張 羽

（興安盟農(nóng)村牧區(qū)廣播電視事業(yè)管理辦公室，內(nèi)蒙古 興安盟 137400）

在信息化背景下，許多事業(yè)單位已經(jīng)開始引入信息化系統(tǒng)，這改善了檔案管理的工作模式，也提高了檔案管理的工作效率。為了促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，使得信息化系統(tǒng)更合理地用于檔案管理工作中，事業(yè)單位的檔案管理人員和其他相關(guān)工作人員也要積極進(jìn)行創(chuàng)新，不斷改進(jìn)檔案管理的工作模式，在管理中加入信息化、科學(xué)化的元素，提升管理效率。

1 事業(yè)單位開展檔案管理工作的意義

在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度不斷加快的背景下，事業(yè)單位也對自身的發(fā)展要求與方向進(jìn)行了相應(yīng)調(diào)整，檔案管理工作受到單位的重視。積極落實檔案管理工作，能為事業(yè)單位創(chuàng)造相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)價值與社會價值。事業(yè)單位要想在多變的市場環(huán)境中占據(jù)有利地位，需要規(guī)范化實行檔案管理工作，運(yùn)用科學(xué)的信息化管理模式，不斷創(chuàng)新、完善單位檔案管理工作。事業(yè)單位要想實現(xiàn)發(fā)展與進(jìn)步，需要保證各項工作互相配合，通過綜合分析工作流程與管理模式，編制合理化的檔案管理方案。事業(yè)單位的檔案管理處于重要的改革階段，需要單位發(fā)現(xiàn)合適的落腳點(diǎn)，并收集廣泛的信息與資料，落實集成化的管理工作，建立內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)庫，以此分析檔案基本內(nèi)容[1]。

2 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

2.1 構(gòu)建檔案信息的資源體系

再者，事業(yè)單位的檔案管理人員在推進(jìn)檔案信息化管理的過程中，需要積極搭建并完善事業(yè)單位的檔案信息資源體系。事實上，檔案資源體系的建立完善，可以在最大程度上帶動事業(yè)單位檔案信息利用管理。不僅如此，現(xiàn)代信息技術(shù)的開發(fā)運(yùn)用，管理人員可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的建立完善，在進(jìn)行該體系構(gòu)建的過程中，需要進(jìn)一步加強(qiáng)對于現(xiàn)代化的信息技術(shù)的運(yùn)用，確保檔案管理的智能化、科學(xué)化、合理化。

2.2 健全電子檔案管理機(jī)制，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

1）事業(yè)單位不僅要梳理電子檔案的管理流程，還要細(xì)化、規(guī)范流程，合理配置單位內(nèi)部的資源，降低電子檔案管理的成本支出，實現(xiàn)電子檔案管理的專業(yè)化管理。2）明確單位各類型電子檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一處理與錄入電子檔案，如：針對文字類的電子檔案，可以利用PDF格式存儲；對于圖片類的檔案，需要保證圖片的清晰度，使用高清格式進(jìn)行存儲。3）事業(yè)單位要盡快出臺《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范》《電子執(zhí)法檔案暫行管理辦法》等規(guī)章制度，對檔案管理行為進(jìn)行約束與監(jiān)督。在明確安全管理責(zé)任的基礎(chǔ)上，建立健全績效考核機(jī)制，從上到下對各個部門的檔案進(jìn)行管控，保證檔案的安全性與準(zhǔn)確性，不斷提升整體的檔案管理效率[2]。

2.3 搭建信息化管理模式

檔案管理工作系統(tǒng)性較強(qiáng)，而傳統(tǒng)的信息化檔案管理工作中存在各軟件系統(tǒng)不兼容的狀況，容易導(dǎo)致資源的浪費(fèi)以及管理效率的降低，無法推進(jìn)文件檢索工作的開展，最終導(dǎo)致了檔案信息的電子化處理。為此，事業(yè)單位需要科學(xué)的利用多媒體技術(shù)進(jìn)行信息化的方案系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案的電子化，加大事業(yè)單位各部門之間檔案信息的交流與合作，降低管理工作難度。

2.4 利用信息技術(shù)的云儲存和備份

事業(yè)單位應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時，其首要任務(wù)就是將原本紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，檔案管理工作人員可以通過人工輸入或者機(jī)器掃描的方式將所有檔案信息轉(zhuǎn)換為電子文檔，并將其錄入到計算機(jī)中，同時還要再云端進(jìn)行存儲和備份，以免檔案信息不慎丟失。這樣一來，便能解決傳統(tǒng)檔案存儲困難且占空間等弊端，使得事業(yè)單位的檔案管理可以得到進(jìn)一步的發(fā)展。尤其是在當(dāng)前這樣一個大數(shù)據(jù)的時代，人們對于數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用越來越純熟，所以事業(yè)單位就可以緊隨時代發(fā)展的步伐，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中，以此來實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理。這樣一來，面對各種檔案信息，檔案管理人員就可以將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在存儲的同時也會在云端產(chǎn)生備份，這樣即便檔案數(shù)據(jù)丟失，也可以從備份中將丟失的部分找出來，如此便能避免很多檔案存儲問題，使得檔案管理的工作效率更高[3]。

2.5 拓展檔案管理服務(wù)能力

服務(wù)是檔案管理工作的本質(zhì)，所以在信息化建設(shè)過程中提高檔案管理服務(wù)能力是比較重要的工作內(nèi)容。在引入信息化系統(tǒng)之前，檔案管理主要的服務(wù)功能是對信息進(jìn)行查閱、檢索等，而在信息化系統(tǒng)引入之后檔案管理的服務(wù)功能變得更加多元化，不僅能快速地查閱、檢索相關(guān)數(shù)據(jù)或者是信息，還能對數(shù)據(jù)或者是信息進(jìn)行有針對性地篩選、總結(jié)以及對比，這會讓使用者獲得更好的使用感受。以往的檔案管理服務(wù)內(nèi)容大多單一與被動，而信息化檔案管理系統(tǒng)能夠改善這一局面，從被動變?yōu)橹鲃樱€可以對服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行拓展，這也為使用者節(jié)省了大量的時間和精力。

2.6 增加對管理人員的培訓(xùn)，提升信息化管理意識和技術(shù)水平

檔案管理工作，運(yùn)用信息化系統(tǒng)所涉及的范圍非常廣泛，而在運(yùn)用過程當(dāng)中，與事業(yè)單位的許多工作人員具有非常密切的聯(lián)系，具有很大的影響。為了進(jìn)一步順應(yīng)當(dāng)代社會的發(fā)展需求，確保在檔案管理當(dāng)中實現(xiàn)信息化的運(yùn)行和發(fā)展，需要事業(yè)單位不斷增大對信息化建設(shè)資金的有效投入，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，制定出更加合理的、有效的計劃，增強(qiáng)對人員的培訓(xùn)等。事業(yè)單位的檔案管理大多是內(nèi)部的工作，需要事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)針對這些人員進(jìn)行理論知識、專業(yè)技能的培訓(xùn)，有效提升管理工作人員對信息管理工作的積極性。除此之外，還可以建立起良好的獎懲制度，針對考核相對優(yōu)秀的員工進(jìn)行獎勵，對考核成績不合格的一些人員進(jìn)行批評或者再培訓(xùn)，不斷提升管理人員的學(xué)習(xí)興趣，促使管理人員能夠掌握更多的知識，因地制宜地加快信息化構(gòu)建。

3 結(jié)束語

為了保證信息化技術(shù)能在檔案管理工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，使其能夠完全掌握信息化技能，在培訓(xùn)過程中也要注意提高檔案管理人員的整體素養(yǎng)，讓其在工作中更有責(zé)任心、更有擔(dān)當(dāng)，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，這將極大地提高檔案工作的效率，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。