楊吉瓊

（海南大學(xué)，海南 ?？?570228）

1 互聯(lián)網(wǎng)的特征和優(yōu)缺點(diǎn)

互聯(lián)網(wǎng)是指單臺(tái)計(jì)算機(jī)通過一組通用的協(xié)議互相連接起來，相互連通形成一個(gè)個(gè)的網(wǎng)絡(luò)，若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)又相互連通組成的巨大網(wǎng)絡(luò)?；ヂ?lián)網(wǎng)的優(yōu)點(diǎn)是互聯(lián)互通，方便快捷，不受時(shí)間、空間的限制。缺點(diǎn)是必須依賴必要的硬件設(shè)施，有安全性和穩(wěn)定性的風(fēng)險(xiǎn)。

2 人事檔案和人事檔案管理工作

人事檔案是指對(duì)個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、薪資報(bào)酬、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)關(guān)系等情況進(jìn)行客觀記錄的一系列材料。人事檔案管理工作就是對(duì)人事檔案進(jìn)行收集、鑒定、分類、保管、保護(hù)和利用的工作。

3 人事檔案管理現(xiàn)狀

1）當(dāng)前人事檔案管理現(xiàn)狀?，F(xiàn)階段，相當(dāng)部分人事檔案管理單位的人事檔案還是以紙質(zhì)材料作為載體，手工管理為主的傳統(tǒng)模式。

2）現(xiàn)階段傳統(tǒng)模式管理人事檔案管理的優(yōu)點(diǎn)。（1）現(xiàn)階段這種以紙質(zhì)材料作為載體，手工操作的傳統(tǒng)人事檔案管理模式優(yōu)點(diǎn)是既保持檔案的原始風(fēng)貌，又保證檔案的真實(shí)可靠，同時(shí)有利于保密管理。（2）現(xiàn)階段人事檔案管理的缺點(diǎn)。1.難以解決和阻擋檔案的自然老化損毀。盡管一般檔案室都對(duì)檔案采取了防潮、防霉、防蟲、防塵、防強(qiáng)光，防鼠、防火、防盜等八防工作，但是這些措施還是難以阻擋歲月的侵蝕，一些時(shí)代過于久遠(yuǎn)的檔案材料由于時(shí)間過長的自然老化和紙張質(zhì)量等原因，常常會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃、發(fā)脆和易碎等現(xiàn)象，這種自然的老化是一般檔案室難以阻擋的，也是對(duì)檔案的保存和利用一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。2.查找和利用不便，費(fèi)時(shí)費(fèi)力、效率低下。傳統(tǒng)的人工檔案管理，查找全憑工作人員自己管理和記憶，極不方便。檔案利用只能在檔案保管地進(jìn)行，而且也只能是人工一頁頁翻找，耗時(shí)耗力，效率低下。如果是跨單位跨地域利用，還必須派專人專門到檔案所在部門辦理，更是增加了人力物力的成本。3.傳遞不便。紙質(zhì)人事檔案的傳遞必須要把檔案本身通過專門的途徑進(jìn)行傳遞，但隨著社會(huì)的變革，人事制度的改革，各單位人員流動(dòng)頻繁，檔案的流動(dòng)性也隨之加大，與之相對(duì)應(yīng)的是人事檔案的傳遞工作量也隨之增加，這樣頻繁的人事檔案傳遞將增加相關(guān)部門的工作量和經(jīng)費(fèi)開支。4.受時(shí)間和空間的限制。傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，人事檔案的管理和利用都必須是對(duì)檔案實(shí)物本身開展工作，因此只能在檔案所在地點(diǎn)，在特定的時(shí)間內(nèi)開展相應(yīng)工作，受時(shí)間和空間的限制。

4 人事檔案管理引入互聯(lián)網(wǎng)的好處和便利

互聯(lián)網(wǎng)是由計(jì)算機(jī)之間相互連接組成的網(wǎng)絡(luò)，計(jì)算機(jī)處理的信息是數(shù)字化的信息，因此，人事檔案管理要引入互聯(lián)網(wǎng)首先要把人事檔案本身數(shù)字化，然后才具備接入互聯(lián)網(wǎng)的基本條件。人事檔案數(shù)字化并接入互聯(lián)網(wǎng)有以下好處和便利：

1）數(shù)字化檔案的優(yōu)點(diǎn)。（1）不易老化，保存方便。數(shù)字化檔案所用的載體材質(zhì)多為光盤、硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備，性質(zhì)穩(wěn)定，與紙質(zhì)材料相比，保存在這些載體中的檔案不會(huì)老化，始終保留檔案原本的樣子。數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備容量大，體積小，易于保存，節(jié)約空間。（2）易于查找、查詢。數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)是可以利用計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行查找、查詢，準(zhǔn)確、方便、快捷，省時(shí)省力。（3）易于復(fù)制、備份，防止損毀、遺失。

2）人事檔案接入互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)點(diǎn)。（1）省時(shí)省力，節(jié)約成本?，F(xiàn)階段要查閱一個(gè)的檔案，必須有兩名以上的人員專門到檔案所在地進(jìn)行查閱，如果查閱的人和被查閱的檔案不在同一個(gè)地方的，查閱的人還必須出差專門跑一趟，不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還成本高。如果人事檔案能接入互聯(lián)網(wǎng)，則可以省去這專門的奔波和開銷。既省時(shí)省力，又節(jié)約成本。（2）不受時(shí)間和空間的限制，有利于提高工作效率?；ヂ?lián)網(wǎng)的好處就是在網(wǎng)絡(luò)上傳遞信息可以不受時(shí)間和空間的限制，只要有網(wǎng)絡(luò)的地方，使用者都可以自由安排時(shí)間處理相應(yīng)事務(wù)。人事檔案如果能上網(wǎng)，使用者可以不用在規(guī)定的時(shí)間到規(guī)定地方查閱，而是隨時(shí)隨地都可以工作，極大地提高了工作效率。（3）有利于及時(shí)補(bǔ)充、完善人事檔案相關(guān)材料。現(xiàn)代社會(huì)，整體人員流動(dòng)性大，個(gè)人的人事變動(dòng)也相對(duì)頻繁。而人事檔案的相關(guān)材料比如工資審核表、年度考核表等材料的產(chǎn)生相對(duì)滯后。有時(shí)人走了，材料才出來，不利于及時(shí)補(bǔ)充到相應(yīng)人員的人事檔案中，有可能會(huì)對(duì)相關(guān)人員新入職單位的工作及新的單位對(duì)該員工的客觀評(píng)價(jià)和薪酬安排帶來困難。對(duì)于一些規(guī)模較大的人才交流中心，管理的檔案數(shù)量大，人員的流動(dòng)性也大，如果大量出現(xiàn)這種檔案需要后續(xù)補(bǔ)充完善，需要頻繁、重復(fù)傳遞的情況，將對(duì)相關(guān)工作人員和工作經(jīng)費(fèi)帶來一定的壓力。但如果能利用互聯(lián)網(wǎng)來傳遞，則方便快捷還能降低成本。

5 人事檔案管理引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的隱憂和現(xiàn)實(shí)問題

1）安全性和保密性的擔(dān)憂。互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)相對(duì)開放的網(wǎng)絡(luò)，它方便的同時(shí)也有安全性和保密性的隱患。我們偶爾能看到某網(wǎng)站被黑客入侵或被病毒入侵的新聞見諸報(bào)端就是例證。而人事檔案中有相當(dāng)部分內(nèi)容涉及個(gè)人隱私、單位業(yè)務(wù)等等，這些信息具有私密性和保密性，如果在互聯(lián)網(wǎng)上傳遞，會(huì)不會(huì)被人截獲或篡改？給個(gè)人或單位帶來不可估量的損失或影響?；蛘哂腥嗣坝盟松矸莸顷懢W(wǎng)絡(luò)進(jìn)行非法操作。這些都是人事檔案接入互聯(lián)網(wǎng)值得擔(dān)憂和考慮的問題。

2）硬件設(shè)施和穩(wěn)定性的要求。網(wǎng)絡(luò)具有一定的不穩(wěn)定性，并且依賴電源、網(wǎng)絡(luò)線路等等硬件設(shè)施，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出問題將影響網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行，如果在關(guān)鍵時(shí)刻網(wǎng)絡(luò)受到干擾或其他原因?qū)е碌牟环€(wěn)定或不能聯(lián)網(wǎng)，將影響人事檔案相關(guān)工作的開展及根據(jù)相應(yīng)人事檔案作出客觀評(píng)價(jià)和正確的選擇，也是人事檔案接入互聯(lián)網(wǎng)的另一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。

6 構(gòu)建人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)的思考

1）技術(shù)的問題?；ヂ?lián)網(wǎng)有漏洞、有病毒、有黑客入侵風(fēng)險(xiǎn)等等都已為眾人所知。但互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)走進(jìn)了現(xiàn)代人們生活的方方面面。互聯(lián)網(wǎng)的安全技術(shù)也得到了極大的發(fā)展，安全性也有很大提高。因此，公安、銀行等關(guān)系國計(jì)民生的部門也都引入了互聯(lián)網(wǎng)來輔助工作。人事檔案工作接入互聯(lián)網(wǎng)在技術(shù)上應(yīng)該也有可以嘗試的空間。一些與檔案業(yè)務(wù)有關(guān)的軟件公司也已經(jīng)開發(fā)出了自己的人事檔案管理系統(tǒng)，在技術(shù)上進(jìn)行了探索和實(shí)踐。

2）現(xiàn)實(shí)問題。筆者認(rèn)為，目前人事檔案還不能使用互聯(lián)網(wǎng)輔助工作，根本原因一方面是人事檔案的數(shù)定化程度還不高，缺乏使用互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)條件；另一方面各軟件公司開發(fā)的人事檔案管理軟件技術(shù)參數(shù)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，開發(fā)理念各不相同，而各個(gè)已經(jīng)將人事檔案數(shù)字化的單位，購買使用的軟件也五花八門，各自為政，互相之間難以銜接、兼容，只能是各個(gè)單位自己內(nèi)部使用，各單位之間無法做到共享共通。這些問題使得人事檔案管理依然還在傳統(tǒng)的軌道上運(yùn)行，并沒有進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的社會(huì)大潮流中，人事檔案管理中存在的與現(xiàn)行人事改革和社會(huì)發(fā)展相沖突的種種矛盾依然得不到解決。

3）將人事檔案管理工作接入互聯(lián)網(wǎng)的思考。計(jì)算機(jī)處理的信息和在互聯(lián)網(wǎng)上傳遞的信息都要求是數(shù)字化的，因此，要使用互聯(lián)網(wǎng)輔助人事檔案管理工作，重點(diǎn)是廣泛推進(jìn)人事檔案數(shù)字化。在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建一個(gè)全國性的或者全省性的人事檔案管理系統(tǒng)和一套相關(guān)的管理機(jī)制，使各檔案管理單位相互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)名認(rèn)證，相互之間在這個(gè)系統(tǒng)和制度下傳遞、查閱檔案，共享共用，將有利于人事檔案管理工作接入互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代軌道。

7 結(jié)語

數(shù)定化、信息化是現(xiàn)代社會(huì)的基本特征，社會(huì)在向前發(fā)展，人事檔案也不能脫離社會(huì)而獨(dú)存。但人事檔案涉及個(gè)人、單位和行業(yè)等的一些隱私和機(jī)密，作為這些秘密的保管者，人事檔案管理部門和人員有必要且必須在做好安全、保密的基礎(chǔ)和前提下，也不妨一點(diǎn)點(diǎn)嘗試，慢慢跟上時(shí)代的步伐，與時(shí)俱進(jìn)。