鄭開(kāi)

【摘要】采購(gòu)成本控制是企業(yè)發(fā)展對(duì)采購(gòu)管理的要求。通過(guò)控制采購(gòu)項(xiàng)目成本可以完善企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營(yíng)機(jī)制，提高公司的經(jīng)營(yíng)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，有利于提高成本管理工作的效率，有利于公司的競(jìng)爭(zhēng)能力，使其走上制度化和法制化的軌道。通過(guò)控制采購(gòu)項(xiàng)目成本可以降低公司的產(chǎn)品成本，使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中永遠(yuǎn)立于不敗之地。本文通過(guò)對(duì)采購(gòu)過(guò)程及采購(gòu)成本的分析，得出在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下價(jià)值規(guī)律，供求關(guān)系、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制使采購(gòu)成本處在各種抉擇關(guān)系的焦點(diǎn)，采購(gòu)成本控制是不斷變化的國(guó)際市場(chǎng)的要求。闡述了采購(gòu)成本降低的方法，然后對(duì)降低采購(gòu)成本的實(shí)施步驟進(jìn)行了描述。

【關(guān)鍵詞】采購(gòu)成本;控制方法;平衡

采購(gòu)的基本任務(wù)是以適當(dāng)?shù)膩?lái)源、適當(dāng)?shù)膬r(jià)格、適當(dāng)?shù)乃拓浄绞?，使企業(yè)獲得其需要的材料和商品，這需要我們對(duì)采購(gòu)的成本與供應(yīng)商之間達(dá)到一個(gè)平衡。同時(shí)，保證產(chǎn)品的正常供應(yīng)、建立穩(wěn)定的供應(yīng)關(guān)系以提高利潤(rùn)。采購(gòu)成本是指采購(gòu)活動(dòng)中所發(fā)生的各種費(fèi)用，是所消耗的各種物化勞動(dòng)和活化勞動(dòng)的總和。采購(gòu)成本因其具有隱蔽性;而且與其它物流成本存在“效益背反”關(guān)系;它對(duì)提高企業(yè)效益具有較大的潛力。

1、采購(gòu)的原則

采購(gòu)應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商處買(mǎi)回所需數(shù)量物品。

（1）適時(shí)。適時(shí)原則要求供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)交貨，防止交貨延遲和提前交貨。

（2）適質(zhì)。適質(zhì)原則要求采購(gòu)的物料和倉(cāng)庫(kù)發(fā)到生產(chǎn)或銷(xiāo)售現(xiàn)場(chǎng)的物料或商品，質(zhì)量應(yīng)是企業(yè)要求的，即質(zhì)量不高也不能低。

（3）適量。適量原則要求采購(gòu)物料的數(shù)量應(yīng)是適當(dāng)?shù)?，即?duì)買(mǎi)方來(lái)說(shuō)是經(jīng)濟(jì)的訂貨數(shù)量。

（4）適價(jià)。適價(jià)原則要求在確保滿足其它條件的情況下采購(gòu)價(jià)格盡量低。

（5）適地。適地原則要求采購(gòu)物料原產(chǎn)地的地點(diǎn)適當(dāng)，與使用地的距離越近越好。

2、采購(gòu)的方式

2.1分散采購(gòu)

所謂分散采購(gòu)是指企業(yè)將采購(gòu)的權(quán)力分散在下屬不同的部門(mén)，部門(mén)根據(jù)經(jīng)營(yíng)需要和資金情況，自行組織進(jìn)貨。

分散采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)：

（1）分散采購(gòu)具有較強(qiáng)的主動(dòng)性;

（2）分散采購(gòu)具有較強(qiáng)的時(shí)效性;

（3）分散采購(gòu)能較好的滿足需求。

分散采購(gòu)的缺點(diǎn)：

（1）分散采購(gòu)不利于監(jiān)督。由于采購(gòu)權(quán)力分散在不同的部門(mén)，這無(wú)疑增加了對(duì)采購(gòu)監(jiān)督工作的難度和工作量。由于監(jiān)督的困難容易造成監(jiān)督工作的不深入和流于形式，而缺乏有效的監(jiān)督，就容易導(dǎo)致在采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生腐敗現(xiàn)象。

（2）分散采購(gòu)成本高。實(shí)行分散采購(gòu)，各部門(mén)自行設(shè)立采購(gòu)部門(mén)，各部門(mén)每次的采購(gòu)量不大，這樣就享受不到大批量采購(gòu)的優(yōu)惠價(jià)格，提高了采購(gòu)成本。

（3）分散采購(gòu)容易造成資源的浪費(fèi)。實(shí)行分散采購(gòu)，各部門(mén)都設(shè)有采購(gòu)機(jī)構(gòu)和采購(gòu)人員，容易形成采購(gòu)人員過(guò)多、工作量不飽和、人浮于事的現(xiàn)象，造成人員費(fèi)用、管理費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用等 各種費(fèi)用支出的增加，造成資源的浪費(fèi)。

2.2集中采購(gòu)

集中采購(gòu)是指企業(yè)在核心管理層建立專門(mén)的采購(gòu)機(jī)構(gòu)，將各經(jīng)營(yíng)部門(mén)分散的采購(gòu)職能一律納入系統(tǒng)，實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一配送。

集中采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)：

（1）降低成本。實(shí)行集中采購(gòu)，可以將各經(jīng)營(yíng)部門(mén)小批量的采購(gòu)單集中起來(lái)，同時(shí)由于采購(gòu)機(jī)構(gòu)減少。

（2）避免腐敗行為的發(fā)生。實(shí)行集中采購(gòu)，有利于強(qiáng)化監(jiān)督制約機(jī)制，使采購(gòu)工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和透明化。

（3）有利于提高采購(gòu)質(zhì)量。貨品的質(zhì)量得到雙方面控制：一是采購(gòu)人員自身對(duì)貨品質(zhì)量的控制，二是使用單位對(duì)貨品質(zhì)量的控制。

集中采購(gòu)的缺點(diǎn)：

集中采購(gòu)的缺點(diǎn)正是分散采購(gòu)所具有的優(yōu)點(diǎn)。集中采購(gòu)的缺點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾方面：采購(gòu)流程長(zhǎng)、時(shí)效性差;采購(gòu)與需求分開(kāi)，容易導(dǎo)致缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。

2.3集中與分散采購(gòu)相結(jié)合

集中與分散采購(gòu)相結(jié)合是集中采購(gòu)與分散采購(gòu)相結(jié)合的采購(gòu)方式，既有統(tǒng)一的采購(gòu)機(jī)構(gòu)，又在各經(jīng)營(yíng)部門(mén)配備專門(mén)的采購(gòu)人員。

3、采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)容

一項(xiàng)完整的采購(gòu)作業(yè)包括制定采購(gòu)計(jì)劃、尋找貨源、選擇供應(yīng)商、組織進(jìn)貨和采購(gòu)績(jī)效評(píng)估等五項(xiàng)內(nèi)容。

3.1制定采購(gòu)計(jì)劃

采購(gòu)計(jì)劃除了包括采購(gòu)的數(shù)量外，還應(yīng)包括采購(gòu)貨品的時(shí)間、質(zhì)量和價(jià)格等。

3.2尋找貨源

企業(yè)如果有固定的供應(yīng)商，那么就可以向供應(yīng)商直接發(fā)出訂貨，若采購(gòu)物品企業(yè)沒(méi)有固定的供應(yīng)商，采購(gòu)人員就應(yīng)該想辦法尋找貨源了。采購(gòu)人員可以根據(jù)以往的采購(gòu)情況尋找貨源，也可以開(kāi)發(fā)新的貨源。

3.3選擇供應(yīng)商

當(dāng)企業(yè)面臨提供所需貨品的供應(yīng)商不只是一個(gè)時(shí)，就需要從合格供應(yīng)商中選擇出優(yōu)秀的供貨商。

3.4組織進(jìn)貨

一般采取供應(yīng)商送貨或快遞上門(mén)，企業(yè)只負(fù)責(zé)驗(yàn)收和入庫(kù)等工作，一般少采取自提方式。

3.5采購(gòu)績(jī)效評(píng)估

每月固定時(shí)間對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行評(píng)價(jià)，指標(biāo)主要包括品質(zhì)、交期、配合度、價(jià)格等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估后得出供應(yīng)商得分，指導(dǎo)下月采購(gòu)比例。

4、降低采購(gòu)成本的方法

4.1比較價(jià)格分析

比價(jià)分析：為檢驗(yàn)供應(yīng)商所提供的報(bào)價(jià)與合理的基準(zhǔn)作比較，而不檢驗(yàn)及評(píng)估個(gè)別成本結(jié)構(gòu)及利潤(rùn)構(gòu)成要素。

主要適用于低單價(jià)、低附加值，一般標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品及簡(jiǎn)單制成產(chǎn)品（規(guī)格非常清楚）的采購(gòu)作業(yè);

分析方法比較簡(jiǎn)單，采購(gòu)人員需要較少的訓(xùn)練，也不需要深入了解成本構(gòu)成要素，主要有以下幾種分析方法：

主要比價(jià)方法

比較分析各供應(yīng)商競(jìng)標(biāo)之價(jià)格，拿其它供應(yīng)商價(jià)格對(duì)比即可;

比較市場(chǎng)價(jià)格或目錄價(jià)格。

次要比價(jià)方法

比較之前的合約價(jià);

比較供應(yīng)商之前的報(bào)價(jià);

比較類似產(chǎn)品的價(jià)格;

進(jìn)行初步成本估算。

4.2供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)分析

承前所述，價(jià)格=制造成本+管理費(fèi)用+利潤(rùn)

多找?guī)准夜?yīng)商，要到供應(yīng)商的成本價(jià)格，直接物料與直接人工費(fèi)用的比例，設(shè)備產(chǎn)量，損耗，產(chǎn)品利用率和不良率，然后對(duì)價(jià)格進(jìn)行綜合分析，供應(yīng)商合理價(jià)格也能確定在一定的范圍內(nèi)。（要包含QC檢查成本）

4.3供應(yīng)商盈虧平衡分析

變動(dòng)成本隨著產(chǎn)量而增加，固定成本則不會(huì)，當(dāng)公司的營(yíng)業(yè)收入等于總成本時(shí)，就產(chǎn)生損益平衡的現(xiàn)象，這一平衡點(diǎn)稱為損益平衡點(diǎn)，只有超過(guò)這一點(diǎn)后公司才會(huì)有利潤(rùn)產(chǎn)生。

4.4付款時(shí)間折扣

現(xiàn)金付款比銀行承兌付款通常價(jià)格低;付款時(shí)間越短，付款價(jià)格優(yōu)惠，不同付款方式下供應(yīng)商的報(bào)價(jià)不同。

4.5數(shù)量折扣分析

不同采購(gòu)數(shù)量下供應(yīng)商的報(bào)價(jià)不同。

4.6學(xué)習(xí)曲線分析

學(xué)習(xí)曲線有時(shí)也稱為改善曲線，是指隨著產(chǎn)品的累計(jì)產(chǎn)量增加，單位產(chǎn)品的成本會(huì)以一定的比例下降。

學(xué)習(xí)效益是由于產(chǎn)品在投產(chǎn)初期經(jīng)驗(yàn)不足，產(chǎn)品的品質(zhì)保證、生產(chǎn)機(jī)器維護(hù)等需要較多的精力投入以致帶來(lái)較高的成本，隨著累計(jì)產(chǎn)量的增加，管理漸趨成熟，所需的人、財(cái)、物力逐漸減少，工人越來(lái)越熟練，質(zhì)量越來(lái)越穩(wěn)定，前期生產(chǎn)學(xué)習(xí)期間的各種改進(jìn)逐步見(jiàn)效，因而成本不斷降低。當(dāng)員工反復(fù)從事一項(xiàng)相同作業(yè)時(shí)，隨著次數(shù)的增加，每一次所需花費(fèi)的時(shí)間就會(huì)減少，同時(shí)生產(chǎn)設(shè)備和工程的協(xié)調(diào)改善也使利用率達(dá)到最高水平。

采購(gòu)人員可利用學(xué)習(xí)曲線來(lái)分析學(xué)習(xí)對(duì)每單位成本的影響?？蓱?yīng)用于大批量生產(chǎn)企業(yè)的長(zhǎng)期戰(zhàn)略決策，應(yīng)用于成熟、穩(wěn)定的產(chǎn)品，根據(jù)數(shù)量簽訂合同，每累積一定數(shù)量的產(chǎn)品，價(jià)格下調(diào)一定的百分比。

4.7招標(biāo)采購(gòu)比價(jià)分析

企業(yè)已經(jīng)量產(chǎn)或即將量產(chǎn)的產(chǎn)品，可通過(guò)大型招標(biāo)會(huì)的方式，在企業(yè)網(wǎng)站公開(kāi)發(fā)布需要招標(biāo)產(chǎn)品及要求，并約定一定時(shí)間，邀請(qǐng)各供應(yīng)商來(lái)企業(yè)進(jìn)行投標(biāo)?？筛鶕?jù)招標(biāo)結(jié)果，與相應(yīng)供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期協(xié)議，從面降低采購(gòu)成本，但是要注意的是，需要與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，否則質(zhì)量得不到保證，也得不償失。

綜上所述，當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，將是有助于在采供過(guò)程中有效降低成本：

① 新廠商/料源開(kāi)發(fā)成功時(shí);

② 有代用品開(kāi)發(fā)成功時(shí);

③ 采購(gòu)量增加時(shí);

④ 行情變化價(jià)格看跌時(shí);

⑤ 匯率變動(dòng)有利于廠商時(shí);

⑥ 廠商有超量庫(kù)存或存貨時(shí);

⑦ 規(guī)格要求變更，采用價(jià)廉材質(zhì)時(shí);

當(dāng)然，價(jià)格總不會(huì)是一成不變的，如果原材料價(jià)格波動(dòng)，或者受到市場(chǎng)供求關(guān)系的影響，價(jià)格總會(huì)隨著這些因素的影響而產(chǎn)生變動(dòng)，如何正確處理供應(yīng)商提出的漲價(jià)問(wèn)題：采購(gòu)人員必須對(duì)供應(yīng)商所提出的價(jià)格上漲問(wèn)題提出異議，而不能僅僅看成是既有成本。與供應(yīng)商一起協(xié)商將價(jià)格上漲限定在一個(gè)合理的、公正的范圍內(nèi)是很重要的。進(jìn)一步講，采購(gòu)人員應(yīng)該建立一套處理供應(yīng)商提出的漲價(jià)問(wèn)題的系統(tǒng)方法。

這個(gè)系統(tǒng)至少要能做到以下幾點(diǎn)：

① 確定價(jià)格上漲的原因;

② 確認(rèn)價(jià)格上漲對(duì)公司總成本的影響;

③ 確定合理的價(jià)格上漲幅度;

④ 回顧價(jià)格上漲情況;

⑤ 制訂處理價(jià)格上漲的戰(zhàn)略;

⑥ 采取降低其它價(jià)格因素的方法或提高供貨效率，以抵消價(jià)格上漲帶來(lái)的影響。

采購(gòu)人員應(yīng)該與供應(yīng)商合作使用其它的補(bǔ)償措施以抵消價(jià)格上漲帶來(lái)的影響，這此補(bǔ)償措施包括：減少送貨提前期以減少庫(kù)存、提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、品質(zhì)降低管理成本或供應(yīng)商與公司一起承擔(dān)。為了限制價(jià)格上漲，采購(gòu)管理過(guò)程中需要設(shè)置價(jià)格保護(hù)條款，要求供應(yīng)商需要提前30天、60天或90天通知。

作為價(jià)格變動(dòng)管理程序的一部分，在采購(gòu)人員同意漲價(jià)之前，一定要確知本次價(jià)格上漲會(huì)對(duì)公司產(chǎn)品成本造成的影響。

在供應(yīng)條件有限或者通貨膨脹等市場(chǎng)條件下，采購(gòu)人員通常會(huì)一次性購(gòu)買(mǎi)高于本企業(yè)需求的商品。這種活動(dòng)可稱為“提前購(gòu)買(mǎi)”，主要是為了防止商品短缺或價(jià)格上漲給本企業(yè)帶來(lái)的影響。但是，使用這種方法會(huì)增加企業(yè)的庫(kù)存占用公司資金。如果使用這種戰(zhàn)略，采購(gòu)人員必須綜合權(quán)衡庫(kù)存持有成本增加與商品短缺或價(jià)格上漲的影響大小。

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