)間久遠(yuǎn)紙張污損而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，其備份功能進(jìn)一步提高了檔案的安全性。在文檔的搜索中，只需要輸入關(guān)鍵詞就可以快速查找文件，這避免了傳統(tǒng)檔案管理中花費(fèi)大量時(shí)間精力在堆積如山的文件夾中翻找。信息化技術(shù)的運(yùn)用使檔案管理工作更加規(guī)范，效率更高，其對(duì)事業(yè)單位工作質(zhì)量具有重要意義。事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況將其運(yùn)用和推廣，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位現(xiàn)行的檔案管理制度還存在許多的弊端，需要結(jié)合時(shí)代條件和實(shí)際情況，開展對(duì)檔案管理的創(chuàng)新工作。檔案管理制度的完善不是一蹴而就的，而是需要不斷摸索。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合上述三種具體措施中，尋找創(chuàng)新方法，逐步完善檔案管理工作，促進(jìn)工作質(zhì)量的提升，更好地服務(wù)于人民大眾。