楊 茹 崔靜華 楊 林

（中國核動力研究設(shè)計院，四川 成都 610213）

0 前言

隨著信息化的發(fā)展， 文件來源的電子化比重越來越大，電子文件歸檔管理的手段和條件越來越成熟；數(shù)據(jù)容量越來越大，以多媒體數(shù)據(jù)為代表的海量數(shù)據(jù)信息對存儲手段提出了越來越高的要求，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)正在成為數(shù)據(jù)庫主體；網(wǎng)絡(luò)的普及使得信息傳遞的手段以網(wǎng)絡(luò)傳遞為主；越來越多的動態(tài)數(shù)據(jù)管理和過程管理需求取代了原來單純的靜態(tài)數(shù)據(jù)管理需求；對數(shù)據(jù)長期、安全存儲以及可用性要求越來越關(guān)注， 信息系統(tǒng)建設(shè)遵循OAIS 標(biāo)準(zhǔn)成為未來趨勢。

鑒于此，本文對科技類電子文件的可信性（即真實性、完整性、可用性、安全性）進(jìn)行研究，分析企業(yè)電子文件管理的現(xiàn)狀及存在問題， 并提出解決方案，為相關(guān)企業(yè)在科技類電子文件管理中提供借鑒和參考。本文不區(qū)分“電子文件”和“電子檔案”，采用大文件觀的概念統(tǒng)一稱為電子文件，即文件和檔案都是文件不同運動階段的稱呼。

1 研究背景

（1）國家信息化戰(zhàn)略背景積極促進(jìn)電子文件單套制歸檔實施。 當(dāng)今世界，信息技術(shù)創(chuàng)新日新月異，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化為特征的信息化浪潮蓬勃興起。 互聯(lián)網(wǎng)＋、大數(shù)據(jù)、人工智能迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)強國、數(shù)字中國、智慧社會建設(shè)初顯端倪。 我國在2016 年發(fā)布了《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》，規(guī)范和指導(dǎo)未來十年國家信息化發(fā)展。 互聯(lián)網(wǎng)與商業(yè)結(jié)合使電子商務(wù)方興未艾，互聯(lián)網(wǎng)與工業(yè)緊密結(jié)合使工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、智能制造迅速發(fā)展。 信息技術(shù)的進(jìn)一步深入應(yīng)用，使文件數(shù)據(jù)化、電子化趨勢更加明顯，僅靠傳統(tǒng)手工管理無法完成。 建設(shè)數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案工作對電子文件和電子檔案真實、可靠、完整和安全的管理，是國家信息化發(fā)展對檔案工作的必然要求。

（2）核電行業(yè)要求數(shù)字化交付。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，核電行業(yè)領(lǐng)域使用的軟件日益增多，產(chǎn)生的非通用的電子文件格式也越來越多， 傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件交付方式已經(jīng)不能夠滿足實際工作的需要， 電子化交付和利用是未來發(fā)展的趨勢。 尤其是隨著三維技術(shù)的發(fā)展和三維模型的應(yīng)用， 三維模型協(xié)同設(shè)計逐漸引入核電領(lǐng)域并產(chǎn)生了大量的三維數(shù)據(jù)。 三維模型比二維的文件圖紙更直觀容易理解、更精確，能提高設(shè)計效率和新產(chǎn)品的研制周期。 但是三維模型作為一種特殊的電子文件，在管理體制、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)方案等方面存在不完善的地方， 尤其是面臨長期保管和利用的問題。

（3）企業(yè)實際情況要求實施電子文件歸檔。 企業(yè)承擔(dān)的科研、工程項目增多導(dǎo)致文件數(shù)量激增，部分企業(yè)缺少相應(yīng)的信息系統(tǒng)，或者現(xiàn)有的信息系統(tǒng)存在功能和技術(shù)上的缺失不能保證僅歸檔保管電子文件便可使項目文件完整、安全、系統(tǒng)，必須實施雙套制管理模式， 紙質(zhì)送審流程耗費了大量的人力和時間成本。 還有企業(yè)檔案庫房空間已經(jīng)嚴(yán)重不足，不能滿足現(xiàn)有紙質(zhì)文件的存儲條件。

2 意義

本文通過對電子文件可信性的研究從而保障電子文件的長期保存和利用，具有重要的意義。

（1）利用新技術(shù)、新理念提升企業(yè)檔案管理平水和技術(shù)水平。 一方面優(yōu)化文檔的著錄、組卷等業(yè)務(wù)處理流程提高文檔管理效率； 另一方面簡化審批流程，優(yōu)化檢索和利用體驗提高查準(zhǔn)率和查全率，更好地滿足科技人員的文檔利用需求。

（2）推行電子文件管理取代紙質(zhì)文件管理，減少人力耗費，縮短送審流程，提高工作效率。

（3）緩解庫房壓力，縮短庫房工作人員耗費在紙質(zhì)文件上架借閱等傳統(tǒng)管理工作的時間，可以有更多的精力和時間從事檔案開發(fā)利用工作，深入對庫藏資源的挖掘，發(fā)揮檔案人員應(yīng)有的價值，使人盡其才，物盡其用。

3 科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定

參照《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》上述規(guī)定，企業(yè)內(nèi)部形成的僅以電子形式保存的科技電子文件應(yīng)同時滿足以下要求：

（1）來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；

（2）使用的科研、工程業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子文件，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的電子文件，設(shè)定了校對、審核、審定、批準(zhǔn)、質(zhì)保核查等必要的審簽程序；

（3） 使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用科技電子檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)檔案的檢索關(guān)系；

（4）有防篡改措施；

（5）建立有效的備份制度；

（6）不屬于具有永久保存價值或者其他保存價值。

為應(yīng)對今后數(shù)字化交付的需求，企業(yè)應(yīng)該在相關(guān)的信息系統(tǒng)中進(jìn)行電子簽名，滿足業(yè)務(wù)合作伙伴的信息需求獲得相關(guān)方認(rèn)可， 符合國家和行業(yè)的法律、標(biāo)準(zhǔn)要求。

4 企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀和存在問題

4.1 缺少電子文件管理的頂層策劃和規(guī)劃

企業(yè)缺少電子文件管理的策劃，缺少頂層管理性文件，沒有清晰的企業(yè)電子文件管理的目標(biāo)，沒有統(tǒng)一規(guī)劃技術(shù)方案、技術(shù)路線、實施途徑及與單位信息化的關(guān)系等。具體表現(xiàn)之一是沒有統(tǒng)一規(guī)劃應(yīng)歸檔的電子文件種類。大多企業(yè)統(tǒng)一管理單位內(nèi)部最終版本的科技文件，業(yè)務(wù)多、文件種類繁多、信息技術(shù)局限及實際情況等因素造成過程性電子文件、 設(shè)計數(shù)據(jù)、實驗數(shù)據(jù)、軟件等未能實現(xiàn)歸檔，或者分散保存在不同的系統(tǒng)中獨立存在沒有建立關(guān)聯(lián)，這些文件或數(shù)據(jù)有很多涉及技術(shù)、管理信息，其科學(xué)管理有利于保證各項技術(shù)、管理活動的正常、順利進(jìn)行。

4.2 信息化水平參差不齊

企業(yè)信息化水平差距較大，諸多主客觀因素導(dǎo)致有的企業(yè)沒有電子文件管理系統(tǒng)，還處于紙質(zhì)文件管理階段。大部分企業(yè)都建立了一個或者多個信息系統(tǒng)管理文件、期刊、標(biāo)準(zhǔn)等信息資源，但是部分系統(tǒng)沒有接口留存，限制了信息資源的共享和利用。 信息化的發(fā)展使得企業(yè)內(nèi)部存在眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)適用于不同的項目或者產(chǎn)品，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的文檔和數(shù)據(jù)未能完全歸檔。所有文檔管理系統(tǒng)毋庸置疑支持文字和表格版本的文件，但是并不完全支持三維模型、聲像文件等格式的電子文件。但是隨著信息化多媒體的發(fā)展聲像文件的數(shù)量將越來越多，這對信息資源管理系統(tǒng)的功能提出了更高的要求。各系統(tǒng)之間元數(shù)據(jù)名稱不同，有的系統(tǒng)沒有預(yù)留接口或缺少維護(hù)更新的技術(shù)人員難以進(jìn)行集成實現(xiàn)集中管理和提供利用?？梢娔壳靶畔①Y源管理的集成化程度尚待提高，信息資源管理系統(tǒng)需要優(yōu)化集成。

4.3 文件的真實性、完整性、可用性、安全性問題

電子文件的可信性通過對其真實性、 完整性、可用性、安全性的檢測來實現(xiàn)。 雖然現(xiàn)在的信息管理系統(tǒng)開發(fā)對于文件真實性、完整性、可用性、安全性都進(jìn)行了縝密的設(shè)計和部署，但未從檔案學(xué)的視角進(jìn)行整合和可視化結(jié)果展示。 國檔局在2018 年組織召開的企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點啟動會上明確要求新建的檔案系統(tǒng)都必須具備四性檢測功能，但是大多已有的電子文件管理系統(tǒng)沒有四性檢測功能，限制了企業(yè)電子文件可信性。

4.4 電子文件的長期保存問題

但是隨著信息技術(shù)的日新月異變化， 文件的格式、生成文件的軟件，或支持軟件的操作系統(tǒng)和硬件都在發(fā)生變化并呈加速趨勢。目前企業(yè)一般只保存通電子文件，忽視相應(yīng)的軟件硬件的管理，這對于常見的OFFICE、PDF 等通用格式的文件是沒有問題的，但是可能會導(dǎo)致之前歸檔的需要專用軟件才能打開的數(shù)據(jù)、軟盤、磁帶等特殊格式或載體的電子文件存在打不開、用不了的風(fēng)險。此外，部分企業(yè)未制定科學(xué)合理、切實有效的電子文件備份策略，缺少異地備份與容災(zāi)機制，影響電子文件的長期保存和利用。

5 解決方案

為保證科技類電子文件的可信性，企業(yè)應(yīng)從管理和技術(shù)上確保電子文件的可信性。

5.1 制定電子文件管理制度、程序確保可信性

企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）、《基于文件的電子信息長期保存》（GB/Z 23283—2009）、《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70—2018） 制定電子文件管理規(guī)定，如業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理規(guī)定、電子文件編寫、校對、審核、審批、質(zhì)保等規(guī)定。 企業(yè)通過這些制度、程序全面規(guī)定業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的科技文件或數(shù)據(jù)的編、校、審流程以及信息分發(fā)要求，明確各部門在電子文件管理的職責(zé)和具體的工作流程、程序，規(guī)范各項目在設(shè)計數(shù)據(jù)與流程管理系統(tǒng)上開展設(shè)計工作，從而達(dá)到提高設(shè)計質(zhì)量和設(shè)計效率的目的。

5.2 文檔一體化的信息系統(tǒng)保障電子文件可信性

企業(yè)信息系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)文件編寫、 校對、 審核、審定、批準(zhǔn)、質(zhì)保、歸檔等所有流程的文檔一體化管理，確保電子文件的所有流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)在封閉的信息系統(tǒng)中進(jìn)行，實現(xiàn)電子文件的全生命周期管理。 對于存在多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)且和檔案系統(tǒng)分開運行的企業(yè)，應(yīng)開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的集成接口，共同組成電子文件管理系統(tǒng)的閉環(huán)流程，同時在歸檔環(huán)節(jié)、移交和接收環(huán)節(jié)、長期保存環(huán)節(jié)進(jìn)行電子文件四性檢測，保證企業(yè)科技類原生電子文件的可信性。

5.2.1 明確審簽、修改的要求

在電子文件管理的流程環(huán)節(jié)中采用科學(xué)、合理的技術(shù)和措施保證電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性，實現(xiàn)了文檔一體化管理。

（1）電子審簽

電子審簽管理將實現(xiàn)設(shè)計數(shù)據(jù)以電子數(shù)據(jù)為中心的管理方式，保證電子數(shù)據(jù)的有效性，其應(yīng)用基礎(chǔ)主要涉及下面幾點：

一是建立合理、有效的產(chǎn)品數(shù)據(jù)分類體系和電子審核流程，對產(chǎn)品數(shù)據(jù)的簽審進(jìn)行規(guī)范，保證電子數(shù)據(jù)的有效性，提高簽審效率；

二是建立有效的產(chǎn)品數(shù)據(jù)電子化管理制度，確保電子審簽的有效性及電子倉庫數(shù)據(jù)與現(xiàn)行文件的一致性。

（2）文件修改

流程審批過程中，只有編制人員（流程提交人）在才能對圖文檔進(jìn)行修改，其他審批人員不能對圖文檔進(jìn)行修改，而且只有圖文檔處在文檔編制或修改環(huán)節(jié)創(chuàng)建者才能進(jìn)行修改， 在其他簽審環(huán)節(jié)不能進(jìn)行修改； 如必須修改， 則由項目管理部門發(fā)起申請修改后，申請通過后再進(jìn)行修改。

5.2.2 實施科技電子文件四性檢測

企業(yè)應(yīng)參考DA/T 70—2018《文書類電子檔案檢測一般要求》中規(guī)定的文書類電子文件真實性、完整性、可用性、安全性檢測的指標(biāo)及實現(xiàn)方案，調(diào)研行業(yè)內(nèi)外電子文件的四性檢測方案， 結(jié)合本企業(yè)科技文件、檔案管理流程，構(gòu)建適合自身的科技類電子文件真實性、完整性、可用性、安全性檢測的指標(biāo)及實現(xiàn)方案，實現(xiàn)電子文件歸檔和電子檔案移交、接收、長期保存過程中的真實、完整、可用和安全。

四性檢測分為自動檢測和人工檢測。由系統(tǒng)直接處理的檢測內(nèi)容，要求在電子檔案系統(tǒng)中對于每一項檢測要記錄時間、檢測結(jié)果，以查詢報表的形式提供給用戶。 由用戶人工操作的檢測內(nèi)容，要求對于每一項檢測要記錄操作人、操作時間、檢測結(jié)果，以查詢報表的形式提供給用戶。

5.3 使用電子簽章滿足數(shù)字化交付文件的可信性

《中華人民共和國電子簽名法》 中第一章總則的第二條對電子簽名定義為：“本法所稱電子簽名，是指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。本法所稱數(shù)據(jù)電文，是指以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收或者儲存的信息。 ”那么什么是具備與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力合法、可靠的電子簽章呢？ 該法第三章電子簽名與認(rèn)證的第十三條明確規(guī)定：“電子簽名同時符合下列條件的，視為可靠的電子簽名：

（1）電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；

（2）簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；

（3）簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)；

（4）簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。

當(dāng)事人也可以選擇使用符合其約定的可靠條件的電子簽名。 ”

經(jīng)過調(diào)研， 市場上符合這些要求的產(chǎn)品以金格iSignature 電子簽章系統(tǒng)為例，符合《中華人民共和國電子簽名法》關(guān)于“可靠電子簽名”的合法性條件，聲稱“與手寫簽名或者簽章具有同等的法律效力”。 同時，該產(chǎn)品已經(jīng)在我單位公文管理系統(tǒng)中應(yīng)用。 但是電子簽章和電子文件的原始性、真實性及長期保存又有一定的沖突， 在對外提供利用時加蓋電子簽章，在作為檔案保管時需要去掉電子簽章。我單位將計劃探索電子簽章在項目電子文件管理中的應(yīng)用，應(yīng)對以后進(jìn)行數(shù)字化交付需要滿足業(yè)主及合作單位對于電子文件的共同認(rèn)可。

5.4 制定備份策略實現(xiàn)電子文件的長期安全保存

備份就是將數(shù)據(jù)以某種形式保存下來，備份的根本目的在于恢復(fù)，在這些數(shù)據(jù)丟失、毀壞和受到威脅的時候，使用數(shù)據(jù)的備份來恢復(fù)數(shù)據(jù)。 通常一套完整的備份系統(tǒng)包含備份軟件、 磁帶機/磁帶庫和備份服務(wù)器，具體的備份策略的制定、備份介質(zhì)的管理以及一些擴展功能的實現(xiàn)，都是由備份軟件來完成的。

電子文件的備份策略主要包括：備份設(shè)備、備份地點、備份數(shù)量、備份對象、備份介質(zhì)管理等內(nèi)容。 對于傳統(tǒng)的離線備份，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）中要求“電子檔案離線存儲介質(zhì)至少應(yīng)制作一套。 可根據(jù)異地備份、電子檔案珍貴程度和日常應(yīng)用需要等實際情況，制作第二套、第三套離線存儲介質(zhì)，并在裝具上標(biāo)識套別” 。 《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T 38—2008） 要求異地備份要避免自然災(zāi)害損壞， 選取相距300 千米以上，不屬于同一水系、同一地震帶、同一電網(wǎng)的地點進(jìn)行異地備份存儲。 除此之外，分布式存儲的云計算可以滿足現(xiàn)代化的在線備份需求。

6 實踐

我單位承擔(dān)的國檔局企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點項目推動了本單位科技電子文件的深入研究和實踐。 理論方面我單位根據(jù)國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范對電子文件管理進(jìn)行相關(guān)的研究，重點研究原生電子文件歸檔的可信性，從制度和工作流程上規(guī)范電子文件生成的有效性，分析電子文件流轉(zhuǎn)過程中存在的潛在風(fēng)險，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件歸檔的可信性。 實踐方面，我單位對核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)和科技檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行全面升級，真正實現(xiàn)文件全生命周期管理。在實現(xiàn)傳統(tǒng)電子文件管理功能的基礎(chǔ)上實現(xiàn)校審信息、變更信息等過程性文件的歸檔和電子文件真實性、完整性、可用性、安全性檢測等功能，保證設(shè)計所電子文件的可信性。

目前，我單位主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的設(shè)計文件均只歸檔電子版本，該模式已獲得上級檔案業(yè)務(wù)主管部門同意和業(yè)務(wù)單位的認(rèn)可。主要通過以下三種措施保障該業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸入檔案系統(tǒng)的文件的可信性。

（1）該業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的科技文件實時向檔案系統(tǒng)歸檔，實現(xiàn)文檔一體化管理，信息系統(tǒng)閉環(huán)設(shè)置保證了通過嚴(yán)格的電子審簽流程輸出文件的可信性。

（2）電子版本對外輸出時加蓋我單位認(rèn)證標(biāo)識。

（3）發(fā)布質(zhì)保程序保障該業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件可信性。

7 結(jié)論

該文對于電子文件可信性的研究和管理實踐，有助于推進(jìn)科技類電子文件單套制歸檔的實施，具有較強的借鑒意義。企業(yè)在立足做好傳統(tǒng)二維文件可信性的基礎(chǔ)上探索圖紙的可信性，計劃做好三維模型管理的實踐。順應(yīng)國家和行業(yè)的信息化發(fā)展要求規(guī)范三維電子文件元數(shù)據(jù)采集方案和歸檔制度、規(guī)范，滿足即將到來的核電數(shù)字化交付的發(fā)展趨勢。