高 寧
(河北廣播電視臺(tái)器材購(gòu)置服務(wù)中心,河北 石家莊 050031)
在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,行政機(jī)關(guān)檔案規(guī)模與數(shù)量不斷擴(kuò)大,類型繁雜,對(duì)管理效率和質(zhì)量都提出較高標(biāo)準(zhǔn)。依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),行政機(jī)關(guān)檔案管理獲取全新發(fā)展手段,突破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛,依托先進(jìn)的管理方式,切實(shí)提高管理效率,為檔案查詢與使用奠定基礎(chǔ)。因此,要以網(wǎng)絡(luò)時(shí)代為背景,對(duì)行政機(jī)構(gòu)檔案管理工作進(jìn)行全面探討,尋求切實(shí)可行的發(fā)展之路。
1)突破傳統(tǒng)檔案管理方式的束縛,網(wǎng)絡(luò)管理與利用效率顯著提升。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景之下,檔案網(wǎng)絡(luò)化管理強(qiáng)化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)化與改變,強(qiáng)調(diào)以檔案服務(wù)為核心,依托網(wǎng)絡(luò)化分類、加工和整理,達(dá)到對(duì)網(wǎng)絡(luò)的高度整合與提取,提升檔案管理效率。在傳統(tǒng)檔案管理中,查詢難度較大,效率不高,一旦需要進(jìn)行調(diào)整,面臨復(fù)雜的流程。網(wǎng)絡(luò)化支持下,實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)模式的有效改善,彌補(bǔ)不足之處,在方便檔案網(wǎng)絡(luò)保存的同時(shí),為修改提供便利,提升檔案網(wǎng)絡(luò)查詢的速度。另外,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持網(wǎng)絡(luò)高效傳遞,檔案利用效率顯著提升,管理成本大幅降低。
2)與行政機(jī)關(guān)檔案管理工作相契合,網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)加速。在當(dāng)前行政機(jī)關(guān)檔案管理工作,主要手段仍為手工的形式,需要面對(duì)較大工作量,工作效率不高。即使部分機(jī)關(guān)檔案管理工作中引入了網(wǎng)絡(luò)技術(shù),但只是停留在基本的網(wǎng)絡(luò)輸入進(jìn)系統(tǒng)中,尤其是查詢與搜索建設(shè)緩慢,整體檔案網(wǎng)絡(luò)化水平不高。在新時(shí)期,行政機(jī)關(guān)重視推廣無(wú)紙化辦公,為檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)創(chuàng)造條件,加快其檔案管理方式的轉(zhuǎn)變,推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程,切實(shí)提升檔案網(wǎng)絡(luò)化管理水平。
3)與時(shí)代同步,網(wǎng)絡(luò)化管理模式保持較強(qiáng)的先進(jìn)性。在人工檔案管理之下,管理流程復(fù)雜而繁瑣,使得機(jī)關(guān)檔案管理工作凸顯局限性。另外,在檔案網(wǎng)絡(luò)查詢使用中,也借助人工方式實(shí)施,管理成本顯著提升,降低網(wǎng)絡(luò)共享性,無(wú)法保證檔案管理與利用服務(wù)發(fā)展同步。為了更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求以及網(wǎng)絡(luò)化的普及,行政機(jī)關(guān)需要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行積極地探究,不斷進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整,引進(jìn)先進(jìn)管理技能,滿足社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展需求,從真正意義上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。
1)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做好檔案管理的制度建設(shè)。隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,社會(huì)大眾的法制意識(shí)及檔案安全意識(shí)也在不斷增強(qiáng),對(duì)于檔案的管理與應(yīng)用觀念正在不斷強(qiáng)化,機(jī)關(guān)單位的檔案管理部門更應(yīng)如此。對(duì)于機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō),檔案管理制度的完善,是保證檔案管理水平提升的重要前提條件。為了做好管理工作,必須要嚴(yán)格遵照檔案管理相關(guān)法規(guī)當(dāng)中的要求,完善管理規(guī)章、更新管理理念、提升檔案管理宣傳的力度,優(yōu)化組織體系,增加經(jīng)費(fèi)投入,加強(qiáng)人員保障。首先,必須要結(jié)合檔案管理工作崗位的職能要求去針對(duì)性建立人員隊(duì)伍,要嚴(yán)禁一人兼任多職的問題出現(xiàn)。其次,對(duì)于檔案收集、整理、歸檔、保存、共享、使用等一系列制度規(guī)范,必須要在保證嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那疤嵯侣鋵?shí)到位,要最大限度剔除管理規(guī)章當(dāng)中的漏洞,明確檔案工作流程,確認(rèn)檔案的保存期限、歸檔范圍、安全防護(hù)、分類等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),并且將規(guī)章結(jié)合獎(jiǎng)懲,將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人,體現(xiàn)約束力。最后,要革新管理技術(shù),要利用先進(jìn)的管理平臺(tái),提升檔案管理的效率,保證檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化水平得到提升。
2)加快行政機(jī)關(guān)檔案管理網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)字化建設(shè)。對(duì)于行政機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),首要在是構(gòu)建與自身發(fā)展相符合的檔案網(wǎng)站,保證具有單位特色,實(shí)效性較強(qiáng),便于提供更加有效的檔案服務(wù)?;趯I(yè)化的網(wǎng)站,能夠?yàn)闄n案使用提供便利,借助網(wǎng)站搜索、查詢等功能,在最短時(shí)間內(nèi)找到所需檔案網(wǎng)絡(luò),突破時(shí)空限制,提升工作效率與檔案管理的利用率。依托檔案網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站,便捷性與高效性增強(qiáng),避免人工方式的復(fù)雜流程以及資源浪費(fèi)。網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站逐步實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)手工操作的替代,代表了行政機(jī)關(guān)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化改革的發(fā)展方向。在網(wǎng)絡(luò)化網(wǎng)站建設(shè)中,要積極構(gòu)建完善的檔案管理體系,加快機(jī)構(gòu)建設(shè),強(qiáng)化檔案管理體系與行政機(jī)構(gòu)管理體系的融合,保證整體上與行政機(jī)構(gòu)發(fā)展中戰(zhàn)略的一致性,切實(shí)提升檔案網(wǎng)絡(luò)共享的有效性,從而提高檔案管理的水平和能力。另外,鑒于網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的不斷深入,檔案網(wǎng)絡(luò)資源的數(shù)字化建設(shè)成為重點(diǎn),強(qiáng)化對(duì)檔案原件的保護(hù)。數(shù)字化建設(shè)需要先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)手段,根據(jù)原始檔案建立成數(shù)據(jù)庫(kù),并不斷對(duì)構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行及時(shí)地更新和內(nèi)容整理,為人們的查詢和檢索更加便捷。對(duì)不斷更新的數(shù)據(jù)要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)整合,在整理和分析中提出網(wǎng)絡(luò)的重點(diǎn)內(nèi)容,促進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)字化建設(shè)模式的構(gòu)建,使得行政機(jī)關(guān)的檔案管理體系更具科學(xué)性和規(guī)范性。
3)保證檔案管理制度的一致性。在網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境下,檔案網(wǎng)絡(luò)的管理與維護(hù)是一項(xiàng)十分龐大的系統(tǒng)工程。因?yàn)楦魇礁鳂拥臋n案資源通過網(wǎng)絡(luò)來(lái)連接,所以存在一定的邏輯關(guān)系。在輸入時(shí),該邏輯管理將在數(shù)據(jù)庫(kù)之間和數(shù)據(jù)運(yùn)行程序運(yùn)行之間傳遞網(wǎng)絡(luò),并且可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔管理,這一定會(huì)與整個(gè)系統(tǒng)存在相關(guān)性。因此對(duì)檔案管理的相關(guān)人員提出來(lái)高要求與高標(biāo)準(zhǔn)。這些人不單單需要深諳數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)之間的與或關(guān)系,還要能及時(shí)檢查與維護(hù)使用時(shí)發(fā)生的事故,以致最大限度地減少對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的破壞。
4)確保電子檔案長(zhǎng)期有效運(yùn)行。在網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境下,存檔網(wǎng)絡(luò)要以通用的形式進(jìn)行,只有這樣才會(huì)使得目前的存檔網(wǎng)絡(luò)才會(huì)與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和軟件進(jìn)行兼容。保存文件網(wǎng)絡(luò)時(shí),應(yīng)以與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)兼容的模式保存其格式,以便易于閱讀與使用。一旦操作系統(tǒng)處于更新期內(nèi),則需要及時(shí)更新檔案支持軟件,以使兼容性長(zhǎng)時(shí)間在動(dòng)態(tài)的過程中,以此確保檔案網(wǎng)絡(luò)的完整,真實(shí)與一致。
5)確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全。網(wǎng)絡(luò)模式下的文件管理面臨更加嚴(yán)峻而又復(fù)雜的問題。檔案的管理,網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行時(shí)的安全性,通常是網(wǎng)絡(luò)的軟件體系與硬件體系對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源的有效設(shè)計(jì),可使得管理檔案能游刃有余,可在正常的操作下有效運(yùn)行實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的功能。在檔案管理的實(shí)際運(yùn)作中,十分有必要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理機(jī)制的完善,及時(shí)的清除計(jì)算機(jī)的病毒與潛在危險(xiǎn),嚴(yán)格進(jìn)行檔案管理網(wǎng)絡(luò)的訪問權(quán)限的設(shè)定。
綜上,對(duì)于行政機(jī)關(guān)檔案管理工作,行政機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理需要長(zhǎng)時(shí)間的嘗試和探索需要以網(wǎng)絡(luò)化為背景,加快網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),維護(hù)其自身的長(zhǎng)期性和系統(tǒng)性,以實(shí)踐為基礎(chǔ),善于積累經(jīng)驗(yàn),加強(qiáng)學(xué)習(xí)與培訓(xùn),認(rèn)真做好每一環(huán)節(jié)的工作,穩(wěn)抓穩(wěn)打推動(dòng)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的順利開展,以期提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù),更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展與建設(shè)。先進(jìn)的檔案管理模式應(yīng)該適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需求,以創(chuàng)新為基礎(chǔ),尋求突破,推動(dòng)行政機(jī)關(guān)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的有序推進(jìn)。