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淺談創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案管理工作要點(diǎn)

2021-04-15 00:48:31左效波丁雯君
卷宗 2021年23期

左效波 丁雯君

(1.乳山市人民醫(yī)院,山東 威海 264500;2.乳山市中醫(yī)院,山東 威海 264500)

為加強(qiáng)城市創(chuàng)建衛(wèi)生城市工作檔案資料建設(shè)和管理,使創(chuàng)建衛(wèi)生城市檔案管理納入制度化,規(guī)范化,科學(xué)化的軌道,城市管理機(jī)構(gòu)也創(chuàng)新方法,改進(jìn)制度。檔案資料是展示工作成果的基本依據(jù),是總結(jié)經(jīng)驗(yàn),提高創(chuàng)衛(wèi)水平的有效手段,所以就此問題本文對創(chuàng)衛(wèi)城市檔案管理工作的重要性,檔案管理中存在的問題以及對以后創(chuàng)衛(wèi)城市檔案管理工作提出的建議展開闡述如下

1 衛(wèi)生城創(chuàng)建工作中檔案管理的重要性

創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案資料是創(chuàng)衛(wèi)工作開展情況的最直觀的表現(xiàn),是國家衛(wèi)生城市技術(shù)評估和考核鑒定的一項重要依據(jù),也是檢查組專家到抽檢單位必查的項目之一。國家衛(wèi)生城市的技術(shù)評估內(nèi)容包括情況介紹、查閱有關(guān)文件資料和現(xiàn)場隨機(jī)抽查等。檔案資料在技術(shù)評估中占據(jù)十分重要的作用。在評審過程中能夠提供一套系統(tǒng)、規(guī)范、完整并富有內(nèi)涵的檔案資料,是創(chuàng)衛(wèi)工作順利開展的重要條件。

2 衛(wèi)生城創(chuàng)建工作中檔案管理資料如何理順

1)確定創(chuàng)衛(wèi)檔案管理收集范圍。創(chuàng)衛(wèi)檔案資料的收集范圍廣,容量大。衛(wèi)生城市創(chuàng)建和復(fù)審周期一般為三年,時間跨度較大,收集內(nèi)容較為復(fù)雜。要按時間先后收集齊全,對其中有遺漏的,進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。

2)做好創(chuàng)衛(wèi)檔案管理項目分類。創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市牽頭部門要結(jié)合國家衛(wèi)生城市技術(shù)評估與考核鑒定的各項內(nèi)容,對全市各級各類單位的檔案整理工作提前部署,確保項目分類的邏輯性、系統(tǒng)性、合理性。

3)明確創(chuàng)衛(wèi)檔案管理主要內(nèi)容。主要按國家衛(wèi)生城市十大指標(biāo)主要內(nèi)容和相關(guān)項目檢查內(nèi)容、重點(diǎn)內(nèi)容等進(jìn)行建檔工作,并對建檔內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化[1]。

國家衛(wèi)生城市檔案資料分為橫向檔案資料和縱向檔案資料。橫向檔案資料,即各部門的檔案資料。根據(jù)《國家衛(wèi)生城市行業(yè)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)》。結(jié)合各部門職責(zé)分工,分別整理與以下內(nèi)容相關(guān)的檔案資料:市容市貌,含主次干道衛(wèi)生;居民區(qū)衛(wèi)生,含社區(qū)衛(wèi)生、居民區(qū)、住宅小區(qū)衛(wèi)生、家庭衛(wèi)生、城中村衛(wèi)生;單位衛(wèi)生,含機(jī)關(guān)、事業(yè)單位衛(wèi)生、武警消防和駐地部隊衛(wèi)生、企業(yè)衛(wèi)生、醫(yī)院衛(wèi)生、新聞單位衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生、托幼機(jī)構(gòu)衛(wèi)生、公園衛(wèi)生;食品安全,含食品生產(chǎn)加工廠(場)衛(wèi)生、食品商店(批發(fā)部、超市)衛(wèi)生、飲食業(yè)、單位食堂衛(wèi)生、小餐飲業(yè)衛(wèi)生、蛋糕、面包房衛(wèi)生;公共場所、窗口單位、飲用水衛(wèi)生,包括旅店業(yè)(賓館、飯店)衛(wèi)生、小旅店業(yè)衛(wèi)生、浴室業(yè)衛(wèi)生、理發(fā)美容業(yè)衛(wèi)生、游泳場(館)衛(wèi)生、影劇院衛(wèi)生、小娛樂業(yè)衛(wèi)生、圖書館衛(wèi)生、商場(店)、藥店衛(wèi)生、體育館衛(wèi)生、車站衛(wèi)生、二次供水衛(wèi)生;市場衛(wèi)生,包括農(nóng)貿(mào)市場衛(wèi)生、小商品、服裝等市場衛(wèi)生、蔬菜、瓜果批發(fā)市場衛(wèi)生、水產(chǎn)批發(fā)市場衛(wèi)生、建材批發(fā)市場衛(wèi)生、花鳥古玩市場衛(wèi)生、便民夜市、排檔衛(wèi)生;公用事業(yè)衛(wèi)生,含自來水公司衛(wèi)生、客運(yùn)車輛衛(wèi)生、液化氣站衛(wèi)生、污水處理廠衛(wèi)生、垃圾處理場衛(wèi)生、垃圾中轉(zhuǎn)站衛(wèi)生、環(huán)衛(wèi)車隊衛(wèi)生、公共廁所衛(wèi)生;特種行業(yè)衛(wèi)生,含廢舊物資回收單位衛(wèi)生,修理業(yè)衛(wèi)生;其他內(nèi)容,含市政設(shè)施管理、沿街建筑物立面、道路及人行道秩序管理、道路兩側(cè)構(gòu)筑物管理、戶外廣告管理、社區(qū)保潔管理、道路清掃和保潔、保潔設(shè)施管理、園林綠化管理、道路綠化美化、單位綠化管理、社區(qū)綠化養(yǎng)護(hù)管理、道路綠化及街頭綠地養(yǎng)護(hù)、公園及公共綠地養(yǎng)護(hù)管理等??v向檔案資料,即部門內(nèi)下屬單位的創(chuàng)建資料,如衛(wèi)生健康局下屬各醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu),包括局直各單位、基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)等。由各部門根據(jù)部門職責(zé)及下屬單位情況制定統(tǒng)一的格式與內(nèi)容要求進(jìn)行建檔[2]。

4)解決創(chuàng)衛(wèi)檔案管理重點(diǎn)問題。一是注意文件行文的規(guī)范,如成立各類工作領(lǐng)導(dǎo)小組、實(shí)施方案、制度等有關(guān)發(fā)文,要鑒別行文是否規(guī)范,體現(xiàn)文件的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。二是注意各項各類創(chuàng)衛(wèi)相片的拍攝要及時,時間要準(zhǔn)確。三是存在的問題的整改資料要完整,從發(fā)現(xiàn)問題,到協(xié)調(diào)解決,到整改效果,要形成閉環(huán)。

3 創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案資料整理要點(diǎn)

1)內(nèi)容分類。主要分為10大項、2大類,包括:按照《國家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)手冊》內(nèi)容,10大項內(nèi)容開展建檔工作:愛國衛(wèi)生組織管理,健康教育,市容環(huán)境衛(wèi)生,環(huán)境保護(hù),公共場所、生活飲用水衛(wèi)生,食品衛(wèi)生,傳染病防治;病媒生物防治,社區(qū)和單位衛(wèi)生,城中村及城鄉(xiāng)結(jié)合部衛(wèi)生;兩大類分為基礎(chǔ)檔案資料和專項檔案資料兩類,兩大類中又分別可分為文字資料和音影資料兩種。

2)檔案的制作。包括以下三個方面:(1)統(tǒng)一檔案盒。創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室統(tǒng)一制作檔案盒的側(cè)面標(biāo)簽,制作具有標(biāo)志性意義的圖形作為圖標(biāo)。檔案盒側(cè)面標(biāo)簽使用ABC階梯式類別,即為“圖標(biāo)-A1-大類-B1-中類-小類”,檔案盒代碼在最下方。正面標(biāo)簽簡要概括,體現(xiàn)檔案盒內(nèi)資料的主要內(nèi)容即可。(2)案卷的整理。將案卷分為卷面封皮、卷內(nèi)目錄以及文卷內(nèi)容三部分。卷面封皮上方標(biāo)注案卷的編號,編號的制定可結(jié)合檔案盒的代碼;封皮正文體現(xiàn)卷內(nèi)檔案的分類情況;卷內(nèi)目錄使用表格制作,包括件號、題名、日期、頁數(shù)、頁碼備注等內(nèi)容;文卷內(nèi)容按照方案-進(jìn)展-效果的順序排列,并對該卷內(nèi)所有文件的固定一角按順序冠以阿拉伯?dāng)?shù)字,以“1、2、3、……10-10”的形式分別對每頁進(jìn)行標(biāo)注。冠序做好后與卷內(nèi)目錄相符,以方便查詢。最后用拉桿夾固定成卷。(3)影像資料。使用專門的“照片檔案”文件盒,照片按照文件盒內(nèi)大小要求進(jìn)行統(tǒng)一洗印。每一張照片有專門標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)容包括:照片號,時間,地點(diǎn),事由,攝影者等簡要介紹。影像檔案資料可以根據(jù)十大項內(nèi)容進(jìn)行分類,也可以按照專項整治工作內(nèi)容進(jìn)行分類,同時要留好創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市工作領(lǐng)導(dǎo)小組召開的各類會議、現(xiàn)場辦公及創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室的日常督導(dǎo)、管理等工作照片,專項建檔。

3)檔案的管理。成立國家衛(wèi)生城市創(chuàng)建(復(fù)審)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室,負(fù)責(zé)對衛(wèi)生城市的協(xié)調(diào)管理。常設(shè)機(jī)構(gòu)在市(縣)愛國衛(wèi)生運(yùn)動委員會辦公室(以下簡稱愛衛(wèi)辦),愛衛(wèi)辦負(fù)責(zé)對日常工作的調(diào)度、衛(wèi)生城市檔案管理工作。其他部門內(nèi)部衛(wèi)生城市檔案資料自行按照要求保管。

4 創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案管理常見問題分析

1)重視程度不夠,缺少專門的檔案管理隊伍。衛(wèi)生城市創(chuàng)建工作中,對外部環(huán)境治理比較重視,但忽視對資料的收集、案卷的整理,導(dǎo)致后期本底資料不足[3-4]。

2)專業(yè)知識不足,不能形成專業(yè)的檔案資料。衛(wèi)生城市檔案管理人員往往是從各部門、單位抽調(diào),專業(yè)知識的缺乏對檔案的質(zhì)量有著直接的影響,容易造成檔案不完整、不規(guī)范。

3)長效機(jī)制不健全,后期檔案資料出現(xiàn)空白期。在創(chuàng)衛(wèi)工作中,很多問題都會反復(fù)出現(xiàn),如果沒有形成長效管理機(jī)制,管理效果就會大打折扣。衛(wèi)生城創(chuàng)建工作結(jié)束后,每三年會進(jìn)行一次復(fù)審,創(chuàng)建成功后到復(fù)審前的這一段時期容易形成檔案空白期[5]。

4)管理力度不夠。大部分檔案管理工作人員沒有受到專業(yè)的培訓(xùn),對檔案的收集,整理等環(huán)節(jié)意識薄弱,專業(yè)性不強(qiáng),另外監(jiān)管部門對工作懈怠的人員要有懲罰制度,對工作認(rèn)真的人員要有鼓勵和獎勵制度,做到懲罰嚴(yán)明。只有這樣才能更好地激勵骨干對推進(jìn)城市檔案管理工作起到?jīng)Q定性作用。

5 創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案管理幾點(diǎn)建議

1)專組專人專管。高度重視,成立檔案組,明確指定人員專職管理檔案工作。提高工作專注度,從工作開展的初期開始便要有意識的準(zhǔn)備收集資料;提高對各項工作的參與度,對督導(dǎo)組和宣傳組的工作廣泛參與,盡可能多的了解各組的工作內(nèi)容;提高收集工作的完整度,工作照片、專題會議領(lǐng)導(dǎo)講話、語音視頻資料、各類宣傳資料等都要納入收集范圍。工作結(jié)束后,在限定時間內(nèi)及時完成資料收集工作,確保資料的完整性[6-7]。

2)加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理知識。管理檔案的人員大部分不是檔案管理專業(yè)出身的,對相關(guān)知識和工作經(jīng)驗(yàn)會有所缺乏,所以要組織對檔案管理知識開展學(xué)習(xí),形式上可以通過培訓(xùn)、自學(xué),以及到其他單位、地市學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)等,提升檔案知識水平。

3)影像資料形成對比,體現(xiàn)整改效果。加強(qiáng)對影像資料的收集整理,特別是對各類專項整治工作,要留號整治前的照片和整治后的照片,形成對比,體現(xiàn)整改效果,并形成影集,集中體現(xiàn)。

4)加強(qiáng)檔案督導(dǎo),形成長效機(jī)制。結(jié)合部門特點(diǎn),制定各部門創(chuàng)建構(gòu)架衛(wèi)生城市長效機(jī)制,領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室安排督察組每月定期進(jìn)行督導(dǎo),并將問題以督導(dǎo)單的形式進(jìn)行反饋,對不能限期整改的問題進(jìn)行通報,此項工作形成常態(tài)化,確保衛(wèi)生城市創(chuàng)建工作成效長期保持。檔案工作組也要形成長效管理機(jī)制,確保專組專人常駐長辦。

5)加強(qiáng)信息化建設(shè),改善檔案管理方式。城市檔案管理的機(jī)構(gòu)加強(qiáng)信息化建設(shè),信息化可以使檔案資源用途影響提升。同時也可以使檔案的利用率提升,利用大數(shù)據(jù)對比,能促進(jìn)信息錄入加快,更新及時,因此,加強(qiáng)城市檔案管理的信息化建設(shè)尤為重要,加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)更能節(jié)省時間,進(jìn)而提高工作效率[8-9]。

6 結(jié)束語

創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市是一項惠民利民的工程。衛(wèi)生城市檔案資料既是對日常工作的整理,同時也是對工作進(jìn)展、成績的佐證,是測評指標(biāo)的驗(yàn)證證據(jù),是上級機(jī)關(guān)檢查、考評的重要依據(jù),具有可靠的資證作用。做好創(chuàng)衛(wèi)檔案資料整理,在創(chuàng)衛(wèi)過程中的技術(shù)評估階段尤其重要。檔案管理工作者要提高自身專業(yè)技術(shù)能力,創(chuàng)新檔案管理方法,提升檔案管理水平,利用檔案管理中的信息化建設(shè),提升檔案資料的利用率,只有做到全面的創(chuàng)衛(wèi)城市檔案管理制度的完善才能確保創(chuàng)衛(wèi)工作任務(wù)穩(wěn)步開展、順利完成。

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