韓 璐

（山西省忻州市中共繁峙縣委機構(gòu)編制委員會辦公室，山西 忻州 034300）

所謂信息化建設(shè)，是通過計算機技術(shù)，對各部門的工作進(jìn)行統(tǒng)籌，提高工作效率，從而提高整個單位的運營效率，降低運營風(fēng)險和成本。這一概念應(yīng)用在事業(yè)單位的檔案管理工作中，可以將原本需要用很多紙質(zhì)文字記錄的東西逐步電子化，整理歸類更為便捷，數(shù)據(jù)的查詢調(diào)用更為方便，并且可以實現(xiàn)資源共享。隨著時代的發(fā)展，信息化建設(shè)在事業(yè)單位的發(fā)展中扮演著不可或缺的角色，雖然當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)有各種各樣的問題，但是要通過逐漸改進(jìn)，完善，充分發(fā)揮信息化建設(shè)的作用，為事業(yè)單位帶來便利。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)是十分重要的，其將紙質(zhì)版文件轉(zhuǎn)變成電子版文件，更加有利于長期保存，后期查詢時候也十分方便，對領(lǐng)導(dǎo)做決策時也可以提供原始數(shù)據(jù)作為參考，對事業(yè)單位的發(fā)展有很大的意義。

1）提高工作效率。信息化建設(shè)可以代替檔案管理從原始的紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮佑涗洠瑴p少失誤和篡改的概率[1]，極大地保證了原始記錄的準(zhǔn)確性，同時，一些審批系統(tǒng)如OA的上線也極大方便了全體員工，對需要的檔案直接下載保存，保證了信息的準(zhǔn)備性和完整性，也能看到由哪些員工簽過字，明確了責(zé)任主體的同時，不返兩遍工。一套完整的信息化系統(tǒng)，可以極大地提高大部分員工的工作效率，對檔案管理部門尤為明顯。

2）能夠長期保存。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可以使資料多份保存，歸類好的可以長期保存，這是早期的管理方式無法做到的。這對于后期資料查詢意義重大。

3）有助于領(lǐng)導(dǎo)決策。有效的信息化管理建設(shè)，可以提供準(zhǔn)確、完整的數(shù)據(jù)，并且可以不同時期的數(shù)據(jù)放在一起，有助于領(lǐng)導(dǎo)觀察變化，做出適合當(dāng)期單位發(fā)展的決策，對事業(yè)單位的發(fā)展有所幫助，這是通過檔案管理的信息化建設(shè)所需要達(dá)到的最重要的目標(biāo)。

2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

盡管信息化發(fā)展是時代的趨勢，但是由于事業(yè)單位的體制，決定了其創(chuàng)新的道路是艱難的，在一種模式下不愿主動去改變，因此，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作還存在很多問題，制約著事業(yè)單位的發(fā)展。

1）管理模式及設(shè)備落后。目前，部分事業(yè)單位的檔案管理依舊停留在紙質(zhì)文字記錄，電腦的作用也并未完全發(fā)揮，對檔案的管理也是純工作人員的手工，每一次的工作交接，都可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的遺失；每一次的不小心，都可能導(dǎo)致檔案記錄的不準(zhǔn)確……這種管理模式和設(shè)備的落后，已經(jīng)完全跟不上時代的發(fā)展，長期下去，事業(yè)單位的發(fā)展會嚴(yán)重受影響。

2）管理人員意識不夠。受體制的影響，很多員工抱著“鐵飯碗”的心態(tài)進(jìn)入事業(yè)單位，只是覺得這是一份穩(wěn)定的工作，在工作上沒有創(chuàng)新精神，沒有積極進(jìn)取的心態(tài)，導(dǎo)致在檔案管理工作上，只是簡單地認(rèn)為這只是一份記錄的工作，即使受教育程度并不高都可以來干，嚴(yán)重忽略了檔案管理的專業(yè)性以及對事業(yè)單位發(fā)展的重要性。管理人員的這種意識，也會潛移默化的影響干這份工作的員工，會讓其認(rèn)為這份工作并不重要[2]，因此在工作中產(chǎn)生消極懈怠心理，對檔案的準(zhǔn)確性、完整性更加無法保障，需要相關(guān)檔案查看時，找不到文件，嚴(yán)重影響工作效率，影響領(lǐng)導(dǎo)的一些決策，影響著事業(yè)單位的發(fā)展。

3 完善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

通過上文的探討，可以看到信息化建設(shè)對事業(yè)單位檔案管理的重要性，也認(rèn)識到檔案管理的現(xiàn)狀，這就更需要根據(jù)問題找出信息化建設(shè)的有效策略，通過信息化建設(shè)，將檔案管理工作歸類，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，明確責(zé)任人主體，提高工作的效率，達(dá)到檔案管理的意義，為單位領(lǐng)導(dǎo)做決策提供便利。在信息化建設(shè)過程中，要結(jié)合事業(yè)單位的實際情況，制定一套合理、有效的信息化建設(shè)方案，使得在檔案管理中，這套方案能落到實處。

1）加大信息化建設(shè)投入。事業(yè)單位要有敢于改革、勇于創(chuàng)新的精神，在信息化建設(shè)中，購入適合企業(yè)發(fā)展的、便捷的設(shè)備和系統(tǒng)，首先要從設(shè)備做起來，沒有一套性能好的設(shè)備，信息化建設(shè)做不好。設(shè)備的更新?lián)Q代，就需要有資金、人員的投入。另外，一套完整的信息化系統(tǒng)，也是確保檔案可以完整、準(zhǔn)確、歸類保存的基礎(chǔ)，通過各部門的流程管理，減少重復(fù)性工作。也可以通過計算機技術(shù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行開發(fā)等，讓檔案管理的內(nèi)容，真正為單位所用，這就需要事業(yè)單位在檔案管理工作中，加大信息化建設(shè)投入，尋找專業(yè)的信息化團(tuán)隊，制定出適用事業(yè)單位未來規(guī)劃的信息化建設(shè)方案，跟上時代的發(fā)展。

2）培養(yǎng)信息化建設(shè)專業(yè)人才。檔案管理有了信息化設(shè)備和系統(tǒng)后，還要有專業(yè)的人才進(jìn)行日常這方面工作的維護(hù)，信息化建設(shè)也需要事業(yè)單位各部門之間的配合，這方面的工作量比較大，涉及范圍也比較廣。對于檔案管理的信息化建設(shè)工作，對相關(guān)人員要加大培訓(xùn)的力度，并且組織考試以檢驗學(xué)習(xí)成果，對掌握程度較好的員工實行獎勵[3]，對掌握程度不好的員工實行二次考試等措施，培養(yǎng)起員工在檔案管理信息化建設(shè)中的積極主動和專業(yè)性，使后期的信息化建設(shè)工作更好開展。在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，真正要實行這部分操作的員工，對信息化建設(shè)的步伐尤為關(guān)鍵，除了要培養(yǎng)對涉及員工這方面的培訓(xùn)外，條件允許的情況下，還要有一個十分專業(yè)的人才進(jìn)行這方面的管理，站在全局的角度，把握信息化建設(shè)的進(jìn)程，監(jiān)督日后信息化上線后在檔案管理中可能出現(xiàn)的問題，總結(jié)經(jīng)驗，使企業(yè)的信息化建設(shè)更加完善。

3）增強管理人員的意識。在單位里施行一個相對而言比較創(chuàng)新的做法，管理人員對這項做法的意識尤為關(guān)鍵，甚至可以決定項目成敗。因此，要加強管理人員對信息化建設(shè)的認(rèn)可程度，要使其明白信息化建設(shè)在事業(yè)單位檔案管理中的重要性[4]，可以給管理人員講述更加先進(jìn)的單位使用信息化使單位發(fā)展更快的成功案例，另外，也可以實行必要的考核機制。領(lǐng)導(dǎo)的意識會潛移默化影響員工的意識，要不斷加強管理層對信息化建設(shè)的重視程度，在日常工作中對員工進(jìn)行這方面意識的輸入，使員工從心底里認(rèn)識到這項工作對單位發(fā)展的意義，對工作的開展動力更強，有利于加快信息化建設(shè)的步伐。

4）定期更新。信息化建設(shè)，不是設(shè)備安裝好、一個系統(tǒng)上線完成這項工作就結(jié)束了，而是一直貫穿在事業(yè)單位的日常工作中的，因此，要結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展情況，對在檔案管理中一些影響工作效率的做法要在信息化建設(shè)工作中果斷摒棄，不斷迭代，不斷更新，使檔案管理的信息化建設(shè)是適應(yīng)單位的發(fā)展的。要通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)經(jīng)驗，通過信息化建設(shè)系統(tǒng)，使日常檔案管理工作更加高效、有序進(jìn)行。

4 結(jié)束語

信息化是時代發(fā)展的趨勢，事業(yè)單位更要緊跟國家發(fā)展的步伐。對于檔案管理的信息化建設(shè)工作，要認(rèn)識到其對單位的發(fā)展意義重大，要敢于投入資金和人員，要不斷培養(yǎng)信息化建設(shè)工作的專業(yè)人員，要有不斷更新不斷進(jìn)步的心態(tài)，通過有效的管理，形成一個良性循環(huán)，加快事業(yè)單位發(fā)展，與時俱進(jìn)。