白 潔

（阿勒泰市檔案館，新疆 阿勒泰 836300）

在社會的不斷發(fā)展下，事業(yè)單位為社會建設和經(jīng)濟發(fā)展做出了重要貢獻。當事業(yè)單位執(zhí)行內(nèi)部管理時，文檔文件管理主要是記錄機構(gòu)重要信息的基本任務，還可以為各種行政和業(yè)務決策提供該信息。文件和檔案屬于企業(yè)無形資產(chǎn)，單位要注意對這些無形資產(chǎn)的管理，以更好地促進事業(yè)單位的發(fā)展和支持國家的建設。因此，迫切需要提高事業(yè)單位對文檔文件管理的標準化。

1 事業(yè)單位文書檔案概述

事業(yè)單位包含著復雜的工作內(nèi)容，常見的是教育、文化、科技等，被視為重要的社會服務組織。一般來說，事業(yè)單位往往存在著一定的公益性質(zhì)，公務人員間的工作內(nèi)容存在著明顯的不同。近年來，國家提出了分類改革理念，隨后將事業(yè)單位分為兩大類，即公益一類事業(yè)單位和公益二類事業(yè)單位。

文檔文件包含許多類別，例如說明、決定、公告、報告、批準、通知、信件、簡報、會議記錄、工作計劃和工作摘要。在事業(yè)單位的文件和檔案管理中，內(nèi)容復雜，因此，在事業(yè)單位進行文件和檔案管理時，必須達到標準化的標準，以確保文件和檔案管理的效率。

2 新時期事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的必要性

2.1 提高行政工作效率需要

當前，在事業(yè)單位中執(zhí)行內(nèi)部管理任務是一項基本任務，管理任務相對簡單，但是其重要性仍然不可以忽略。需要對事業(yè)單位使用的各種任務和材料進行詳細記錄，這是事業(yè)單位獲取行政管理工作信息的重要渠道，對于提高行政工作效率具有重要意義。特別是在新時代，事業(yè)單位具有許多工作內(nèi)容，并且大多數(shù)管理任務都需要一些文檔和文件作為標準。僅當這些文檔和檔案的管理已達到標準化狀態(tài)時，才可以在相對較短的時間內(nèi)檢索到相應的信息，并且在相對較短的時間內(nèi)為行政工作提供必要的信息是很方便的。因此，在實踐中，企事業(yè)單位文件檔案管理的規(guī)范化需要提高行政工作的效率。

2.2 提升行政工作質(zhì)量需要

事業(yè)單位中文檔文件的管理屬于文件管理的基本任務，可以真正記錄整個組織所需的某些信息，并且通?？梢杂涗浺恍挝贿\營有用的信息。包含員工的個人信息，而與工作和單位任務有關(guān)的信息是事業(yè)單位的重要信息資源，并且直接影響管理層針對各種任務的決策。在實際工作開發(fā)中，管理人員可以根據(jù)文件中的記錄科學合理地制定工作計劃，并在文件的幫助下，可以提高工作效率，也可以保證工作開發(fā)的質(zhì)量。然后，促進了事業(yè)單位的工作發(fā)展。此外，事業(yè)單位的文件檔案可以全面記錄事業(yè)單位信息的各個方面。

3 事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化影響因素

3.1 管理人員意識薄弱，人員管理不夠合理

中國目前的事業(yè)單位在執(zhí)行文件和文件管理時，大多數(shù)必須指定合適的人員，而事業(yè)單位是否規(guī)范文件和文件管理與管理員的看法密切相關(guān)。管理員是文件管理的最主要操作者，因此，是否可以采用有效的文件管理方法，使總體管理具有規(guī)范的特征，取決于管理員的感知。關(guān)于文件和檔案管理人員的部署以及激勵機制的形成，存在著不合理的情況。例如，在人員配備方面，人員配備過于廣泛，因為一些事業(yè)單位并未認真對待文件和備案。例如，一些經(jīng)驗不足或即將退休的人被分配執(zhí)行文件讀取管理，這在一定程度上限制了文檔和文件管理的改進。

3.2 信息化文書檔案管理形式滯后

在一些事業(yè)單位中，由于缺乏技術(shù)檔案管理員的標準化管理意識以及缺乏相應的輔助系統(tǒng)，許多事業(yè)單位的信息化水平相對較低，因此采用了文件和文件格式。文檔檔案庫中的內(nèi)容和其他信息較為復雜，但本質(zhì)上也有所不同。例如，如果信息技術(shù)沒有在實際工作中得到充分應用，則很難依靠現(xiàn)有系統(tǒng)來改善文件管理的標準化以及提高文件管理的質(zhì)量和效率。在一些地方事業(yè)單位中，信息系統(tǒng)的大多數(shù)應用還處于起步階段，而僅僅是普通辦公軟件的應用。由于尚未引入某些系統(tǒng)技術(shù)，因此很難在短時間內(nèi)實現(xiàn)標準化的文件管理。

4 新時期事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化開展途徑

4.1 管理人員提高重視程度，做好人員綜合管理工作

事業(yè)單位的工作對促進社會發(fā)展具有重要意義，各種任務的決策，組織和執(zhí)行與文件和檔案內(nèi)容的完整性密切相關(guān)。因此，必須規(guī)范文件和檔案的管理。為了實現(xiàn)此目標，首要任務是提高管理員對文件管理標準化的正確理解。

此外，需要提高文件和文件管理人員的整體素質(zhì)，并改善管理工作的激勵機制。該機構(gòu)可以完善激勵機制，激發(fā)辦公檔案管理員的工作積極性，從而可以提高整體工作質(zhì)量和管理人員的專業(yè)素質(zhì)。同時，在完善管理激勵機制的同時，機構(gòu)目前正在根據(jù)文件管理專項工作的狀態(tài)，根據(jù)工作的內(nèi)容和職責，制定激勵機制。在完成激勵機制的制定之后，其實是需要獎勵和懲罰制度的支持。在激勵員工工作時，必須根據(jù)系統(tǒng)獲得公平的獎勵或懲罰。同時，有必要充分考慮檔案管理人員的品格和價值追求，并讓一些勝任的人員承擔檔案管理的綜合管理責任，以增強責任感。方便從業(yè)人員管理和檔案管理。

4.2 建立規(guī)范性管理

一方面，有必要豐富文檔文件管理的內(nèi)容，細化各種管理任務，建立管理規(guī)則。應根據(jù)業(yè)務部門的特征制定差異化的管理內(nèi)容。例如，就紅十字會而言，紅十字會不僅為突發(fā)災難和緊急情況提供支持，而且還開展有益于人民身心健康的公益活動。在實際的工作開發(fā)中，所需的材料和準備工作量相對較大，因此在管理這些文件和檔案時，有必要改進各種活動的內(nèi)容和原則，并在執(zhí)行活動后記錄效果。為了促進后續(xù)的重新設計，請在公益活動期間提供該信息。

同時，在建立文件檔案管理系統(tǒng)中需要一定的指導作用，必須完善和加強原有的管理制度，以便在事業(yè)單位文件檔案管理中取得更好的效果。適當?shù)墓芾砣藛T對文件和檔案的標準化重要性的認識。在事業(yè)單位中，文件檔案管理人員必須明確其職責，而這些雇員必須提供適當?shù)募詈凸膭?，以改善文件和檔案管理。例如，如果正式確定了相應的職位獎金，則在實際工作管理中的一些員工將在文件和文件丟失或不完整時面臨相應的罰款。這樣，文檔文件管理系統(tǒng)可以更好地促進機構(gòu)實現(xiàn)文檔文件管理的標準化目標。

5 結(jié)論

通過討論，可以了解到，事業(yè)單位中文件和檔案的管理可以有效地保護實際工作，并且是某些程序的建立和實施的重要信息基礎(chǔ)。在許多事業(yè)單位中，文檔和檔案管理仍然沒有表現(xiàn)出標準化的特征。針對這種情況，提出以下三種優(yōu)化策略：首先，有必要提高文檔文件管理負責人對標準化管理的認識，其次，有必要建立一個可以促進文檔標準化管理的系統(tǒng)。最后，需要充分利用信息技術(shù)來為業(yè)務構(gòu)建高效便捷的管理系統(tǒng)。希望有關(guān)該主題的研究內(nèi)容能引起更多事業(yè)單位的關(guān)注，以便盡快促進文件和檔案的標準化管理。