韓衛(wèi)衛(wèi)

（濱州市疾病預防控制中心，山東 濱州 256600）

1 加強領導、落實各項制度

1）各級宣傳貫徹《檔案法》《科學技術事業(yè)單位檔案工作目標管理考核辦法》等文件精神，明確單位領導分管檔案工作任務，列入分管領導崗位職責，把檔案工作列入單位目標管理崗位責任制，列入單位發(fā)展規(guī)劃、計劃。避免由于領導不重視同，使檔案工作無法制度化，檔案工作者一廂情愿地制定檔案工作規(guī)劃和計劃無法得到保證。

2）把檔案工作列入各業(yè)務科室工作范圍，實行科室主任分管責任制，各科室設一名兼職檔案員，具體負責本科室檔案材料的收集、整理和歸檔工作。避免各科室由于不了解、不理解檔案工作，而得不到協(xié)助和支持。

3）把檔案工作列入各科室工作人員崗位職責范圍，每一位工作人員都應做好所分管工作檔案材料的形成、積累、整理、歸檔工作，將工作中產(chǎn)生的文件材料按工作完成順序，及時整理齊全，交科室兼職檔案人員整理后歸檔。

4）加強專（兼)職檔案人員的干部隊伍素質(zhì)建設。通過參加有關檔案培訓，業(yè)務部門之間交流、學習等形式，培養(yǎng)即具有檔案管理技術，又具有專業(yè)知識的綜合人才，并保持相對的穩(wěn)定性。

5）業(yè)務檔案管理的必要性。業(yè)務檔案是國家檔案的重要組成部分，是業(yè)務工作的材料積累，也是領導科學決策的重要基礎和依據(jù)。為了提高機關企事業(yè)單位檔案工作的科學管理水平，促進檔案管理系統(tǒng)化、標準化和規(guī)范化建設，使之更好地為機關和社會大眾服務，應在抓好文書檔案的同時，重點狠抓業(yè)務檔案的基礎建設。疾病預防控制中心是一個專業(yè)性比較強的單位，業(yè)務檔案是比較重要的檔案，是本單位所有檔案的主體，毫無疑問，必須加強業(yè)務檔案管理。

6）健全監(jiān)督考核體系。在年末的考核辦法中應對把業(yè)務檔案的立卷歸檔列為各位主管副主任、科室和科員的考核指標，與獎懲掛鉤、與評先晉優(yōu)掛鉤。對不按時完成的，要監(jiān)督完成，同時取消獎勵資格。

2 提高認識，各方面要高度重視數(shù)字檔案室建設

1）在建設數(shù)字檔案室這個問題上，一些單位尚沒有認識到數(shù)字檔案室建設的重要性，認為是多余的，多此一舉，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力來開展這項工作。我們單位要加大對數(shù)字檔案室建設的宣傳力度，提高對數(shù)字化檔案室建設重要性的認識，爭取領導和相關人員重視數(shù)字檔案室建設，改變傳統(tǒng)的管理理念，為數(shù)字檔案室建設創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。數(shù)字檔案室建設只有取得各個方面的理解和支持，才能將數(shù)字檔案室納入議事日程，為其發(fā)展提供必要的保障。要順應數(shù)字檔案室建設要求，爭取相關部門重視，創(chuàng)新工作體制機制，切實加強領導，統(tǒng)籌開展工作。集中各部門力量，有效地組織、實施數(shù)字檔案室建設，加快數(shù)字檔案室建設進程，全面提升數(shù)字檔案室水平，以推動數(shù)字檔案建設健康有序地開展。

2）各單位在建設數(shù)字檔案室的過程中面臨最大的問題是經(jīng)費有限，導致檔案數(shù)字化建設軟硬件投入的資金不足，致使數(shù)字檔案室建設舉步維艱。應為數(shù)字檔案室建設軟硬件基礎設施予以經(jīng)費保障，給予長期的經(jīng)費支持。只有加大資金投入，才能不斷完善軟硬件基礎設施建設。數(shù)字檔案建設必須配備齊全的基礎設施，包括軟件系統(tǒng)和硬件設備開發(fā)。在軟件建設上，軟件是數(shù)字檔案室的核心，無論是檔案的整理、收集，還是存儲分享，軟件都是這些工作開展的動力，因此在配備軟件資源時，要選擇購置運行穩(wěn)定、安全可靠、與硬件選擇相匹配的主流操作系統(tǒng)。在硬件設施上，要配置數(shù)字檔案建設所必需的設施設備，包括存儲器、檔案服務器、掃描儀、打印機、復印機、計算機等必要的輸入/輸出設備，以滿足少量的檔案信息處理需求。

3）數(shù)字檔案室的建設過程中一個重要的保障是相關的制度，制度建設是數(shù)字檔案室建設實現(xiàn)制度化的重要前提，要結合《數(shù)字檔案室建設指南》，制定既滿足規(guī)范要求又適合實際工作要求的制度或者辦法，使數(shù)字檔案室建設有章可循，有法可依。各個單位要不斷完善相關制度，不僅要求檔案基礎業(yè)務管理制度的健全，例如各門類檔案收集、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等制度，還要建立健全數(shù)字檔案室建設所需的各種制度，比如電子文件歸檔管理制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設備維護使用制度、電子檔案鑒定銷毀制度......各檔案室在數(shù)字檔案室建設中，要切實貫徹實施嚴格執(zhí)行這些規(guī)章制度、標準規(guī)范，保證數(shù)字檔案室建設在法制化的軌道上有序推進。

3 落實綜合檔案室“三納入”、“四通步”管理

“三納入”即納入本單位工作計劃、制度、崗位。

“四通步”即：

1）檔案工作與各項工作部署同步。各科室下達工作任務，同時提出文件材料的歸檔要求，根據(jù)本專業(yè)的特點和規(guī)律，確定本專業(yè)文件材料的歸檔范圍，保證前期材料的資料完整，避免以往在開展各項工作中，因沒有周密的計劃和督署而帶來工作的盲目性。

2）檔案與各項工作檢查同步。在每一項業(yè)務工作告一段落或者結束的同時，檔案室及時配合，檢查計劃的落實情況，資料形成、完成情況，保證完成一項工作，都要有一整套齊全、完整的檔案資料。

3）檔案工作與各項工作總結同步。各業(yè)務部門在總結工作中，檔案部門及時按照專業(yè)工作形成的自然規(guī)律，對文件資料的形成、收集、材料分類，規(guī)范立卷進行總結，保證各專業(yè)工作完成后形成檔案材料的連續(xù)性、完整性和成套性。

4）檔案與各項工作驗收同步。各專業(yè)工作告一段落或者完成后，業(yè)務、檔案部門共同進行驗收工作。首先，看其檔案資料的齊全、完整和具有邏輯性，在科技檔案中，嚴格保持文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，以時間先后順序或內(nèi)容關系有序的排序。其次，歸檔材料文字清楚，紙質(zhì)較好，采用碳素墨水書寫，以便檔案材料能夠長久保存。最后，裝訂立卷，及時與檔案室辦理移交手續(xù)，為豐富室藏和今后綜合檔案的信息開發(fā)利用創(chuàng)造良好的條件。

4 檔案為領導決策及專業(yè)人員提供可靠依據(jù)

決策是一個分析、解決問題的綜合過程，正確的決策來源首先或主要來自歷年疾病防治情報信息，通過歷年疾病防治檔案資料綜合分析，看出我市疾病防治工作實踐過程中的優(yōu)劣和不足之處，從而利用檔案資料，統(tǒng)籌規(guī)劃，制定計劃，明確工作重點，提高辦事能力和工作效率。

在各項疾病防制和管理活動中，利用檔案資料，即達到各項工作計劃的落實，又保證了檔案前期材料歸檔完整和材料質(zhì)量要求，避免以往在開展各項工作中，因沒有周密的計劃而帶來的工作的盲目性。

通過檔案編研把形成的科學結論，一方面可以為各級政府部門提供決策資料，當突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，通過科學論證所提供的有效的危機管理預案。把損失控制到最小的程度。另一方面，利用檔案所提供的史料，對民眾進行引導和心理輔導，幫助民眾在突發(fā)事件中從容應對。

5 檔案為撰寫論文、科研項目研究提供全部資料

疾病防治檔案涉及內(nèi)容很豐實，它記錄了全市疾病防治工作的全過程，所有這些經(jīng)歷經(jīng)過整理、分析，均可作為撰寫論文、科普稿件的素材，一種疾病最終被消滅，對歷年形成的防治疾病成套檔案進行整理、分析，形成具有時代意義的研究成果。

總之，綜合檔案資料的形成是整個檔案管理工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，它是專業(yè)人員在防病工作實踐中形成的第一手資料，是開展各級工作的依據(jù)，是綜合檔案室管理工作的基礎。始終保持綜合檔案資料的連續(xù)性，完整性和成套性對今后防病治病工作，信息開發(fā)利用，對預防醫(yī)學檔案事業(yè)的發(fā)展是至關重要的。