李文杰 張蕓熙

（淄博市衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展中心，山東 淄博 255000）

截止到目前為止，我國(guó)檔案管理工作中普遍還有大部分地區(qū)采取傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理模式，但是隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，人們生活節(jié)奏不斷加速，傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)今人們對(duì)于檔案管理工作的需求。在這樣的背景下，檔案數(shù)字化管理應(yīng)運(yùn)而生。檔案數(shù)字化建設(shè)就是通過計(jì)算機(jī)設(shè)施設(shè)備以及相關(guān)軟件將所有檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)中，借助大數(shù)據(jù)計(jì)算和計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存功能，將檔案信息進(jìn)行整理分析和儲(chǔ)存，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案管理效率和查詢效率，為百姓提供更加便利，快捷的查詢服務(wù)。

1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性和意義

近年來(lái)，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)普及率越來(lái)越廣，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用愈加廣泛，各行各業(yè)關(guān)于數(shù)字化和信息化建設(shè)已經(jīng)被提上日程。其中檔案數(shù)字化建設(shè)也在其列。積極開展檔案數(shù)字化建設(shè)的意義在于有利于將零散的各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)集中處理，使檔案信息更加完善、真實(shí)，同時(shí)還能保證檔案信息數(shù)據(jù)的時(shí)效性，提高信息數(shù)據(jù)更新效率。有利于檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、備份，為我國(guó)檔案管理歷史發(fā)展提供詳細(xì)的記錄。改變傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理模式，促進(jìn)我國(guó)信息化時(shí)代快速發(fā)展。

2 我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

截止到目前為止，我國(guó)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的趨勢(shì)已經(jīng)勢(shì)不可擋，但是由于我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)地區(qū)之間發(fā)展不平衡，部分地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，部分地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展緩慢，導(dǎo)致我國(guó)檔案管理數(shù)字化建設(shè)主要集中在一線發(fā)達(dá)城市，例如北京、天津、上海、深圳、杭州等等，這些地區(qū)主要成為我國(guó)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的試點(diǎn)地區(qū)，有完善的檔案管理數(shù)字化建設(shè)，所需要使用的計(jì)算及設(shè)施設(shè)備，以及有專業(yè)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)的人才。我國(guó)檔案管理數(shù)字化建設(shè)亟需普及，提高我國(guó)檔案管理水平。但是從整體角度來(lái)看，我國(guó)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展水平與國(guó)外其他先進(jìn)國(guó)家的檔案數(shù)字化建設(shè)水平還有一定差距。

3 我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向與趨勢(shì)

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平不斷進(jìn)步，社會(huì)中各行各業(yè)所需要，儲(chǔ)存的檔案數(shù)據(jù)越來(lái)越多，無(wú)論是企業(yè)還是個(gè)人對(duì)于檔案管理的需求越來(lái)越旺盛。在這樣的背景下，檔案管理數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為勢(shì)不可擋的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理數(shù)字化建設(shè)具有儲(chǔ)存量大、數(shù)據(jù)信息保密性強(qiáng)、數(shù)據(jù)計(jì)算算法便捷等特點(diǎn)，頗受企業(yè)和個(gè)人的青睞。未來(lái)我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)是會(huì)有專門的檔案數(shù)字化管理的企業(yè)，有的企業(yè)為了提高檔案管理效率，節(jié)約企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本，會(huì)將企業(yè)內(nèi)的檔案管理相關(guān)工作外包給專業(yè)的檔案數(shù)字化管理公司。檔案管理數(shù)據(jù)建設(shè)中也會(huì)將檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行目錄化處理，提高檔案查詢效率，擴(kuò)大計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存空間，加大科研技術(shù)投入，進(jìn)行加密設(shè)置，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

4 如何促進(jìn)我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)在實(shí)踐中發(fā)展

4.1 明確檔案管理的基礎(chǔ)性工作具體內(nèi)容

為了推動(dòng)我國(guó)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)定發(fā)展，首先，應(yīng)加大宣傳力度，向公眾普及檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性。加強(qiáng)檔案管理部門內(nèi)部控制管理，明確檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，建立適合單位實(shí)際情況的檔案柜，管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)工作人員工作流程和工作內(nèi)容的監(jiān)督管理，要求所有工作人員在進(jìn)行檔案整理工作時(shí)，必須秉承著實(shí)事求是的態(tài)度，嚴(yán)格、認(rèn)真、負(fù)責(zé)的處理檔案信息，不得偽造檔案信息，也不得外露檔案信息，嚴(yán)格杜絕一切不合理不合法的行為。

4.2 建設(shè)檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

在我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，為了保障檔案管理數(shù)字化建設(shè)順利開展，必須制定一系列檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，通過法律法規(guī)為檔案數(shù)字化提供法律保障。通過一系列法律性條文和管理措施加強(qiáng)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的約束。結(jié)合檔案館實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況制定符合檔案館經(jīng)營(yíng)發(fā)展的檔案數(shù)字化建設(shè)管理制度，能夠有效提高檔案館數(shù)字化建設(shè)工作的效率和質(zhì)量保障檔案數(shù)據(jù)的信息安全和穩(wěn)定。

4.3 提高檔案數(shù)字化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)穩(wěn)定發(fā)展的一個(gè)重要的前提是我國(guó)檔案館相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員和工作人員必須不斷提高對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，只有充分認(rèn)可檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的必要性，才能在實(shí)際工作中認(rèn)真、負(fù)責(zé)的將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)布置的相關(guān)檔案任務(wù)高效的執(zhí)行下去。檔案館管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積極學(xué)習(xí)檔案法相關(guān)知識(shí)，了解檔案數(shù)字化建設(shè)中需要注意的問題，制定相應(yīng)的紅黃線制度和激勵(lì)政策，調(diào)動(dòng)工作人員檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的積極性，從而提高檔案管理工作效率。

4.4 有選擇性的開展檔案數(shù)字化建設(shè)

截止到目前為止，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展，檔案管理數(shù)字化進(jìn)程已經(jīng)取得了初步的成效，發(fā)展速度越來(lái)越快，在這樣的背景之下，為了保障檔案管理數(shù)字化建設(shè)健康穩(wěn)定發(fā)展，檔案館領(lǐng)導(dǎo)人員和工作人員要有選擇性的開展檔案數(shù)字化建設(shè)。在開展檔案管理工作時(shí)，不僅需要遵循《檔案法》相關(guān)規(guī)定，同時(shí)還應(yīng)重視《著作法》和公民權(quán)利保障相關(guān)法律法規(guī)，當(dāng)出現(xiàn)工作人員復(fù)制他人原著檔案或稿件進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)提前與原著作者協(xié)商確定是給予一定稿費(fèi)作為酬勞，還是可以將稿件復(fù)制儲(chǔ)存下來(lái)，防止出現(xiàn)危害原著作者經(jīng)濟(jì)利益的事件，防止不利于檔案館數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的法律糾紛出現(xiàn)，為檔案數(shù)字化建設(shè)健康穩(wěn)定發(fā)展?fàn)I造輕松和諧的環(huán)境氛圍。

4.5 加大檔案管理數(shù)字化人才培養(yǎng)力度

在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中檔案管理工作人員是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的主體，檔案管理工作人員的數(shù)字化操作技能和專業(yè)技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)，以及職業(yè)素養(yǎng)對(duì)檔案館檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平有著至關(guān)重要的影響。由此，在檔案館的檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中必須加大對(duì)檔案管理管理數(shù)字化建設(shè)人才的培養(yǎng)力度。一方面是提高檔案管理工作人員的數(shù)字化操作技能和理論基礎(chǔ)知識(shí)，另一方面是要加強(qiáng)對(duì)表現(xiàn)良好的工作人員進(jìn)行管理培訓(xùn)提高工作人員的領(lǐng)導(dǎo)能力和執(zhí)行力。提高檔案管理工作人員利用數(shù)字化集中解決檔案管理問題的能力，充分發(fā)揮檔案館人力資源的作用，優(yōu)化人員配置。

5 總結(jié)

綜上所述，通過對(duì)開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性，以及我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行分析，為了提高我國(guó)檔案管理數(shù)字化水平，首先應(yīng)明確檔案管理的基礎(chǔ)性工作具體內(nèi)容，建設(shè)檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，然后提高檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，有選擇性的開展檔案數(shù)字化建設(shè)，最后集中解決檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，加大檔案管理數(shù)字化人才培養(yǎng)力度，通過以上方式，促進(jìn)我國(guó)檔案管理數(shù)字化建設(shè)健康順利開展。